大学保護者会（教育後援会）総会資料

大学保護者会や教育後援会の総会で、大学の取組と成果を説明する資料です。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、保護者に伝わる構成、数値の示し方、生成AIへの指示方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

大学保護者会又は教育後援会の担当部署、学生支援部門、キャリア支援部門、施設・管財部門及び広報担当者が、総会の開催前に作成し、出席する保護者・保証人等に配付又は説明用投影資料として用います。使用時期は、定時総会、年度活動報告会、教育後援会の役員会後の報告などです。

資料の目的は、大学が行っている学修支援、キャリア・就職支援、キャンパス環境整備について、保護者が学生生活との関係を理解できるよう、確定した事実を整理して伝えることです。教育後援会費を扱う場合は、会計報告・事業報告・承認を求める事項を、大学の事業報告と混同しないよう区分して記載します。

総会後は、配付資料、説明時の修正事項、承認結果及び質疑応答の記録を、所管部署と教育後援会で共有します。学生又は保護者に関する相談内容、就職先が特定される少数事例等は、総会資料に掲載しません。

関連語：個人情報、生成AI、著作権、プロンプト

作るときのポイント#

1. 総会資料としての位置付けを分けます。 大学の教育・学生支援に関する報告、教育後援会の事業・会計に関する報告、総会で承認を求める議案を見出しから分けます。大学が決定済みの事項と、今後検討する計画も区別します。

1. 学修支援は学生が利用する場面で示します。 履修相談、学習相談、補習・補講、障害学生支援、学修環境の整備などについて、対象者、実施部署、利用方法、実施期間を確認します。利用件数を示す場合は、集計範囲と時点を付記します。

1. 就職実績は定義と集計時点をそろえます。 「就職希望者」「就職決定者」「進学者」等の定義、分母・分子、対象となる卒業予定者又は卒業者、集計基準日を就職担当部署の確定資料と照合します。内定率等の用語は、大学内で用いる算出方法と一致させます。

1. 環境整備は実績・予定・未定を混同しません。 完了した工事や導入済み設備は実施時期と内容を、今後の計画は決定状況、予定時期、変更の可能性を明記します。予算額や契約先など、総会資料への掲載範囲は担当部署と教育後援会で確認します。

1. 配付前の確認経路を定めます。 原稿は、学生支援、キャリア支援、施設、財務又は後援会事務局、個人情報・広報の担当者が確認し、総会当日の説明者と掲載内容を一致させます。質疑への回答が未確定の場合は、回答期限と担当窓口を記録します。

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例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【年度】年度　青葉未来大学教育後援会総会資料
開催日時：【実施日】 【開始時刻】～【終了時刻】
会場：【会場名】／開催方法：【対面・オンライン併用等】
対象：本学学生の保護者・保証人等、教育後援会会員
作成：青葉未来大学【担当部署名】・青葉未来大学教育後援会事務局

1　資料作成の目的
本資料は、本学における学生の学修支援、キャリア・就職支援及びキャンパス環境整備の取組を、保護者・保証人等に報告するために作成したものです。
教育後援会の事業及び会計に関する事項は、第5項に記載します。

2　学修支援の取組
本学では、学生が授業計画を理解し、必要な支援につながることができるよう、【担当部署名】を窓口として、履修に関する相談を受け付けています。
【実施期間】には、【取組名】を実施しました。対象は【対象学生】であり、利用方法は【予約方法又は申込方法】です。
また、学修上の配慮を必要とする学生については、本人からの相談を受け、関係部署が連携して支援を検討しています。個別の相談内容及び対応状況は、個人情報保護のため本資料には掲載しません。
次年度は、【今後の取組案又は決定済みの取組】を予定しています。実施内容及び時期は、決定後に大学ウェブサイト等でお知らせします。

3　キャリア・就職支援及び就職状況
キャリア支援センターでは、進路相談、応募書類に関する相談、就職活動に関する講座、求人情報の提供を行っています。利用対象及び実施方法は、【対象学生・実施方法】です。
就職状況は、【集計基準日】現在の確定データに基づき、次のとおり報告します。
・対象：【学部・学年・卒業予定者又は卒業者の範囲】
・就職希望者数：【人数】人
・就職決定者数：【人数】人
・就職決定率：【割合】％
・進学者数：【人数】人
上記の就職決定率は、就職希望者数を分母、就職決定者数を分子として算出しています。集計後に進路が判明した学生については、次回の確定報告に反映します。

