教職員異動・新任者オリエンテーション手引き

教職員異動・新任者オリエンテーション手引きは、着任した教職員が学校生活を始めるための案内です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

学校独自のルール、校内設備、情報機器、相談先などを整理します。
このページでは、実用的で安全な手引きをAIで作る方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

この手引きは、管理職、事務担当者、校務分掌の担当者等が、異動・採用・復職等により着任した教職員に対し、着任日から最初の勤務日までに配付・説明するために使用します。対象は、教員、養護教諭、事務職員、非常勤職員等のうち、校内施設、鍵、印刷機、座席、校務システムを初めて利用する者です。

目的は、新任者が学校独自の勤務上のルール、施設の位置、設備の利用条件、情報の取扱い、相談先を確認し、権限外の操作や情報漏えい、鍵の紛失、設備事故を防ぎながら業務を開始できるようにすることです。説明担当者は、口頭説明だけで済ませず、受領・確認が必要な事項をチェックリストで確認します。

関連語：校務分掌、個人情報、校務支援システム、校務DX

作るときのポイント#

1. 対象者と実施範囲を分けます。 常勤・非常勤、教員・事務職員、複数校勤務者などで利用できる部屋、鍵、システム権限が異なる場合は、共通事項と対象者別事項を分けて記載します。
2. 鍵と入退室の手順を具体化します。 受領者、受領記録、保管場所、返却時期、紛失時の連絡先を確認します。鍵番号、警備の詳細、暗証情報は手引きに記載しません。
3. 印刷・複合機の利用条件を確認します。 利用可能な機器、認証方法、用紙補充の担当、印刷物の取扱い、紙詰まり等で操作を中止する条件を、実機表示に合わせて示します。
4. 校務システムは「申請」と「利用開始」を区別します。 アカウント発行や権限設定を新任者自身が完了できるとは限りません。申請先、利用開始の確認方法、初期パスワード等を他者に見せないことを明記します。
5. 当日の説明者と更新責任者を明確にします。 座席、施設利用、連絡先、機器画面は変更されやすいため、確認日、更新担当、次回見直し時期を記載し、配付前に関係担当者が内容を確認します。

関連語：校務分掌、個人情報、校務支援システム、校務DX

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

緑丘市立青葉中学校
教職員異動・新任者オリエンテーション手引き
実施日：【実施日】　説明担当：【担当役職】

1　目的
この手引きは、着任した教職員が、本校の校内ルール、施設、設備及び校務システムの利用方法を確認し、安全に業務を開始するためのものです。不明な点は推測して処理せず、担当者に確認してください。

2　当日の確認順序
(1) 職員室で管理職又は説明担当者に着任を報告します。
(2) 座席、個人用収納場所及び共用設備の位置を確認します。
(3) 鍵、入退室及び施設利用のルールについて説明を受けます。
(4) 印刷機・複合機及び校務用端末の利用条件を確認します。
(5) 校務システムの利用申請又は利用開始の状況を確認します。
(6) 相談先と緊急時の連絡手順を確認し、チェック欄に記入します。

3　校内で守るルール
・勤務、休暇、出張、遅刻又は欠勤の連絡は、【校内の連絡方法】により行います。
・児童生徒、保護者及び教職員に関する情報は、定められた場所と方法で取り扱います。
・校務用端末、記録媒体及び書類を、許可なく校外へ持ち出しません。
・パスワード、認証情報及び鍵を他者と共有しません。
・判断に迷う場合は、独自に対応を進めず、【相談先の役職】へ連絡します。

4　施設・座席・鍵
座席は【座席案内の方法】で確認します。職員室、事務室、保健室、印刷室、会議室その他の利用場所は、【施設案内】に従って確認します。
鍵は【鍵の案内】により受け取り、使用後は定められた場所へ返却します。鍵を紛失した、返却できない、又は施設内の安全に関わる異常を発見した場合は、直ちに使用を中止し、【相談先の役職】へ報告します。鍵番号、保管場所の詳細及び警備に関する情報を、校外者へ伝えてはいけません。

5　印刷機・複合機
印刷機の利用は【印刷機の案内】に従います。印刷前に、宛先、部数、印刷物に個人情報が含まれるかを確認します。印刷後は、直ちに印刷物を回収します。
紙詰まり、機器の警告表示、異音又は故障のおそれがある場合は、無理に操作を続けません。【機器担当の役職】へ連絡し、指示を受けます。

