大学院入試（院試）英語免除要件確認票

大学院入試で、TOEICやTOEFLなどのスコアシートを確認する文書です。学校においては、この内容を進路指導、キャリア教育、入試、就職支援の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、募集要項の条件を正確に照合し、判定根拠を残す方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

大学院の入試担当者又は研究科の選考事務担当者が、出願受付前から出願書類確認時までに、出願者から提出された外部英語試験のスコアシート等を募集要項の外国語試験免除条件と照合するために使用します。出願者には、仮番号を用いて試験名、受験日、スコア、提出書類の状況を申告してもらい、個人情報を必要以上に記載しないようにします。

この確認票は、免除の可否を確定する通知ではなく、募集要項の該当箇所、確認した原資料、要確認事項及び確認者を記録し、入試課・研究科間で確認経過を共有するための内部資料です。最終的な取扱いは、当該年度の募集要項及び大学の定める入試手続に基づき、権限を有する部署が判断します。

関連語：個人情報、生成AI、プロンプト、著作権

作るときのポイント#

1. 募集要項を原資料として特定します。 対象年度、研究科・専攻、入試区分を明記し、確認に用いた募集要項の版、ページ又は項目名を記録します。過年度の要項や案内ページだけで判定しないようにします。
2. 試験の種類と提出書類を分けて確認します。 試験名だけでなく、公式スコアシート、公式の電子成績表示、受験者用控えなど、募集要項で認められた書類であるかを記載します。書類の写しを保管する場合は、校内の取扱基準に従います。
3. 受験日・スコア・有効期間を個別に照合します。 スコアの総合点、技能別点、試験区分その他の必要項目を、募集要項の記載順に確認します。有効期間及び提出期限は混同しやすいため、それぞれの基準日を明確にします。
4. 不足や判読困難は「要確認」として残します。 氏名表記の相違、受験日不明、スコア項目不足、提出書類の真正性確認が必要な場合は、推測で補わず、照会先と確認期限を記録します。
5. 確認票の共有範囲を限定します。 出願者の氏名、受験番号、画像データ等は必要な管理簿又は所定システムで扱い、この票には仮番号を用います。確認者、確認日、再確認者及び最終処理部署を記録できる構成にします。

関連語：個人情報、生成AI、プロンプト、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉大学大学院　令和【対象年度】年度入学者選抜
外部英語試験による外国語試験免除要件確認票
（入試事務用・最終判定前）

1　確認の目的
本票は、出願者が提出した外部英語試験のスコア関係書類について、
当該年度募集要項に定める外国語試験免除要件との照合経過を記録する
ものです。本票のみをもって免除の可否を確定するものではありません。

2　対象入試
研究科・専攻：青葉大学大学院【研究科・専攻名】
入試区分：【入試区分】
対象年度：令和【対象年度】年度
出願者仮番号：【出願者仮番号】

3　募集要項の確認
確認した募集要項：【募集要項名・版】
該当箇所：【ページ番号又は項目名】
免除要件の記載：
【募集要項に記載された条件をそのまま転記】
認められる試験：【試験名・試験区分】
必要なスコア項目：【総合点・技能別点等】
有効期間の条件：【募集要項の記載】
提出期限：【実施日】まで／要確認

4　提出書類及び照合結果
提出状況：□ 提出済　□ 未提出　□ 差替え待ち　□ 要確認
確認した書類の種類：
□ 公式スコアシート　□ 公式電子成績表示
□ その他【書類名】　□ 要確認

試験名：【試験名】
試験区分・形式：【該当する場合に記載】
受験日：【実施日】
スコア：【スコア】
募集要項上の必要項目との照合：
□ 試験名・試験区分を確認した
□ 受験日が有効期間の条件に適合する見込みである
□ 必要なスコア項目を確認した
□ 提出書類の種類を確認した
□ 要確認事項がある

5　確認内容
確認結果（事務上の整理）：
□ 募集要項との照合上、追加確認事項は見当たらない
□ 次の事項について確認が必要である
【要確認事項、照会先、確認期限を記載】

判定理由・確認経過：
【募集要項の該当箇所と提出書類の記載内容を基に、事実のみを記載】

6　確認記録
一次確認者：【所属・役割】　【確認者名又は職員番号】
確認日：【実施日】
再確認者：【所属・役割】　【確認者名又は職員番号】
再確認日：【実施日】

留意事項：
本票の確認結果は、入試担当部署及び研究科の定める手続により取り扱う。
免除の最終的な取扱いは、募集要項及び学内の決裁手続に基づき決定する。

関連語：個人情報、生成AI、プロンプト、著作権

良い文章の条件#

• 読み手である出願者及び入試事務担当者が、これは「外部英語試験による外国語試験免除」の照合票であり、合否や免除の確定通知ではないと、件名と冒頭で理解できる内容にします。
• 対象年度、研究科・専攻、入試区分、出願者仮番号を冒頭にそろえ、異なる研究科・入試区分の免除基準を取り違えない構成にします。
• 当該年度の募集要項、該当ページ又は項目、提出された公式スコア関係書類を原資料として示し、ウェブ上の要約情報や記憶だけで基準を転記しません。
• 試験名、試験区分、受験日、必要なスコア項目、有効期間、提出期限を分けて記載し、「スコアは足りるが受験日が対象外」といった確認漏れを防ぎます。
• 氏名表記の相違、書類種別の不適合、電子成績の確認方法、スコア項目の欠落などは「要確認」と明記し、担当者が独自の基準や数値を加えないようにします。
• 確認者・確認日・再確認の記録欄を設け、共有先を入試業務に必要な範囲へ限定した上で、募集要項の該当箇所と照合結果を校内で確認できるようにします。

