大学グローバル教育センター交換留学選考基準

大学の交換留学に応募した学生を、公平で説明可能な方法で選ぶための基準です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、語学スコア、学業成績、面接評価を組み合わせる文書の作り方を説明します。

この文書の目的と使う場面#

本基準は、グローバル教育センター、留学担当教職員及び選考委員会が、協定校への交換留学を希望する学生に対し、応募から結果通知までの選考方法を示すために用います。募集要項の公表時には応募資格、必要書類及び評価項目を学生に周知し、応募受付後には語学力、学業成績及び面接評価を同一の基準で確認します。

学生が、希望する派遣先の授業言語、履修計画、費用、渡航時期及び自身の準備状況を踏まえて応募を判断できるよう、選考で確認する事項と、協定校側の受入条件を区別して記載します。選考担当者は、募集要項、協定書、学内規程及び当該年度の募集方針と照合した上で使用します。

関連語：合理的配慮、決裁、個人情報、著作権

作るときのポイント#

1. 応募資格を募集要項と一致させます。 在学状況、修得単位・履修状況、学内選考の対象となる課程、派遣可能な時期及び協定校固有の要件を確認し、大学独自の要件と協定校の受入要件を混同しません。
2. 語学評価の根拠を明確にします。 対象とする試験、スコアの有効期限、証明書の確認方法、授業言語ごとの要件及び協定校が求める水準を明記します。スコア未提出時の取扱いは、募集要項に基づきます。
3. 学業成績の対象範囲を定めます。 成績証明書の基準日、確認対象となる学期又は科目、履修計画との関係及び評価者を示します。成績の個別内容は、選考に必要な担当者だけが取り扱います。
4. 面接の評価観点を事前に示します。 留学目的、学修計画、派遣先での履修可能性、異文化環境での学修への準備、帰国後の学修計画等を評価観点とし、思想・信条、家庭状況その他選考目的に不要な事項は聴取しません。
5. 決定手順と例外対応を記載します。 配点、同点時の優先順位、補欠・辞退者の繰上げ、合理的配慮の申出先、結果通知及び問い合わせ方法を定めます。最終決定は、定められた選考体制と決裁手続により行います。

関連語：合理的配慮、決裁、個人情報、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉国際大学グローバル教育センター
【実施年度】交換留学選考基準

1　目的
本基準は、本学の協定校へ交換留学する学生を、公平かつ説明可能な手続により選考するため、応募資格、評価項目及び選考手順を定めるものです。派遣先の最終的な受入れは、協定校の審査及び受入条件の確認を経て決定されます。

2　対象者
対象者は、【実施年度】交換留学募集要項に定める応募資格を満たし、所定の期間内に応募書類を提出した本学の学生とします。協定校ごとの学年、所属課程、履修状況その他の条件は、募集要項及び協定校情報により確認します。

3　選考資料
選考には、次の資料を用います。
（1）所定の申請書及び留学学修計画書
（2）語学能力を確認できる証明書。ただし、対象試験、基準及び有効期限は募集要項に定めます。
（3）成績証明書その他、履修状況を確認する書類
（4）面接記録
（5）協定校への推薦に必要な書類

4　評価方法
選考は、語学評価、学業成績評価及び面接評価を組み合わせて行います。評価の配点及び算定方法は【選考委員会が定める評価表】によります。
語学評価では、派遣先の授業言語で学修するために必要な語学能力を確認します。
学業成績評価では、これまでの履修状況、派遣先での学修計画との関係及び留学期間中の履修可能性を確認します。
面接評価では、留学目的、学修計画の具体性、派遣先・地域に関する理解、自ら必要な手続を進める準備状況及び帰国後の学修計画を確認します。

5　面接
面接は【実施日】に【実施方法】で実施します。面接担当者は、事前に評価観点を共有し、応募者ごとに面接記録を作成します。応募者から合理的配慮の申出がある場合は、【相談窓口】が必要な調整を確認します。

6　選考及び結果通知
選考委員会は、提出書類及び面接記録に基づき推薦候補者及び補欠候補者を選考し、【決裁者又は決裁機関】の手続を経て決定します。同点の場合の取扱いは【募集要項又は別途定める取扱い】によります。
結果は【通知日】に【通知方法】で応募者本人へ通知します。選考結果に関する問い合わせは、【問い合わせ期間】内に【担当部署】へ申し出るものとします。個別の評価資料は、定められた範囲で取り扱います。

7　留意事項
本学の推薦決定後に、協定校の受入条件、査証、渡航安全情報、履修開講状況その他の事情に変更が生じた場合は、派遣時期、派遣先又は留学計画を調整することがあります。

関連語：合理的配慮、決裁、個人情報、著作権

良い文章の条件#

• 応募を検討する学生が、自己の語学証明、成績証明書及び留学学修計画書をいつまでに準備するか判断できる構成になっています。
• 「大学による推薦選考」と「協定校による受入審査」を分けて記載し、学内選考の通過が派遣確定を意味するような誤解を生まない文章になっています。
• 当該年度の交換留学募集要項、協定校別の受入条件、協定書、語学要件の案内及び学内の決裁規程を原資料として照合しています。
• 語学スコアの対象試験・有効期限、成績の基準日、面接日程、募集人数及び配点について、未決定事項を確定情報のように記載していません。
• 面接では留学目的や学修計画を確認することを明示し、家庭の経済状況、健康情報、障害に関する情報等を、選考目的を超えて収集・評価するリスクを避けています。
• グローバル教育センター、教務担当、学生支援担当、選考委員会及び決裁権者が、応募資格、配点、合理的配慮、補欠繰上げ及び通知文を校内手続に沿って確認しています。

