学校安心メール・連絡アプリ導入説明書

学校安心メール・連絡アプリ導入説明書は、保護者が連絡アプリを登録し、緊急連絡や欠席連絡を受け取るための案内です。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、登録手順、利用上の注意、登録できない場合の対応を分かりやすく整理する方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

この説明書は、学校の連絡アプリを初めて利用する保護者に対し、アプリの入手から利用者登録、学校とのひも付け、通知設定、欠席連絡までの方法を案内するために使用します。学級担任、学年担当、情報担当者または事務担当者が、新入学・進級時、転入時、アプリ変更時などに配布します。

主な目的は、緊急時・臨時休業時・気象警報時・行事変更時等の学校連絡を確実に届けること、及び保護者が学校の定めた方法で欠席・遅刻・早退の連絡を行えるようにすることです。アプリの登録状況は、必要に応じて学校が確認しますが、欠席連絡の受理や出欠の最終的な取扱いは、学校の担当者が校内の手順に従って行います。

配布前に、実際のアプリ画面、登録コード等の配付方法、連絡受付時間、アプリを利用できない場合の代替手段を確認し、学校ごとの運用に合わせて記載します。

関連語：個人情報、学校感染症、著作権、生成AI

作るときのポイント#

1. アプリ名、画面名、ボタン名、登録コードの扱いは、学校が契約しているサービスの実画面と照合します。画面画像を載せる場合は、氏名、電話番号、メールアドレス、児童生徒情報、コード等を伏せます。
2. 登録前に必要なものとして、利用する端末、受信可能なメールアドレスまたは電話番号、学校から配付する案内書類等を明記します。登録コードを使う運用では、他者への転送・SNS掲載をしない注意を記載します。
3. 欠席連絡は、「送信できる時間」と「学校が確認する時間」が同じとは限りません。受付時間、当日連絡の締切、連絡内容、送信後の確認方法は、校内の出欠確認手順と一致させます。
4. 通信障害、端末故障、機種変更、ログイン不能、通知未着の場合の連絡先と代替手段を示します。生命・身体に関わる緊急時はアプリ連絡を待たず、学校が定める緊急時の連絡方法を用いるよう明記します。
5. 配布前に、情報担当者、管理職、欠席連絡を確認する担当者が試用し、登録完了画面、通知受信、学校側での受信表示を確認します。更新日、見直し担当、次回見直し時期を記載します。

関連語：個人情報、学校感染症、著作権、生成AI

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

みらい市立みらい小学校
学校安心メール・連絡アプリ導入説明書
配布日：【実施日】
登録期限：【学校が指定する日】
問い合わせ先：【学校が指定する窓口名】

1　アプリを利用する目的
本校では、緊急連絡、臨時休業・行事変更等のお知らせ、欠席・遅刻・早退の連絡に【アプリ名】を使用します。お子様の安全に関わる連絡を確実にお届けするため、保護者の皆様は登録期限までに登録をお願いします。

2　登録前に準備するもの
・アプリを利用するスマートフォンまたはタブレット
・受信確認ができるメールアドレスまたは電話番号【要確認】
・学校から配付された登録案内または登録コード【要確認】

3　初期登録の手順
(1) ご利用の端末で【アプリ名】を入手してください。
(2) アプリを開き、「新規登録」【実際の画面名に修正】を選択してください。
(3) 画面の案内に従い、利用者情報を入力してください。
(4) 学校から案内した方法で、本校とのひも付けを行ってください。
(5) お子様との関係、学年・組等を選択する画面がある場合は、表示内容を確認して登録してください。
(6) 「通知設定」【実際の画面名に修正】で、学校からの通知を受け取れる設定にしてください。
(7) 登録完了画面が表示され、学校名またはお子様の情報が正しく表示されることを確認してください。

4　通知設定について
緊急連絡を受け取れるよう、端末本体の通知設定とアプリ内の通知設定をオンにしてください。機種変更、アプリの再インストール、メールアドレス変更をした場合は、通知設定と学校とのひも付けを再確認してください。

