PTA役員引き継ぎ書・年間業務マニュアル

PTA役員の交代時に、役職ごとの業務と年間の流れを伝える文書です。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

月別ToDo、関係者、使用書類、注意点を整理し、担当者が迷わず活動できる形にします。

この文書の目的と使う場面#

この文書は、みらい市立みらい小学校PTAの新旧役員が、年度替わりの役員交代時及び年度中の担当変更時に使用する実務資料です。会長、副会長、書記、会計及び各担当者が、月ごとの予定、役職別の担当業務、学校との分担、必要書類の保管場所を確認し、引き継ぎ漏れを防ぐために用います。

前任者は、総会等で新役員が決まった後、引き継ぎ日までに前年度の実績、未処理事項、変更点及び注意点を記入します。新任者は、就任後に本書と関係書類を照合し、分からない点は前任者、PTA会長又は学校のPTA担当教職員に確認します。学校は、学校行事日程、施設使用、配付物、児童に関わる連絡方法など、学校が確認すべき事項をPTAと共有する際に活用します。

関連語：PTA、個人情報、学校行事、著作権

作るときのポイント#

1. 年間予定は、学校行事予定、PTA総会、役員会、委員会、地域行事を照合して月別に記載します。日程が未確定の場合は、確定したように記さず、「要確認」と記載します。
2. 会長、副会長、書記、会計の業務は、担当者名ではなく役職名で整理します。「誰が判断するか」「誰が連絡するか」「誰が記録・保管するか」を分けて記載します。
3. 会計関係は、予算、収支、領収書、通帳等の取扱いを、PTAの会計規程、総会又は役員会で確認された手順に沿って記載します。口座番号、暗証情報、印影の画像は本文に記載しません。
4. 会員名簿、連絡網、写真、申込書その他の個人情報を扱う書類は、利用目的、保管担当、保管場所、廃棄又は返却の時期を明記します。私物端末や私的なクラウドサービスへの保存は行わない扱いを確認します。
5. 事故、苦情、金銭の紛失、個人情報の誤送信・紛失が疑われる場合は、担当者だけで処理を続けず、直ちにPTA会長及び学校のPTA担当教職員へ報告する手順を記載します。事実確認前に、保護者へ推測を含む説明をしません。

関連語：個人情報、PTA、学校行事、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

20XX年度　みらい市立みらい小学校PTA
役員引き継ぎ書・年間業務マニュアル
作成日：【作成日】　最終確認日：【確認日】
見直し担当：PTA会長、会計、学校PTA担当教職員

1　使用目的
本書は、役員交代時及び年度中の担当変更時に、PTA業務を安全かつ継続的に行うために使用します。記載内容は、PTA内で確認した事項及び学校と調整済みの事項に限ります。未確定事項は「要確認」とします。

2　役職別業務
【会長】
・PTAを代表し、総会、役員会及び学校との連絡・調整を行います。
・会議で確認が必要な事項を整理し、独断で会計支出又は学校行事の変更を決定しません。
・事故、苦情、個人情報の取扱いに関する問題は、PTA役員と学校PTA担当教職員へ速やかに報告します。

【副会長】
・会長を補佐し、会長不在時は事前に確認した範囲で連絡調整を行います。
・各委員会及び行事担当の進捗を確認し、未対応事項を会長へ共有します。

【書記】
・総会、役員会及び委員会の記録を作成し、確認後に所定の保管場所へ保存します。
・配付文書は、学校が扱う文書とPTAが発行する文書を区別し、配付方法を学校と確認します。

【会計】
・収入・支出の記録、領収書等の整理、会計報告資料の作成を行います。
・支出前に、予算、決裁手順及び証憑書類の要否を確認します。
・現金、通帳、印鑑その他の管理方法は、PTAで定めた担当者間の確認手順によります。

