集金未納者に対する丁寧な督促状・再請求書

集金未納者に対する督促状・再請求書は、学校徴収金の納入をお願いする文書です。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、事実を正確に示し、家庭の事情にも配慮した文面の作り方が分かります。

この文書の目的と使う場面#

学校徴収金の担当者または学級担任等は、学校で定めた納入確認日を過ぎても入金を確認できない保護者に対し、教材費、給食費、校外学習費等の納入を丁寧にお願いするために、この文書を使用します。発送前には、金融機関からの入金情報、事務室の記録、返金・免除・減額等に関する校内の処理状況を確認し、行き違いによる連絡を避けます。

文書は、未納を一方的に責めるものではなく、納入確認ができていない事実、対象費目、金額、期限、納入方法を明確に伝えるものです。家庭の事情により期限までの納入が難しい場合には、学校が定める相談窓口へ連絡できることを案内します。相談内容や徴収状況は、会計担当者、管理職その他必要な教職員のみで取り扱います。

関連語：学校徴収金、個人情報、プロンプト、著作権

作るときのポイント#

1. 未納情報を発送直前に再確認します。
   対象児童生徒、費目、対象期間、請求額、入金確認日を、会計簿や金融機関の入金データ等の原資料と照合します。「未納」と断定するのではなく、「本校で納入の確認ができていません」と記載します。

1. 費目と金額の内訳を分かるようにします。
   複数の費目がある場合は、それぞれの対象期間と金額を示します。既に一部納入がある場合は、請求額ではなく、確認できていない残額を記載します。

1. 納入期限と方法を具体的に示します。
   期限は年月日まで明記し、学校が指定する口座振替、振込、持参等の方法を案内します。振込先や手数料の扱いは、学校の定めと一致させます。

1. 相談先を明確にし、配慮ある表現にします。
   納入が難しい場合の相談先、受付時間、連絡方法を示します。ただし、分割納入、減免その他の取扱いは、学校または設置者の定めを確認せずに記載・約束しません。

1. 個人情報の取扱いと発送方法を確認します。
   宛名、金額、費目が他者に見えない封入方法とし、学級内での配布や児童生徒を通じた伝達には十分注意します。発送前に、会計担当者と管理職等の校内確認手順を行います。

関連語：個人情報、学校徴収金、プロンプト、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【実施日】

【保護者氏名】様

みらい市立みらい小学校
校長　【校長氏名】
会計担当　【担当者名】

学校徴収金（教材費）納入のお願い（再請求）

平素より本校の教育活動に御理解と御協力をいただき、ありがとうございます。

さて、第【対象期間】期の教材費につきまして、本校で納入の確認ができていません。御多用のところ恐れ入りますが、下記の内容を御確認の上、納入をお願いいたします。

既に納入いただいている場合や、口座振替・金融機関での処理時期等により行き違いとなっている場合は、誠に恐縮ですが、下記の連絡先までお知らせください。

また、納入期限までの納入が難しい事情がある場合は、状況を確認の上、学校で対応を検討しますので、期限前に会計担当まで御相談ください。御相談の内容は、対応に必要な範囲で取り扱います。

記

1　対象費目　教材費
2　対象期間　第【対象期間】期
3　納入確認ができていない金額　合計【金額】円
4　納入期限　令和【納入期限】年【月】月【日】日（【曜日】）
5　納入方法　【学校指定の納入方法】
6　相談・連絡先
　　みらい市立みらい小学校　会計担当【担当者名】
　　連絡方法：【学校が定めた連絡方法】
　　受付時間：【受付時間】

【学校で指定された注意事項】

なお、本通知と行き違いで納入済みの場合は、御容赦くださいますようお願いいたします。

以上

関連語：学校徴収金、個人情報、プロンプト、著作権

良い文章の条件#

• 宛名の保護者が、自分に関する通知であること、対象となる児童生徒、費目、対象期間を無理なく確認できる構成になっています。
• 「本校で納入の確認ができていません」と事実に即して記載し、滞納理由の決め付け、威圧的な表現、他の家庭との比較をしていません。
• 金額、対象期間、納入期限、納入方法が、学校徴収金の決定通知、会計簿、入金記録、学校の納入案内と一致しています。
• 既納入や金融機関での処理中の場合を考慮し、行き違いの連絡先と確認方法が記載されています。
• 納入が困難な場合の相談先は示しつつ、減免、免除、分割納入の可否を文書だけで約束したり、家庭事情を詮索したりしていません。
• 発送前に、対象者、封入物、宛名、金額、相談窓口を会計担当者と管理職等が確認し、徴収状況を必要以上の教職員や児童生徒に共有しない手順になっています。

関連語：学校徴収金、個人情報、プロンプト、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の項目を個人が特定できない形で渡します。

• 文書の種類：初回案内、督促状、再請求書など
• 学校種と文書の宛先：小学校、保護者宛てなど
• 対象の費目：給食費、教材費、校外学習費など
• 未納の対象期間と金額
• 納入期限と利用できる納入方法
• 相談窓口の担当部署名や連絡方法
• 行き違いがあった場合の連絡を求める文言
• 学校や自治体で定めた表現、様式、注意事項

