定例職員会議アジェンダ・議事録フォーマット

定例職員会議の議題、資料、協議内容、決定事項を整理する帳票です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、会議を短時間で進め、決定事項を確実に共有する方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

定例職員会議アジェンダ・議事録フォーマットは、管理職、会議担当者、各校務分掌の主任等が、会議開催前に議題、説明者、資料、所要時間を整理し、開催後に協議内容と決定事項を記録・共有するために使用します。

会議の前には、司会者や議事作成担当者が、校長等の確認を受けてアジェンダを配布し、出席する教職員が資料を事前に確認できるようにします。会議の後には、決定した内容、担当者、実施期限、次回の確認事項を議事録にまとめ、欠席者を含む関係教職員へ共有します。

特に、行事運営、教育課程、校内研修、安全管理、保護者への周知、校務分掌間の調整など、複数の担当者が同じ決定事項に基づいて動く場面で活用します。審議事項、報告事項、連絡事項を分け、会議で決めたことと、継続して検討することを混同しないようにします。

関連語：職員会議、校務分掌、校務DX、著作権

作るときのポイント#

1. 会議の基本情報を開催前に確定します。
   会議名、日時、場所又はオンライン会議の方法、出席対象者、司会者、記録者、確認者を記載します。出席状況は、実際の出欠を会議後に記録し、予定と区別します。

1. 議題を「審議・報告・連絡」に区分します。
   判断や合意が必要な事項は審議事項、共有を主な目的とする事項は報告事項、期限や提出方法の周知は連絡事項とします。各議題に説明者、資料名、予定時間を付し、会議の時間配分を明らかにします。

1. 協議内容は発言の要旨と確認できた事実を中心に記録します。
   個人の印象や評価ではなく、提示された資料、確認された状況、質問及び回答の要旨を記載します。数値、日付、実施内容は、配布資料や担当者の報告と照合します。

1. 決定事項には実行に必要な要素をそろえます。
   「何をするか」だけでなく、担当者又は担当分掌、期限、共有先、確認方法を記載します。結論に至らなかった事項は未決事項として記し、次回までの確認者と確認内容を定めます。

1. 共有範囲と保存方法を会議内容に応じて確認します。
   出席者名、児童生徒・学生・保護者に関する情報、相談内容等を含む場合は、閲覧できる者を必要な範囲に限ります。議事録案は確認者の確認後に確定し、学校・法人が定める保存方法、保存期間及び共有手順に従います。

関連語：職員会議、校務分掌、校務DX、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【年度】 第【回】定例職員会議　アジェンダ・議事録

1　会議の基本情報
会議名：令和【年度】第【回】定例職員会議
日時：【実施日】 【開始時刻】～【終了時刻】
場所：青葉市立みどり中学校　会議室
出席対象：管理職、全教職員
出席状況：出席【確認後に記入】名、欠席【確認後に記入】名
司会：教頭　【氏名】
記録：総務担当　【氏名】
議事録確認者：校長、教頭
共有先：全教職員
共有方法：校内共有フォルダへ掲載後、職員連絡で掲載を通知する。
取扱区分：校内共有。個人情報を含む添付資料は、閲覧権限を設定した場所で管理する。

2　会議の目的
学期中の教育活動、安全管理及び校内業務について、実施状況を共有し、
必要な対応の担当者・期限を確認する。

3　アジェンダ
【審議事項】
(1) 【学校行事名】の運営案について
説明者：行事担当主任　【氏名】
資料：資料1「【学校行事名】運営案」
所要時間：15分
今回決めたいこと：役割分担の確定時期と、保護者への周知方法

(2) 校内研修の実施方法について
説明者：研修担当　【氏名】
資料：資料2「校内研修計画（案）」
所要時間：10分
今回決めたいこと：実施日までに各担当者が準備する内容