4　キャンパス環境整備
【実施時期】に、【建物・設備等の名称】について、【整備内容】を実施しました。本整備は、【利用者又は改善を目指す事項】に対応することを目的としています。
今後は、【整備計画名】について【予定時期】の実施を検討しています。これは【決定済み・検討中】の計画です。検討中の事項は、予算、関係手続及び学内調整の状況により変更となる場合があります。

5　教育後援会からの報告及び承認事項
（1）令和【年度】年度事業報告：【原資料名】に基づき報告します。
（2）令和【年度】年度会計報告：【原資料名】に基づき報告します。
（3）令和【年度】年度事業計画（案）：【承認を求める内容】
（4）令和【年度】年度予算（案）：【承認を求める内容】
承認結果は、議事録に記録し、後日【共有方法】により会員へお知らせします。

6　保護者・保証人等へのお願い
学生本人の進路や学修に関する相談は、まず学生が大学の相談窓口を利用できるようお声がけください。保護者・保証人等からの一般的なお問い合わせは、【問い合わせ窓口】で受け付けます。
個別の学生情報については、本人の意思及び大学の取扱いに基づき、回答できる範囲が異なります。

7　今後の確認事項
・【担当部署名】：【確認事項】を【期限】までに確認する。
・教育後援会事務局：【承認結果又は議事録】を【期限】までに整理する。
・【担当者又は部署名】：未回答の質問について、【回答予定日】までに回答する。

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良い文章の条件#

• 保護者・保証人等が読む資料であることを踏まえ、学生向けの制度名称だけで済ませず、利用対象、相談窓口、利用方法を分かる言葉で補足しています。
• 「学修支援」「就職・進路支援」「キャンパス環境整備」「教育後援会の報告・承認事項」の順など、総会で説明する流れに沿った構成になっています。
• 就職状況は、キャリア支援部門が確認した確定データ、集計基準日、対象範囲、就職希望者数及び就職決定者数と照合できる記載になっています。
• 環境整備について、実施済みの工事・設備導入、決定済みの計画、検討中の構想を混同せず、未確定の予定を完了事項のように示していません。
• 教育後援会費による事業、大学予算による事業及び総会で承認を求める議案を区別し、会計報告・予算案の原資料と一致しています。
• 配付前に、学生支援、キャリア支援、施設、教育後援会事務局及び広報・個人情報担当が、掲載数値、表現、公開範囲を確認しています。

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AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

生成AIには、次の項目を整理して渡します。数値は出典と集計時点を添えます。

• 総会の名称、開催時期、資料の用途
• 大学の教育方針と、今年度に重点を置く取組
• 学修支援の内容、利用方法、相談窓口
• キャリア教育、就職支援、進路状況の確定データ
• キャンパス環境整備の実績、費用の扱い、今後の計画
• 教育後援会の事業報告、会計報告、承認事項
• 保護者に伝えたい協力依頼と問い合わせ方法
• 希望するページ数、文体、図表の有無

学生の氏名、学籍番号、住所、連絡先、進路先が特定できる情報は入力しません。個別事例は「学生A」「保護者B」のように置き換えます。少人数の進路や相談内容は、人数を伏せるか、集計単位をまとめます。大学の内部資料を入力する場合は、学内の生成AI利用規程を確認します。

関連語：匿名化、個人情報、生成AI、著作権

コピーして使えるプロンプト#

大学保護者会（教育後援会）の総会資料の原案を作成してください。
読み手は大学生の保護者です。
目的は、大学の学修支援体制、就職・進路支援の状況、
キャンパス環境整備の実績と今後の計画を分かりやすく説明することです。

【大学名】
【総会名】
【開催時期】
【資料の用途】
【大学の教育方針】
【学修支援の取組】
【キャリア・就職支援の取組】
【就職実績の確定データと集計時点】
【キャンパス環境整備の実績】
【今後の整備計画】
【教育後援会の報告・承認事項】
【保護者へのお願い】
【問い合わせ窓口】
【希望するページ数】
【文体や表現上の希望】