3　月別ToDo
4月：新旧役員の引き継ぎを行います。学校行事予定、PTA年間予定、役員名簿の取扱担当を確認します。総会資料は【作成期限】までに役員会で確認します。
5月：PTA総会を【実施日】に実施予定です。議案、出欠確認、会計資料及び会議記録の担当を確認します。
6月～7月：学校行事及び地域行事の協力内容を確認します。児童の参加募集を行う場合は、学校を通じた配付可否を事前に確認します。
8月：夏季休業中の連絡方法及び次学期準備を確認します。個人情報を含む資料を持ち出す場合は、PTA内の取扱いを再確認します。
9月～11月：行事運営、広報作成、次年度への課題記録を行います。写真掲載は、学校及びPTAで確認した取扱いに従います。
12月～2月：次年度役員選出に関する日程・方法を、PTAの定め及び学校との分担に沿って確認します。
3月：会計の整理、活動記録の確認、引き継ぎ資料の更新を行います。未処理事項は担当者、対応状況、期限を記載します。

4　引き継ぎ書類一覧
・年間行事予定及び役員会記録：PTA共有保管場所【保管場所】
・総会資料及び会則等：PTA共有保管場所【保管場所】
・会計帳簿、領収書等：会計担当が定められた場所で保管【保管場所】
・広報原稿及び掲載確認記録：広報担当保管場所【保管場所】
・会員情報を含む書類：取扱担当者が限定保管【保管場所】
口座情報、暗証情報及び本人確認情報は、本書に記載しません。

5　中止・報告が必要な場合
個人情報の紛失又は誤送信、金銭・物品の紛失、けがや事故、保護者間の重大な行き違いが生じた場合は、作業又は連絡を直ちに中止します。事実、発生日時、対応状況を記録し、PTA会長及び学校PTA担当教職員へ報告します。判断に迷う場合も、単独で回答・公表せず確認します。

関連語：PTA、個人情報、学校行事、著作権

良い文章の条件#

• 新任役員が、前任者の口頭説明がなくても、就任直後に確認する予定、書類、連絡先の区分及び未処理事項を把握できる構成になっています。
• 月別ToDo、役職別業務、会議予定、書類一覧、学校とPTAの分担、緊急時対応が見出しで分かれ、年間の流れと日常業務を行き来して確認できます。
• 学校行事予定、PTA会則・会計関係の定め、前年度の総会資料・役員会記録、会計帳簿、配付文書の記録を原資料として照合しています。
• 学校が決める事項とPTAが決める事項を混同せず、施設使用、配付、児童の参加、広報掲載などは学校との確認が必要な事項として示しています。
• 会員情報、連絡先、口座情報、領収書、写真データの保管・共有・廃棄に関し、担当者、保管場所及び持出し・私的利用の禁止を明記しています。
• 年度末又は役員交代前に、PTA会長、会計及び学校PTA担当教職員が、日程、分担、書類保管場所、未処理事項を確認し、更新日と見直し担当を記録しています。

関連語：PTA、個人情報、学校行事、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を準備します。

• 対象年度と、引き継ぐ役職
• PTAの年間行事と、おおよその実施月
• 会長、副会長、書記、会計の担当業務
• 総会、役員会、委員会の開催時期
• 作成する文書、帳簿、配布物の種類
• 学校、PTA、地域団体の担当範囲
• 引き継ぐ書類の名称、保管場所、確認者
• 前年度から変更する事項と未解決の課題
• 文体、ページ数、表の有無

児童生徒、保護者、役員、教職員の実名は入力しません。氏名は「役員A」、連絡先は「PTA共有メール」などに置き換えます。口座番号、住所、電話番号、個別の相談内容も入力しません。会計金額を使う場合は、必要性を確認し、例示用の金額に置き換えます。

関連語：匿名化、PTA、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校PTAの事務文書を作る編集者です。
次の条件で、PTA役員引き継ぎ書・年間業務マニュアルを作成してください。

【対象校】みらい市立みらい小学校
【対象年度】20XX年度
【対象役職】会長、副会長、書記、会計
【年間行事】〔行事名と実施月を入力〕
【役職ごとの業務】〔業務を入力〕
【会議の予定】〔総会、役員会、委員会などを入力〕
【引き継ぐ書類】〔書類名と保管場所を入力〕
【学校とPTAの分担】〔分担を入力〕
【変更点・課題】〔前年度からの変更点を入力〕
【文体】簡潔で実務的な「です・ます」体
【形式】月別ToDo表、役職別業務表、引き継ぎ書類一覧、注意事項

