音声読み上げ・スクリーンリーダー向け文書整形

この文書は、視覚障害のある保護者や教職員が、音声読み上げで内容を理解しやすくするための手順です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

見出し、表、画像、リンク、ファイル形式を確認し、利用者が情報を探しやすい文書に整えます。

この文書の目的と使う場面#

この文書は、学級担任、養護教諭、管理職、事務職員などが、視覚障害のある児童生徒、保護者、教職員へ、読み上げで確認しやすい文書を提供するために使います。校内通知、行事案内、会議資料、保護者への連絡、個別の配慮事項の共有資料を作成または更新するときに使用します。

作成者は、文書の目的と読み手を確認し、見出しを階層化します。表は項目名と内容の関係を文章でも確認できる形にし、画像や図には、情報を補う具体的な代替テキストを付けます。色、位置、形だけで示している情報は、文字でも示します。

配布前には、利用するファイル形式と学校の端末で、見出し移動、表の読み上げ、リンクの確認ができるかを試します。読み上げで内容を確認できない場合、個人情報が誤って含まれている場合、原資料と内容が一致しない場合は配布せず、作成担当者と校内の確認担当者へ連絡します。

関連語：個人情報、アクセシビリティ、著作権、プロンプト

作るときのポイント#

1. 利用者と目的を先に確認します。 対象者、利用場面、配布方法、必要な情報の順序を記入します。視覚情報を利用できない読み手にも伝える必要があるかを、本人または担当者に確認します。本人の判断を要する配慮について、AIや作成者が最終判断してはいけません。

1. 見出しと本文の関係を整えます。 題名、主見出し、下位見出しの順に設定し、文字の大きさや太字だけで見出しを表しません。一つの段落には一つの主な内容を置き、手順は番号付きで示します。ページ番号や改ページだけで情報の順序を示さないようにします。

1. 表、画像、リンクを点検します。 表には行見出しと列見出しを設定し、セルの結合や空欄の連続を避けます。表の内容が複雑な場合は、表の前後に要点を文章で示します。画像には目的が分かる代替テキストを付け、飾り画像は形式の仕様に従って読み上げ対象から外します。リンクは「こちら」ではなく、リンク先の名称を表示します。

1. 読み上げと情報漏えいを確認します。 学校で使用する文書作成ソフトと支援技術で、見出し一覧、表の順序、リンク先、代替テキストを試します。読み上げ順が不自然なとき、画像の説明が不足するとき、宛先でない児童生徒や家庭の情報が含まれるときは、直ちに配布を中止します。迷う場合は【校内確認担当】へ連絡します。

1. 完了条件と更新管理を記録します。 原資料との照合、校内確認、読み上げ試験、配布形式の確認が終わり、対象者が必要な情報を探せる状態を完了とします。文書末尾に【更新日】、【見直し担当】、【問い合わせ先】を記載します。端末、ソフトウェア、校内規程が変わった場合は再確認します。

関連語：個人情報、アクセシビリティ、著作権、プロンプト

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

ひかり学園中学部・高等部（架空）
保護者向け行事案内を、音声読み上げに対応させる手順

対象者
・作成担当：学級担任または行事担当者
・確認担当：【校内確認担当】
・読み手：視覚障害のある保護者、教職員
・利用時期：行事案内を作成するとき、内容を変更するとき、配布前

目的
保護者が、行事の日時、場所、持ち物、連絡方法を、音声読み上げで順序よく確認できるようにします。

準備する資料
・確定した行事実施要項
・会場、開始時刻、持ち物を確認できる原資料
・配布に使用するファイル形式
・学校で使用できる音声読み上げ機能またはスクリーンリーダー
・【問い合わせ先】と【校内確認担当】