5　欠席・遅刻・早退を連絡する場合
(1) アプリの「欠席連絡」【実際の画面名に修正】を開きます。
(2) お子様、日付、区分、理由、必要事項を選択または入力します。
(3) 内容を確認して送信します。
(4) 送信完了の表示を確認してください。

受付時間は【学校が指定する時間帯】です。アプリで送信した後も、学校から確認の連絡をする場合があります。出欠の取扱いは、学校が校内の手順に従って確認します。

6　登録・利用ができない場合
通信障害、端末故障、ログイン不能等でアプリを利用できない場合は、【学校が指定する方法】で学校へ連絡してください。登録方法が分からない場合は、【学校が指定する相談方法】をご利用ください。

7　大切な注意
登録コード、認証情報、画面に表示されたお子様の情報を、他の人に渡したり、SNS等に掲載したりしないでください。誤った学校・児童情報が表示された場合、心当たりのない連絡が届いた場合、または第三者による利用が疑われる場合は、操作を中止し、【学校が指定する窓口名】へ連絡してください。
生命や身体に関わる緊急時は、アプリでの連絡を待たず、【学校が定める緊急時の連絡方法】を利用してください。

【教職員確認用】
この説明書は、配布前に実際のアプリ画面、校内規程、契約内容、欠席連絡の運用と照合してください。
更新日：【実施日】　見直し担当：【担当部署・担当者名】

関連語：個人情報、学校感染症、著作権、生成AI

良い文章の条件#

• 新入生の保護者、転入生の保護者、機種変更をした保護者が、自分に必要な手順を判断できるよう、対象者と登録が必要な時期を冒頭に示しています。
• 「準備するもの」「初期登録」「通知設定」「欠席連絡」「利用できない場合」「注意・問い合わせ先」の順に構成し、登録操作と欠席操作を混在させていません。
• アプリ提供事業者の操作マニュアル、学校の契約内容、実機画面、登録案内、校内の出欠確認手順を原資料として照合しています。
• 実画面と異なるボタン名、存在しない登録方法、未確定の受付時間、利用できない連絡先を記載していません。
• 登録コードや認証情報の共有、画面のSNS掲載、誤った児童生徒情報のままの利用を禁止し、その際の中止・相談先を明記しています。
• 配布前に管理職、情報担当者、出欠確認担当者が、保護者用端末で登録から通知受信までを確認し、更新日と見直し担当を記載しています。

関連語：個人情報、学校感染症、著作権、生成AI

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す情報は、次の項目に整理します。アプリ名や画面名は、学校が契約しているサービスの正式な表示に合わせます。

• 対象者：新入生、在校生、転入生など
• 利用目的：緊急連絡、欠席連絡、行事連絡など
• 登録方法：アプリの入手、認証、登録コードの入力など
• 登録期限と、登録できない場合の相談方法
• 欠席、遅刻、早退の連絡方法と受付時間
• 通知を受け取るための端末設定
• 学校が併用する連絡手段と、通信障害時の対応
• 配布する画面画像の位置と、説明する操作
• 文書の配布日、問い合わせ窓口、対象校種

児童生徒や保護者の実名、住所、電話番号、メールアドレス、登録コードは入力しません。画面画像を使う場合は、氏名、識別番号、アカウント情報を塗りつぶします。実際の登録コードは、AIの出力後に教職員が安全な方法で追記します。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、学校感染症

コピーして使えるプロンプト#

保護者向けの「学校安心メール・連絡アプリ導入説明書」を作成してください。

【対象校種】小学校・中学校・高等学校・大学・特別支援学校から選択
【学校名】みらい市立みらい小学校
【対象者】新入生の保護者
【配布時期】4月
【アプリの利用目的】緊急連絡、欠席連絡、行事連絡
【登録手順】アプリ入手、利用者登録、学校とのひも付け、通知設定
【登録期限】学校が指定する日まで
【欠席連絡の方法】アプリの欠席連絡画面から送信
【欠席連絡の受付時間】学校が指定する時間帯
【登録できない場合の対応】学校が指定する相談方法を案内
【併用する連絡手段】学校が指定する方法
【問い合わせ先の表記】学校が指定する窓口名だけを書く
【使用する画面画像】個人情報を伏せた画像を後で挿入
【文体】保護者に分かりやすい、です・ます体
【出力形式】見出し、番号付き手順、注意事項、問い合わせ先

