大学近隣商店街との共同イベント企画書

大学と商店街が協力し、学生が空き店舗を使って行う企画を提案する文書です。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、目的や役割、衛生管理、費用、実施手順を整理する方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

この企画書は、大学の地域連携担当部署、担当教員及び学生企画チームが、近隣商店街の役員・店舗所有者等と協議し、空き店舗を活用したカフェ、ギャラリー、ワークショップ等の催事について、実施の可否と条件を検討するために使用します。

学内では、施設外での学生活動、予算支出、広報、学生の参加体制及び安全管理について、所定の承認を得る際の説明資料とします。商店街側には、使用希望期間、営業日時、必要な設備、役割分担、費用負担、原状回復及び中止時の対応を明確に示す資料として提出します。

原則として、実施日の十分前に案を作成し、商店街との事前協議、大学内の確認及び必要な関係機関への確認を経て確定します。実施後は、来場状況、売上等の取扱い、支出、意見及び課題を記録し、次回実施の判断材料として保存します。

関連語：地域連携、個人情報、著作権、プロンプト

作るときのポイント#

1. 目的と教育上の位置付けを分けて記載します。
   商店街のにぎわい創出、空き店舗の活用、来街者との交流といった地域課題と、学生が企画・接客・広報・振り返りを学ぶ内容を、それぞれ具体的に記載します。

1. 使用条件を原資料で確認します。
   商店街又は物件管理者との使用条件、使用可能な区画・設備、鍵の管理、電気・水道の利用、搬入出、原状回復、使用料及び損害発生時の取扱いを、口頭確認だけで済ませず記録に残します。

1. 食品・火気・展示のリスクを企画内容ごとに整理します。
   飲食物を扱う場合、調理の有無、提供方法、保管方法及び衛生管理体制を明記します。火気、電熱器具、電源、通路確保、重量物展示等については、可否を決めつけず、物件管理者及び関係機関への確認事項として整理します。

1. 大学・商店街・学生の担当境界を明確にします。
   企画責任者、当日連絡担当者、会計担当者、開閉店担当者、来場者対応担当者を定めます。学生だけに判断や対応を委ねず、大学側の連絡・判断体制と緊急時の連絡順を記載します。

1. 承認、記録、公開の扱いを先に定めます。
   学内決裁の担当部署と承認者、商店街との合意方法、広報素材の確認者、会計資料・来場記録・振り返り資料の保存先を明記します。来場者の顔や個人情報を広報に使用する場合は、大学の取扱いに従って別途確認します。

関連語：決裁、個人情報、地域連携、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

大学近隣商店街との共同イベント企画書

1　企画名
桜丘大学学生企画「まちの空き店舗カフェ・ギャラリー（仮称）」

2　作成目的
本企画は、桜丘大学と桜丘駅前商店街が連携し、商店街内の空き店舗を活用して、学生によるカフェ及び作品展示を実施する案です。商店街の来街者との交流機会をつくるとともに、学生が企画立案、広報、接客、展示運営及び振り返りを学ぶことを目的とします。
本書は、大学内における実施可否の検討及び桜丘駅前商店街との協議に使用します。

3　実施概要
（1）実施場所　桜丘駅前商店街内空き店舗【使用区画・住所は要確認】
（2）実施期間　【実施開始日】から【実施終了日】まで
（3）営業日・時間　【営業日】　【開始時刻】から【終了時刻】まで
（4）内容
ア　学生が企画した飲み物等の提供【提供品目・調理の有無は要確認】
イ　学生及び地域協力者による作品・活動紹介の展示
ウ　来場者から地域の魅力や今後の催事に関する意見を受ける交流コーナー
（5）想定来場者　商店街利用者、地域住民、大学関係者等【想定人数は要確認】

4　役割分担
大学は、企画責任者の配置、学生への事前説明、学内手続、活動状況の確認及び緊急時の大学内連絡を担当します。
商店街は、使用区画に関する協議、商店街内での調整及び地域への周知協力を担当します。
学生企画チームは、企画案の作成、当日の運営、来場者対応、展示管理、記録及び終了後の振り返りを担当します。
物件の使用条件、鍵の受渡し、設備利用、清掃及び原状回復の担当は、使用承諾前に文書で確認します。

