校務用PC（教員端末）リプレイス計画・データ移行書

校務用PCの更新時に、利用者、端末、データ、証明書の移行方法を整理する文書です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、安全な移行計画の立て方と、生成AIへの依頼方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

この文書は、校務用PC（教員端末）の更新に際し、情報担当者、事務担当者、各所属の端末利用者および委託事業者が、端末の交換前から旧端末の返却・消去確認までの作業を共有するために使用します。

学校長または情報システム管理責任者の承認前に、情報担当部署が、端末台帳、調達仕様書、校内の情報セキュリティ関係規程、校務システムの利用手順、電子証明書の管理手順を確認して作成します。端末配布の【実施日】、利用者への事前案内、移行当日の作業分担、移行後の動作確認、問い合わせ対応に用います。

特に、ローカル保存された校務データ、ブラウザ設定、メール設定、電子証明書、認証用機器等は、移行の可否と方法を管理者へ確認し、利用者が独自に複製・持出し・消去しないよう手順を明確にします。

関連語：個人情報、生成AI、校務支援システム、プロンプト

作るときのポイント#

1. 対象を台帳と照合します。 対象端末、利用者区分、設置場所、旧端末の返却先、新端末の配布先を端末管理台帳と照合し、対象外端末や共有端末を混在させません。
2. データの保存先と取扱区分を分けます。 共有ストレージ、校務システム、端末内フォルダ、外部記憶媒体ごとに、移行の要否、実施者、確認方法を記載します。児童生徒・学生、保護者、教職員に関する情報を、個人用クラウド等へ移さない手順とします。
3. 証明書・認証情報は個別に扱います。 電子証明書、秘密鍵、認証アプリ、ICカードその他の認証手段は、発行元・システム管理者の手順を確認します。証明書そのもの、秘密鍵、パスワード、回復コードを計画書に記載しません。
4. 停止時間と復旧方法を先に決めます。 授業、成績処理、出欠管理、入試、研究・事務手続等への影響を確認し、作業可能時間、代替手段、移行失敗時の連絡先と旧端末を使用できる条件を整理します。
5. 完了記録を残します。 配布、返却、バックアップ、動作確認、旧端末の保管・消去・返却について、実施日、実施者、確認者、未完了事項を記録し、学校の文書保存手順に従って保管します。

関連語：個人情報、生成AI、校務支援システム、プロンプト

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

校務用PC（教員端末）リプレイス計画・データ移行書
作成日：【作成日】
対象組織：学校法人青葉学園 青葉中学校・高等学校
文書管理責任者：情報システム管理責任者【役職名】
承認者：学校長【役職名】
適用期間：【開始日】から【終了日】まで

1　目的
本計画は、校務用PCの更新に伴い、利用者設定、校務上必要なデータ、
利用アプリケーションおよび電子証明書等を、学校の情報セキュリティ
関係規程、端末管理手順および各システムの管理者手順に従って移行する
ために定めるものです。移行後の利用確認、旧端末の回収、保管、データ
消去または返却に関する記録を残します。

2　対象・適用範囲
対象は、端末管理台帳に「今回更新対象」と記載された教職員用端末
【対象台数】台および共有用端末【対象台数】台です。
対象部署は【対象部署】とします。対象外端末、私物端末、児童生徒用
端末は本計画の対象外です。
旧端末：【機種・OS等。要確認】
新端末：【機種・OS等。要確認】
作業予定日：【実施日】
利用停止可能時間：【時間帯】

3　役割分担
情報システム管理責任者は、対象範囲、作業日程、証明書の取扱いおよび
完了報告を確認します。
情報担当者は、端末台帳との照合、配布・回収、標準設定の適用、動作
確認記録の取りまとめを行います。
利用者は、指定日までに必要な校務データの保存先を確認し、移行後に
ログイン、校務システム、印刷およびネットワーク接続を確認します。
委託事業者が作業する場合は、作業範囲、立会い、データ取扱い、完了
報告の方法を契約内容および学校の手順により確認します。