6　校務システム・情報機器
校務システムの案内は【システム案内】のとおりです。利用申請中又は権限が未設定の場合は、担当者の完了連絡を待ちます。他人のアカウントを使用したり、認証情報を尋ねたりしません。
端末の紛失、誤送信、誤った共有設定その他の情報事故のおそれがある場合は、直ちに送信・操作を中止し、【相談先の役職】及び【情報機器担当の役職】へ報告します。

7　確認チェック
□ 座席と共用施設の場所を確認した
□ 鍵の受領・返却方法を確認した
□ 印刷機の利用条件と異常時の連絡先を確認した
□ 校務システムの利用状況を確認した
□ 欠勤時、事故時及び判断に迷う場合の相談先を確認した

更新担当：【更新担当の役職】
最終確認日：【確認日】　次回見直し時期：【見直し時期】

関連語：校務分掌、個人情報、校務支援システム、校務DX

良い文章の条件#

• 新任教職員が着任当日に読むことを前提に、説明担当者、配付時期、対象となる職種・勤務形態が冒頭で分かるようになっています。
• 「当日の確認順序」「校内ルール」「施設・鍵」「印刷機」「校務システム」「相談先」「確認チェック」の順に配置し、探したい情報へすぐ到達できます。
• 鍵管理簿の運用、施設案内図、座席表、印刷機の実機表示、校務システムの申請手順、情報機器の取扱いルールなど、校内の原資料と照合されています。
• 鍵番号、暗証情報、警備の詳細、パスワード、個人情報を掲載せず、紛失・故障・誤送信時には直ちに中止して報告する手順があります。
• 印刷機や校務システムについて、実際の利用権限がない新任者に無理な操作を求めず、申請先、確認者、利用開始の条件が区別されています。
• 配付前に管理職、事務担当、情報機器担当、施設・鍵の担当者が内容を確認し、更新担当、最終確認日、見直し時期が記載されています。

関連語：校務分掌、個人情報、校務支援システム、校務DX

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の項目を整理して渡します。

• 対象校種と学校規模の概要
• 着任日とオリエンテーションの実施時間
• 新任者が最初に知るべき校内ルール
• 職員室、印刷室、保健室などの施設名
• 鍵の種類、受け渡し担当、返却方法
• 印刷機の利用手順と使用後の確認事項
• 座席の決め方と、座席表を配布する方法
• 校務支援システムや共有フォルダーの名称
• 困ったときの相談先の役職
• 手引きのページ数、文体、配布方法

児童生徒、保護者、教職員の実名は入力しません。
氏名は「教職員A」や「総務担当」に置き換えます。
校内の具体的な警備情報、パスワード、個人の連絡先も伏せます。

座席表や名簿を作る場合は、AIには空欄の様式だけを作らせます。
実際の情報は、学校が管理する安全な環境で記入します。
AIの出力は、管理職または担当者が確認して最終決定します。

関連語：匿名化、個人情報、校務分掌、校務支援システム

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、学校の実情に合わせて入力します。

あなたは学校事務と校務改善に詳しい編集者です。
【対象校種】の新任教職員向けに、
「教職員異動・新任者オリエンテーション手引き」を作成してください。

目的は、【着任日】に新任者が学校の基本ルールと設備を確認し、
安心して業務を始められるようにすることです。

次の情報だけを使ってください。
・対象校種と学校規模：【対象校種・規模】
・オリエンテーション時間：【所要時間】
・学校独自のルール：【ルール】
・校内施設と場所：【施設案内】
・鍵の受け渡しと返却方法：【鍵の案内】
・印刷機の利用手順：【印刷機の案内】
・座席案内の方法：【座席案内】
・校務システムの案内：【システム案内】
・相談先の役職：【相談先】
・更新担当と確認時期：【更新情報】

