外部講師招へい依頼状・謝金案内

外部講師に、授業や研修への協力を正式に依頼する文書です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

講演内容、日時、会場、謝金、交通費、手続を分かりやすく案内します。

この文書の目的と使う場面#

校長、教頭、教務主任、研修担当者などが、大学教員、専門職、地域人材、企業関係者などの外部講師に対し、特別授業、講演、実技指導、教員研修等への協力を正式に依頼するために使います。依頼に先立つ電話や打合せの内容を、相手が確認できる書面として整理する役割もあります。

使用時期は、講師の内諾を得た後、実施日時・会場・対象者・依頼内容・謝金や交通費の取扱いを確認して、正式な依頼を送る段階です。相手には、引き受けの可否、必要書類、準備物、回答期限、当日の到着方法などを明確に示します。学校側は、依頼内容と経費の扱いが校内の決裁や会計手続に合っているかを確認してから送付します。

児童生徒や保護者向けの案内ではなく、外部講師本人または所属先に向けた依頼文です。講師の所属先を経由する必要がある場合は、宛名、送付先、回答者を事前に確認します。

関連語：個人情報、決裁、著作権、依頼文

作るときのポイント#

1. 依頼の相手と目的を確定します。
   講師本人宛てか所属先宛てかを確認し、対象者、参加予定人数、テーマ、講師に依頼する範囲（講演、実演、質疑応答、資料作成等）を具体的に書きます。「ご講演をお願いします」だけで終えず、学校が期待する役割と所要時間を示します。

1. 日時・会場・当日の流れを一致させます。
   実施日、開始・終了時刻、受付時刻、会場名、来校時の入口、機器使用の有無を、校内の実施計画や講師との打合せ記録と照合します。オンラインの場合は接続方法やテストの有無も記載します。

1. 謝金と交通費を分けて案内します。
   金額が確定している場合は、校内規程や決裁済みの内容どおりに記載します。未確定の場合は「確認中」とし、税の扱い、支給時期、交通費の範囲などを推測して補いません。講師が立替える費用、領収書等の必要書類、支給方法は、会計担当に確認します。

1. 相手に求める回答と提出物を明示します。
   引受けの可否、講師名の表記、所属先、配慮事項、使用機器、資料の事前送付の要否などを、回答期限と回答方法とともに示します。口座番号などの個人情報は依頼状本文に書かず、安全な提出方法を別途案内します。

1. 送付前に校内確認と公開範囲を確認します。
   校長等の決裁、予算、講師名・所属・肩書、添付資料、宛名、送信先を確認します。児童生徒の写真、参加者名簿、講師の個人情報を添付する場合は、必要性と共有範囲を確認し、不要な情報は載せません。

関連語：個人情報、決裁、著作権、依頼文

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【年】年【月】月【日】日

【講師の所属先】
【部署名】
【講師名】様

みらい市立青葉中学校
校長　【校長氏名】

外部講師による特別授業のお願い

　平素より本校の教育活動にご理解とご協力を賜り、ありがとうございます。
　このたび、本校第【学年】学年の生徒を対象とする特別授業について、貴職にご指導を賜りたく、下記のとおりお願い申し上げます。
　ご多用のところ恐縮ですが、内容をご確認のうえ、【回答期限】までに、引受けの可否を【回答方法：メールまたは電話等】にてお知らせくださいますようお願いいたします。

記

1　実施目的
　生徒が【学習上の目的・身に付けたい力】について理解を深め、【教科・総合的な学習等との関連】を考える機会とするためです。

2　テーマ
　【特別授業のテーマ】

3　日時
　【実施日】　【開始時刻】から【終了時刻】まで
　※講師の受付時刻は【受付時刻】を予定しています。

4　会場
　みらい市立青葉中学校　【会場名】
　来校時は【来校時の案内】をご利用ください。到着後は【受付場所・担当者】へお声がけください。

5　対象
　本校【学年・学級等】　【予定人数】名
　参加者の学習状況や配慮事項については、必要な範囲で事前に担当者からお伝えします。

6　お願いする内容
　(1) 【講演・講義・実演等】　【所要時間】
　(2) 生徒からの質疑応答　【所要時間】
　(3) 必要に応じた【実技指導・資料説明等】
　授業内容や進行についてご希望がありましたら、事前に担当者までご相談ください。