4　移行手順
(1) 事前確認
端末台帳、調達仕様書、バックアップ実施記録、校務システムの利用
手順、電子証明書の発行元または管理者の手順を確認します。
利用者へ【案内日】までに、保存が必要な業務ファイルの確認方法、
作業中の利用停止時間および問い合わせ窓口を案内します。

(2) データ・設定の移行
共有ストレージ上のデータは、アクセスできることを確認し、原則として
個別複製は行いません。旧端末内に保存された業務データは、指定された
共有保存先または管理者が認めた移行先へ移します。
移行対象の個人設定は、業務上必要なブラウザ設定、プリンタ設定、
メール設定その他【対象設定】とします。移行の可否が不明な設定は
「要確認」とし、独自の移行ツールは使用しません。

(3) 電子証明書・認証手段
電子証明書、秘密鍵、認証アプリ、ICカード等は、発行元または各
システム管理者の手順に従います。証明書の発行、再発行、失効、移設の
要否は、情報システム管理責任者が確認します。利用者は秘密鍵、PIN、
パスワード、回復コードを担当者へ送付または共有しません。

(4) 検証と障害時対応
利用者は、新端末で、本人に付与されたアカウントによるログイン、
ネットワーク接続、校務システムへの接続、印刷、必要な共有データへの
アクセスを確認します。確認結果は【確認票名称】に記録します。
移行不能なデータ、ログイン不能、証明書利用不能等が発生した場合は、
作業を記録し、ICTヘルプデスク【窓口名】へ連絡します。旧端末の再利用、
証明書の処置および代替運用は、管理者の確認を受けます。

5　旧端末の回収・保管・完了確認
旧端末は、利用者、端末番号、返却日、付属品を確認して回収します。
データ消去、保管、返却または廃棄は、学校の資産管理・情報セキュリティ
手順および契約条件に従い、実施者と確認者を記録します。
情報担当者は、未移行事項、未返却端末、障害対応状況を整理し、
【完了報告日】までに情報システム管理責任者へ完了報告を行います。

関連語：個人情報、生成AI、校務支援システム、プロンプト

良い文章の条件#

• 更新対象端末が、端末管理台帳、調達仕様書、配布・回収予定表と一致し、対象台数、利用者区分、設置場所を混同していません。
• 読み手である利用者、情報担当者、管理責任者、委託事業者ごとに、実施する作業、作業期限、確認・連絡の相手が区別されています。
• 共有ストレージ、校務システム、旧端末内データ、外部記憶媒体について、移行対象・移行先・確認方法・取扱上の注意が記載されています。
• 電子証明書、秘密鍵、パスワード、認証アプリ、回復コードについて、実データを本文や添付資料に記載せず、発行元または管理者の手順確認へつながっています。
• 移行失敗時の連絡窓口、利用停止の影響範囲、旧端末の扱い、復旧判断者が明確であり、授業・校務の停止を長引かせる手順になっていません。
• 配布、返却、バックアップ、検証、消去・保管・返却の各記録について、実施者、確認者、実施日、未完了事項を残し、学校の保存・決裁手順に沿って確認できます。

関連語：個人情報、生成AI、校務支援システム、プロンプト

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

生成AIには、次の項目を整理してから入力します。

• 対象校種、対象部署、対象端末の台数
• 旧端末と新端末の種類、OS、管理方式
• 更新予定時期と、端末を使えない時間帯
• 利用する校務支援システムや認証方式
• 移行する設定、アプリ、共有データ、ローカルデータ
• 電子証明書の扱いを定めた校内手順の概要
• バックアップ、検証、失敗時対応、旧端末の処理方法
• 担当者の役割と、問い合わせを受ける窓口
• 作成する文書の形式と、必要な承認欄

児童生徒、学生、保護者、教職員の実名は入力しません。
ファイル名、利用者ID、端末番号、証明書番号も伏せます。
「教員A」「端末001」「共有フォルダーX」のように置き換えます。

パスワード、秘密鍵、回復コード、認証トークンは入力しません。
実際の構成を特定できる情報も、必要最小限にします。
入力内容と出力内容は、情報担当者が確認してから利用します。

