教育実習受入謝礼金・旅費精算伺い書

教育実習を受け入れた協力校や指導教員への謝礼金と、必要な旅費の支払いを申請する文書です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、支払いの根拠、金額、対象者、証拠書類を整理する方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

「教育実習受入謝礼金・旅費精算伺い書」は、大学の教職課程担当部署または教育実習担当者が、教育実習の受入れと指導に協力した学校・指導担当者への謝礼金、および大学側の実習訪問等に伴う旅費の支払いについて、学内決裁を受けるために使用する文書です。原則として、実習終了後、受入れ実績、謝礼金の算定、旅費の実績が確認できた時点で起案します。事前に旅費の支出承認が必要な場合は、精算申請と区別して扱います。

支払いを担当する部署は、実習期間、校種・教科、実習生数、協力校、指導内容、対象者区分、単価、件数、金額、支出科目を整理します。協力校への一括支払いか、指導担当者等への個別支払いかは、学内規程、協力依頼時の合意、会計処理の方法に基づいて明示します。旅費については、用務、日程、経路、交通手段、実績額を記載し、領収書その他の証拠書類と照合します。

この文書は、起案者、担当部署、会計担当者、決裁者が、支出の必要性、金額の妥当性、予算残額、支払方法を確認するために用います。個人名、住所、口座情報、個人番号は本文に記載せず、支払いに必要な情報は所定の安全な手続で別管理します。

関連語：教育実習、決裁、起案、個人情報

作るときのポイント#

1. 支出根拠と対象範囲を確定します。
   【学内規程名】、会計手続、実習要項、協力校への依頼文または合意内容を確認し、謝礼金の対象者区分、支給条件、単価、旅費の対象者、支給できる経路・手段を明示します。確認できない規程名や適用条項は推測せず、「要確認」とします。

1. 実習実績と支払対象を突き合わせます。
   実習期間、実施日、校種・教科、実習生数、協力校数、指導日数などを実習記録と照合します。協力校単位、担当者区分、実習生単位など、件数の数え方を統一し、重複計上や対象外の支出がないか確認します。

1. 金額内訳を計算式で示します。
   謝礼金は「単価×件数」、旅費は「区間・交通手段・日数等に基づく実績額」とし、小計、合計、予算額、執行額、執行後残額を区分します。税込・非課税等の扱い、端数処理、源泉徴収その他の会計上の取扱いは、担当部署と会計担当者が確認します。

1. 証拠書類と個人情報の扱いを分けます。
   実習計画、実施報告、協力依頼・承諾に関する書類、旅費の経路資料、領収書、受領確認など、決裁に必要な添付書類を列挙します。口座情報や個人番号を決裁文書に添付する場合は、学内の安全な別経路と保存期限を確認します。

1. 決裁後の支払・保存まで記録します。
   起案者、確認者、決裁者、会計担当、支払予定日、支払方法、保存場所を明確にします。差戻し、金額変更、追加資料の提出があった場合は、変更理由と再確認者を記録し、決裁済み文書と最終支払額が一致するよう管理します。

関連語：個人情報、決裁、教育実習、起案

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

教育実習受入謝礼金・旅費精算伺い書

起案日：【起案日】
大学名：架空・青葉大学
担当部署：【学部・研究科・担当部署】
起案者：【起案者の役職】
決裁者：【決裁者の役職】
件名：教育実習受入謝礼金および実習指導に係る旅費の支出について

1　伺い事項
【実習年度】に実施した教育実習について、協力校への受入謝礼金および大学担当者の実習訪問に係る旅費を、【規程名・実習要項名】に基づき支出してよいか伺います。最終的な支払対象、単価、旅費額、支出科目および証拠書類は、担当部署と会計担当者が確認したうえで決定します。

2　実習の概要
実習期間：【実習期間】
校種・教科：【校種・教科】
実習生数：【実習生数】人
協力校：【協力校A】ほか【協力校数】校
実施内容：協力校における授業観察、授業実習、指導、評価および事後指導
実施状況の確認資料：【実習実施報告書】、【実習記録】等