7　準備物・機器
　本校で準備するものは【準備可能な機器・物品】です。
　講師にご準備をお願いするものは【資料・実演用具等】です。資料の配付を予定する場合は、【提出期限】までに【提出方法】でお送りください。
　使用機器や資料について、事前確認が必要な場合はお知らせください。

8　謝金
　謝金は、【校内規程・決裁内容に基づく金額／確認中】です。
　支給の時期、請求書その他の必要書類、税の取扱いについては、【確定情報または確認中である旨】を別途ご案内します。現時点で確定していない事項については、確定後に改めてお知らせします。

9　交通費
　交通費は、【支給する／支給しない／取扱い確認中】です。
　支給する場合の対象範囲、手続、必要書類については、【会計担当者等】に確認のうえご案内します。交通手段や立替えについては、事前にご相談ください。

10　ご回答いただきたい事項
　(1) 本依頼の引受けの可否
　(2) 当日の講師名および所属先の表記
　(3) 必要な機器・会場条件
　(4) 事前送付を希望する資料や確認事項
　(5) 謝金・交通費の手続に必要な書類

11　回答期限・連絡先
　回答期限：【回答期限】
　担当：【担当部署・担当者名】
　電話：【学校の代表電話番号】
　メール：【学校の担当窓口メールアドレス】
　※個人情報や口座情報は、通常のメール本文には記載せず、学校が案内する方法でご提出ください。

　ご不明な点やご都合の調整がございましたら、上記担当までご連絡ください。ご負担をおかけしますが、本校の教育活動へのご協力を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

以上

関連語：個人情報、決裁、著作権、依頼文

良い文章の条件#

• 読み手が外部講師または所属先であることを踏まえ、冒頭で依頼の可否を求める文書だと分かり、学校内向けの略語や児童生徒向けの表現を使っていません。
• 件名、依頼の趣旨、実施概要、依頼内容、謝金・交通費、回答方法の順に整理され、相手が最初に日時・会場・対象・依頼事項・回答期限を確認できます。
• 学校の実施計画、講師との事前協議記録、校内決裁文書、予算・会計担当の確認内容と照合し、開始時刻、終了時刻、人数、金額、提出期限に食い違いがありません。
• 謝金の金額、交通費の支給条件、税や請求書の扱いを、確定事項と確認中の事項に分けています。未確認の規程、支給額、税率、支払日を断定していません。
• 講師にしてほしいことと学校が準備・案内することが分かれ、資料、機器、来校方法、事前提出物、回答期限などの抜けや、講師に過大な準備を求める曖昧な表現がありません。
• 宛名、講師名・所属、添付資料、個人情報の共有範囲、校長等の決裁、送信先と送付方法を最終確認しています。口座情報や不要な参加者情報を本文・添付に含めず、問い合わせ先も実際に対応できる窓口になっています。

関連語：個人情報、決裁、著作権、依頼文

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す情報は、次の項目に整理します。未定の項目は「未定」と書きます。

• 文書の種類：依頼状、謝金案内、依頼状と別紙など
• 学校種、学校名、担当部署、差出人の役職
• 講師の属性：専門分野、所属種別、宛名の敬称
• 実施目的、授業名、研修名、扱うテーマ
• 実施日時、会場、対象者、人数、所要時間
• 依頼する内容、講師に準備を求める物
• 謝金の金額または規程名、交通費の扱い
• 支給に必要な書類、支払時期、回答期限
• 連絡方法、当日の入校方法、配慮事項
• 文体、用紙、別紙の有無、校内の指定様式

児童生徒、講師、教職員の実名や住所は入力しません。
「児童A」「講師B」「担当者C」のように置き換えます。
電話番号、メールアドレス、口座情報も入力欄に入れません。
未公開の契約情報や個人の健康情報も、必要がなければ省きます。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、プロンプト

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧内を置き換えて使います。
金額や支給条件は、所属する自治体・学校の規程と照合します。

あなたは学校事務と教育文書に詳しい編集者です。
次の情報を基に、外部講師への正式な依頼状を作成してください。

【文書の種類】：外部講師招へい依頼状・謝金案内
【学校種・学校名】：【例：みらい市立みらい中学校】
【差出人の役職・氏名】：【校長・○○先生】
【講師の表記】：【講師B、専門分野は○○】
【実施目的】：【特別授業・教員研修など】
【テーマ】：【授業・研修のテーマ】
【日時】：【年月日、開始時刻、終了時刻】
【会場】：【校内の会場名】
【対象者・人数】：【対象と人数】
【依頼内容】：【講演、実演、質疑応答など】
【準備物】：【講師に依頼する物】
【謝金】：【規程に基づく金額または未定】
【交通費】：【支給の有無と条件】
【必要書類】：【所属先、請求書など】
【回答期限】：【年月日】
【連絡方法】：【担当部署または担当者】
【文体】：【丁寧で正式な文体】

