部活動保護者会総会資料（会計報告・年間計画）

部活動保護者会総会資料は、部活動の運営方針、年間計画、会計報告を示す文書です。学校においては、この内容を学校行事、特別活動、部活動の計画と運営の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、保護者が内容を理解し、必要な事項を協議できる資料の作り方を説明します。

この文書の目的と使う場面#

部活動顧問及び保護者会の会計担当者は、部活動保護者会総会の開催前に、参加生徒の保護者へ配付又は共有します。主に、新年度の活動開始時期や前年度会計の確定後に使用し、前年度の収入・支出・繰越額を報告するとともに、新年度の部費、遠征費、バス代積立、年間活動予定、保護者の協力方法について協議するための資料です。

資料では、会計帳簿や領収書等で確認済みの「報告事項」と、総会で承認又は協議が必要な「予算案・提案事項」を明確に分けます。総会後は、決定事項、継続協議事項、担当者及び確認期限を追記し、保護者会と学校で共有する記録として扱います。

関連語：部活動、個人情報、著作権、プロンプト

作るときのポイント#

1. 前年度会計は、部費収入、繰越金、補助金等の収入区分と、用具費、参加費、交通費等の支出区分を会計帳簿・領収書・通帳記録と照合して記載します。収入合計、支出合計及び次年度繰越額の計算を確認します。
2. 新年度予算案は、確定した会計報告と混在させず、「予算案」「見込み」「要確認」を明示します。部費の金額、徴収時期、徴収方法、未納時の扱いは、学校及び保護者会の取決めを確認します。
3. 遠征用バス代の積立は、対象となる行事、積立額、期間、使用条件、精算方法、参加しなかった場合や卒部時の返金の考え方を具体的に示します。積立の開始・変更には協議又は承認の要否を確認します。
4. 保護者当番を廃止又は変更する場合は、単に負担軽減を示すだけでなく、連絡受付、会場での見守り、物品運搬、緊急時連絡などを誰がどのように担うかを提案します。安全管理上、学校側が担う業務との区分も確認します。
5. 総会資料に口座番号、個人の連絡先、個別の納入状況は記載しません。配付範囲、保管方法、議事内容の確認者及び総会後の修正手順を、顧問・管理職・保護者会役員で確認します。

関連語：部活動、個人情報、著作権、プロンプト

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【対象年度】年度　架空市立青空中学校　【部活動名】保護者会総会資料

1　総会の概要
日時：【実施日】　【開始時刻】から【終了時刻】まで
会場：【会場名】
対象：【部活動名】に所属する生徒の保護者
目的：前年度会計を報告し、新年度の予算案、年間活動計画及び保護者会の運営方法を協議します。

2　議題
(1) 前年度会計報告
(2) 新年度予算案及び部費の徴収
(3) 年間活動計画
(4) 遠征用バス代の積立案
(5) 保護者当番の廃止案と代替策
(6) その他の協議事項

3　前年度会計報告【確認済みの事実】
前年度繰越金：120,000円
収入：部費 240,000円、その他収入 0円、収入合計 240,000円
支出：用具費 95,000円、参加費 80,000円、交通費 60,000円、消耗品費 15,000円
支出合計：250,000円
次年度繰越額：110,000円
上記の金額は、会計帳簿、領収書及び出納記録との照合後に確定します。

4　新年度予算案【提案】
部費は、生徒1人当たり年額【金額】円とし、【徴収時期】に【徴収方法】で集める案です。
予算案は、用具費【金額】円、参加費【金額】円、交通費【金額】円、消耗品費【金額】円、予備費【金額】円です。
各項目の使途及び合計額は、部活動の参加予定及び学校の取扱いを確認して決定します。

5　年間活動計画【予定】
【月】　保護者会総会、基礎練習開始
【月】　校内又は地域の大会参加【要確認】
【月】　公式戦又は発表会【要確認】
【月】　遠征又は合同練習【要確認】
【月】　年度末会計確認、次年度準備
大会日程、会場、引率体制及び参加費は、主催者からの通知後に改めて連絡します。

6　遠征用バス代の積立案【提案】
遠征時の貸切バス利用に備え、【開始月】から【終了月】まで、1人当たり月額【金額】円を積み立てる案です。
積立金は、保護者会で協議した遠征のバス借上料に充てます。実際の使用額は、見積書及び請求書で確認します。
遠征を実施しない場合、参加しない場合及び卒部時の精算・返金方法は、学校及び保護者会の取決めを確認した上で決定します。

7　保護者当番の廃止案と代替策【提案】
保護者当番は、各家庭の事情により継続的な参加が難しい場合があるため、廃止を提案します。
廃止後は、出欠・持参物等の連絡を学校が定める連絡方法で行い、会場での生徒指導及び安全管理は顧問等が担当します。
物品運搬や大会時の補助が必要となった場合は、内容・時間・募集方法を事前に示し、任意の協力を募る方法を検討します。

8　協議事項
・新年度予算案及び部費の徴収方法
・バス代積立の金額、期間及び精算方法
・保護者当番廃止後の任意協力の方法
・年間活動計画のうち要確認となっている行事

9　質疑・確認欄
質問・意見：
【記入欄】

総会後の決定事項：
【決定事項】
継続して確認する事項：
【確認事項】　担当：【担当区分】　期限：【確認期限】

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良い文章の条件#

• 参加生徒の保護者が、総会の日時・会場・議題と、当日に協議が必要な事項を事前に把握できる構成になっています。
• 前年度会計報告、新年度予算案、年間活動計画、積立案、保護者協力に関する提案が、見出しで明確に分かれています。
• 収入・支出・繰越額は、会計帳簿、領収書、出納記録、通帳記録等の保護者会で確認可能な原資料と照合されています。
• 部費、遠征費、バス代積立について、確定額、見込額、未確定事項が混在せず、合計額の計算誤りや二重徴収の懸念がないよう確認されています。
• 保護者当番の廃止後も、連絡、安全管理、会場補助、緊急時の対応について、学校・顧問・保護者会の役割が曖昧になっていません。
• 総会前に顧問、管理職及び保護者会の担当者が内容を確認し、配付範囲、個人情報を含む資料の有無、総会後の決定記録の保管方法を確認しています。