5　安全・衛生管理
食品を取り扱う場合は、提供方法、仕入先、保管、アレルギー表示の必要性及び廃棄方法を整理し、必要な許可、届出又は指導の有無を関係機関に確認します。
火気、電熱器具及び延長コードを使用する場合は、物件管理者の承諾、安全な設置方法及び消火・避難上の確認事項を整理します。
展示物は通行や避難の妨げとならない配置とし、破損・転倒・盗難への対応を事前に確認します。体調不良者、事故又は設備不具合が生じた場合は、学生のみで判断せず、当日連絡担当者に報告します。

6　費用及び収入の取扱い
使用料、光熱水費、備品費、材料費、広報費、保険等の必要経費は【費目及び金額】とし、負担者は【大学・商店街・学生団体等】として事前に確認します。
販売収入が見込まれる場合は、価格、保管方法、精算担当者、収支報告及び残額の取扱いを大学の会計手続及び商店街との合意に従って定めます。

7　広報・評価・変更対応
広報は、商店街掲示、大学ウェブサイト、公式SNS等から【広報方法】により行い、掲載内容は大学及び商店街の確認を経て公開します。
実施後は、来場者数、実施回数、収支、来場者の意見、学生及び商店街関係者の振り返りを記録します。これらを次回企画の検討資料とします。
荒天、感染症の状況、物件使用上の支障その他の事情により変更又は中止が必要な場合は、企画責任者が大学及び商店街の担当者と協議し、周知方法を決定します。

8　承認・保存
本企画は、桜丘大学【承認部署・承認者】及び桜丘駅前商店街【協議担当者】の確認後に実施します。企画書、使用に関する合意記録、支出資料、広報物及び実施報告は、大学の文書管理の取扱いに従い保存します。

関連語：個人情報、地域連携、著作権、プロンプト

良い文章の条件#

• 学内の承認者と商店街の協議担当者が、企画の目的、空き店舗の使い方、実施期間及び判断を求められる事項を一読で把握できる構成です。
• 企画名、実施場所、使用区画、営業日・時間、来場者像、カフェ・展示等の内容、役割分担、費用、承認手順を見出しごとに整理しています。
• 物件使用の承諾条件、使用料・光熱水費等の見積書、設備一覧、大学の会計・広報・学生団体活動に関する校内手続を原資料と照合しています。
• 飲食の提供を「カフェ」とだけ記載して終えず、調理の有無、保管、提供方法、衛生上の確認先及び必要な手続の確認状況を明示しています。
• 火気・電源・展示物・混雑・鍵・原状回復について、学生の担当範囲と大学又は商店街へ報告・協議する事項を混同していません。
• 提出前に、地域連携担当、学生担当、会計担当、広報担当及び必要に応じた施設・安全管理担当が、所管事項と承認経路を確認しています。

関連語：個人情報、地域連携、著作権、プロンプト

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の項目を整理して渡します。

• 企画書の提出先と、学内承認の目的
• イベント名、実施目的、地域の課題
• 実施期間、営業日、時間帯、会場の種類
• カフェ、ギャラリーなどの活動内容
• 対象者、想定来場者数、参加費の有無
• 大学、商店街、学生の役割
• 必要な備品、費用、収入、費用負担の考え方
• 食品、火気、展示作品、個人情報に関する確認事項
• 広報方法、評価方法、終了後の報告方法
• 企画書の分量、文体、提出期限

学生や商店主の実名、連絡先、顔写真、詳細な勤務情報は入力しません。
「学生A」「商店街担当者B」などに置き換えます。
店舗名や所在地から個人が特定される場合も、一般化して入力します。
内部文書は、学内のAI利用規程に従って扱います。

AIの出力は、教職員が事実、法令、費用、役割分担の妥当性を確認します。
企画の採否や学生の評価を、AIに決めさせてはいけません。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、地域連携

