大学留学生受入ガイドライン・在留資格支援マニュアル

大学が留学生を受け入れるときの支援手順をまとめる文書です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

在留資格「留学」、国民健康保険、住居手配の流れを整理できます。

この文書の目的と使う場面#

本マニュアルは、国際交流担当部署、教務担当部署、学生支援部署、総務担当部署及び学部・研究科の担当者が、入学予定者・在学生である留学生に対し、在留資格「留学」、在留期間更新、国民健康保険その他の保険、住居確保に関する案内と相談対応を行うために使用します。

主な使用時期は、合格・受入れ決定後の来日前、入国直後、入学手続時、在留期間満了前、住所変更時、退学・卒業・修了・休学時です。大学は申請書類の案内、必要書類の確認、相談先の案内を行いますが、在留資格の許可、不許可、更新結果、住宅契約又は保険給付を保証するものではありません。

緊急の住居喪失、在留期限の切迫、病気・事故等で手続が困難な場合は、本人の安全確保を優先し、所属部署の責任者及び学生支援担当へ速やかに報告します。健康情報、在留カード情報、パスポート情報等は、支援に必要な担当者に限って取り扱います。

関連語：個人情報、著作権、やさしい日本語、生成AI

作るときのポイント#

1. 担当と連絡経路を明確にします。 国際交流、教務、学生支援、総務、所属学部等の役割、代理対応の可否、管理職への報告順序及び受付時間外の連絡方法を定めます。入管手続、保険、住宅の相談先を混同しないよう整理します。
2. 時期ごとの本人の行動を示します。 来日前、入国後、住所決定後、在留期間満了前、進路変更時に分け、本人が確認・提出する事項と、大学が案内・確認する事項を記載します。期限は個別の在留状況により異なるため、最新の公的案内で確認する運用にします。
3. 制度案内は根拠資料を更新します。 出入国在留管理庁、居住地の自治体、保険者、住宅提供者等の公式資料、学内規程及び契約条件を確認し、古い様式・案内を使用しないよう改訂日と確認者を記録します。
4. 住居・健康上の配慮を事前に確認します。 車いす使用、感覚過敏、慢性疾患、食物アレルギー、家族帯同等により住居や説明方法への配慮が必要な場合は、本人の同意を得て必要最小限の情報を関係担当者へ共有し、代替住居や通訳・文書説明を検討します。
5. 不利益・緊急時の対応を分けて記載します。 在留期限が近い、住所を失った、保険加入・受診に困った、搾取的な契約が疑われる等の兆候を示し、本人への説明、専門窓口への確認、学内責任者への報告、緊急連絡先への連絡の順序を定めます。犯罪被害や生命・身体の危険があるときは、緊急通報を優先します。

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例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉国際大学　留学生受入れ・在留資格支援マニュアル
【適用開始日】【：実施日】
【主管部署】国際交流支援室
【対象】本学への入学を予定する留学生及び在籍する在留資格「留学」の学生
【相談場所】国際交流支援室【場所】／オンライン相談【方法】
【緊急連絡先】学内緊急窓口【連絡方法】、夜間・休日の緊急通報先【連絡方法】

1　支援の基本
本学は、留学生本人が行う在留・保険・住居に関する手続を案内し、必要に応じて関係機関の窓口を案内します。許可、在留期間更新、保険の適用、住宅契約及び入居を本学が保証するものではありません。制度及び提出書類は変更されるため、手続前に本人と担当者が公的機関の最新案内を確認します。

2　来日前
本人は、入学手続、渡航準備及び在留資格に関する必要書類を確認します。
国際交流支援室は、入学許可後に、在留資格認定証明書又は査証に関する案内、到着予定の確認、住居候補、来日後の手続一覧を多言語又はやさしい日本語で送付します。
住居に配慮が必要な場合は、本人からの申出に基づき、必要な範囲で学生支援室と連携します。