児童生徒の実名、住所、電話番号、口座情報、家庭の事情、障害や疾病に関する情報は入力しません。氏名は「保護者A」、児童生徒は「児童B」と置き換えます。学校名や担当者名も、作成段階では「みらい市立みらい小学校」「会計担当」などにします。

金額や期限をAIに推測させてはいけません。確定した会計記録だけを入力し、出力後に原簿や学校の様式と照合します。

関連語：匿名化、学校徴収金、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトを使い、入力欄を必要な範囲で置き換えます。AIには、未納の事実を確認させますが、家庭の事情や対応方針を判断させません。

あなたは学校文書の編集補助者です。
保護者宛ての「学校徴収金の督促状・再請求書」を作成してください。

【学校種】小学校
【学校名】みらい市立みらい小学校
【文書の種類】督促状／再請求書
【対象の費目】教材費
【対象期間】第【　】期
【納入確認ができていない金額】合計【　】円
【納入期限】令和【　】年【　】月【　】日
【納入方法】学校指定の方法を記載
【相談窓口】会計担当
【相談方法】学校が定めた方法を記載
【学校で指定された注意事項】入力

次の条件を守ってください。
・責める、脅す、恥をかかせる表現を使わない。
・「本校で納入の確認ができていません」と表現する。
・行き違いの場合の連絡を求める。
・支払いが難しい場合は、相談できることを案内する。
・金額、期限、納入方法は入力内容から変更しない。
・家庭の事情、免除の可否、分割の可否を推測しない。
・宛名、本文、納入方法、相談先、差出人を分けて示す。
・学校文書として自然で、読みやすい敬語にする。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 宛名の保護者が、自分に関する通知であること、対象となる児童生徒、費目、対象期間を無理なく確認できる構成になっています。  
- 「本校で納入の確認ができていません」と事実に即して記載し、滞納理由の決め付け、威圧的な表現、他の家庭との比較をしていません。  
- 金額、対象期間、納入期限、納入方法が、学校徴収金の決定通知、会計簿、入金記録、学校の納入案内と一致しています。  
- 既納入や金融機関での処理中の場合を考慮し、行き違いの連絡先と確認方法が記載されています。  
- 納入が困難な場合の相談先は示しつつ、減免、免除、分割納入の可否を文書だけで約束したり、家庭事情を詮索したりしていません。  
- 発送前に、対象者、封入物、宛名、金額、相談窓口を会計担当者と管理職等が確認し、徴収状況を必要以上の教職員や児童生徒に共有しない手順になっています。  

関連語：生成AI、プロンプト、敬語、学校徴収金

出力フォーマット#

# 学校徴収金の納入について（お願い）

令和【年月日】

【保護者名】様

【学校名】
【校長名】

## 1　納入状況の確認
費目：【費目】
対象期間：【期間】
金額：【金額】
本校で納入の確認ができていません。

## 2　納入のお願い
納入期限：【年月日】
納入方法：【方法】

## 3　行き違い・相談について
すでに納入済みの場合は、行き違いにつきご容赦ください。
納入が難しい場合は、下記の相談窓口へご相談ください。

相談窓口：【担当部署】
相談方法：【方法】

ご理解とご協力をお願いいたします。

注意点（個人情報・著作権・確認）#

学校徴収金の未納情報は、家庭の経済状況を推測させる個人情報です。文書を配付するときは、児童生徒本人や他の保護者に内容が分からない方法を選びます。連絡アプリや電子メールを使う場合も、宛先や公開範囲を確認します。

未納者の一覧を学級内で共有したり、児童生徒に集金を求めたりしてはいけません。電話連絡や面談を行う場合も、周囲に聞こえる場所を避け、必要な情報だけを扱います。

生成AIに個人情報を入力しないことが重要です。AIが作った金額、期限、納入方法、相談先をそのまま使ってはいけません。会計担当者が記録と照合し、担任、管理職、関係部署が最終確認します。

文面に他の通知文や自治体の様式を取り込む場合は、著作権や利用条件を確認します。AIの出力は補助案にすぎません。納入の請求、相談対応、次の手続きは、人が規程と個別事情を確認して判断します。

関連語：個人情報、著作権、学校徴収金、プロンプト

関連する文書#

• 0704 学校諸費（給食費・教材費・積立金）口座振替案内： 請求対象や口座振替の案内を確認できます。
• 0742 給食費公会計化に伴う引き落とし手続き案内： 給食費の徴収主体や手続きの確認に役立ちます。
• 0743 学校徴収金返金に伴う振込先口座確認書： 返金や口座情報の取扱いを確認できます。
• 0795 学校徴収金の適正管理に関する監査結果報告書： 会計管理や確認体制を見直す参考になります。
• 0719 保護者クレーム（学校への要望）初期対応記録表： 督促に関する問い合わせや要望を記録する際に役立ちます。

関連語：学校徴収金、個人情報、著作権、プロンプト

参考資料#

• 所属する自治体・学校の規程・様式
• 所属する自治体・学校の学校徴収金取扱要領
• 所属する自治体・学校の個人情報保護に関する規程