学校施設設備修繕要望書（教育委員会提出用）

学校施設設備修繕要望書は、校舎や設備の不具合を調査し、修繕を求める書類です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、事実の整理、緊急度の伝え方、AIへの安全な指示方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

学校施設設備修繕要望書は、校長の確認を経て、学校事務担当者、施設担当者又は校内の担当教職員が教育委員会の施設担当部署へ提出する文書です。雨漏り、外壁のひび割れ、トイレや照明の故障、建具の破損などについて、発見した事実、児童生徒等への影響、応急対応の状況及び修繕の必要性を伝えます。

不具合を発見した時点で、まず校内で現場の安全確保と管理職への報告を行い、写真、点検記録、発見日時、発生場所を整理します。その後、自治体が定める提出時期、様式、緊急連絡の手順に従って提出します。落下、漏電、転倒、立入困難その他の安全上の懸念がある場合は、通常の要望書提出を待たず、学校の緊急時連絡手順により管理職と教育委員会へ連絡します。

この文書は、修繕の要否や優先順位を学校だけで確定するためのものではありません。教育委員会が現地確認、予算措置、修繕方法及び実施時期を検討するために必要な情報を、正確に提供するために用います。

関連語：教育委員会、個人情報、著作権、引用

作るときのポイント#

1. 場所と対象物を特定します。
   「校舎」「昇降口付近」だけでなく、棟、階、室名、位置、設備番号等、校内図面や施設台帳と照合できる情報を記載します。複数箇所は、場所ごとに分けます。

1. 確認済みの事実を時系列で記載します。
   発見日、確認日、天候や使用状況、不具合の状態、範囲及び変化を記録します。「危険である」と断定するのではなく、例えば「天井材にしみがあり、降雨時に床面へ水滴が落下した」のように観察事実を書きます。

1. 安全面と教育活動への影響を分けます。
   けが、感電、落下、滑り等のおそれに関する事実と、授業場所の変更、使用停止、清掃負担等の教育活動への支障を区別します。児童生徒等の実名や健康情報は記載しません。

1. 応急対応と使用制限を明示します。
   立入禁止表示、受け皿の設置、電源停止、使用中止など、学校が実施した対応、実施日、継続状況を記します。未対応の場合は理由ではなく、現時点の状況を記載し、対応の要否を管理職に確認します。

1. 添付資料と緊急度区分を照合します。
   写真には撮影日、撮影場所、撮影方向を付し、本文の箇所番号と対応させます。緊急度は自治体の区分・基準に従い、学校側で根拠なく決定しません。指定様式、提出先、提出期限、校内決裁欄も提出前に確認します。

関連語：教育委員会、個人情報、著作権、引用

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

学校施設設備修繕要望書（教育委員会提出用）

提出日：【実施日】
提出先：【教育委員会の施設担当部署名】
学校名：さくら市立青葉小学校
作成者：【職名・氏名】
校長確認：【職名・氏名・確認日】
連絡担当者：【職名】※連絡先は指定様式又は別途定める方法で記載

1　要望の概要
対象施設：普通教室棟　2階　2年1組教室前廊下
対象設備等：廊下天井及び天井照明付近
不具合の種類：雨漏り
発見日：【実施日】
要望内容：雨水の浸入箇所及び天井内部の状態を点検し、必要な修繕を実施していただきたい。

2　現場で確認した事実
【実施日】午前、降雨後に2年1組教室前廊下の天井にしみを確認した。
同日午後、天井照明付近から床面へ水滴が落下していることを確認した。
水滴の落下範囲は、廊下壁側から約【範囲】である。
【実施日】時点で、天井材の落下は確認していない。
雨水の浸入原因、天井内部及び電気配線への影響は、学校では確認できていない。

3　児童生徒等及び教育活動への影響
当該廊下は、児童が教室、特別教室及び昇降口へ移動する際に使用する。
降雨時には床面がぬれ、通行時に滑るおそれがあるため、通行位置の変更又は見守りが必要となっている。
天井照明付近で発生しているため、照明設備及び電気系統への影響について確認を要する。
現時点で授業の中止はしていないが、降雨の状況によっては廊下の一部使用を制限する必要がある。

4　被害拡大の可能性及び応急対応
降雨が継続した場合、床面のぬれの拡大及び天井材の状態変化が生じる可能性がある。
学校では【実施日】に、当該箇所の下へ受け皿を設置し、注意表示を行った。
降雨時には教職員が状況を確認し、必要に応じて児童の通行位置を変更している。
照明器具には触れず、異常が確認された場合は使用を停止し、校内の緊急時手順により連絡する。

5　添付資料・確認事項
添付資料：現場写真【枚数】枚、校内点検記録【有・無】、位置図【有・無】
写真撮影日：【実施日】
自治体の緊急度区分：【区分名又は要確認】
区分判断の根拠：降雨時の水滴落下、児童の通行箇所であること、照明付近で発生していること。
※緊急度区分及び提出方法は、自治体の基準・指定様式で確認する。

6　学校からの希望
降雨時の安全確保のため、早期に現地確認をお願いしたい。
現地確認の結果に基づき、雨水浸入箇所の特定、天井内部及び照明設備周辺の点検、必要な修繕について検討をお願いしたい。