実名、住所、電話番号、メールアドレス、パスワード、
警備情報、児童生徒や保護者を特定できる情報は入れないでください。
不明な事項は推測せず、「担当者に確認」と記載してください。
学校独自の決まりと一般的な提案を分けてください。
読みやすい見出しとチェックリストを使い、A4で数ページにまとめてください。
出力後、誤りや不足がないか確認するための確認項目も示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 新任教職員が着任当日に読むことを前提に、説明担当者、配付時期、対象となる職種・勤務形態が冒頭で分かるようになっています。  
- 「当日の確認順序」「校内ルール」「施設・鍵」「印刷機」「校務システム」「相談先」「確認チェック」の順に配置し、探したい情報へすぐ到達できます。  
- 鍵管理簿の運用、施設案内図、座席表、印刷機の実機表示、校務システムの申請手順、情報機器の取扱いルールなど、校内の原資料と照合されています。  
- 鍵番号、暗証情報、警備の詳細、パスワード、個人情報を掲載せず、紛失・故障・誤送信時には直ちに中止して報告する手順があります。  
- 印刷機や校務システムについて、実際の利用権限がない新任者に無理な操作を求めず、申請先、確認者、利用開始の条件が区別されています。  
- 配付前に管理職、事務担当、情報機器担当、施設・鍵の担当者が内容を確認し、更新担当、最終確認日、見直し時期が記載されています。  

関連語：プロンプト、匿名化、個人情報、校務分掌

出力フォーマット#

# 教職員異動・新任者オリエンテーション手引き

## 1 基本情報
- 対象者：
- 着任日：
- 配布日：
- 更新日：
- 担当：

## 2 着任日に確認すること
- [ ] 座席と荷物置き場
- [ ] 出退勤の方法
- [ ] 職員室と休憩場所
- [ ] 鍵の受け取り
- [ ] 緊急時の連絡方法

## 3 学校独自のルール
| 項目 | 内容 | 確認先 |
|---|---|---|
| 職員室の利用 |  |  |
| 来客対応 |  |  |
| 共有物の管理 |  |  |

## 4 校内設備の案内
- 印刷室：
- 保健室：
- 防災設備：
- ごみの分別場所：

## 5 印刷機・ICT機器の使い方
- 基本操作：
- 使用後の確認：
- 故障時の連絡先：

## 6 座席・校務分掌・相談先
- 座席案内：
- 所属分掌：
- 日常の相談先：

## 7 確認チェックリスト
- [ ] 内容を確認した
- [ ] 不明点を質問した
- [ ] 必要な鍵を受け取った

## 8 更新履歴
| 更新日 | 更新内容 | 更新者 |
|---|---|---|
|  |  |  |

注意点（個人情報・著作権・確認）#

手引きには、児童生徒や保護者の情報を載せません。
教職員の氏名、個人の連絡先、勤務状況も必要最小限にします。
座席表を作る場合は、配布範囲を限定し、保管方法を決めます。

パスワード、カード番号、警備装置の詳細な操作情報は、手引きから外します。
認証情報は、学校が定めた安全な方法で個別に伝えます。
共有フォルダーの権限も、担当者が必要性を確認して設定します。

印刷機や校務システムの説明画像には、画面上の個人情報を残しません。
他者が作成した写真、図、マニュアルの転載にも注意します。
必要に応じて、利用許諾や校内利用の条件を確認します。

AIの出力には、学校の実情と異なる説明が混じることがあります。
教頭、総務担当、情報セキュリティ担当が内容を確認します。
鍵の管理方法や緊急時の対応は、所属する自治体・学校の規程で確認します。
AIに評価、処分、採用、人事上の判断をさせてはいけません。

関連語：個人情報、著作権、校務分掌、校務支援システム

関連する文書#

• 0902 校務分掌組織表・年間業務分担マトリクス：新任者の所属や担当業務を確認します。
• 0904 校務DX推進計画書（ペーパーレス化・クラウド活用）：校務のデジタル化方針を確認します。
• 0920 情報セキュリティ研修資料（教職員向け）：情報機器と個人情報の扱いを確認します。
• 0945 校内ネットワーク（LAN）構成図・障害対応マニュアル：ネットワークの利用と障害時の連絡先を確認します。
• 0963 校務支援システム（統合型校務支援ソフト）マニュアル：校務支援システムの基本操作を確認します。
• 0961 教員研修用「生成AI利用ガイドライン（校内版）」：生成AIを校務で使う際のルールを確認します。

関連語：校務分掌、校務DX、個人情報、校務支援システム

参考資料#

• 所属する自治体・学校の規程・様式
• 所属する自治体・学校の情報セキュリティポリシー
• 所属する自治体・学校の校務支援システム運用手順
• 所属する自治体・学校の鍵管理・施設利用の手順