作成手順
1　文書の題名を「【実施日】の【行事名】のご案内」のように、内容が分かる文字で入力します。
2　本文の冒頭に、対象者、実施日、開始時刻、終了予定時刻、会場、問い合わせ先を記載します。
3　「行事の概要」「当日の流れ」「持ち物」「連絡事項」「問い合わせ先」を主見出しとして設定します。
4　当日の流れは、時刻の早い順に番号付きで記載します。色、上段、左側などの表現だけで順序を示しません。
5　持ち物は、必要な物を一項目ずつ箇条書きにします。不要な物を示す場合は、「持参しない物」と見出しを付けます。
6　表を使用する場合は、表の前に「次の表は、時刻、内容、場所、担当を示します」と記載します。
7　表の内容は、行見出しと列見出しが読み上げで分かるように設定します。表を読み上げにくい形式でしか作成できない場合は、同じ内容を箇条書きでも記載します。
8　会場図などの画像を使う場合は、「校舎正面玄関から受付までの経路を示した図」のように、目的と主要な情報を代替テキストにします。位置関係の詳細が必要な場合は、本文にも経路を記載します。
9　リンクは、リンク先が分かる名称を表示します。例：「行事変更のお知らせ（学校ウェブページ）」。
10　作成担当者は、原資料と文書を照合し、【校内確認担当】へ確認を依頼します。
11　確認担当者は、見出し、表、画像、リンク、個人情報、配布先を確認します。
12　配布前に、実際に使用する端末と読み上げ機能で、題名から問い合わせ先まで順に確認します。

表の記載例
列見出し：時刻／内容／場所／担当
行1：9時00分／受付／【会場名】／【担当】
行2：9時30分／開始／【会場名】／【担当】
行3：【終了時刻】／終了・解散／【解散場所】／【担当】

分岐と連絡
・実施日、時刻、会場が原資料と異なる場合は、配布を止めて【行事責任者】へ連絡します。
・確認担当者が不在の場合は、【代替確認担当】へ連絡し、確認前に配布しません。
・読み上げ順が崩れる、表を確認できない、リンクが開かない場合は、別の形式へ変更せず、【ICT担当】に相談します。
・宛先の誤り、個人情報の混入、添付ファイルの誤りが分かった場合は、直ちに配布を中止し、【管理職】と【情報管理担当】へ連絡します。
・読み手本人の希望や必要な配慮に迷う場合は、本人の意向を確認し、学校の担当者が判断します。AIには支援の最終判断をさせません。

完了条件
原資料との照合、校内確認、読み上げ試験、配布先とファイル形式の確認が終わり、読み手が必要な情報を探せることを確認した状態を完了とします。

【更新日】：【実施日または更新日】
【見直し担当】：【担当部署・担当者】
【問い合わせ先】：【学校の連絡先】

関連語：個人情報、アクセシビリティ、著作権、プロンプト

良い文章の条件#

• 読み手が視覚情報を利用できない場合でも、日時、場所、手順、持ち物、問い合わせ先を、読み上げの順序だけで確認できます。
• 題名、主見出し、下位見出し、本文、箇条書きの階層が、見た目だけでなく文書の構造として設定されています。
• 原資料、行事実施要項、会場情報、配布先一覧と照合し、日時、会場、担当、リンク先、添付ファイルの内容が一致しています。
• 表の行見出しと列見出し、画像の代替テキスト、リンク名が不足しておらず、色、位置、アイコンだけに依存する情報がありません。
• 欠席、予定変更、読み上げ不能、宛先誤り、個人情報の混入などの分岐があり、配布を止める条件と連絡先が明記されています。
• 実際の学校端末と使用する支援技術で校内確認を行い、【更新日】、【見直し担当】、【問い合わせ先】を記録しています。

関連語：個人情報、アクセシビリティ、著作権、プロンプト

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を、入力できる範囲で整理します。

• 文書の種類、対象者、利用場面
• 出力するファイル形式
• 文書の題名と見出しの構成
• 本文、表、画像、図、リンクの有無
• 画像が伝える内容と、画像を使う目的
• 表の行見出し、列見出し、各セルの内容
• 読み上げで特に伝えたい順序や注意事項
• 文字数、用語、学校内で定めた表記

児童生徒、保護者、教職員の実名は入力しません。
住所、電話番号、メールアドレス、学級名、病名なども伏せます。
「保護者C」「児童A」「行事日1」のような記号に置き換えます。
個人が特定できる画像や文書ファイルは、所属先の規程を確認して扱います。

