PTA役員・実行委員選出案内・アンケート

PTA役員や実行委員を選ぶため、活動内容と回答方法を示し、保護者の意向を確認する文書です。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、参加しやすく、公平性と個人情報に配慮した案内とアンケートの作り方が分かります。

この文書の目的と使う場面#

PTA会長、役員選出担当者または選出委員会は、次年度の役員・実行委員の選出準備を始める時期に、在籍する児童生徒の保護者へ配布します。学校は、PTAから依頼を受けた場合に、配布方法、回答の回収方法、個人情報の取扱いが学校の手続と矛盾しないかを確認した上で、連絡手段の案内等に協力します。

文書では、募集する役職、主な活動、活動時期、会議等の見通し、立候補・推薦・相談の方法を示します。保護者が、自身の事情に応じて「立候補したい」「実行委員として協力できる」「推薦したい人がいる」「相談したい」「今回は難しい」を選べるようにし、次年度の選出手続に必要な意向だけを確認します。

回答内容は、役員選出に必要な範囲でPTAの担当者が取り扱い、本人の同意を得ないまま推薦を役職就任の決定として扱わないことを明記します。

関連語：PTA、個人情報、プロンプト、著作権

作るときのポイント#

1. 選出根拠と担当を確認します。 募集する役職名、人数、任期、選出時期、選出の担当者・機関は、PTA会則、細則、当該年度の総会等で確認します。学校が決定するように読める表現は避けます。
2. 活動の見通しを具体的に示します。 「会議あり」だけでなく、主な活動、繁忙期、会議の頻度や時間帯、オンライン参加の可否など、確認済みの範囲を記載します。未定事項は未定と示します。
3. 回答の選択肢を分けます。 立候補、実行委員への協力、推薦、相談、今回は難しいを別々に尋ねます。推薦者の連絡先等を集める前に、本人の同意を得る手順を定めます。
4. 個人情報を最小限にします。 回答者の氏名、児童生徒の学年・組など、照合に必要な項目だけを求めます。利用目的、閲覧者、保管期間、問合せ先、訂正・取下げの方法を案内します。
5. 回収後の流れを明示します。 回答期限、提出先、未提出時の扱い、候補者への確認、選出の決定方法を区別して書きます。配布前にPTA担当者と学校の窓口担当者で内容を照合します。

関連語：PTA、個人情報、プロンプト、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

【桜丘中学校PTA】次年度PTA役員・実行委員の意向調査について

保護者の皆様

日頃よりPTA活動に御理解と御協力をいただき、ありがとうございます。
桜丘中学校PTAでは、次年度の役員・実行委員の選出準備を進めます。
つきましては、活動への参加に関する御意向をお聞かせください。

この調査は、次年度の役員・実行委員の候補者への連絡や選出準備のためにのみ使用します。回答内容は、PTA役員選出担当者が必要な範囲で取り扱います。回答したこと、または回答しないことにより、不利益が生じることはありません。

1　募集する役職等
（1）PTA役員　【役職名・募集人数】
　主な活動：【会議運営、行事の調整等、確認済みの活動内容】
　活動時期・会議の見通し：【活動時期、頻度、時間帯等】

（2）実行委員　【担当・募集人数】
　主な活動：【担当する行事・広報・環境整備等】
　活動時期・会議の見通し：【活動時期、頻度、時間帯等】

役職の任期、選出方法その他の事項は、PTA会則・細則等で確認の上、選出手続を進めます。

2　回答方法
下記のアンケートに御記入の上、【回答期限】までに【提出方法】で御提出ください。
電子回答の場合：【回答用URLまたは二次元コードの案内】
紙で提出する場合：【提出先】

3　回答後の流れ
回答内容を基に、PTA役員選出担当者から必要に応じて御本人へ連絡します。
推薦をいただいた場合は、推薦された方の意思を確認し、同意が得られた場合に候補者として扱います。役員・実行委員の選出および最終的な確認は、PTAの定める手続により行います。
回答内容の訂正・取下げを希望する場合は、【訂正・取下げの期限】までに【PTA問合せ先の表記】へお申し出ください。

――――――――――――――――――
次年度PTA役員・実行委員　意向調査
【回答期限】【：回答期限】

児童生徒の学年・組（必須）：【　】年【　】組
保護者氏名（必須）：【　　　　　　　　　】

問1　次年度の活動について、当てはまるものを一つ選んでください。（必須）
□ PTA役員に立候補したい
□ 実行委員として協力できる
□ 役員・実行委員について話を聞いてから検討したい
□ 今回は協力が難しい
□ その他【　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　】

問2　問1で「立候補したい」または「実行委員として協力できる」を選んだ方は、希望する役職等を記入してください。（任意）
希望する役職・担当：【　　　　　　　　　　　　　　】

問3　推薦したい方がいる場合は、推薦する前に御本人の了承を得ていますか。（任意）
□ 本人の了承を得ている
□ まだ了承を得ていない
□ 推薦しない

推薦する方の氏名（「本人の了承を得ている」場合のみ記入）：
【　　　　　　　　　　　　　　】
推薦する役職・担当：【　　　　　　　　　　　　　　】

問4　活動に関して事前に確認したいことがある場合は記入してください。（任意）
【　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　】

【個人情報の取扱い】
記入いただいた情報は、次年度のPTA役員・実行委員の選出準備、候補者への連絡および手続の確認に限って使用します。PTAの選出手続に必要な担当者以外へ共有しません。保管・廃棄の方法は、PTAの定める取扱いに従います。