【報告事項】
(3) 【月】の生徒指導・安全に関する報告
説明者：生徒指導主事　【氏名】
資料：資料3「【月】安全点検報告」
所要時間：10分

【連絡事項】
(4) 【提出物名】の提出期限及び提出先
説明者：教務主任　【氏名】
所要時間：5分

4　協議・報告の記録
(1) 【学校行事名】の運営案について
事実・提案：行事担当から資料1に基づき、当日の運営案及び必要な役割分担案が示された。
協議要旨：保護者への案内には、集合時刻、持参物、雨天時の対応を記載する必要があるとの意見があった。
決定事項：運営案は、資料1を基に担当者が修正し、【確認日】までに管理職へ確認を依頼する。
担当：行事担当主任及び各学年担当
期限：【期限】
確認方法：修正版を校内共有フォルダに掲載し、管理職確認後に職員連絡で周知する。
未決事項：雨天時の活動場所の最終確認。施設担当が使用可否を確認する。

(2) 校内研修の実施方法について
事実・提案：研修担当から、研修のねらい、当日の進行案及び事前準備の案が示された。
協議要旨：各分掌が準備する資料の形式は、研修担当が一覧で示すこととなった。
決定事項：研修担当は準備資料の一覧を作成し、各分掌は指定された資料を期限までに提出する。
担当：研修担当、各分掌主任
期限：【期限】
確認方法：研修担当が提出状況を確認し、未提出の分掌には個別に連絡する。

(3) 【月】の生徒指導・安全に関する報告
報告内容：生徒指導主事から資料3に基づく報告があった。詳細は資料3を参照する。
確認事項：必要な対応の有無及び担当は、事案ごとに管理職と関係担当者が確認する。

(4) 【提出物名】の提出期限及び提出先
連絡内容：提出期限は【期限】、提出先は【提出先】とする。様式及び提出方法は校内共有フォルダに掲載する。

5　次回会議までの確認事項
・行事担当主任：雨天時の活動場所の使用可否を【確認日】までに確認する。
・研修担当：準備資料一覧を【期限】までに共有する。
・教頭：本議事録案を確認後、全教職員へ共有する。

6　議事録の確認
本議事録は、記録者が作成した案を校長及び教頭が確認し、必要な修正後に確定する。

関連語：職員会議、校務分掌、校務DX、著作権

良い文章の条件#

• 会議に出席した教職員、欠席者、後から決定事項を実施する担当者が、会議名、開催日時、場所、出席状況及び共有先を確認できる記載になっています。
• アジェンダでは、各議題が審議事項・報告事項・連絡事項に区分され、説明者、資料名、所要時間及び会議で決めたいことが対応しています。
• 議事録の内容が、当日配布した資料、提示資料の版、出席記録、担当者からの報告内容と照合でき、資料番号又は資料名が記載されています。
• 「決定事項」と「協議中の意見」「未決事項」が混在しておらず、会議で決定していない対応を決定済みとして記録していません。
• 決定事項ごとに、実施担当、期限、共有先又は確認方法があり、担当者が次回会議までに何を確認・実施するか明確です。
• 個人の評価、人事、健康、児童生徒・学生又は保護者の個別情報を必要以上に記載せず、議事録案の確認者、確定日、共有範囲及び保存場所を校内手順に沿って確認しています。

関連語：職員会議、校務分掌、校務DX、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を整理してから、生成AIに入力します。

• 会議名、開催頻度、開催日、開始時刻、終了予定時刻
• 会議の目的と、今回必ず決めたい事項
• 審議事項、報告事項、連絡事項の一覧
• 議題ごとの説明者、担当分掌、所要時間
• 配付資料の名称と、資料を確認する順番
• 決定後の担当者、期限、確認方法
• 前回からの継続課題と、今回の進捗
• 出席者の範囲、議事録の確認者、共有方法

児童生徒、学生、保護者、教職員の実名は入力しません。氏名は「教員A」「担当者B」などに置き換えます。学級、所属、病気、相談内容、事故情報などは、個人が特定されない抽象的な表現にします。内部限定の情報は、必要性を確認してから入力します。AIの出力は、教職員が事実、担当、期限、表現を確認し、最終判断します。

関連語：匿名化、職員会議、校務分掌、著作権

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校の会議運営を支援する編集者です。
次の情報を基に、定例職員会議のアジェンダと議事録の下書きを作成してください。

【会議名】：
【開催日】：
【開催頻度】：
【開始時刻・終了予定時刻】：
【会議の目的】：
【審議事項】：
【報告事項】：
【連絡事項】：
【議題ごとの説明者・担当分掌】：
【議題ごとの所要時間】：
【前回からの継続課題】：
【今回決めたいこと】：
【資料名】：
【出席者の範囲】：
【議事録の確認者】：
【共有方法】：

