地域防災フェスタ（起震車体験等）開催案内

地域防災フェスタの日時、会場、体験内容、申込方法を知らせるチラシです。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

学校、自治会、消防などの役割を整理し、安全に参加できる案内を作ります。

この文書の目的と使う場面#

学校の地域連携担当者、PTA担当者又は行事担当者が、自治会、消防等の協力団体と実施内容を確認した上で、開催日の前に保護者、児童及び地域住民へ配付・掲載する案内です。起震車、防災用品の展示、初期消火、避難所体験等の内容、参加条件、申込方法及び当日の安全上の注意を、参加者が迷わず確認できるように示します。

学校は、児童が保護者又は責任のある大人と安全に参加できること、体調や特性により体験が難しい場合にも見学や代替的な参加方法を選べることを伝えます。あわせて、荒天・地震等の非常時の中止判断、会場で体調不良や危険が生じた場合の連絡先・対応担当を、主催者間で事前に整理して案内します。

関連語：地域連携、個人情報、生成AI、著作権

作るときのポイント#

1. 日時・会場・実施主体を一致させます。 学校、自治会、消防等の案内で、開催日、受付時間、会場、主催・協力の区分及び問合せ先に相違がないか確認します。会場の入口、受付場所、駐車場の有無も必要に応じて明記します。
2. 起震車体験の参加条件を協力機関に確認します。 年齢、身長、健康状態、同乗できる人数、運行中止となる天候等は、起震車の運用者が示す当日の基準に従います。学校独自の医学的な可否判断は記載しません。
3. 体調・障害・アレルギーへの配慮を示します。 体調不良、けが、乗り物酔いへの不安等がある場合は、無理に体験しないことを案内します。見学、展示体験等の代替参加の可否、介助者同伴や休憩場所について、主催者間で確認します。
4. 事故・災害時の動きを具体化します。 危険の兆候や体調不良を感じた参加者は、直ちに近くのスタッフへ申し出ることを記載します。緊急時の通報、保護者連絡、学校管理職への報告は、学校の危機管理計画と当日の運営体制に沿って担当者を定めます。
5. 申込みと個人情報の扱いを必要最小限にします。 申込欄は参加人数、学年等の運営に必要な事項に限ります。健康上の配慮が必要な場合の相談先を設け、情報は対応に必要な担当者だけで共有することを事前に確認します。

関連語：地域連携、個人情報、生成AI、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和○年度　青葉小学校・青葉町自治会 共催
地域防災フェスタ
～見て、体験して、家族で防災を考えよう～

地震や火災など、いざというときに自分と家族を守るための体験行事です。
ご家族や地域の皆様の参加をお待ちしています。

■日時
【実施日】　【受付時間】から【開催終了時間】まで
※起震車体験の受付は【受付終了時刻】までです。

■会場
【会場名・所在地】
受付：【受付場所】
※会場内の案内に従ってお進みください。

■主催・協力
主催：青葉小学校、青葉町自治会
協力：【消防機関名等／要確認】

■対象
青葉小学校の児童と保護者、地域にお住まいの皆様
※小学生は、原則として保護者又は責任のある大人と一緒に参加してください。

■主な体験コーナー
・起震車による地震体験
・消火器を使った初期消火体験【実施の有無を要確認】
・防災用品・非常持出品の展示
・避難所に関する体験・紹介
※体験内容及び実施順は、当日の状況により変更することがあります。

■起震車体験について
体験の可否及び乗車方法は、当日、運用担当者の案内に従ってください。
体調がすぐれない方、けがをしている方、乗り物酔い等に不安がある方は、
無理に乗車せず、見学や他のコーナーへの参加をご検討ください。
配慮が必要な場合は、事前に【問合せ先】へご相談ください。

■参加費・定員
参加費：【無料／要確認】
定員：【定員・事前申込の要否を記載】
※申込みが定員を超えた場合の取扱いは【要確認】です。

■申込み
申込期限：【申込期限】
申込方法：【申込書提出先／二次元コード等】
【申込欄】
参加者氏名：【記入欄】
児童の学年・組（児童の場合）：【記入欄】
参加人数：【記入欄】
配慮に関する相談先：【問合せ先】

■持ち物・服装
動きやすい服装と靴でお越しください。水分補給のための飲み物をお持ちください。
会場の状況により、帽子、雨具等をご用意ください。

■安全に参加するために
・体調不良、けが、危険を感じることがある場合は、直ちに近くのスタッフへお知らせください。
・地震、荒天その他の状況により、体験を中止又は変更することがあります。
・緊急時はスタッフの指示に従い、指定された場所へ避難してください。
・会場内で撮影を行う場合があります。掲載の可否は【学校の確認方法】により確認します。