関連語：部活動、個人情報、著作権、プロンプト

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を、学校や保護者会の規程と照合して整理します。

• 対象年度、部活動名、総会の日時、会場
• 総会の議題と、承認または協議を求める事項
• 前年度の収入、支出、繰越金、残額
• 新年度の部費、徴収時期、徴収方法
• 支出予定の項目と、各項目の予算額
• 遠征用バス代の積立目的、期間、金額、精算方法
• 年間の大会、遠征、練習、休養日の予定
• 保護者当番を廃止する理由と、代替する運営方法
• 学校、顧問、保護者会の役割分担
• 総会で確認したい質問や決定事項

実名、住所、口座番号、連絡先、児童生徒の成績や健康情報は入力しません。
金額は、必要に応じて「項目A」「団体X」などに置き換えます。
参加人数も、個人が特定されない範囲で概数にします。

AIには、会計の正誤や予算の承認を判断させません。
入力情報が不足している部分は、空欄や確認欄として示させます。
出力後は、担当者が原資料と照合し、管理職や保護者会で最終確認します。

関連語：匿名化、部活動、著作権、個人情報

コピーして使えるプロンプト#

中学校の部活動保護者会総会資料の原案を作成してください。
読み手は、部活動に参加する生徒の保護者です。
です・ます体で、分かりやすく、事実と予定を区別してください。

資料の構成は、次の順にしてください。
1. 総会の概要
2. 議題
3. 前年度会計報告
4. 新年度予算案
5. 年間活動計画
6. 遠征用バス代の積立案
7. 保護者当番の廃止案と代替策
8. 協議事項
9. 質疑・確認欄

【学校種・学校名】
【部活動名】
【対象年度】
【総会の日時・会場】
【前年度の収入項目・金額】
【前年度の支出項目・金額】
【前年度繰越金・残額】
【新年度の部費・徴収時期・徴収方法】
【新年度予算の項目・金額・使途】
【遠征用バス代の積立目的・金額・期間】
【バス代の精算・返金の考え方】
【年間活動計画】
【保護者当番を廃止する理由】
【廃止後の連絡・安全・運営方法】
【総会で協議する事項】
【学校や保護者会の規程で確認が必要な事項】

金額や日程が未確定の場合は、推測せず「要確認」と書いてください。
個人名、住所、電話番号、口座番号は記載しないでください。
会計の正誤、予算の承認、費用負担の妥当性は判断しないでください。
最後に、担当者が確認する項目を箇条書きで示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 参加生徒の保護者が、総会の日時・会場・議題と、当日に協議が必要な事項を事前に把握できる構成になっています。  
- 前年度会計報告、新年度予算案、年間活動計画、積立案、保護者協力に関する提案が、見出しで明確に分かれています。  
- 収入・支出・繰越額は、会計帳簿、領収書、出納記録、通帳記録等の保護者会で確認可能な原資料と照合されています。  
- 部費、遠征費、バス代積立について、確定額、見込額、未確定事項が混在せず、合計額の計算誤りや二重徴収の懸念がないよう確認されています。  
- 保護者当番の廃止後も、連絡、安全管理、会場補助、緊急時の対応について、学校・顧問・保護者会の役割が曖昧になっていません。  
- 総会前に顧問、管理職及び保護者会の担当者が内容を確認し、配付範囲、個人情報を含む資料の有無、総会後の決定記録の保管方法を確認しています。  

関連語：生成AI、プロンプト、部活動、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

会計報告には、個人別の納入状況や未納者名を載せません。
未納の確認は、関係者だけが見られる方法で個別に行います。
銀行口座番号、印鑑、署名画像、個人の連絡先も掲載しません。

参加人数や部費の金額は、実際の帳簿と照合します。
領収書、請求書、積立残高、繰越金の扱いも確認します。
学校徴収金に該当する場合は、所属する自治体・学校の規程で確認します。

遠征用バスを利用する場合は、契約、保険、乗車確認、緊急連絡の方法を確認します。
保護者当番を廃止しても、安全上必要な役割が消えるわけではありません。
教職員、部活動指導員、保護者の役割分担を明確にします。

他校の資料や事業者の文面をそのまま転載しません。
引用や写真、図表を使う場合は、著作権や利用許諾を確認します。
AIの出力は原案にすぎず、教職員が事実、表現、会計を確認します。

関連語：個人情報、著作権、部活動、プロンプト

関連する文書#

• 0622 部活動年間活動計画書・月別予定表：年間活動の予定と総会資料をそろえるために使います。
• 0623 部活動指導方針・部活動規約（保護者配付用）：活動方針、休養日、保護者の役割を確認します。
• 0626 対外試合・遠征参加申請書・引率許可願：遠征の参加手続や引率体制を確認します。
• 0627 部活動合宿実施要項・保護者同意書：宿泊を伴う活動の費用と安全管理を確認します。
• 0654 部活動部費徴収・執行管理簿：部費の徴収、支出、残額を確認します。
• 0664 対外試合応援バス（チャーターバス）利用案内：応援バスの利用条件と連絡事項を確認します。

関連語：部活動、著作権、個人情報、プロンプト

参考資料#

• 学校部活動及び新たな地域クラブ活動の在り方等に関する総合的なガイドライン↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式