3　謝礼金
対象者区分：【協力校への支払い／指導担当者等の区分を要確認】
算定根拠：【規程名・条項または協力依頼時の合意内容】
単価：【単価】円
件数：【件数】件
小計：【単価×件数】円
支払理由：教育実習の受入れおよび指導に対する謝礼として支払うものです。
対象校・対象者の確認方法：【受入実績一覧】および【受領確認資料】と照合します。

4　旅費
対象者区分：【大学担当者等の区分】
用務：教育実習の巡回指導、実習状況の確認および協力校との連絡調整
用務日：【用務日】
経路：【出発地】から【到着地】まで
交通手段：【交通手段】
旅費額：【旅費額】円
算定根拠：【旅費規程名・学内手続名】および【領収書・経路資料】
※実績、支給条件、経路、領収書の要否は会計担当者が確認し、未確認事項は支払前に確定します。

5　予算および支出
支出科目：【支出科目】
予算額：【予算額】円
本件執行前の執行額：【執行前執行額】円
本件支出額：謝礼金【謝礼金小計】円＋旅費【旅費額】円＝【合計額】円
執行後残額：【予算額－執行額－合計額】円
支払予定日：【支払予定日】
支払方法：【学内で定める支払方法】
支払に必要な情報は、決裁文書とは別の安全な手続で管理します。

6　添付書類
・【実習実施報告書】
・【協力校への依頼文または合意確認資料】
・【受入実績一覧】
・【旅費の経路資料、領収書等】
・【予算執行状況資料】
・【その他、会計担当者が指定する資料】

7　確認・決裁
起案者は、実習実績、対象区分、計算、添付書類を確認しました。担当部署は、教育実習の実施内容と謝礼金の対象を確認し、会計担当者は支出科目、予算残額、旅費の取扱いおよび支払方法を確認します。決裁後に内容を変更する場合は、変更理由を記録し、必要な再決裁を受けます。

関連語：決裁、教育実習、起案、個人情報

良い文章の条件#

• 起案者、担当部署、会計担当者、決裁者が、教育実習の実績と支払の必要性を短時間で確認でき、協力校・指導担当者・大学担当者のどの区分に支払うかが曖昧になっていません。
• 本文、実習概要、謝礼金内訳、旅費内訳、予算、添付書類、確認・決裁の順に整理され、謝礼金と旅費の金額を合算しても、各内訳へ戻って検算できます。
• 実習要項、協力依頼や合意の記録、実施報告、学内の謝礼・旅費に関する規程、予算執行資料、領収書等を原資料として示し、確認済みの事項と「要確認」の事項を区別しています。
• 協力校数と件数の不一致、単価の取り違え、実習期間外の支出、同一旅費の重複請求、予定額と実績額の混同、予算残額の計算誤りがないよう、単位と計算式が記載されています。
• 個人名、住所、口座情報、個人番号を本文に置かず、支払に必要な情報の別管理、添付書類の閲覧範囲、保存場所、保存期間を学内手続に沿って確認できる状態にしています。
• 決裁前の確認者、決裁後の支払担当、支払予定日、差戻しや金額変更時の再確認方法が明記され、最終的な支払額と決裁記録を後から照合できます。

関連語：決裁、教育実習、起案、個人情報

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

• 文書名、起案日、決裁者、担当部署
• 教育実習の期間、校種、教科、実習生数
• 協力校の区分と、謝礼金の対象者区分
• 謝礼金の単価、件数、合計額、算定根拠
• 旅費の対象者、用務、日程、経路、金額
• 支出科目、予算額、執行額、残額
• 添付する実習計画書、受入確認書、領収書など
• 支払方法、支払予定日、担当者の確認事項

学校名は「協力校A」、指導者は「指導教員A」と置き換えます。氏名、住所、口座情報、個人番号、印影、実習生の氏名は入力しません。経路は必要最小限の区間名にし、予約番号などは伏せます。