関連語：匿名化、個人情報、校務支援システム、生成AI

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトは、固有情報を伏せて使います。
電子証明書の具体的な秘密情報は、絶対に入力しません。

あなたは学校・大学の情報システム運用を支援する編集者です。
次の条件を基に、校務用PCのリプレイス計画・データ移行書の案を作成してください。

【対象校種・組織】
【対象部署】
【旧端末と新端末の概要】
【対象端末数】
【更新予定時期】
【利用停止が可能な時間帯】
【移行する個人設定】
【移行するアプリと校務システム】
【移行する共有データ】
【移行するローカルデータ】
【電子証明書の運用概要】
【バックアップ方法】
【検証項目】
【失敗時の対応】
【担当者の役割】
【問い合わせ窓口】
【旧端末の保管・返却・データ消去方法】

実名、個人が特定できる情報、ID、パスワード、秘密鍵、
証明書番号、回復コードは使わず、仮名や記号で表してください。
不足情報は「要確認」と記載してください。
作業の可否、証明書の発行・失効、廃棄の判断は行わず、
管理者が確認する事項として整理してください。
見出し、表、チェックリストを使い、実施順に記載してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 更新対象端末が、端末管理台帳、調達仕様書、配布・回収予定表と一致し、対象台数、利用者区分、設置場所を混同していません。  
- 読み手である利用者、情報担当者、管理責任者、委託事業者ごとに、実施する作業、作業期限、確認・連絡の相手が区別されています。  
- 共有ストレージ、校務システム、旧端末内データ、外部記憶媒体について、移行対象・移行先・確認方法・取扱上の注意が記載されています。  
- 電子証明書、秘密鍵、パスワード、認証アプリ、回復コードについて、実データを本文や添付資料に記載せず、発行元または管理者の手順確認へつながっています。  
- 移行失敗時の連絡窓口、利用停止の影響範囲、旧端末の扱い、復旧判断者が明確であり、授業・校務の停止を長引かせる手順になっていません。  
- 配布、返却、バックアップ、検証、消去・保管・返却の各記録について、実施者、確認者、実施日、未完了事項を残し、学校の保存・決裁手順に沿って確認できます。  

関連語：プロンプト、仮名化、個人情報、校務支援システム

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

校務用PCには、児童生徒、学生、保護者、教職員の情報が保存される場合があります。
氏名、成績、健康情報、相談記録、連絡先などは、移行対象を厳密に確認します。
不要な複製を作らず、保存先、アクセス権、保管期間を確認します。

USBメモリや私物のクラウドへの一時保存は、規程で認められる場合だけ行います。
バックアップは、学校や設置者が指定する方法を使います。
電子証明書、秘密鍵、パスワードは、通常のファイル移行と分けて扱います。

旧端末は、データ消去の完了を確認するまで廃棄や返却をしません。
消去方法や記録は、所属する自治体・学校・大学の規程で確認します。
委託業者が作業する場合は、契約上の安全管理と作業記録を確認します。

生成AIの出力には、誤った手順や実際と異なる機能が含まれることがあります。
情報担当者と管理職が、現行の環境、規程、契約を確認して最終判断します。
AIに移行の実施、証明書の処理、データ消去の判断を任せません。

関連語：個人情報、校務支援システム、生成AI、プロンプト

関連する文書#

• 0945 校内ネットワーク（LAN）構成図・障害対応マニュアル：新端末の接続や障害時の確認に使います。
• 0946 学校の情報セキュリティポリシー（校内規程）策定ガイド：端末、認証、データ管理の基本方針を確認します。
• 0963 校務支援システム（統合型校務支援ソフト）マニュアル：移行後のログインや機能確認に使います。
• 0996 教職員向けICTヘルプデスクFAQ集：利用者からの問い合わせ対応を整理します。
• 0920 情報セキュリティ研修資料（教職員向け）：移行前後の注意事項を周知します。

関連語：校務支援システム、個人情報、生成AI、プロンプト

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン↗
• 所属する自治体・学校・大学の情報セキュリティポリシー
• 所属する自治体・学校・大学の端末更新、データ消去、証明書管理の規程・様式