3　入国後から入学時まで
本人は、居住地が決まり次第、住所に関する届出、保険に関する手続及び在留カード記載事項を確認します。
国際交流支援室は、自治体窓口、保険の相談窓口、学内の学生相談窓口を案内し、手続完了の有無を本人への聞取りにより確認します。原本の預かりや写しの保管は、学内規程に基づき必要な場合に限ります。
体調不良、障害、妊娠、アレルギー等により対面手続が難しい本人には、オンライン説明、同行の可否確認、文書による説明又は別日程を提案します。医療的な判断は医療機関等の専門職に確認します。

4　在留期間更新及び状況変更
本人は、在留期間満了日を各自で確認し、余裕をもって出入国在留管理庁の最新案内を確認します。休学、退学、卒業・修了、進学、就職、住所変更その他の状況変更がある場合は、速やかに国際交流支援室へ相談します。
担当者は、学業継続に関する学内書類の発行手順、確認先及び留意事項を案内します。個別の申請可否は判断せず、必要に応じて関係機関への確認を勧めます。

5　住居支援
住居支援担当者は、学生寮、提携住居、民間賃貸住宅等の案内条件、費用、契約者、保証人又は保証制度、入居開始日、退去時の手続を説明します。契約内容は本人が理解・確認して決定します。家賃滞納、退去要請、居所不明、住居喪失のおそれを把握した場合は、本人の安全を確認し、学生支援室責任者へ報告の上、自治体等の相談窓口を案内します。

6　緊急時及び情報管理
生命・身体への危険、犯罪被害又は緊急の住居喪失がある場合は、本人又は発見者が緊急通報を行い、続いて学内緊急窓口へ連絡します。担当者は国際交流支援室責任者、学生支援室責任者及び必要な管理職へ報告します。
健康情報、在留情報及び住居情報は、支援目的に必要な担当者だけが取り扱います。本人の同意なく、本人の不利益となり得る情報を学外へ提供しません。ただし、法令上の必要又は生命・身体の保護のために必要な場合は、学内規程に従って対応します。

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良い文章の条件#

• 入学予定者、在学生、交換留学生、研究生等の対象範囲と、国際交流支援室・学生支援室・所属部局の担当範囲が明記されています。
• 来日前、入国後、住所確定後、在留期間満了前、卒業・退学等の時期ごとに、「本人の行動」「大学の支援」「確認先」を探しやすく配置しています。
• 出入国在留管理庁の案内、居住地自治体の保険・住民登録に関する資料、学内規程、学生寮規程、住宅契約の案内など、確認すべき原資料と改訂確認の担当者を示しています。
• 大学が在留資格の許可や住宅契約を保証するように読める表現、古い期限・様式を固定して示す表現、個別事情を確認せずに申請を指示する表現を避けています。
• 在留期限の切迫、住居喪失、保険未手続、犯罪被害、体調悪化等について、本人の安全確認、緊急通報、学内責任者への報告、関係窓口への相談の順序を記載しています。
• 在留カード、パスポート、健康情報、障害やアレルギーに関する情報の共有先を必要最小限に限定し、公開前に個人情報保護担当、国際交流担当、学生支援担当及び管理職が内容を確認しています。

関連語：個人情報、著作権、やさしい日本語、生成AI

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の情報を、個人が特定できない形で整理します。

• 大学の区分と、留学生を受け入れる課程
• 入学時期、募集区分、想定する在留資格
• 在留資格に関する大学の支援範囲
• 国際交流担当、学生支援担当などの役割
• 住民登録、国民健康保険、住居探しの案内内容
• 手続の期限を確認する方法と相談先
• 学内規程、自治体の案内、使用する様式
• 多言語化する言語と、やさしい日本語の方針

氏名、旅券番号、在留カード番号、住所、電話番号、メールアドレスは入力しません。「留学生A」「入学予定月」などに置き換えます。書類画像を使う場合は、顔写真や番号を削除します。制度の内容に不明点がある場合は、AIに補わせず、所属大学と関係機関に確認します。

