転入（編入）保護者向けウェルカムガイド

転入や編入をした家庭に学校生活の基本を伝える案内冊子です。転入と編入では手続や必要書類が異なる場合があるため、所属する自治体・学校の案内に従って区別して記載します。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

必要な手続き、持ち物、連絡方法、相談先を一つにまとめます。

この文書の目的と使う場面#

本冊子は、転入・編入が決まった児童生徒の保護者に対し、学校生活を始める前から初登校後までに必要な情報を、学校が一つにまとめて伝えるための案内です。学級担任、学年主任、事務職員、養護教諭、特別支援教育コーディネーター等が、校内の役割分担に応じて内容を確認し、管理職の確認を経て配付します。

原則として、転入・編入の手続案内時、学校見学・面談時又は初登校日前までに保護者へ渡します。初日に必要な登校時刻、登校場所、持ち物、欠席等の連絡方法、緊急時の連絡先を先に示し、その後に給食、服装、学用品、学校徴収金、相談先を案内します。外国につながる家庭等には、必要に応じてやさしい日本語、通訳・翻訳又は多言語資料の利用方法を案内します。

関連語：学校徴収金、個人情報、やさしい日本語、著作権

作るときのポイント#

1. 転入と編入の区分、必要書類、手続の窓口は、教育委員会及び学校事務の案内と照合します。学校だけで確定できない事項は、推測で補わず「要確認」と記載します。
2. 初日に必要な情報は冒頭に集約します。登校時刻・場所・受付担当・持ち物・保護者の来校要否は、学年、学級、登校班等で異なる場合があるため、個別に確認した内容だけを記載します。
3. 欠席・遅刻・早退、災害や警報発表時、事故・体調不良時の連絡方法は、学校の連絡手段と緊急連絡体制に合わせます。緊急時は学校からの連絡を待たずに緊急通報が必要となる場合があることも、学校の案内に沿って明記します。
4. 給食、食物アレルギー、服薬、医療的ケア、障害に関する情報は、冊子に詳細な健康情報を書かせないようにします。必要な保護者は、指定の相談窓口へ早めに連絡するよう案内し、個別の対応は学校と保護者が確認します。
5. 学用品、服装、学校徴収金、PTA・地域活動は、現行の配付文書・学年資料と一致させます。任意参加の活動と学校教育に必要な手続を混同せず、費用、期限、申込み先が未確定なら「要確認」とします。

関連語：学校徴収金、個人情報、やさしい日本語、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

みどり野市立さくら小学校
転入（編入）された保護者の皆様へ
学校生活ウェルカムガイド

お子様のご転入（ご編入）を心より歓迎します。新しい学校での生活を安心して始められるよう、初日までに確認していただきたいことをまとめました。不明な点は、遠慮なく学校へお尋ねください。

■ 初日に確認すること
・登校日： 【実施日】
・登校時刻： 【確定した時刻】
・登校場所・受付： 【場所／担当者】
・保護者の来校： 【要・不要・要確認】
・初日の持ち物： 【上履き、筆記用具等の確定した持ち物】
・下校時刻・下校方法： 【確定した時刻や方法】
※登校班、通学路及び下校時の引渡しに関することは、【確認先】へ確認してください。安全のため、児童だけで判断して通学方法を変更しないようお願いします。

■ 欠席・遅刻・早退の連絡
欠席、遅刻又は早退をする場合は、【連絡方法】により、【連絡期限】までにお知らせください。
登校後に体調不良やけががあった場合は、学校から【連絡方法】で保護者へ連絡します。緊急の受診、救急要請又は通報が必要な場合は、学校の判断で必要な対応を行い、保護者へ連絡します。
連絡先や緊急連絡先に変更がある場合は、【届出方法】で速やかにお知らせください。

■ 給食・清掃・服装
給食は【開始日又は要確認】からです。給食に関する持ち物、献立の確認方法、給食費の案内は【案内方法】をご確認ください。
食物アレルギー、食事上の配慮、服薬その他の健康に関する相談がある場合は、事前に【相談窓口】へご連絡ください。個別の対応は、必要な書類や面談を通して確認します。
清掃、服装、体育時の服装等は【学校の案内資料名】に従ってください。

