学校要覧作成マニュアル・レイアウト構成案

学校要覧は、学校の教育目標や沿革、在籍状況、施設などを紹介する公式資料です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、掲載項目の整理、レイアウト設計、個人情報の確認方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

学校要覧は、管理職の確認の下、教務主任、総務担当、広報担当、学年・分掌担当者が連携して作成する、学校の公式な紹介資料です。主な読み手は、入学・転入学を検討する保護者、在籍児童生徒の保護者、地域の関係者、教育委員会等です。年度当初の学校紹介、学校公開、入学説明会、学校運営に関する資料提供、Web掲載用資料の基礎として使用します。

作成開始前に、発行目的、配布先、紙面又はWebでの公開範囲、基準日、発行予定日、原稿確認者を決めます。作成担当者は、学校教育目標、学校経営方針、沿革、在籍数・学級数の集計、年間行事、施設情報などを、校内で確認済みの原資料から収集します。

完成条件は、掲載内容が基準日現在の情報で統一され、管理職及び所管する担当者の確認を終え、写真・氏名・連絡先等の取扱いを確認した上で、定めた媒体と配布範囲に合わせた版を保存できていることです。

関連語：学校要覧、個人情報、校務分掌、著作権

作るときのポイント#

1. 発行条件を最初に固定します。
   発行目的、主な読み手、冊子のページ数、判型、基準日、発行日、紙媒体・Web掲載の別を「作成台帳」に記録します。基準日が異なる数値や予定を同一紙面に混在させないでください。

1. 掲載項目を原資料ごとに確認します。
   教育目標は学校経営に関する確認済み資料、沿革は保存資料、児童生徒数・学級数は基準日現在の集計、年間行事は学校行事計画、施設は施設担当等の確認済み情報を用います。不明な事項は推測せず、「要確認」として担当者へ戻します。

1. 表紙から最終ページまで役割を分けます。
   表紙には学校名と発行時点を置き、前半に教育目標・学校の特色、中盤に教育活動・年間行事、後半に在籍状況・施設概要・案内を配置するなど、読み手が必要な情報へ到達しやすい順序にします。表の数字、本文、写真説明の間で内容が矛盾していないか確認します。

1. 個人情報と写真の公開範囲を確認します。
   児童生徒の氏名、個別の成績・評価、健康や支援に関する情報、非公開の校内情報は掲載しません。教職員情報は、学校の定める公開範囲を確認し、必要に応じて職名・担当の表示にとどめます。写真は、使用可否、撮影時の説明内容、掲載媒体、公開範囲を校内手続に沿って確認します。

1. 確認中に問題があれば公開作業を止めます。
   写真の利用可否が不明な場合、人数集計が未確定の場合、非公開情報が含まれるおそれがある場合は、印刷入稿、Web更新、外部共有を直ちに中止します。作成担当者は管理職及び該当する原資料の担当者へ連絡し、修正・確認後に作業を再開します。見直し担当と更新日を奥付等の管理欄に記録します。

関連語：学校要覧、個人情報、校務分掌、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【年度】年度　あおば市立青葉小学校　学校要覧
発行日：【実施日】
掲載内容の基準日：【基準日】

【1ページ　表紙】
あおば市立青葉小学校
学校要覧　令和【年度】年度
写真案：校舎外観1点
※写真の掲載可否及び公開範囲は、校内手続により確認済みのものを使用します。

【2ページ　学校の教育目標と学校の特色】
学校の教育目標
自ら学び、互いを大切にし、健やかに行動する児童の育成を目指します。
学校の特色
・基礎的な学習内容の定着を大切にした授業づくり
・読書活動と図書室の活用
・地域と連携した学習活動
・安全な学校生活を支える取組
※具体的な取組名称及び内容は【確認担当】が確認します。