コピーして使えるプロンプト#

大学と近隣商店街が共同で実施するイベントの企画書を作成してください。
対象は、学内の承認者と商店街の協議担当者です。
学生が空き店舗を利用し、【カフェ・ギャラリーなどの内容】を運営します。

次の条件を反映してください。
・大学名：【大学名】
・商店街の表記：【商店街】
・実施期間：【期間】
・営業日と時間：【日時】
・企画の目的：【地域の課題と目的】
・学生の学習内容：【学習内容】
・想定来場者：【対象者と人数】
・大学、商店街、学生の役割：【役割分担】
・必要な費用と負担者：【費用】
・食品、火気、展示物の安全対策：【安全対策】
・広報方法：【広報方法】
・成果の確認方法：【評価方法】
・中止や変更が必要な場合の対応：【対応】
・文体：【文体】
・分量：【分量】

不明な情報は推測せず、「要確認」と表示してください。
法令上の許可や届出は断定せず、関係機関への確認事項として整理してください。
個人情報は記載しないでください。
採否、学生の評価、責任の所在をAIが決めない表現にしてください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 学内の承認者と商店街の協議担当者が、企画の目的、空き店舗の使い方、実施期間及び判断を求められる事項を一読で把握できる構成です。  
- 企画名、実施場所、使用区画、営業日・時間、来場者像、カフェ・展示等の内容、役割分担、費用、承認手順を見出しごとに整理しています。  
- 物件使用の承諾条件、使用料・光熱水費等の見積書、設備一覧、大学の会計・広報・学生団体活動に関する校内手続を原資料と照合しています。  
- 飲食の提供を「カフェ」とだけ記載して終えず、調理の有無、保管、提供方法、衛生上の確認先及び必要な手続の確認状況を明示しています。  
- 火気・電源・展示物・混雑・鍵・原状回復について、学生の担当範囲と大学又は商店街へ報告・協議する事項を混同していません。  
- 提出前に、地域連携担当、学生担当、会計担当、広報担当及び必要に応じた施設・安全管理担当が、所管事項と承認経路を確認しています。  

関連語：プロンプト、個人情報、著作権、地域連携

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

食品を扱う場合は、食品衛生法に基づく許可や届出の要否を確認します。
具体的な手続は、会場を管轄する保健所に相談します。
アレルギー表示、保存方法、調理設備なども確認が必要です。

イベントの写真や動画を広報に使う場合は、撮影範囲と利用目的を示します。
学生、来場者、商店主の同意が必要かを確認します。
個人情報の取扱いは、個人情報の保護に関する法律と学内規程に従います。

展示作品、音楽、写真、ロゴを使う場合は、著作権法を確認します。
学生作品を複製・展示・公開する場合は、著作権者や利用許諾の範囲を確認し、必要に応じて許諾を得ます。
商店街の名称や店舗情報の掲載範囲も、事前に合意します。

収益や支出は、大学の会計規程に従って処理します。
学生に金銭管理を任せる場合は、担当職員が確認します。
AIの出力は原案にすぎず、教職員が最終判断を行います。

関連語：著作権、個人情報、地域連携、プロンプト

関連する文書#

• 0772 学生の社会貢献・起業プロジェクトの大学プレスリリース： 学生活動の広報内容を検討するときに役立ちます。
• 0787 大学地域連携協定に基づくインターン受け入れ感謝状： 地域団体との協力関係を整理するときに参照します。
• 0753 大学公開講座（市民カレッジ）受講生募集パンフレット： 地域向けの広報や参加者案内を考えるときに関連します。
• 0754 学校後援会・同窓会への寄付金趣意書： 費用や支援の説明方法を検討するときに参照します。
• 0713 学校ホームページ（HP）学校ブログ更新記事作成： イベント実施後の広報記事を作るときに役立ちます。

関連語：地域連携、個人情報、著作権、プロンプト

参考資料#

• 食品衛生法↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 著作権法↗
• 所属する大学・自治体の規程・様式