関連語：匿名化、個人情報、決裁、教育実習

コピーして使えるプロンプト#

大学の決裁文書として、「教育実習受入謝礼金・旅費精算伺い書」の原案を作成してください。
最終的な金額、支払対象、規程への適合性は担当者が確認します。
不明な情報は推測せず、「要確認」と表示してください。

【大学名】
【起案日】
【担当部署】
【決裁者】
【実習期間】
【校種・教科】
【実習生数】
【協力校名または協力校A】
【謝礼金の対象者区分】
【単価・件数・合計額】
【謝礼金の算定根拠】
【旅費の対象者区分】
【用務・日程・経路】
【旅費の金額】
【支出科目】
【予算額・執行額・残額】
【添付書類】
【支払方法・支払予定日】

本文、金額内訳、添付書類、確認事項の順に整理してください。
個人名、住所、口座情報、個人番号は記載しないでください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 起案者、担当部署、会計担当者、決裁者が、教育実習の実績と支払の必要性を短時間で確認でき、協力校・指導担当者・大学担当者のどの区分に支払うかが曖昧になっていません。
- 本文、実習概要、謝礼金内訳、旅費内訳、予算、添付書類、確認・決裁の順に整理され、謝礼金と旅費の金額を合算しても、各内訳へ戻って検算できます。
- 実習要項、協力依頼や合意の記録、実施報告、学内の謝礼・旅費に関する規程、予算執行資料、領収書等を原資料として示し、確認済みの事項と「要確認」の事項を区別しています。
- 協力校数と件数の不一致、単価の取り違え、実習期間外の支出、同一旅費の重複請求、予定額と実績額の混同、予算残額の計算誤りがないよう、単位と計算式が記載されています。
- 個人名、住所、口座情報、個人番号を本文に置かず、支払に必要な情報の別管理、添付書類の閲覧範囲、保存場所、保存期間を学内手続に沿って確認できる状態にしています。
- 決裁前の確認者、決裁後の支払担当、支払予定日、差戻しや金額変更時の再確認方法が明記され、最終的な支払額と決裁記録を後から照合できます。

関連語：生成AI、プロンプト、決裁、教育実習

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

謝礼金の支払先と名義は、大学の規程、協力校との合意、会計担当の指示で確認します。学校宛てに支払うのか、指導教員個人に支払うのかで、必要な書類や税務上の扱いが変わる場合があります。判断をAIに任せてはいけません。

旅費は、出張命令、実際の経路、領収書などの証拠書類と照合します。実習生の氏名や評価、指導教員の個人住所、口座番号は、AIに入力しません。文書を共有する場合も、閲覧権限を限定します。

AIの出力は、金額計算、規程との適合、添付書類、支払先、決裁権限を教職員が確認します。最終的な支出の可否と決裁は、大学の会計責任者が行います。

関連語：決裁、教育実習、起案、個人情報

関連する文書#

• 0910 教育実習生受け入れ実施要領・指導計画書：実習期間や指導体制の根拠を確認します。
• 0912 学校公文書施行伺い・起案決裁文書フォーマット：決裁文書の基本構成を整えます。
• 0916 学校予算編成要求書・科目別配当予算配分表：予算科目や配当額を確認します。
• 0922 教職員出張命令伺い・復命書：大学職員の旅費に関する資料を整理します。
• 0950 教育実習受入内諾書・実習期間通知公文書：協力校と実習期間の確認に使います。
• 0998 大学公開講座受講料・施設利用料収入会計管理簿：大学の収入・支出管理の整理方法を参考にします。

関連語：起案、決裁、教育実習、個人情報

参考資料#

• 所属する大学の会計規程・旅費規程・謝金取扱規程
• 所属する大学の教育実習受入れに関する規程・要領
• 所属する大学の支出伺い・決裁文書の様式
• 協力校との教育実習受入れに関する確認書・取決め↗