学校物品調達仕様書・相見積もり比較表

学校で使う物品の性能、数量、安全条件、納入条件などを整理する文書です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、調達仕様書と相見積もり比較表の作り方を説明します。

この文書の目的と使う場面#

調達仕様書は、購入する物品に必要な性能、数量、安全条件、納入条件等を明確にし、複数の事業者に同じ条件で見積もりを依頼するために作成します。相見積もり比較表は、各事業者から提出された見積書について、品名、規格、数量、単価、送料、設置費、保守費、税込・税抜の表示などを同一の基準で整理するために用います。

作成者は、原則として購入を希望する担当者又は担当分掌の責任者とし、事務担当者が予算科目、契約・調達手続、校内様式との整合を確認します。理科薬品であれば理科主任等、PC機器であれば情報担当者等、体育館器具であれば保健体育担当者等が、使用目的及び安全条件を確認します。管理職又は学校が定める承認権者は、必要性、予算、手続及び決裁区分を確認します。

年度当初の備品整備、授業開始前の教材準備、故障・更新に伴う購入、施設安全上の改善、補助事業等による調達の前に使用します。見積依頼書、事業者からの見積書、仕様確認の記録、比較表、決裁記録を対応付けて保存し、後から選定過程を確認できるようにします。

関連語：決裁、学校法人、著作権、個人情報

作るときのポイント#

1. 購入の必要性と対象範囲を分けて記載します。
   使用目的、使用場所、対象となる授業・校務、既存品の状況、購入数量の根拠を記載します。「高性能なもの」などの曖昧な表現ではなく、必要な容量、寸法、材質、対応規格、耐荷重等を確認可能な表現にします。

1. 特定の事業者・製品に偏らない仕様にします。
   特定の製品名、独自機能、外観のみを条件とする記載は避けます。既存設備との接続や消耗品の互換性が必要な場合は、その必要理由、確認資料及び代替可否を校内で確認します。

1. 安全、搬入、設置及び廃棄の条件を明記します。
   薬品の保管・表示、器具の転倒防止、PC機器の初期設定、校舎内搬入時の養生、組立・設置、梱包材の処分など、納入後に必要となる条件を仕様に含めます。不明な事項は「要確認」とします。

1. 見積金額を同じ条件で比較します。
   本体価格だけでなく、付属品、送料、搬入費、設置費、設定費、保守費、値引き、消費税の取扱いを分けて記載します。数量×単価、合計額、税込・税抜の別を見積書と照合し、比較対象外の費用は理由を記録します。

1. 校内規程に沿って確認・保存します。
   学校又は設置者が定める調達、契約、決裁、文書保存及び情報公開に関する規程を確認します。見積依頼日、見積有効期限、比較日、確認者、承認者を記録し、口頭で確認した内容も必要に応じて記録化します。

関連語：決裁、学校法人、著作権、個人情報

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【年度】年度　学校物品調達仕様書・相見積もり比較表
作成日：【実施日】
作成者：【所属・氏名】
確認者：【事務担当者名】
承認者：【承認権者名】
学校名：青葉市立みどり中学校（架空）

1　調達の概要
(1) 件名：理科室用保管庫及び薬品保管用付属品の購入
(2) 使用目的：理科授業で使用する薬品及び関連物品を、整理して保管するため。
(3) 使用場所：特別教室棟【階数】階 理科準備室
(4) 予算科目：【予算科目】　予算残額：【金額】円（要確認）
(5) 納入希望時期：【年月日】から【年月日】まで
(6) 納入場所：上記理科準備室。搬入経路、エレベーター使用の可否は事前に学校と協議すること。

2　調達仕様
(1) 品名：理科室用保管庫　数量：2台
(2) 必要な条件
  ア　設置予定場所に搬入・設置できる外形寸法であること。
  イ　扉を施錠でき、鍵の本数は各保管庫【本数】本以上とする。
  ウ　棚板は保管予定物の重量に対応する構造であること。必要な耐荷重は【要確認】。
  エ　転倒防止のため、壁面又は床面への固定方法を提案し、施工費を見積書に分けて記載すること。
  オ　組立、設置、梱包材の持ち帰りを含むこと。
(3) 付属品：棚板、鍵、転倒防止金具その他の必要品。詳細は見積書に明記すること。
(4) 保証・保守：保証期間、保証対象、修理時の連絡方法及び有償となる条件を記載すること。
(5) 安全上の確認事項：薬品の保管区分及び保管方法は、学校が使用する薬品の性質、設置者の定め及び校内管理基準を確認して決定する。

