学校徴収金返金に伴う振込先口座確認書

学校徴収金の余剰金を、保護者の指定口座へ返金するための確認書です。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

返金額、振込予定、口座情報、提出方法を分かりやすく示します。

この文書の目的と使う場面#

学校事務担当者または学年会計担当者が、学校徴収金（学年費、修学旅行費、教材費等）の精算後に生じた余剰金を返金する際、返金対象となる児童生徒の保護者に配布します。主に年度末の会計精算後、または行事の中止・内容変更等により返金額が確定した時点で使用します。

この確認書は、返金の趣旨、対象となる費目、返金額または返金額の通知方法、振込予定時期を保護者へ伝えるとともに、振込先口座の情報を正確に確認するためのものです。学校は、回収した確認書をもとに、会計担当者、学校事務職員および決裁権者の間で必要な範囲に限って情報を共有し、返金事務を進めます。

保護者が口座情報の記入を控える場合、または指定口座への振込ができない場合の取扱いは、学校の会計規程や設置者の取扱いを確認して案内します。

関連語：学校徴収金、個人情報、生成AI、修学旅行

作るときのポイント#

1. 返金の根拠を明確にします。
   「令和【年度】年度学年費精算による余剰金」など、返金する費目と返金理由を具体的に示します。返金額が個別に異なる場合は、個人情報が見えない配付方法を選びます。

1. 返金対象者を取り違えないようにします。
   児童生徒名、学年・組、保護者名を記入する欄を設け、学校が保有する名簿等と照合できるようにします。きょうだい分をまとめて返金するかどうかも、学校の取扱いに沿って明記します。

1. 口座情報の記入項目を必要最小限にします。
   金融機関名、支店名、預金種目、口座番号、口座名義人を確認します。口座名義人が保護者と異なる場合に認める範囲や、確認が必要な書類の有無は、所属する自治体・学校の規程で確認します。

1. 提出期限と返金時期を区別して示します。
   「確認書の提出期限」と「振込予定時期」を別々に記載します。期限後の提出、記入漏れ、口座の誤りにより振込が遅れる可能性があることも、簡潔に案内します。

1. 個人情報の取扱いと問い合わせ先を整えます。
   回収した確認書の閲覧者、保管方法、返金事務終了後の取扱いを校内で確認します。問い合わせ先には担当部署、担当者の役職または担当名、受付時間等を学校の実情に応じて記載します。

関連語：個人情報、学校徴収金、生成AI、修学旅行

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【年度】年【月】日

【対象学年】保護者の皆様

青葉市立みどり中学校
校長　【校長氏名】

学校徴収金返金に伴う振込先口座確認書の提出について

　日頃から本校の教育活動に御理解と御協力をいただき、ありがとうございます。
　令和【年度】年度にお預かりした【返金する費目】について、会計精算の結果、生じた余剰金を返金することとなりました。返金に当たり、振込先口座を確認いたしますので、下記に御記入の上、御提出ください。

記

1　返金の趣旨
　【返金の理由】に伴い、学校徴収金の余剰金を返金するものです。

2　返金対象
　対象：本校【対象学年】に在籍し、【返金する費目】を納入された保護者
　返金額：【返金額の示し方】
　※個別の返金額は、【個別返金額の通知方法】によりお知らせします。

3　振込予定時期
　令和【年度】年【月】頃
　※確認書の提出状況、記載内容の確認その他の事務手続により、振込時期が前後する場合があります。

4　提出期限・提出方法
　提出期限：令和【年度】年【月】日（【曜日】）
　提出方法：【担任へ提出／事務室へ持参／返信用封筒で提出】してください。
　※封をして御提出ください。

5　注意事項
（1）口座名義、金融機関名、支店名、口座番号に誤りがあると、振込ができない場合があります。
（2）口座名義人が保護者と異なる場合の取扱いは、所属する自治体・学校の規程で確認します。事前に【問い合わせ先】へ御相談ください。
（3）提出期限までに確認書の提出がない場合、または振込不能となった場合は、学校から御連絡することがあります。
（4）御記入いただいた口座情報は、今回の返金事務に必要な範囲で使用します。

――――――――――――――――――――――――――――
学校徴収金返金に伴う振込先口座確認書

児童生徒氏名：【　　　　　　　　　　　　　　】
学年・組：【　　　　年　　　　組】
保護者氏名：【　　　　　　　　　　　　　　】

返金対象費目：【　　　　　　　　　　　　　　】

振込先口座
金融機関名：【　　　　　　　　　　　　　　】
支店名：【　　　　　　　　　　　　　　】
預金種目：【普通・当座・その他（　　　　　　）】
口座番号：【　　　　　　　　　　　　　　】
口座名義人（カタカナ）：【　　　　　　　　　　　　　　】