校内確認欄
現場確認者：【職名・氏名・確認日】
学校事務確認者：【職名・氏名・確認日】
管理職確認者：【職名・氏名・確認日】

関連語：教育委員会、個人情報、著作権、引用

良い文章の条件#

• 教育委員会の施設担当者が、現地を訪問しなくても、対象となる棟・階・室名・設備・不具合箇所を特定できる記載になっています。
• 発見日、確認日、不具合の状況、児童生徒等への影響、応急対応、希望する対応が、見出しごとに分かれ、事実の経過を追える構成になっています。
• 写真、施設台帳、点検記録、過去の修繕履歴、校内図面など、記載内容の根拠となる原資料の有無と対応関係を確認しています。
• 「危険」「老朽化」などの評価語だけで済ませず、水滴の落下、ひび割れの位置、設備が作動しない状況など、確認した現象を具体的に記載しています。
• 緊急度区分、提出期限、連絡先、提出様式を学校独自に推測して記入せず、教育委員会又は自治体の定めと照合しています。
• 提出前に、現場確認者、学校事務担当者、管理職が、使用制限の要否、応急対応の継続、添付写真に児童生徒等が写り込んでいないことを確認しています。

関連語：教育委員会、個人情報、著作権、引用

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す前に、次の情報を確認します。

• 学校種、校舎名、棟、階、部屋名
• 不具合の種類と発生箇所
• 最初に確認した日と、確認した教職員の役職
• 症状、規模、継続状況、再発の有無
• 児童生徒、学生、教職員、来校者への影響
• 授業、給食、保健、安全、通行への支障
• 応急対応、使用停止、立入制限の状況
• 写真、点検記録、業者の確認結果の有無
• 自治体が定める緊急度区分や提出様式
• 修繕後に期待する状態

児童生徒や教職員の実名は入力しません。「児童A」「教員B」のように置き換えます。顔、名札、住所、連絡先、端末番号などが写った写真は、AIにアップロードしません。学校名も必要に応じて「公立小学校」と伏せます。

入力した内容に、個人を特定できる情報が残っていないか確認します。AIの出力に事実と異なる内容がないか、管理職と担当者が確認します。

関連語：匿名化、個人情報、教育委員会、著作権

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトを使います。自治体の様式がある場合は、様式の項目に合わせて入力欄を調整します。

あなたは学校事務と施設管理文書の編集補助者です。
次の事実だけを使い、教育委員会提出用の
「学校施設設備修繕要望書」の下書きを作成してください。

【学校種】公立小学校・公立中学校など
【校舎・棟・階・場所】 
【設備名】 
【不具合の種類】雨漏り、ひび割れ、故障など
【発見日】 
【現場で確認した事実】 
【不具合の範囲・規模】 
【児童生徒や教職員への影響】 
【教育活動への影響】 
【被害拡大の可能性】 
【実施した応急対応】 
【写真・点検記録の有無】 
【自治体の緊急度区分】 
【希望する対応】 
【提出期限・指定様式の項目】 

事実と推測を分けてください。
情報が不足する項目は「要確認」としてください。
緊急度は自動で決定せず、判断材料と確認事項を整理してください。
自治体や学校の規程が不明な場合は、規程で確認するよう記してください。
児童生徒や教職員の実名、連絡先、住所は記載しないでください。
最後に、管理職と担当部署が確認すべき項目を箇条書きにしてください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 教育委員会の施設担当者が、現地を訪問しなくても、対象となる棟・階・室名・設備・不具合箇所を特定できる記載になっています。  
- 発見日、確認日、不具合の状況、児童生徒等への影響、応急対応、希望する対応が、見出しごとに分かれ、事実の経過を追える構成になっています。  
- 写真、施設台帳、点検記録、過去の修繕履歴、校内図面など、記載内容の根拠となる原資料の有無と対応関係を確認しています。  
- 「危険」「老朽化」などの評価語だけで済ませず、水滴の落下、ひび割れの位置、設備が作動しない状況など、確認した現象を具体的に記載しています。  
- 緊急度区分、提出期限、連絡先、提出様式を学校独自に推測して記入せず、教育委員会又は自治体の定めと照合しています。  
- 提出前に、現場確認者、学校事務担当者、管理職が、使用制限の要否、応急対応の継続、添付写真に児童生徒等が写り込んでいないことを確認しています。  

関連語：生成AI、教育委員会、個人情報、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

施設の写真には、児童生徒の顔、氏名、作品、名札、掲示物、個人の持ち物が写り込むことがあります。撮影範囲を絞り、必要に応じて画像を加工します。原本と加工画像の保管方法は、学校の規程で確認します。

写真や図面をAIに入力する場合は、サービスの利用条件と学校の情報セキュリティ規程を確認します。個人情報や校内の安全情報を、承認されていないサービスへ入力してはいけません。

他校や業者の報告書、図面、写真をそのまま転載する場合は、利用許諾や著作権を確認します。引用の要件を満たす場合を除き、権利者の利用許諾を得て使用します。引用する場合も、引用の要件を満たす範囲で、出典や作成者を記録します。

ひび割れ、漏電、落下、ガス、浸水などは、学校だけで判断せず、立入制限や専門業者への連絡を検討します。生命や身体に危険がある場合は、要望書の作成より安全確保を優先します。

AIの出力は下書きです。施設担当者、管理職、教育委員会の担当部署が、現地、写真、規程、提出期限を確認し、最終判断と提出を行います。

関連語：著作権、教育委員会、個人情報、引用

関連する文書#

• 0912 学校公文書施行伺い・起案決裁文書フォーマット：修繕要望の校内決裁や文書処理を確認できます。
• 0916 学校予算編成要求書・科目別配当予算配分表：修繕費の予算要求や配当を整理できます。
• 0917 学校物品調達仕様書・相見積もり比較表：修繕後の調達や見積り比較に関係します。
• 0918 公有財産・学校備品台帳管理点検チェックリスト：施設や設備の点検記録を確認できます。
• 0945 校内ネットワーク（LAN）構成図・障害対応マニュアル：ネットワーク設備の故障時に関連します。

関連語：教育委員会、個人情報、著作権、引用

参考資料#

• 学校保健安全法↗
• 建築基準法↗
• 消防法↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式