3　見積依頼及び比較条件
(1) 見積書には、本体、付属品、搬入、設置、転倒防止施工、送料、値引き、消費税を区分して記載すること。
(2) 価格表示は【税込／税抜】で統一すること。税抜表示の場合は消費税額及び税込合計額を記載すること。
(3) 見積有効期限：【年月日】まで
(4) 比較は、仕様への適合状況及び総額を整理するために行う。事業者の採否は、本表のみで決定しない。
(5) 適用する調達・契約手続、決裁区分及び保存期間は、設置者又は学校法人の規程により確認する。

4　相見積もり比較表
比較日：【実施日】　比較者：【氏名】

事業者区分：事業者A
仕様適合：保管庫2台、鍵、棚板、搬入・設置【適合／要確認】
本体価格：【金額】円
付属品価格：【金額】円
搬入・設置費：【金額】円
転倒防止施工費：【金額】円
送料：【金額】円
値引き：【金額】円
消費税：【金額】円
総額：【金額】円
確認事項：【見積書の有効期限、仕様との差異等】

事業者区分：事業者B
仕様適合：【適合／要確認】
本体価格：【金額】円
付属品価格：【金額】円
搬入・設置費：【金額】円
転倒防止施工費：【金額】円
送料：【金額】円
値引き：【金額】円
消費税：【金額】円
総額：【金額】円
確認事項：【見積書の有効期限、仕様との差異等】

5　校内確認記録
仕様確認担当：【理科担当者名】　確認日：【実施日】
予算・手続確認担当：【事務担当者名】　確認日：【実施日】
決裁結果：【決裁日・決裁区分を記載】
添付資料：見積依頼書、各事業者の見積書、仕様確認資料、決裁記録

関連語：決裁、学校法人、著作権、個人情報

良い文章の条件#

• 購入希望者、専門担当者、事務担当者、承認権者が、それぞれ確認すべき事項と確認時点を把握できる構成になっています。
• 件名、使用目的、品名、数量、規格、安全条件、納入場所、納入時期、保証条件が、見積依頼書と比較表で矛盾していません。
• 数量、単価、値引き、消費税、総額は、各事業者の原見積書と照合し、税込・税抜の扱い及び計算結果が一致しています。
• 本体価格のみで比較せず、付属品、送料、搬入、組立、設置、設定、保守及び廃棄に関する費用の有無を区分して確認しています。
• 特定の事業者を有利にする名称・仕様になっていないか、既存設備との互換性等の限定条件には客観的な必要理由があるかを確認しています。
• 設置者又は学校法人の調達・契約・決裁・保存に関する規程を確認し、仕様書、見積書、比較表、確認記録及び決裁記録を対応付けて保管しています。

関連語：決裁、学校法人、著作権、個人情報

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を、確認できる範囲で入力します。

• 対象校種と使用場所
• 購入する物品の種類と使用目的
• 品名、数量、必要な性能
• 付属品、設置、搬入、操作説明の要否
• 納入希望時期と納入場所
• 保証、保守、修理、消耗品の条件
• 薬品や器具に関する保管・安全上の条件
• 比較する見積項目と価格の表示方法
• 予算科目や決裁欄など、校内様式の項目
• 自治体、学校法人、学校の調達規程で確認すべき事項

児童生徒、教職員、事業者の実名は入力しません。
見積書の担当者名、電話番号、メールアドレスも伏せます。
住所や納入先の詳細は、「校舎内の指定場所」などに置き換えます。

実際の単価や契約条件を入力する場合は、利用するAIの規程を確認します。
AIには、候補の整理や表の作成を依頼します。
業者の選定、適法性、安全性の判断は教職員が行います。