確認欄
上記口座への返金を希望します。
保護者署名：【　　　　　　　　　　　　　　】

【問い合わせ先】
青葉市立みどり中学校　【担当部署・担当者名】
電話：【学校代表電話番号】
受付時間：【受付時間】

関連語：学校徴収金、個人情報、生成AI、修学旅行

良い文章の条件#

• 返金対象となる保護者が、自分の児童生徒分について提出する文書であることを、対象学年・費目・返金理由から判断できるようにしています。
• 「返金の趣旨」「返金額または通知方法」「振込予定時期」「提出方法」「口座記入欄」「注意事項」の順で、保護者が行う手続を追える構成にしています。
• 返金額、余剰金の算出根拠、返金対象者は、会計簿、徴収台帳、行事収支報告、決裁記録等の校内原資料と一致させています。
• 口座番号や口座名義人の誤記、児童生徒名との照合漏れ、旧口座の記入による振込不能を防ぐ注意書きがあります。
• 口座名義が保護者と異なる場合、未提出の場合、振込不能の場合の対応を、学校独自の判断で断定せず、規程・設置者の取扱いに基づいて案内しています。
• 配付前に、会計担当者、学校事務職員、管理職等が、返金額の表示、提出期限、振込予定時期、問い合わせ先、個人情報の回収・保管方法を確認しています。

関連語：個人情報、学校徴収金、生成AI、修学旅行

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

生成AIには、次の情報を個人が特定できない形で入力します。

• 対象校種と対象学年
• 返金する費目の名称
• 返金理由と精算の概要
• 返金額の示し方
• 振込予定時期
• 口座確認書の提出期限と提出方法
• 学校が定める問い合わせ窓口の表記
• 口座名義が保護者と異なる場合の扱い
• 未提出、誤記入、振込不能時の対応
• 文書の配布方法と対象者

児童生徒の実名、住所、学級、出席番号、口座番号、名義、通帳画像は入力しません。「小学六年生」「児童A」「返金額は一人当たり数千円」のように置き換えます。個別の返金額の作成・確認は、生成AIに個人別一覧を入力せず、所属する自治体・学校が承認した環境と手順で会計担当者が行います。生成AIには個人を特定できない一般的な文面だけを入力します。AIの出力は、会計担当者と管理職が原資料に照らして確認します。

関連語：匿名化、個人情報、学校徴収金、生成AI

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校事務文書の編集者です。
保護者向けの「学校徴収金返金に伴う振込先口座確認書」を作成してください。

【対象校種・学年】：
【返金する費目】：
【返金の理由】：
【返金額の示し方】：
【振込予定時期】：
【口座確認書の提出期限】：
【提出方法】：
【口座名義が異なる場合の扱い】：
【記入誤りや振込不能時の対応】：
【問い合わせ先の表記】：
【文書の配布方法】：
【文体】保護者に分かりやすい、丁寧な「です・ます」体

返金額や会計上の判断を推測してはいけません。
不明な事項は「所属する自治体・学校の規程で確認する」と記してください。
口座番号などの個人情報を例示してはいけません。
「返金の趣旨」「確認項目」「提出方法」「注意事項」を分けてください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 返金対象となる保護者が、自分の児童生徒分について提出する文書であることを、対象学年・費目・返金理由から判断できるようにしています。  
- 「返金の趣旨」「返金額または通知方法」「振込予定時期」「提出方法」「口座記入欄」「注意事項」の順で、保護者が行う手続を追える構成にしています。  
- 返金額、余剰金の算出根拠、返金対象者は、会計簿、徴収台帳、行事収支報告、決裁記録等の校内原資料と一致させています。  
- 口座番号や口座名義人の誤記、児童生徒名との照合漏れ、旧口座の記入による振込不能を防ぐ注意書きがあります。  
- 口座名義が保護者と異なる場合、未提出の場合、振込不能の場合の対応を、学校独自の判断で断定せず、規程・設置者の取扱いに基づいて案内しています。  
- 配付前に、会計担当者、学校事務職員、管理職等が、返金額の表示、提出期限、振込予定時期、問い合わせ先、個人情報の回収・保管方法を確認しています。  

関連語：生成AI、依頼文、学校徴収金、個人情報

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

口座番号や口座名義は重要な個人情報です。回収方法、保管場所、閲覧できる職員の範囲を、所属する自治体・学校の規程で確認します。確認票を回収する封筒や提出箱を使う場合も、他の保護者に見られない方法を選びます。

返金額、対象費目、振込日、手数料の扱いは、会計資料と照合します。AIが作った金額や制度の説明を、そのまま採用してはいけません。返金の可否、個別の例外、未提出者への対応は、担当者と管理職が判断します。

他校の様式をそのまま複製せず、必要な範囲で参考にします。自治体の様式や金融機関の案内を使う場合は、利用条件と最新性を確認します。配布前に、誤字、対象学年、提出期限、問い合わせ先を複数人で確認します。

関連語：個人情報、著作権、学校徴収金、生成AI

関連する文書#

• 0704 学校諸費（給食費・教材費・積立金）口座振替案内：学校徴収金の費目や口座手続きの説明を確認できます。
• 0705 集金未納者に対する丁寧な督促状・再請求書：未納や入金状況に関する保護者向け表現を参考にできます。
• 0742 給食費公会計化に伴う引き落とし手続き案内：自治体による徴収事務と口座手続きを整理できます。
• 0795 学校徴収金の適正管理に関する監査結果報告書：学校徴収金の管理や会計確認の観点を確認できます。

関連語：学校徴収金、個人情報、生成AI、修学旅行

参考資料#

• 所属する自治体・学校の学校徴収金に関する規程・会計規程・様式
• 所属する自治体・学校の個人情報の取扱いに関する規程
• 学校が利用する金融機関の振込手続き案内↗