作成上の条件：
- 不明な情報は推測せず、【要確認】と表示する。
- 実在の連絡先、登録コード、個人名は作らない。
- 欠席の受理や出欠の最終判断をAIが行うように書かない。
- 通信障害や端末故障など、アプリを使えない場合の対応欄を設ける。
- 出力後に教職員が、実際の画面、校内規程、契約内容と照合するよう注記する。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 新入生の保護者、転入生の保護者、機種変更をした保護者が、自分に必要な手順を判断できるよう、対象者と登録が必要な時期を冒頭に示しています。  
- 「準備するもの」「初期登録」「通知設定」「欠席連絡」「利用できない場合」「注意・問い合わせ先」の順に構成し、登録操作と欠席操作を混在させていません。  
- アプリ提供事業者の操作マニュアル、学校の契約内容、実機画面、登録案内、校内の出欠確認手順を原資料として照合しています。  
- 実画面と異なるボタン名、存在しない登録方法、未確定の受付時間、利用できない連絡先を記載していません。  
- 登録コードや認証情報の共有、画面のSNS掲載、誤った児童生徒情報のままの利用を禁止し、その際の中止・相談先を明記しています。  
- 配布前に管理職、情報担当者、出欠確認担当者が、保護者用端末で登録から通知受信までを確認し、更新日と見直し担当を記載しています。  

関連語：生成AI、個人情報、著作権、学校感染症

出力フォーマット#

# 学校安心メール・連絡アプリの登録について

## 1　このアプリでできること
- 緊急連絡
- 欠席・遅刻・早退の連絡
- 学校からの行事連絡

## 2　登録する人と登録期限
- 対象：
- 登録期限：
- 登録後に確認すること：

## 3　初期登録の手順
1. アプリを入手します。
2. 利用者登録をします。
3. 学校とのひも付けを行います。
4. 通知を受け取る設定を確認します。
5. 登録完了画面を確認します。

## 4　欠席・遅刻・早退を連絡する方法
- 入力する内容：
- 受付時間：
- 変更や取り消しの方法：

## 5　登録できない場合
- 相談先：
- 相談時に伝える内容：
- アプリを使えない場合の連絡方法：

## 6　利用上の注意
- 通知設定を確認すること
- 登録コードなどを他人に知らせないこと
- 学校からの連絡を定期的に確認すること

## 7　問い合わせ先
- 窓口名：
- 受付時間：

注意点（個人情報・著作権・確認）#

この文書には、児童生徒と保護者の個人情報を扱う機能が含まれます。実名、住所、電話番号、メールアドレス、学級名、登録コードなどを、生成AIに入力しないでください。説明書の見本にも、実在する情報を使わないようにします。

アプリの画面画像を掲載する場合は、氏名、識別番号、通知内容、アカウント情報を隠します。画像や操作説明の利用条件は、契約先やサービス提供者の規約で確認します。第三者が作成した画像を無断で転載しないでください。

完成した説明書は、教職員が必ず確認します。実際のアプリ画面、登録期限、利用機能、欠席連絡の受付時間、校内の連絡経路を照合します。管理職や情報セキュリティ担当者の確認も受けます。

AIの出力をそのまま配布してはいけません。AIには、登録の可否、欠席の受理、緊急時の判断、個別の保護者対応を決めさせません。最終的な運用と判断は、学校の責任で行います。

関連語：個人情報、著作権、学校感染症、生成AI

関連する文書#

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関連語：個人情報、著作権、学校感染症、生成AI

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 文部科学省「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」↗
• 所属する自治体・学校の情報セキュリティ規程、連絡アプリ運用規程、配布様式