関連語：匿名化、決裁、著作権、学校法人

コピーして使えるプロンプト#

学校物品の調達仕様書と相見積もり比較表の案を作成してください。
対象は【小学校・中学校・高等学校・特別支援学校】です。
物品は【理科薬品・PC機器・体育館器具・その他】です。

使用目的：【授業・校務・施設管理など】
品名と数量：【品名、数量】
必要な性能・規格：【性能、容量、寸法、材質など】
安全条件：【保管、転倒防止、搬入、廃棄など】
付属品・設置条件：【必要な付属品、組立、設置、説明】
納入場所：【校舎内の指定場所など】
納入希望時期：【年月または学期】
保証・保守条件：【保証期間、修理、消耗品など】
見積項目：【本体、付属品、送料、設置費、保守費など】
価格表示：【税込・税抜の別】
校内様式の項目：【決裁欄、確認欄、予算科目など】

特定の事業者を有利にする表現は避けてください。
不足する情報は「要確認」と表示してください。
法令、自治体、学校法人、学校の規程で確認が必要な事項を分けて示してください。
事業者の選定や採否は判断せず、比較材料だけを作成してください。
実在の個人名、住所、電話番号、メールアドレスは出力しないでください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 購入希望者、専門担当者、事務担当者、承認権者が、それぞれ確認すべき事項と確認時点を把握できる構成になっています。  
- 件名、使用目的、品名、数量、規格、安全条件、納入場所、納入時期、保証条件が、見積依頼書と比較表で矛盾していません。  
- 数量、単価、値引き、消費税、総額は、各事業者の原見積書と照合し、税込・税抜の扱い及び計算結果が一致しています。  
- 本体価格のみで比較せず、付属品、送料、搬入、組立、設置、設定、保守及び廃棄に関する費用の有無を区分して確認しています。  
- 特定の事業者を有利にする名称・仕様になっていないか、既存設備との互換性等の限定条件には客観的な必要理由があるかを確認しています。  
- 設置者又は学校法人の調達・契約・決裁・保存に関する規程を確認し、仕様書、見積書、比較表、確認記録及び決裁記録を対応付けて保管しています。  

関連語：生成AI、プロンプト、決裁、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

調達方法、見積取得の手順、決裁権者、契約書の要否を確認します。
地方公共団体の学校は、地方自治法、地方自治法施行令、自治体の規程を確認します。
国立や私立の学校は、設置者の会計規程などを確認します。

理科薬品は、保管場所、容器表示、漏えい時の対応を確認します。
危険性のある物品は、担当教員だけで判断してはいけません。
学校薬剤師、管理職、設置者の担当部署などに相談します。

PC機器は、校内ネットワークや情報セキュリティの条件を確認します。
体育館器具は、設置場所、転倒防止、耐荷重、点検方法を確認します。
納入後の検査では、数量、型式、破損、付属品を確認します。

AIが作った規格名、価格、法令名、計算結果は必ず確認します。
AIの出力は案にすぎず、教職員が最終判断します。
カタログや画像を転載する場合は、著作権と利用条件を確認します。

関連語：著作権、決裁、学校法人、個人情報

関連する文書#

• 0912 学校公文書施行伺い・起案決裁文書フォーマット：調達の起案と決裁を整理します。
• 0916 学校予算編成要求書・科目別配当予算配分表：購入予算と予算科目を確認します。
• 0918 公有財産・学校備品台帳管理点検チェックリスト：購入後の備品登録と点検に使います。
• 0945 校内ネットワーク（LAN）構成図・障害対応マニュアル：PC機器の接続条件を確認します。
• 0947 校務用PC（教員端末）リプレイス計画・データ移行書：PC更新の計画と移行条件を整理します。
• 0920 情報セキュリティ研修資料（教職員向け）：端末やデータを安全に扱う基礎を確認します。

関連語：起案、決裁、著作権、学校法人

参考資料#

• 地方自治法↗
• 地方自治法施行令↗
• 学校保健安全法↗
• 所属する自治体・学校の調達規程、会計規程、契約規程、様式