校内文書テンプレート（Word・Googleドキュメント）整備

校内文書の余白、フォント、見出し、日付などを統一するためのテンプレートを作ります。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、対象文書の整理、AIへの指示、完成後の確認方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

このテンプレートは、校長、副校長・教頭、校務分掌の主任、担当教職員が、校内通知、会議資料、保護者向け案内、実施要項、報告書などを作成するときに使います。主な読み手は、教職員、児童生徒、保護者、教育委員会などです。文書の目的と読み手に応じて、必要な情報を過不足なく伝え、学校内で異なる書式や表記が混在することを防ぎます。

年度当初、校務分掌の開始時、文書様式を見直す時期、担当者が交代するときに、管理職または文書管理の担当者がテンプレートを整備します。各教職員は、文書を新規作成するときに共有場所から最新版を複製して使用します。Wordを使う場合は共有フォルダーの原本を直接編集せず、Googleドキュメントを使う場合は共有ドライブ上の原本に編集権限を付けすぎないようにします。

テンプレートの設定は、学校の文書規程、自治体の様式、校務支援システムの仕様を優先します。規程が不明な場合は、作成者が独断で確定せず、管理職または文書管理担当者に確認します。完成条件は、設定一覧、見出し構成、記入例、確認チェックリストがそろい、印刷とPDF化を試したうえで、保存場所、更新日、見直し担当が明記されていることです。

関連語：個人情報、アクセシビリティ、著作権、起案

作るときのポイント#

1. 対象文書と読み手を先に確定します。 「会議資料」「保護者向け案内」など文書の種類、読み手、使用時期、必須項目、任意項目を一覧にします。学校外へ配布する文書は、校内回覧や管理職確認が必要かを確認します。

1. 原資料と学校の規程を確認してから設定します。 既存の正式様式、校務分掌の引継ぎ資料、自治体や学校の文書規程を参照し、用紙、縦横、余白、フォント、日付表記、ファイル名、保存場所を決めます。規程と異なる可能性がある設定は「要確認」と表示し、未確認のまま標準化しません。

1. 編集しやすい構造にします。 Wordでは「スタイル」「見出し」など実際の機能を使い、Googleドキュメントでは「標準テキスト」「見出し」などの段落スタイルを使います。手動で空白や改行を大量に入れて位置を調整せず、表、ページ番号、ヘッダー・フッターの表示を印刷と画面で確認します。共有原本には編集権限を限定し、利用者はコピーを作成します。

1. 個人情報と誤配布を防ぎます。 実在の氏名、住所、電話番号、健康情報などを記入例に入れません。保存場所を「全教職員」「担当者限定」などに分け、宛先、添付ファイル、公開範囲を配布前に確認します。誤送信、権限不足、文字化け、レイアウト崩れが生じた場合は配布を止め、管理職または情報管理担当者へ連絡します。

1. 試用、承認、更新を記録します。 複数の担当者が記入例を使い、Word、Googleドキュメント、PDF、印刷物で表示を確認します。判断に迷う場合、規程が見つからない場合、原本を上書きした場合は作業を中止し、管理職、文書管理担当者、情報管理担当者の順に相談します。承認日、更新日、見直し担当者をテンプレート内に記録します。

関連語：アクセシビリティ、個人情報、著作権、起案

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉丘市立みどり野中学校
校内文書テンプレート　整備・利用例

【対象文書】
校内会議資料、校内通知、保護者向け案内

【基本設定】
用紙：A4、縦を基本とする。横向きが必要な場合は事前に文書管理担当者へ確認する。
余白：学校の文書規程または既存の正式様式に合わせる。規程が未確認の場合は暫定設定と表示する。
本文：学校で指定する標準フォントと文字サイズを使用する。指定がない場合は、画面と印刷の両方で読みやすい設定を担当者間で確認する。
見出し：文書の階層が分かるように「見出し1」「見出し2」を使用し、番号や表記を統一する。
日付：作成日、実施日、提出期限を区別し、【実施日】【提出期限】のように記入欄を示す。
ファイル名：年度、文書種別、件名、版を含める。例「年度_文書種別_件名_v版」。
保存場所：原本は担当者限定の共有場所、利用用コピーは校内共有場所、個人情報を含む完成版は指定された限定保存場所とする。