関連語：個人情報、PTA、プロンプト、著作権

良い文章の条件#

• 保護者が冒頭で、次年度の役員・実行委員選出に関する意向調査であること、回答期限、提出方法、回答内容の利用範囲を把握できる構成になっています。
• 役職名、募集人数、任期、選出手順、選出担当者の記載が、PTA会則・細則、総会資料、当該年度の役員会等の確認済み内容と一致しています。
• 役員と実行委員について、主な活動、会議や行事の時期、負担の見通しを分けて記し、「協力できる」と回答する判断材料を示しています。
• 立候補、実行委員への協力、相談、今回は難しい、推薦しないという選択肢があり、回答しないことや協力が難しいことを不利に扱う印象を与えません。
• 推薦欄は、推薦される本人の了承の有無を確認する設問とし、了承前の氏名収集や、推薦のみで候補者・就任者として確定する運用を防いでいます。
• 氏名や学年・組などの収集項目が選出準備に必要な範囲に限られ、閲覧者、利用目的、訂正・取下げの窓口、保管・廃棄の取扱いをPTA担当者と学校の関係担当者が確認しています。

関連語：個人情報、PTA、プロンプト、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す情報は、次の項目に整理します。実名や連絡先は入力しません。

• 対象校種と対象学年
• 文書の配布時期と回答期限
• 次年度の役職名と募集する人数
• 各役職の主な活動内容
• 会議や行事の時期、参加方法
• 立候補、推薦、選考の手順
• 回答方法と提出先の種類
• 問合せ先の担当名の表記
• PTA会則や細則で確認済みの事項
• 保護者への配慮事項

児童生徒の氏名、保護者の氏名、住所、電話番号、メールアドレスは入力しません。学級名や個別の家庭事情も、必要がなければ伏せます。
「小学5年生の保護者」「保護者A」のように置き換え、学校名も必要に応じて「市立小学校」とします。既存の名簿や回答データを、そのままAIへ貼り付けてはいけません。

関連語：匿名化、PTA、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校とPTAの文書作成を支援する編集者です。
次の条件で、次年度のPTA役員・実行委員選出案内と
意向調査アンケートを作成してください。

【対象校種・学年】：
【配布時期】：
【回答期限】：
【役職名・募集人数】：
【各役職の主な活動】：
【活動時期・会議の頻度】：
【立候補・推薦・選出の手順】：
【回答方法】：
【提出先または回答管理者】：
【問合せ先の表記】：
【会則・細則で確認済みの事項】：
【保護者への配慮事項】：

次の条件を守ってください。
・です・ます体で、保護者に分かる言葉を使う。
・役割、負担の見通し、回答方法を具体的に示す。
・立候補、実行委員、相談、今回は難しい、を選べるようにする。
・加入や回答の有無で不利益が生じる印象を与えない。
・本人の同意なく推薦を確定しない表現にする。
・実名、住所、電話番号、メールアドレスは書かない。
・不明な事項は推測せず、「PTA会則等で確認」と示す。
・選出の最終判断はPTAの担当者が行うことを明記する。
・案内文とアンケートを分け、回答欄を作る。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 保護者が冒頭で、次年度の役員・実行委員選出に関する意向調査であること、回答期限、提出方法、回答内容の利用範囲を把握できる構成になっています。  
- 役職名、募集人数、任期、選出手順、選出担当者の記載が、PTA会則・細則、総会資料、当該年度の役員会等の確認済み内容と一致しています。  
- 役員と実行委員について、主な活動、会議や行事の時期、負担の見通しを分けて記し、「協力できる」と回答する判断材料を示しています。  
- 立候補、実行委員への協力、相談、今回は難しい、推薦しないという選択肢があり、回答しないことや協力が難しいことを不利に扱う印象を与えません。  
- 推薦欄は、推薦される本人の了承の有無を確認する設問とし、了承前の氏名収集や、推薦のみで候補者・就任者として確定する運用を防いでいます。  
- 氏名や学年・組などの収集項目が選出準備に必要な範囲に限られ、閲覧者、利用目的、訂正・取下げの窓口、保管・廃棄の取扱いをPTA担当者と学校の関係担当者が確認しています。  

関連語：生成AI、プロンプト、PTA、個人情報

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

回答には、氏名、子どもの学年、連絡先などが含まれる場合があります。紙の回答は回収後に施錠して保管し、Web回答は閲覧権限を限定します。保管期間と廃棄方法は、PTAの規程や所属する自治体・学校の規程で確認します。

役員候補者の一覧を、保護者全体へ無断で配布してはいけません。推薦理由に、健康状態、勤務先、家庭状況などを書かせないことも大切です。推薦を受けた人には、本人の意思を確認します。

会則、選出細則、過去の案内文を使う場合は、転載できる範囲を確認します。写真、イラスト、ロゴ、他団体の文章を無断で使用してはいけません。生成AIの文章も、そのまま配布しません。

AIの出力は、PTA会則、学校の規程、実際の役割と照合します。選出方法、回答期限、問合せ先、個人情報の扱いは、教職員とPTA担当者が確認し、最終判断します。AIに候補者の決定や参加可否の判定をさせてはいけません。

関連語：個人情報、著作権、PTA、プロンプト

関連する文書#

• 0706 PTA定期総会議案書（活動報告・決算・新役員案）： 新役員案や活動内容の確認に関係します。
• 0710 PTA専門委員会（学年・文化・保体）活動計画書： 実行委員の役割や年間活動を具体化するときに使います。
• 0765 PTA会費の脱退・非加入に関する説明書と同意書： 加入や非加入に関する説明と整合させます。
• 0794 PTA役員引き継ぎ書・年間業務マニュアル： 募集する役割の実務内容を確認できます。
• 0757 児童生徒の個人情報・写真掲載許諾書（Web・広報紙）： PTA活動で個人情報を扱うときの確認に役立ちます。

関連語：PTA、個人情報、著作権、プロンプト

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• PTA会則・選出細則↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式