実名、住所、電話番号、メールアドレス、口座番号は記載しないでください。
不足情報は推測せず、「要確認」と表示してください。
評価、処分、会計の承認などを決定せず、確認事項として示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 新任役員が、前任者の口頭説明がなくても、就任直後に確認する予定、書類、連絡先の区分及び未処理事項を把握できる構成になっています。  
- 月別ToDo、役職別業務、会議予定、書類一覧、学校とPTAの分担、緊急時対応が見出しで分かれ、年間の流れと日常業務を行き来して確認できます。  
- 学校行事予定、PTA会則・会計関係の定め、前年度の総会資料・役員会記録、会計帳簿、配付文書の記録を原資料として照合しています。  
- 学校が決める事項とPTAが決める事項を混同せず、施設使用、配付、児童の参加、広報掲載などは学校との確認が必要な事項として示しています。  
- 会員情報、連絡先、口座情報、領収書、写真データの保管・共有・廃棄に関し、担当者、保管場所及び持出し・私的利用の禁止を明記しています。  
- 年度末又は役員交代前に、PTA会長、会計及び学校PTA担当教職員が、日程、分担、書類保管場所、未処理事項を確認し、更新日と見直し担当を記録しています。  

AIの出力は、PTA会長、担当役員、学校側の担当者が確認します。実際の規程や会計処理に合わない記述は修正してください。

関連語：プロンプト、PTA、個人情報、著作権

出力フォーマット#

# PTA役員引き継ぎ書・年間業務マニュアル

## 1 基本情報
- 対象年度：
- 対象校：
- 引き継ぎ日：
- 確認者：

## 2 年間スケジュール
| 月 | 行事・会議 | 主な準備 | 担当 | 確認事項 |
|---|---|---|---|---|

## 3 役職別の業務
### 会長
### 副会長
### 書記
### 会計

## 4 引き継ぎ書類一覧
| 書類名 | 保管場所 | 更新時期 | 引き継ぎ先 |
|---|---|---|---|

## 5 個人情報・会計の取扱い
## 6 前年度からの変更点
## 7 次年度への申し送り

注意点（個人情報・著作権・確認）#

役員名簿、会員名簿、連絡先、参加者一覧には個人情報が含まれます。引き継ぎ書本体には、必要がなければ個人名や連絡先を載せません。名簿を別管理にする場合は、利用目的、閲覧者、保管期間、廃棄方法を確認します。取扱いは、個人情報の保護に関する法律と、所属する自治体・学校の規程で確認します。

会計資料は、通帳、領収書、帳簿、決算資料を照合します。金額や処理方法は、PTAの会則や会計規程に従います。AIに会計の承認や不正の判断をさせず、担当者と監査担当が確認します。

広報写真、ロゴ、教材、外部記事を掲載する場合は、利用許諾と著作権を確認します。AIが作った内容もそのまま配布しません。学校とPTAの双方が、事実、表現、分担、最終版を確認します。

関連語：個人情報、著作権、PTA、プロンプト

関連する文書#

• 0706 PTA定期総会議案書（活動報告・決算・新役員案）： 総会の議案と役員交代の確認に使います。
• 0707 PTA役員・実行委員選出案内・アンケート： 役員選出の案内や希望確認に関係します。
• 0710 PTA専門委員会（学年・文化・保体）活動計画書： 委員会の年間業務を整理するときに役立ちます。
• 0757 児童生徒の個人情報・写真掲載許諾書（Web・広報紙）： 広報活動での掲載可否を確認できます。
• 0788 PTA交通安全旗（黄色い旗）当番マニュアル： PTA当番活動の手順を引き継ぐ際に関係します。
• 0789 保護者ボランティア保険加入手続き案内： 行事や活動の保険手続きを確認できます。

関連語：PTA、個人情報、著作権、プロンプト

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する自治体・学校のPTA会則、会計規程、個人情報取扱規程、各種様式