■ 学用品・提出物・学校徴収金
学用品： 【学年・学級で必要なもの／要確認】
提出物： 【提出書類名、提出先、期限】
学校徴収金： 【金額を記載しない案内方法、口座登録等の方法】
前の学校で使用していた教材や学用品を継続して使用できるかは、【学年担当又は教科担当】へご確認ください。

■ 相談窓口
学校生活、学習、友人関係、通学、健康、多言語での案内、合理的配慮に関する相談は、【担当・連絡方法】へお申し出ください。通訳・翻訳等が必要な場合も、可能な範囲で調整します。
相談内容は、対応に必要な教職員の間で取り扱います。詳しい事情をお伝えいただく範囲や情報の共有については、相談時に確認します。

■ 緊急時のお知らせ
災害、警報発表、不審者情報その他の緊急時には、【学校からの連絡方法】でお知らせします。保護者の迎えや引渡しが必要となる場合は、学校からの案内に従ってください。
お子様の生命・身体に危険が迫り、直ちに救助や通報が必要なときは、ためらわず緊急通報を行ってください。その後、可能な範囲で学校にもお知らせください。

皆様と確認しながら、お子様の学校生活を支えてまいります。

関連語：やさしい日本語、学校徴収金、個人情報、著作権

良い文章の条件#

• 転入・編入した保護者が、初登校前に読むことを想定し、冒頭で登校日、時刻、場所、持ち物、保護者の来校要否、下校方法を確認できる構成になっています。
• 欠席・遅刻等の連絡、学校からの緊急連絡、災害時の引渡しを、日常の案内と分けて見出し化し、連絡手段と確認先を探しやすくしています。
• 転入・編入手続、通学区域・通学路、給食、学校徴収金、学用品、服装について、教育委員会の案内、学校要覧、学年通信、事務手続資料等の現行資料を確認しています。
• 給食の可否、アレルギー対応、服薬、合理的配慮、通学上の安全対応を一律に約束せず、事前相談が必要な事項と担当窓口を明確にしています。
• 保護者に健康情報、家庭事情、在留状況その他の個人情報を冊子へ記入・送信させる表現を避け、必要な情報の共有先と方法は個別相談で確認する形にしています。
• 配付前に、管理職、教務、事務、養護、学年担当及び連絡配信担当者が、日付、連絡先、費用案内、配信手段、地域・PTA関係の記載を校内の最新運用と照合しています。

関連語：個人情報、学校徴収金、やさしい日本語、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を整理してから、AIに入力します。

• 対象校種と学年、転入か編入か
• 文書を渡す時期と、想定する読み手
• 始業時刻、下校時刻、登校方法
• 欠席、遅刻、早退の連絡方法
• 給食、清掃、服装、学用品の概要
• 学校徴収金の種類と案内方法
• 保健室、相談室、教育相談の窓口
• 災害時や緊急時の連絡方法
• 提出物、提出先、提出期限
• 使用できる言語や、配慮が必要な事項

児童生徒の実名、住所、電話番号、健康情報は入力しません。
個人を特定できる情報は入力せず、必要な場合も、組合せによって特定されないよう情報を抽象化した上で、所属する自治体・学校の個人情報取扱規程に従って扱います。
家庭の事情や在籍校の情報も、必要最小限にします。

AIには、学校の規程や確定した資料だけを渡します。
未確認の内容は「要確認」と明記して区別します。
AIの出力は、教職員が規程や現状と照合して最終判断します。

関連語：匿名化、個人情報、学校徴収金、著作権

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧の部分を入力します。

あなたは学校文書の編集者です。
【対象校種・学年】の転入（編入）保護者向けウェルカムガイドを作ってください。

目的は、転入した家庭が学校生活を安心して始められるようにすることです。
次の情報だけを使い、未確認の内容は「要確認」と表示してください。

学校名：【学校名】
配布時期：【配布時期】
登校・下校：【確定した時刻や方法】
欠席・遅刻の連絡：【方法】
給食・清掃・服装：【概要】
学用品・提出物：【内容】
学校徴収金：【案内方法】
相談窓口：【担当や方法】
緊急時の連絡：【方法】
多言語・合理的配慮：【必要な案内】