審議、報告、連絡を区分してください。
決定事項は、担当者、期限、確認方法を整理してください。
事実が不明な箇所は推測せず、「要確認」と表示してください。
個人を評価したり、処分や人事の判断をしたりしないでください。
出力後、教職員が内容を確認して確定する旨を明記してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 会議に出席した教職員、欠席者、後から決定事項を実施する担当者が、会議名、開催日時、場所、出席状況及び共有先を確認できる記載になっています。  
- アジェンダでは、各議題が審議事項・報告事項・連絡事項に区分され、説明者、資料名、所要時間及び会議で決めたいことが対応しています。  
- 議事録の内容が、当日配布した資料、提示資料の版、出席記録、担当者からの報告内容と照合でき、資料番号又は資料名が記載されています。  
- 「決定事項」と「協議中の意見」「未決事項」が混在しておらず、会議で決定していない対応を決定済みとして記録していません。  
- 決定事項ごとに、実施担当、期限、共有先又は確認方法があり、担当者が次回会議までに何を確認・実施するか明確です。  
- 個人の評価、人事、健康、児童生徒・学生又は保護者の個別情報を必要以上に記載せず、議事録案の確認者、確定日、共有範囲及び保存場所を校内手順に沿って確認しています。  

関連語：生成AI、プロンプト、職員会議、校務分掌

出力フォーマット#

# 【会議名】

- 開催日：【年月日】
- 時間：【開始時刻】～【終了予定時刻】
- 目的：【会議の目的】
- 作成者：【担当者】
- 確認者：【確認者】

## 1. アジェンダ

| 区分 | 議題 | 説明者 | 所要時間 | 決めたいこと |
|---|---|---|---:|---|
| 審議 | 【議題】 | 【担当】 | 【分】 | 【内容】 |
| 報告 | 【議題】 | 【担当】 | 【分】 | 【内容】 |
| 連絡 | 【議題】 | 【担当】 | 【分】 | 【内容】 |

## 2. 議事録

| 議題 | 協議の要点 | 決定事項 | 担当者 | 期限 |
|---|---|---|---|---|
| 【議題】 | 【要点】 | 【決定】 | 【担当】 | 【期限】 |

## 3. 継続課題・次回確認事項

- 【課題、担当者、確認時期】

## 4. 確認

- 内容確認日：【年月日】
- 備考：【要確認事項】

注意点（個人情報・著作権・確認）#

職員会議では、児童生徒の事故、健康、家庭状況、支援内容などを扱う場合があります。個人が特定できる情報は、会議資料と議事録に必要な範囲だけ記載します。共有版では、氏名や詳細な事情を削り、「児童A」「関係教員」などに置き換えます。

会議資料をクラウドで共有する場合は、閲覧権限、保存期間、ダウンロードの可否を確認します。議事録を全教職員に共有する内容と、管理職などに限定する内容を分けます。校務支援システムを使う場合も、所属する自治体・学校の情報セキュリティ規程に従います。

他者が作成した資料や画像を転載するときは、著作権や利用条件を確認します。生成AIの出力は、事実誤認、抜け、偏った表現がないか確認します。会議で決める事項や人に関する判断を、AIに委ねてはいけません。

関連語：個人情報、著作権、職員会議、校務分掌

関連する文書#

• 0901 学校経営計画書・グランドデザイン策定シート：会議の議題を学校経営の目標と結び付けます。
• 0902 校務分掌組織表・年間業務分担マトリクス：議題の担当者や分掌を確認します。
• 0904 校務DX推進計画書（ペーパーレス化・クラウド活用）：会議資料の電子化と共有方法を検討します。
• 0905 教職員働き方改革推進計画・時間外勤務縮減目標：会議時間の短縮や運営改善に生かします。
• 0912 学校公文書施行伺い・起案決裁文書フォーマット：会議決定後に必要な起案や決裁を整理します。
• 0963 校務支援システム（統合型校務支援ソフト）マニュアル：議事録の保存や共有の手順を確認します。

関連語：校務分掌、校務DX、働き方改革、職員会議

参考資料#

• 所属する自治体・学校の規程・様式。