【3ページ　学校の概要・沿革】
学校名：あおば市立青葉小学校
所在地：掲載範囲を確認の上で記載【要確認】
開校：令和【　】年【　】月【　】日【要確認】

沿革
令和【　】年　開校
令和【　】年　【出来事を確認後に記載】
令和【　】年　【出来事を確認後に記載】

【4ページ　在籍状況と教育活動】
児童数・学級数は、【基準日】現在の集計値を掲載します。
第1学年：【児童数】人・【学級数】学級
第2学年：【児童数】人・【学級数】学級
第3学年から第6学年：【確認済み集計値を記載】
全校：【児童数】人・【学級数】学級
※個人を特定できる情報は掲載しません。

主な教育活動
各教科の学習、読書活動、体力づくり、地域との交流活動を計画的に実施します。
活動の実施時期及び内容は、年度の計画により変更することがあります。

【5ページ　年間行事と施設概要】
年間行事
4月：【行事名】
5月：【行事名】
以後の行事は、学校行事計画を確認して記載します。

施設概要
校舎、体育館、図書室、保健室、校庭等を紹介します。
写真案：図書室、体育館、学習活動の様子
※防犯・安全上、公開を控えるべき情報は掲載しません。

【6ページ　教職員組織・問合せ案内】
教職員組織
校長、副校長又は教頭、主幹教諭、学級担任、専科担当、養護教諭、事務担当等
※氏名の掲載は、学校の公開方針及び確認手続に従います。

問合せ案内
学校への連絡方法、受付時間その他の情報は、学校が公開を認めた内容を記載します。
更新日：【実施日】
見直し担当：【担当名又は担当分掌】

発行前確認
□ 基準日と発行日を確認した。
□ 数値を原資料と照合した。
□ 写真、氏名、連絡先の公開範囲を確認した。
□ 管理職及び各掲載内容の担当者が確認した。

関連語：学校要覧、個人情報、校務分掌、著作権

良い文章の条件#

• 保護者、地域、教育委員会等の読み手ごとに、教育目標、在籍状況、行事、施設案内のうち必要な情報を過不足なく配置しています。
• 表紙、学校の特色、沿革、教育活動、数値資料、施設・問合せ案内の順序が明確で、ページごとの役割が重複していません。
• 学校教育目標、学校行事計画、在籍数・学級数の集計、沿革資料、施設担当の確認情報など、掲載項目ごとの原資料が特定されています。
• 児童生徒数の基準日、予定行事の年度、沿革の年号、施設名称が本文・表・写真説明で一致しています。
• 個人を特定できる情報、未確認の連絡先、写真の利用可否が不明な画像、非公開の安全情報を掲載しない構成になっています。
• 発行前に、管理職、教務・総務・広報等の関係担当者が原稿、数値、写真、公開範囲を確認し、更新日と見直し担当を記録しています。

関連語：学校要覧、個人情報、校務分掌、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す情報は、次の項目に整理します。

• 学校種、学校の規模、想定する読み手
• 学校要覧の用途、配布方法、ページ数の目安
• 掲載する項目と掲載しない項目
• 教育目標や学校の特色の要約
• 沿革の年と出来事
• 児童生徒数、学級数、教職員数の集計値
• 主な教育活動、年間行事、施設の概要
• 使用する用紙、判型、色数、写真の点数
• 自治体、学校法人、学校の広報上のルール
• 校長などの確認者と校正の手順

児童生徒、保護者、教職員の実名は入力しません。氏名は「児童A」「保護者B」「教員C」のように置き換えます。住所、電話番号、メールアドレス、顔が判別できる写真、個別の配慮事項も入力しません。

教職員名簿を作る場合は、AIには職名、担当、人数などの匿名化した情報だけを渡します。原稿に掲載するかどうかは、学校の規程と本人への確認を踏まえて人が決めます。

関連語：匿名化、学校要覧、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校広報資料の編集を支援する担当者です。
次の条件で、学校要覧の構成案と原稿案を作成してください。