AIには整形案を作らせますが、利用者にとって十分かは判断させません。
出力は、教職員が原資料と照合し、最終的に確認します。

関連語：匿名化、個人情報、アクセシビリティ、著作権

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校文書のアクセシビリティを確認する編集補助者です。
次の文書を、音声読み上げとスクリーンリーダーで理解しやすい形に整えてください。

【文書の種類】：
【対象者】：
【利用場面】：
【出力形式】：
【文書の題名】：
【見出し構成】：
【本文】：
【表の内容】：
【画像・図の内容】：
【画像を使う目的】：
【リンクの内容】：
【特に伝えたい順序】：

見出しは階層が分かるように示してください。
表は、行見出しと列見出しが分かる形にしてください。
画像ごとに、短く具体的な代替テキスト案を示してください。
飾りの画像は、使用する文書形式の仕様に従い、空の代替テキストを設定するなど、支援技術が読み上げない状態にしてください。
色や位置だけに頼る表現があれば、文字による表現に直してください。
個人情報を補ったり、内容を推測したりしないでください。
最後に、教職員が確認すべき点を箇条書きで示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 読み手が視覚情報を利用できない場合でも、日時、場所、手順、持ち物、問い合わせ先を、読み上げの順序だけで確認できます。
- 題名、主見出し、下位見出し、本文、箇条書きの階層が、見た目だけでなく文書の構造として設定されています。
- 原資料、行事実施要項、会場情報、配布先一覧と照合し、日時、会場、担当、リンク先、添付ファイルの内容が一致しています。
- 表の行見出しと列見出し、画像の代替テキスト、リンク名が不足しておらず、色、位置、アイコンだけに依存する情報がありません。
- 欠席、予定変更、読み上げ不能、宛先誤り、個人情報の混入などの分岐があり、配布を止める条件と連絡先が明記されています。
- 実際の学校端末と使用する支援技術で校内確認を行い、【更新日】、【見直し担当】、【問い合わせ先】を記録しています。

関連語：生成AI、依頼文、プロンプト、個人情報

出力フォーマット#

# 文書の題名

## 1 文書の目的
本文

## 2 日時・対象・方法
本文

## 3 詳細
本文または簡潔な表

### 表の読み上げ用整理
- 項目名：
- 内容：

## 4 画像の代替テキスト
- 画像1：代替テキスト
- 画像2：装飾のため、代替テキスト不要

## 5 注意事項
本文

## 6 確認が必要な点
- 原資料との照合：
- 表の読み上げ：
- リンク先とリンク名：

注意点（個人情報・著作権・確認）#

視覚障害のある人に必要な情報は、個人によって異なります。
点字、拡大文字、音声ファイルなど、希望する形式を確認します。
支援方法をAIに決めさせず、本人と学校が相談して決定します。

AIには、実名、連絡先、住所、個別の健康情報を入力しません。
画像に児童生徒の顔や名札がある場合は、個人が特定できない形にします。
AIの出力には、誤った日時、見出し、代替テキストが含まれることがあります。
教職員が原資料と照合し、配付前に読み上げ操作でも確認します。

他者が作成した画像、図、文章を使用する場合は、著作権を確認します。
学校の様式、保存方法、個人情報の扱いは、所属する自治体・学校の規程で確認します。

関連語：合理的配慮、個人情報、著作権、アクセシビリティ

関連する文書#

• 0012 PDF・配付プリントのテキスト抽出・整形：PDFや画像化された資料を編集可能な文章に整えます。
• 0021 表組みデータのMarkdown/HTML変換：表を読み上げやすい形式に変換する際に役立ちます。
• 0081 文書の読みやすさ診断（一文の長さ・専門用語）：文章表現を短く分かりやすく確認します。
• 0082 校内文書テンプレート（Word・Googleドキュメント）整備：見出しや様式を統一します。
• 0089 学校Webアクセシビリティチェック：学校ウェブページの利用しやすさを確認します。

関連語：アクセシビリティ、個人情報、著作権、プロンプト

参考資料#

• 障害を理由とする差別の解消の推進に関する法律↗
• JIS X 8341-3:2016↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式