【記入例】
文書名：第【回数】回校内研修会の案内
作成日：【作成日】
作成担当：【担当部署または担当者】
対象者：全教職員
目的：授業改善に関する情報を共有し、各自の実践に生かす。
日時：【実施日】 【開始時刻】から【終了時刻】まで
場所：【会場名】
内容：
1　【内容1】
2　【内容2】
準備物：【準備物】
提出・回答：【提出物または回答方法】を【提出期限】までに提出する。
配慮事項：参加が難しい場合は、【連絡先の担当部署】へ【連絡期限】までに相談する。
確認事項：内容、日時、会場、対象者、提出期限、添付資料、個人情報の有無を確認する。

【作成・確認の手順】
1　担当者は共有場所から最新版を複製する。
2　文書種別、読み手、目的、実施日、担当者を入力する。
3　Wordでは見出しスタイルを適用し、Googleドキュメントでは段落スタイルを適用する。
4　記入例、不要な注記、仮の連絡先を削除する。
5　管理職または指定された確認者が内容と配布範囲を確認する。
6　PDF化と印刷を行い、改ページ、表の切れ、文字化け、リンク、読み上げ順を確認する。
7　問題がなければ、承認された保存場所に版を付けて保存する。

【中止・連絡】
誤送信、個人情報の混入、宛先の誤り、原本の上書き、共有権限の不明、印刷と画面の表示不一致がある場合は配布を中止する。管理職、文書管理担当者、情報管理担当者へ、学校で定めた連絡方法で報告する。AIが作成した文章は案として扱い、事実確認、校内手続、配布可否の最終判断をAIにさせない。

【更新管理】
最終更新日：【更新日】
次回見直し：【見直し時期】
見直し担当：【担当部署または担当者】
承認者：【承認者の役職】

関連語：個人情報、アクセシビリティ、著作権、起案

良い文章の条件#

• 読み手が明確です。 教職員向け、保護者向け、児童生徒向けなどを明示し、読み手に不要な校内用語や作成者だけが分かる略語を残していません。
• 文書の構成が再利用できます。 文書名、目的、日時、対象者、内容、提出期限、連絡先、確認欄が、文書種別に応じた見出しとして配置されています。
• 原資料との一致を確認できます。 学校の正式様式、校内文書規程、年度行事予定、会議決定事項、配布対象一覧を参照し、テンプレートの設定や記入例と照合しています。
• テンプレート固有の誤りを防いでいます。 余白や見出しの崩れ、日付欄の取り違え、古い年度や旧連絡先の残存、空の記入欄、共有原本の上書き、PDF化による文字化けを確認しています。
• アクセシビリティと媒体差を確認しています。 色だけで区別せず、見出し構造、十分な文字の見やすさ、表の読み順、印刷時の改ページ、画面閲覧時の拡大表示を確認しています。
• 校内確認と更新管理が完了しています。 管理職または指定された確認者が、内容、権限、保存場所、配布範囲を確認し、承認日、更新日、見直し担当、問題発生時の連絡先を記録しています。

関連語：個人情報、アクセシビリティ、著作権、起案

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

• 文書の種類：起案文書、お便り、報告書など
• 主な読み手：教職員、保護者、教育委員会、外部機関など
• 使用環境：Word、Googleドキュメント、PDF化、印刷
• 用紙サイズ、向き、余白の希望
• 本文、見出し、表、注記の書式
• 必須項目と任意項目
• ファイル名と保存場所のルール
• アクセシビリティ上の配慮
• 学校や自治体の既存規程、指定様式

児童生徒、保護者、教職員の個人情報や機密情報は、原則としてAIに入力しません。必要な場合は、対応表を作らず、実在の人物・学校・連絡先と結び付かない仮想データに置き換えます。単なる記号への置換は匿名化とは限らないため、所属する自治体・学校の情報セキュリティポリシーに従って確認します。既存文書を入力する場合は、個人情報や機密情報を削除します。