作成条件：
- 宛名、依頼の趣旨、実施概要、依頼内容を整理する。
- 謝金と交通費は、確定情報と未確定情報を分ける。
- 金額や税の扱いを推測して補わない。
- 個人情報や口座情報を本文に入れない。
- 学校からの依頼文として、過度に堅すぎない表現にする。
- 最後に、教職員が確認すべき項目を箇条書きで示す。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- **読み手が外部講師または所属先であることを踏まえ、**冒頭で依頼の可否を求める文書だと分かり、学校内向けの略語や児童生徒向けの表現を使っていません。
- **件名、依頼の趣旨、実施概要、依頼内容、謝金・交通費、回答方法の順に整理され、**相手が最初に日時・会場・対象・依頼事項・回答期限を確認できます。
- **学校の実施計画、講師との事前協議記録、校内決裁文書、予算・会計担当の確認内容と照合し、**開始時刻、終了時刻、人数、金額、提出期限に食い違いがありません。
- **謝金の金額、交通費の支給条件、税や請求書の扱いを、確定事項と確認中の事項に分けています。**未確認の規程、支給額、税率、支払日を断定していません。
- **講師にしてほしいことと学校が準備・案内することが分かれ、**資料、機器、来校方法、事前提出物、回答期限などの抜けや、講師に過大な準備を求める曖昧な表現がありません。
- **宛名、講師名・所属、添付資料、個人情報の共有範囲、校長等の決裁、送信先と送付方法を最終確認しています。**口座情報や不要な参加者情報を本文・添付に含めず、問い合わせ先も実際に対応できる窓口になっています。

関連語：プロンプト、個人情報、著作権、依頼文

出力フォーマット#

# 外部講師招へいのお願い

令和【年月日】

【講師の表記】様

【学校名】
【校長の役職・氏名】

## 1 趣旨
【依頼する理由と教育上の目的】

## 2 実施概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日時 | 【年月日・時間】 |
| 会場 | 【会場】 |
| 対象 | 【対象者・人数】 |
| 内容 | 【講演・実演など】 |

## 3 講師へのお願い
【担当してほしい内容、準備物、留意事項】

## 4 謝金・交通費
- 謝金：【金額または規程に基づく案内】
- 交通費：【支給条件】
- 手続：【必要書類と提出方法】

## 5 回答方法
【承諾や質問の連絡方法、回答期限】

## 6 連絡事項
【入校方法、資料、撮影・記録などの確認事項】

注意点（個人情報・著作権・確認）#

外部講師の氏名、所属、連絡先は、必要な範囲で扱います。
AIには実名、住所、電話番号、メールアドレスを入力しません。
講師の同意なく、名簿や連絡先を別の目的に使わないでください。

講師が使う写真、映像、配付資料、教材には著作権があります。
授業や研修での使用、複製、配付、校内記録への掲載を確認します。
児童生徒の写真や発言を記録する場合も、校内規程を確認します。

謝金の金額や交通費の支給可否を、AIに判断させてはいけません。
自治体の謝金規程、旅費規程、会計手続、学校の様式を確認します。
源泉徴収などの税務処理は、学校の担当部署へ確認します。

AIの出力は、そのまま送付しません。宛名、日時、曜日、会場、
金額、回答期限、敬語、差出人を教職員が確認します。
校長など決裁権者の確認を受け、正式な方法で送付します。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、依頼文

関連する文書#

• 0002 教務公文書・ビジネスメール作成：依頼状の送付メールや公文書の表現を整えます。
• 0031 出張旅費精算メモ・出張報告書下書き：講師の交通費処理に関する整理に役立ちます。
• 0049 寄贈品・寄付金受納書・お礼状：講師への謝意を伝える文書作成に関連します。
• 0057 教員用スケジュール調整メール：講師との日程調整や変更連絡に使えます。
• 0070 放課後学習ボランティア依頼状：外部協力者への依頼文の構成を検討できます。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、依頼文

参考資料#

• 著作権法↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式