事実として与えた情報だけを使ってください。
不足している情報は推測せず、「要確認」と表示してください。
就職実績は、対象者、分母、分子、集計時点を明記してください。
学生や保護者の個人が特定される情報は例示しないでください。
評価、承認、予算配分、支援の適否を決定せず、原案作成にとどめてください。
見出し、本文、表の順に整理し、保護者に分かる言葉で書いてください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 保護者・保証人等が読む資料であることを踏まえ、学生向けの制度名称だけで済ませず、利用対象、相談窓口、利用方法を分かる言葉で補足しています。  
- 「学修支援」「就職・進路支援」「キャンパス環境整備」「教育後援会の報告・承認事項」の順など、総会で説明する流れに沿った構成になっています。  
- 就職状況は、キャリア支援部門が確認した確定データ、集計基準日、対象範囲、就職希望者数及び就職決定者数と照合できる記載になっています。  
- 環境整備について、実施済みの工事・設備導入、決定済みの計画、検討中の構想を混同せず、未確定の予定を完了事項のように示していません。  
- 教育後援会費による事業、大学予算による事業及び総会で承認を求める議案を区別し、会計報告・予算案の原資料と一致しています。  
- 配付前に、学生支援、キャリア支援、施設、教育後援会事務局及び広報・個人情報担当が、掲載数値、表現、公開範囲を確認しています。  

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出力フォーマット#

# 大学保護者会（教育後援会）総会資料

## 1. 総会の目的
- 開催の趣旨：
- 報告・承認する事項：
- 配布資料の範囲：

## 2. 大学の教育方針と今年度の重点
本文：

## 3. 学修支援体制
| 支援内容 | 対象 | 利用方法 | 問い合わせ先 |
|---|---|---|---|

## 4. キャリア・就職支援
本文：
- 主な支援：
- 利用時期：
- 相談窓口：

## 5. 就職・進路の状況
| 項目 | 数値 | 対象・定義 | 集計時点 |
|---|---:|---|---|

## 6. キャンパス環境整備
- 実施したこと：
- 学生への効果：
- 今後の計画：

## 7. 教育後援会の報告・承認事項
本文：

## 8. 保護者へのお願いと問い合わせ
本文：

## 9. 注記・出典
本文：

注意点（個人情報・著作権・確認）#

就職実績は、大学の評価に関わるため、広報担当、キャリア支援担当、関係部署で確認します。就職率の定義や集計時点が異なると、過年度や他大学との比較が誤解を招きます。比較を行う場合は、条件をそろえます。

個人の進路、病気、障害、相談内容、経済状況は、総会資料に載せる必要性を慎重に検討します。保護者から問い合わせがあっても、学生本人の同意や大学の規程を確認せず、個別情報を伝えません。

写真、図表、学生の作品、アンケート結果を使う場合は、利用許諾と著作権を確認します。生成AIの出力には、誤った数値や存在しない制度が含まれることがあります。教職員が原資料と照合し、大学としての最終判断を行います。

関連語：個人情報、著作権、生成AI、プロンプト

関連する文書#

• 0754 学校後援会・同窓会への寄付金趣意書： 教育後援会の目的や支援内容を説明する際に参考にします。
• 0768 学校見学会用プレゼンテーション資料（保護者向け）： 保護者向けに大学の特徴を整理する構成が参考になります。
• 0771 大学プレスリリース：教員の研究成果・受賞速報： 大学の教育研究活動を広報する際に関連します。
• 0772 大学プレスリリース：学生の社会貢献・起業プロジェクト： 学生の活動実績を紹介する際に関連します。
• 0798 大学ホームカミングデー（OB/OG会）招待状： 卒業生や大学関係者との連携を説明する際に参考にします。

関連語：個人情報、生成AI、著作権、プロンプト

参考資料#

• 教育基本法↗
• 学校教育法↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する大学の教育後援会規約・会計規程・広報規程
• 所属する大学の就職状況調査要領・個人情報保護規程