関連語：個人情報、生成AI、プロンプト、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、個人を特定・照合できない形に整えた情報だけを渡します。出願者を識別する仮番号や対応表は入力せず、必要な場合も単なる「出願者A」など、再識別につながらない表記を使用します。
氏名、受験番号、住所、電話番号、メールアドレスは入力しません。
スコアシート画像をそのままアップロードすることも避けます。

• 対象年度、研究科、専攻、入試区分
• 募集要項にある免除要件の要約
• 認められる試験の種類
• 必要なスコア項目と有効期間
• 出願者を識別する仮番号
• スコアシートの試験名、受験日、スコア
• 提出期限と提出状況
• 確認票に必要な判定欄と備考欄

出願者は「出願者A」、確認者は「担当者B」と置き換えます。
大学名や研究科名も、必要に応じて「本学」「対象研究科」とします。
入力前に、所属する大学の生成AI利用規程を確認します。

関連語：匿名化、生成AI、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトを使うと、確認欄の不足を点検できます。
募集要項の要件は、教職員が正確に転記して入力してください。
AIが作った判定は案にとどめ、最終判断は担当部署が行います。

あなたは大学院入試事務の文書作成を支援する担当者です。
次の情報を基に、英語免除要件確認票の案を作成してください。

【対象年度】：
【研究科・専攻】：
【入試区分】：
【募集要項の免除要件】：
【認められる試験】：
【必要なスコア項目】：
【有効期間・提出期限】：
【出願者の仮番号】：
【試験名】：
【受験日】：
【スコア】：
【提出状況】：
【確認した書類の種類】：

次の条件を守ってください。
・実名、住所、連絡先などの個人情報は記載しない。
・募集要項にない基準や数値を補わない。
・条件が不足する場合は「要確認」と記載する。
・免除の最終判断はせず、確認項目と判定理由の案を示す。
・確認者、確認日、募集要項の該当箇所を記録できる形にする。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 読み手である出願者及び入試事務担当者が、これは「外部英語試験による外国語試験免除」の照合票であり、合否や免除の確定通知ではないと、件名と冒頭で理解できる内容にします。  
- 対象年度、研究科・専攻、入試区分、出願者仮番号を冒頭にそろえ、異なる研究科・入試区分の免除基準を取り違えない構成にします。  
- 当該年度の募集要項、該当ページ又は項目、提出された公式スコア関係書類を原資料として示し、ウェブ上の要約情報や記憶だけで基準を転記しません。  
- 試験名、試験区分、受験日、必要なスコア項目、有効期間、提出期限を分けて記載し、「スコアは足りるが受験日が対象外」といった確認漏れを防ぎます。  
- 氏名表記の相違、書類種別の不適合、電子成績の確認方法、スコア項目の欠落などは「要確認」と明記し、担当者が独自の基準や数値を加えないようにします。  
- 確認者・確認日・再確認の記録欄を設け、共有先を入試業務に必要な範囲へ限定した上で、募集要項の該当箇所と照合結果を校内で確認できるようにします。  

関連語：プロンプト、個人情報、著作権、生成AI

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

スコアシートには、氏名、顔写真、受験番号などが含まれる場合があります。
生成AIには、個人を特定できる情報を入力しないでください。
紙の写しや電子ファイルは、大学の保存規程に従って管理します。

募集要項や試験実施団体の資料には、著作権があります。
必要な条件だけを要約し、資料全体を無断で入力しないようにします。
スコアシートの画像やPDFをAIに読み込ませる場合も、学内規程を確認します。

試験名の略称、スコア項目、受験日の読み違いに注意します。
AIは、存在しない基準を補ったり、古い情報を示したりすることがあります。
判定、出願資格、受験可否は、教職員が原資料を見て判断します。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、生成AI

関連する文書#

大学院入試の出願や進学相談では、複数の文書を組み合わせます。
ただし、各文書の目的と確認責任を分けて運用してください。

• 0535 大学院進学研究計画書作成支援プロンプト：研究計画書の作成を支援します。
• 0595 大学院進学希望者向け指導教員コンタクトメール文面：指導教員への連絡文を整えます。
• 0553 大学入試一般選抜出願日程カレンダー：出願日程の管理に役立ちます。
• 0588 推薦入試面接官用評価スコアシート（高校・大学）：面接評価の記録方法を確認できます。
• 0571 大学入試「志望校決定」校内検討会議資料：入試に関する会議資料の構成を参考にします。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、生成AI

参考資料#

• 所属する大学の大学院学則・入学者選抜規程
• 所属する大学院の当該年度募集要項
• 所属する大学の個人情報保護規程
• 所属する大学の生成AI利用規程・情報セキュリティ規程