関連語：匿名化、アクセシビリティ、個人情報、起案

コピーして使えるプロンプト#

学校で使う【文書の種類】のテンプレート案を作ってください。
使用環境は【Word／Googleドキュメント／両方】です。
主な読み手は【読み手】で、使用場面は【使用場面】です。

次の条件で整理してください。
・用紙は【サイズ・縦横】
・余白は【希望または未定】
・本文のフォントと文字サイズは【希望または未定】
・見出しは【階層数】まで
・必須項目は【項目】
・任意項目は【項目】
・ファイル名は【命名規則】
・保存場所は【保存場所の分類】
・印刷、PDF化、画面閲覧への配慮を含める
・自治体や学校の規程と異なる可能性がある点を明示する

出力は、①設定一覧、②見出し構成、③記入例、④確認チェックリストの順にしてください。
個人情報、実在の連絡先、実在の人物名は使わないでください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- **読み手が明確です。** 教職員向け、保護者向け、児童生徒向けなどを明示し、読み手に不要な校内用語や作成者だけが分かる略語を残していません。
- **文書の構成が再利用できます。** 文書名、目的、日時、対象者、内容、提出期限、連絡先、確認欄が、文書種別に応じた見出しとして配置されています。
- **原資料との一致を確認できます。** 学校の正式様式、校内文書規程、年度行事予定、会議決定事項、配布対象一覧を参照し、テンプレートの設定や記入例と照合しています。
- **テンプレート固有の誤りを防いでいます。** 余白や見出しの崩れ、日付欄の取り違え、古い年度や旧連絡先の残存、空の記入欄、共有原本の上書き、PDF化による文字化けを確認しています。
- **アクセシビリティと媒体差を確認しています。** 色だけで区別せず、見出し構造、十分な文字の見やすさ、表の読み順、印刷時の改ページ、画面閲覧時の拡大表示を確認しています。
- **校内確認と更新管理が完了しています。** 管理職または指定された確認者が、内容、権限、保存場所、配布範囲を確認し、承認日、更新日、見直し担当、問題発生時の連絡先を記録しています。

AIの出力は案として扱い、教職員が正式様式、文言、設定を確認して採用します。

関連語：生成AI、個人情報、起案、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

テンプレートに児童生徒の氏名、住所、健康情報、成績、相談内容などを初期入力しません。差し込み欄を作る場合も、入力例は「児童A」「保護者C」のような仮名にします。共有設定では、閲覧者と編集者を分けます。

WordやGoogleドキュメントのコメント、変更履歴、作成者名、ファイル情報に個人情報が残ることがあります。配付前や外部提出前に、不要な履歴とコメントを削除します。

ロゴ、写真、イラスト、フォントなどを使う場合は、利用条件を確認します。AIが作った文言や書式も、誤り、規程との不一致、著作権上の問題がないか教職員が確認します。最終的な採用、配付、保存の判断は人が行います。

関連語：個人情報、著作権、起案、決裁

関連する文書#

• 0002 教務公文書・ビジネスメール作成：文書の目的や相手に応じた文面を整えます。
• 0073 数字・日付・単位の表記統一ルール集：校内文書の表記をそろえます。
• 0080 音声読み上げ・スクリーンリーダー向け文書整形：読み上げやすい構造を確認します。
• 0081 文書の読みやすさ診断（一文の長さ・専門用語）：本文の読みやすさを点検します。
• 0097 学校文書の保存年限・ファイリング区分表：保存先や分類を整理します。

関連語：保存年限、個人情報、起案、著作権

参考資料#

• 所属する自治体・学校の文書管理規程・指定様式
• 所属する自治体・学校の情報セキュリティポリシー
• 所属する自治体・学校の個人情報保護に関する規程
• Microsoft Word・Googleドキュメントの所属機関向け利用ルール↗