関連語：匿名化、個人情報、やさしい日本語、著作権

コピーして使えるプロンプト#

大学の留学生受入れ担当者向けに、実務で使える
「在留資格支援・国民健康保険・住居支援マニュアル」の案を作成してください。

【大学の種類・課程】：
【主な入学時期】：
【大学が行う支援】：
【留学生本人が行う手続】：
【担当部署と役割】：
【来日前の案内】：
【入学後の案内】：
【住居支援の方法】：
【多言語化の方針】：
【参照する学内規程・自治体資料】：

次の条件を守ってください。
・在留資格の許可や申請結果を大学が保証しない。
・制度の最新情報は、関係機関への確認事項として示す。
・個人情報を入力しない前提で書く。
・手続を「時期」「本人の行動」「大学の支援」「確認先」で整理する。
・不利益や緊急事態を想定した相談手順を含める。
・教職員が法令、学内規程、最新の公的情報を確認して修正する。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 入学予定者、在学生、交換留学生、研究生等の対象範囲と、国際交流支援室・学生支援室・所属部局の担当範囲が明記されています。  
- 来日前、入国後、住所確定後、在留期間満了前、卒業・退学等の時期ごとに、「本人の行動」「大学の支援」「確認先」を探しやすく配置しています。  
- 出入国在留管理庁の案内、居住地自治体の保険・住民登録に関する資料、学内規程、学生寮規程、住宅契約の案内など、確認すべき原資料と改訂確認の担当者を示しています。  
- 大学が在留資格の許可や住宅契約を保証するように読める表現、古い期限・様式を固定して示す表現、個別事情を確認せずに申請を指示する表現を避けています。  
- 在留期限の切迫、住居喪失、保険未手続、犯罪被害、体調悪化等について、本人の安全確認、緊急通報、学内責任者への報告、関係窓口への相談の順序を記載しています。  
- 在留カード、パスポート、健康情報、障害やアレルギーに関する情報の共有先を必要最小限に限定し、公開前に個人情報保護担当、国際交流担当、学生支援担当及び管理職が内容を確認しています。  

関連語：生成AI、プロンプト、個人情報、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

在留カード、旅券、住所、家族情報、経済状況は、個人情報として慎重に扱います。生成AIには、実名や番号、画像、連絡先を入力しません。必要な場合は、匿名化した事例に置き換えます。

在留資格や保険制度の案内は、最新の公的情報と学内規程で確認します。自治体によって窓口や案内方法が異なる場合があります。判断に迷うときは、出入国在留管理庁、自治体、大学の担当部署に確認します。

AIの出力は、そのまま配布しません。教職員が法令、学内規程、最新情報、翻訳の正確さを確認します。申請の可否、支援の優先順位、契約や処分に関する判断をAIに決めさせません。公的資料や他者の案内文を転載するときは、著作権と利用条件を確認します。

関連語：個人情報、著作権、生成AI、やさしい日本語

関連する文書#

• 0938 海外協定校との大学間学術交流協定書（MOU）： 協定校からの留学生受入れ条件を確認します。
• 0974 大学グローバル教育センター交換留学選考基準： 交換留学生の選考と受入れ手順を整理します。
• 0920 情報セキュリティ研修資料（教職員向け）： 留学生の個人情報を扱う職員の基本を確認します。
• 0946 学校の情報セキュリティポリシー（校内規程）策定ガイド： 情報の保存、共有、廃棄の基準を確認します。
• 0961 教員研修用「生成AI利用ガイドライン（校内版）」： AIに入力する情報と確認手順を確認します。

関連語：生成AI、個人情報、著作権、やさしい日本語

参考資料#

• 出入国管理及び難民認定法↗
• 国民健康保険法↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する大学の学則、国際交流関係規程、個人情報保護規程
• 所属する自治体・学校の規程・様式