起案（きあん）

起案とは#

起案とは、学校や教育委員会などが行う事務処理・意思決定について、必要な事項を整理し、決裁を受けるための案として文書化すること、またはその文書を指します。単なるメモや通知文の下書きとは異なり、何を、なぜ、どのような根拠と手順で行うかを示し、組織として判断できる状態に整える点に役割があります。起案は判断案を作る段階であり、決裁は権限を持つ者が内容を承認・決定する手続です。決裁後に発出する通知、契約関係の文書、実施記録そのものとは区別して扱われます。

学校での意味と使う場面#

学校では、校長、教頭、副校長、事務職員、主幹教諭、担当教員などが、所掌や権限に応じて起案を行います。たとえば、行事の実施、校外学習、講師依頼、物品購入、施設使用、保護者への案内、各種照会への回答、教育委員会への報告などで用いられます。起案の目的は、担当者個人の判断だけで進めず、必要な管理職・関係部署の確認を受け、実施内容、費用、責任分担、時期を組織として共有することです。電子決裁を含め、処理の経緯を残す役割もあります。

教育文書に書くときのポイント#

起案文書には、件名、起案の目的、経緯、実施内容、対象者、実施時期、担当者、関係部署、費用の有無や財源、添付資料などを、読み手が判断できるように整理して記載します。法令、通知、校内規程、前例などを根拠として示す場合は、名称や内容を確認し、確認できない事項を断定的に書かないことが重要です。保護者向け文書を添付する場合は、起案内容と日付、対象、参加条件、連絡先などに矛盾がないか確認します。事実経過を示す際は、日時、対応者、確認資料を可能な範囲で明確にします。

確認と注意点#

起案した時点で実施が決まるわけではなく、決裁前に内容の修正、差戻し、中止となることがあります。また、起案者、決裁権者、回付順、使用様式、電子決裁の利用範囲、保存方法は、学校種、設置者、自治体、校内規程等によって異なります。児童生徒、保護者、教職員に関する情報は、起案に必要な範囲を見極め、不要な個人情報や評価的・推測的な表現を記載しないよう注意します。取扱区分や保存年限は所属先の規程で確認します。

関連する教育用語

公文書決裁保存年限校務支援システム

よくある質問（Q&A）

Q学校の起案では、決裁を受ける前に何を確認すればよいですか？

Aまず、目的、実施内容、対象者、時期、費用、担当分担が具体的で、添付する案内文や見積書等と一致しているかを確認します。根拠となる通知・規程や前例を示す場合は内容を確かめます。決裁区分、回付先、様式、個人情報の記載範囲は、校内の文書取扱規程や事務担当者に確認してから提出します。