■中止・変更の場合
【中止判断時刻】までに、【学校ホームページ／連絡方法】でお知らせします。
当日の実施状況は【問合せ先】へご確認ください。

【問合せ先】
青葉小学校　地域防災フェスタ担当
電話：【電話番号】　受付時間：【受付時間】

関連語：地域連携、個人情報、生成AI、著作権

良い文章の条件#

• 保護者、児童及び地域住民が読むことを前提に、児童のみで参加できるか、保護者等の同伴が必要かを、主催者の決定に基づいて明記しています。
• 行事名、日時、会場、受付、体験内容、申込み、安全上の注意、中止時の周知方法及び問合せ先が、探しやすい見出し順で配置されています。
• 起震車の乗車条件、運行可否、当日の案内方法は、消防機関又は運用事業者から示された資料と照合し、学校の推測で補っていません。
• 「必ず体験できる」「安全である」などの断定を避け、天候、機材、混雑、体調等による中止・変更・見学への切替えの可能性を示しています。
• 体調不良、障害特性、アレルギーその他の配慮に関する相談窓口は示しつつ、チラシに健康情報を書かせたり、不特定多数へ共有したりする構成になっていません。
• 配付・公開前に、管理職、行事担当、地域連携担当及び協力団体が、緊急時の通報・保護者連絡・管理職報告の役割、会場導線、連絡先及び中止周知の手段を確認しています。

関連語：個人情報、地域連携、生成AI、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を整理してから、生成AIに入力します。

• 行事名、開催の目的、主催者、協力団体
• 開催日、開始時刻、終了時刻、受付時刻
• 会場名、会場までの案内、駐車場の扱い
• 対象者、参加条件、定員、参加費
• 起震車などの体験内容と、おおよその所要時間
• 申込方法、申込期限、問合せ担当
• 持ち物、服装、雨天時や中止時の連絡方法
• 写真撮影、広報掲載、保険加入に関する扱い

児童名、保護者名、住所、連絡先、申込者名簿は入力しません。
必要な場合は「児童A」「保護者B」「自治会担当者」のように置き換えます。
未公開の会場情報や警備上の情報も、必要最小限にします。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、生成AI

コピーして使えるプロンプト#

小学校と地域自治会が共催する「地域防災フェスタ」の案内チラシを作成してください。
読み手は児童の保護者と地域住民です。安心して参加できる、簡潔で親しみやすい文体にしてください。
個人名、住所、電話番号、メールアドレスは使わず、必要な箇所は【問合せ先】などの欄にしてください。
参加条件や安全上の注意を、断定しすぎず正確に示してください。

【行事名】
【開催日】
【受付・開催時間】
【会場】
【主催者】
【協力団体】
【対象者】
【体験内容】
【定員】
【参加費】
【申込方法・期限】
【持ち物・服装】
【雨天・中止時の対応】
【問合せ先】
【掲載したい注意事項】

見出し、箇条書き、申込欄を使い、A4判片面のチラシ案として作成してください。
不足情報は推測せず、「要確認」と示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 保護者、児童及び地域住民が読むことを前提に、児童のみで参加できるか、保護者等の同伴が必要かを、主催者の決定に基づいて明記しています。  
- 行事名、日時、会場、受付、体験内容、申込み、安全上の注意、中止時の周知方法及び問合せ先が、探しやすい見出し順で配置されています。  
- 起震車の乗車条件、運行可否、当日の案内方法は、消防機関又は運用事業者から示された資料と照合し、学校の推測で補っていません。  
- 「必ず体験できる」「安全である」などの断定を避け、天候、機材、混雑、体調等による中止・変更・見学への切替えの可能性を示しています。  
- 体調不良、障害特性、アレルギーその他の配慮に関する相談窓口は示しつつ、チラシに健康情報を書かせたり、不特定多数へ共有したりする構成になっていません。  
- 配付・公開前に、管理職、行事担当、地域連携担当及び協力団体が、緊急時の通報・保護者連絡・管理職報告の役割、会場導線、連絡先及び中止周知の手段を確認しています。  

関連語：生成AI、個人情報、著作権、地域連携

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

チラシに参加者名簿や個別の連絡先を載せてはいけません。
申込書を別に作る場合も、収集する情報を必要最小限にします。
写真を掲載する場合は、撮影と広報利用の扱いを事前に確認します。

児童の写真や氏名を学校ホームページなどに載せる場合は、学校の許諾手続を確認します。
写真素材、地図、自治体のロゴなどは、利用条件を確認して使用します。
生成AIが作ったイラストも、既存作品に似ていないか確認します。

AIは、定員、体験の安全基準、天候による中止を判断できません。
消防などの専門機関が示す内容と、学校・自治会の計画を照合します。
出力は教職員が確認し、管理職や主催者が最終判断します。

関連語：個人情報、著作権、生成AI、地域連携

関連する文書#

• 0747 地域防災拠点（避難所）指定に伴う自治会との協定書：避難所運営や自治会との役割を確認します。
• 0714 学校公開日（地域向けオープンスクール）案内状：地域向け行事の案内構成を参考にします。
• 0717 地域学校協働活動ボランティア募集チラシ：地域協力者への周知方法を確認します。
• 0757 児童生徒の個人情報・写真掲載許諾書（Web・広報紙）：写真や氏名の掲載手続を確認します。
• 0789 保護者ボランティア保険加入手続き案内：参加者や協力者の保険確認に役立ちます。

関連語：個人情報、著作権、生成AI、地域連携

参考資料#

• 災害対策基本法↗
• 所属する自治体・学校の防災計画、行事実施要項、写真掲載規程
• 所属する自治体・学校の規程・様式