【学校種】小学校・中学校・高等学校・特別支援学校のいずれか
【学校名】みらい市立みらい小学校
【主な読み手】保護者、地域、教育委員会
【用途】年度当初の学校紹介資料
【ページ数】A4判【　】ページ
【基準日】令和【　】年【　】月【　】日
【学校の教育目標】道徳・学習・体力などの要約
【学校の特色】箇条書きで【　】
【沿革】年と出来事の一覧
【児童生徒数・学級数】匿名化した集計値
【教職員情報】氏名を使わず、職名と担当だけ
【教育活動】主な活動を【　】
【年間行事】月と行事名の一覧
【施設概要】校舎、体育館、図書室などの概要
【写真】使用予定の写真の種類と点数
【掲載できない情報】個人を特定できる情報、非公開情報
【レイアウト条件】色、文字量、表や写真の配置

表紙から最終ページまで、ページごとの見出し、掲載内容、
図表、写真の案を示してください。
事実が不明な項目は推測せず、「要確認」と表示してください。
個人の評価、掲載可否、法的判断は決めないでください。
最後に、教職員が確認する項目をチェックリストで示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 保護者、地域、教育委員会等の読み手ごとに、教育目標、在籍状況、行事、施設案内のうち必要な情報を過不足なく配置しています。  
- 表紙、学校の特色、沿革、教育活動、数値資料、施設・問合せ案内の順序が明確で、ページごとの役割が重複していません。  
- 学校教育目標、学校行事計画、在籍数・学級数の集計、沿革資料、施設担当の確認情報など、掲載項目ごとの原資料が特定されています。  
- 児童生徒数の基準日、予定行事の年度、沿革の年号、施設名称が本文・表・写真説明で一致しています。  
- 個人を特定できる情報、未確認の連絡先、写真の利用可否が不明な画像、非公開の安全情報を掲載しない構成になっています。  
- 発行前に、管理職、教務・総務・広報等の関係担当者が原稿、数値、写真、公開範囲を確認し、更新日と見直し担当を記録しています。  

関連語：生成AI、プロンプト、学校要覧、個人情報

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

学校要覧は、紙で配布するだけでなく、Webサイトなどで公開される場合があります。公開範囲が広いほど、個人情報の扱いに注意が必要です。児童生徒の氏名、顔写真、作品、健康や家庭に関する情報は、掲載の必要性と許可を確認します。

教職員名簿も、氏名、担当、校務分掌などの公開範囲を決めます。名簿を掲載しない場合は、「教職員一同」や職種別人数などに置き換えます。連絡先は、個人の電話番号やメールアドレスを使わず、学校の公式窓口を掲載します。

校章、地図、写真、イラスト、文章を外部から使用する場合は、著作権や利用条件を確認します。AIが作った文章や画像も、そのまま公式資料に使いません。事実、数字、表記、権利関係を教職員が確認します。

AIの出力には誤りや不適切な表現が含まれることがあります。AIに公開可否、個人情報の判断、掲載者の評価を決めさせません。最終的な掲載内容と発行の判断は、学校の責任者が行います。

関連語：個人情報、著作権、学校要覧、校務分掌

関連する文書#

• 0901 学校経営計画書・グランドデザイン策定シート：教育目標や重点目標の表現をそろえます。
• 0902 校務分掌組織表・年間業務分担マトリクス：学校要覧の担当者と確認分担を整理します。
• 0904 校務DX推進計画書（ペーパーレス化・クラウド活用）：電子版の作成や共有方法を検討します。
• 0912 学校公文書施行伺い・起案決裁文書フォーマット：発行前の決裁手続きを整理します。
• 0946 学校の情報セキュリティポリシー（校内規程）策定ガイド：電子データの保存と公開範囲を確認します。
• 0956 学校自己評価・外部評価結果公表パンフレット：学校評価の公表資料との整合を確認します。

関連語：校務分掌、校務DX、決裁、学校要覧

参考資料#

• 学校教育法↗
• 学校教育法施行規則↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 著作権法↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式