関連語：個人情報、合理的配慮、決裁、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の項目を整理して渡します。

• 文書名と適用範囲
• 対象となる留学制度と派遣先地域
• 協定校ごとの募集人数と必要条件
• 応募資格、応募期間、提出書類
• 語学スコアの対象試験と確認方法
• 学業成績の対象期間と評価方法
• 面接の実施方法と評価観点
• 同点時、欠員時、辞退時の取扱い
• 選考委員会の構成と決裁者
• 結果通知、問い合わせ、記録保存の方法
• 合理的配慮の申出方法

学生の氏名、学籍番号、住所、連絡先、成績表の画像、語学証明書の画像は入力しません。個別事例を示すときは、「学生A」「協定校X」のように置き換えます。点数データも、必要なら仮の数値にします。AIには、選考結果や合否を決めさせません。AIの出力は、留学担当部署と選考責任者が確認します。

関連語：匿名化、個人情報、合理的配慮、著作権

コピーして使えるプロンプト#

大学のグローバル教育センターが使用する
「交換留学選考基準」の案を作成してください。

目的：【交換留学制度の目的】
対象者：【学部生・大学院生など】
派遣先・協定校：【地域、協定校の区分】
募集人数：【全体または協定校ごとの人数】
応募資格：【在学状況、履修状況、語学要件など】
語学評価：【対象試験、確認方法、大学の基準】
学業成績評価：【対象期間、評価方法】
面接評価：【面接形式、質問項目、評価観点】
評価の配点：【大学で定めた配点。未定なら案を複数示す】
同点時の扱い：【大学のルール】
辞退者・補欠者の扱い：【大学のルール】
合理的配慮：【申出方法と確認先】
選考体制：【担当部署、委員会、決裁者】
結果通知：【通知方法と問い合わせ先】

応募者に分かりやすく、公平で説明可能な文体にしてください。
選考結果や合否をAIが判断する表現は使わないでください。
未確定の事項は【要確認】と表示してください。
個人名、学籍番号、成績の個別データは使用しないでください。
最後に、大学の規程や募集要項と照合する確認項目を示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 応募を検討する学生が、自己の語学証明、成績証明書及び留学学修計画書をいつまでに準備するか判断できる構成になっています。  
- 「大学による推薦選考」と「協定校による受入審査」を分けて記載し、学内選考の通過が派遣確定を意味するような誤解を生まない文章になっています。  
- 当該年度の交換留学募集要項、協定校別の受入条件、協定書、語学要件の案内及び学内の決裁規程を原資料として照合しています。  
- 語学スコアの対象試験・有効期限、成績の基準日、面接日程、募集人数及び配点について、未決定事項を確定情報のように記載していません。  
- 面接では留学目的や学修計画を確認することを明示し、家庭の経済状況、健康情報、障害に関する情報等を、選考目的を超えて収集・評価するリスクを避けています。  
- グローバル教育センター、教務担当、学生支援担当、選考委員会及び決裁権者が、応募資格、配点、合理的配慮、補欠繰上げ及び通知文を校内手続に沿って確認しています。  

関連語：生成AI、プロンプト、個人情報、合理的配慮

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

交換留学の申請書には、氏名、学籍番号、成績、語学証明書、健康や障害に関する情報が含まれることがあります。生成AIに個人が特定できる情報を入力してはいけません。必要な場合は、項目名だけを残し、内容を匿名化します。

選考基準は、募集開始前に学生へ公開し、後から評価項目を変更しない運用が重要です。協定校の条件、語学試験の有効性、成績の換算方法は、毎年度確認します。面接では、家庭状況や思想信条など、選考に不要な質問を避けます。

障害や疾病を理由に、機械的に不利益な扱いをしないよう注意します。合理的配慮の可否は、関係部署と本人が確認します。AIが作った配点、評価表、文言は案にすぎません。大学の規程、協定書、募集要項と照合し、担当者が最終判断します。

既存の試験問題、他大学の様式、協定校の資料を転載するときは、著作権や利用条件を確認します。面接記録と評価票は、所属する大学の規程に従って安全に管理します。

関連語：個人情報、合理的配慮、著作権、教学マネジメント

関連する文書#

• 0938 海外協定校との大学間学術交流協定書（MOU）：交換留学の派遣条件や協定校の役割を確認します。
• 0939 大学留学生受入ガイドライン・在留資格支援マニュアル：国際交流業務と受入・派遣支援の運用を確認します。
• 0979 大学の障害学生支援（合理的配慮）申請受付・決定通知書：選考時の配慮申出と手続を確認します。
• 0928 大学IR（Institutional Research）データ分析レポート：応募状況や派遣実績を検証する資料として参照します。
• 0988 教学マネジメント指針を踏まえた三つのポリシーの検証（大学）：留学制度と教育方針の整合性を確認します。

関連語：合理的配慮、教学マネジメント、個人情報、著作権

参考資料#

• 学校教育法↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 障害を理由とする差別の解消の推進に関する法律↗
• 所属する大学の学則、留学規程、個人情報保護規程、募集要項
• 海外協定校との大学間学術交流協定書（MOU）↗