歓迎の言葉を入れ、見出しと箇条書きを使ってください。
保護者が初日に確認する事項を先に示してください。
児童生徒の評価、支援の要否、家庭への対応を判断しないでください。
個人情報は記載せず、学校の規程と異なる内容を作らないでください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 転入・編入した保護者が、初登校前に読むことを想定し、冒頭で登校日、時刻、場所、持ち物、保護者の来校要否、下校方法を確認できる構成になっています。  
- 欠席・遅刻等の連絡、学校からの緊急連絡、災害時の引渡しを、日常の案内と分けて見出し化し、連絡手段と確認先を探しやすくしています。  
- 転入・編入手続、通学区域・通学路、給食、学校徴収金、学用品、服装について、教育委員会の案内、学校要覧、学年通信、事務手続資料等の現行資料を確認しています。  
- 給食の可否、アレルギー対応、服薬、合理的配慮、通学上の安全対応を一律に約束せず、事前相談が必要な事項と担当窓口を明確にしています。  
- 保護者に健康情報、家庭事情、在留状況その他の個人情報を冊子へ記入・送信させる表現を避け、必要な情報の共有先と方法は個別相談で確認する形にしています。  
- 配付前に、管理職、教務、事務、養護、学年担当及び連絡配信担当者が、日付、連絡先、費用案内、配信手段、地域・PTA関係の記載を校内の最新運用と照合しています。  

関連語：プロンプト、個人情報、学校徴収金、著作権

出力フォーマット#

# 【学校名】転入（編入）される保護者の皆様へ

## 1　ようこそ
- 歓迎の言葉
- 初登校日までに確認すること

## 2　学校の基本情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 所在地・校時 | 【確定情報】 |
| 登下校 | 【確定情報】 |
| 連絡方法 | 【確定情報】 |

## 3　毎日の学校生活
- 服装、学用品、給食、清掃
- 欠席、遅刻、早退の連絡

## 4　提出物と費用
- 提出物、提出先、期限
- 学校徴収金の案内方法

## 5　健康と安全
- 保健室、緊急時、災害時の連絡
- 通学上の注意

## 6　相談窓口
- 担任、管理職、養護教諭など
- 相談の方法

## 7　転入後の予定
- 面談、行事、教材など

## 8　確認欄
- 保護者が確認したいこと
- 学校への質問

注意点（個人情報・著作権・確認）#

児童生徒の氏名、住所、顔写真、在籍歴は、原稿に載せません。
個別の支援内容や健康情報も、共通冊子には記載しません。
必要な個別情報は、保護者と確認し、適切な方法で別に扱います。

校内地図や通学路図は、安全上の掲載範囲を確認します。
防犯上、校舎の詳細や職員の個人連絡先は載せません。
写真、イラスト、翻訳文には、利用条件や著作権を確認します。

AIが作った時刻、費用、制度、連絡先をそのまま使いません。
管理職、担当者、事務担当などが、事実と規程を確認します。
配布前に、表記、日付、曜日、提出先、連絡方法を点検します。

判断が必要な支援や就学上の配慮を、AIに決めさせません。
最終的な内容、配布方法、個別対応は教職員が判断します。

関連語：個人情報、著作権、学校徴収金、やさしい日本語

関連する文書#

• 0730 新入生保護者説明会（入学説明会）配布レジュメ：学校生活の基本説明を参考にします。
• 0731 転出（転校）手続き案内プリント：転出入に関係する手続きの整理に使います。
• 0704 学校諸費（給食費・教材費・積立金）口座振替案内：学校徴収金の説明を補います。
• 0712 学年だより（月次発行用・行事と持ち物案内）：学年ごとの予定や持ち物を補います。
• 0745 外国人保護者向け「学校生活のきまり（やさしい日本語）」：伝わりやすい表現を検討します。
• 0756 学校安心メール・連絡アプリ導入説明書：家庭への連絡方法を案内します。

関連語：学校徴収金、個人情報、著作権、やさしい日本語

参考資料#

• 学校教育法↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式