学校文書の保存年限・ファイリング区分表

学校文書の保存年限・ファイリング区分表は、文書の種類ごとに保存期間、保管場所、廃棄方法を整理する表です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、自治体や学校の規程に合わせて、誤廃棄を防ぐ管理表の作り方を説明します。

この文書の目的と使う場面#

学校文書の保存年限・ファイリング区分表は、校長、文書管理担当者、教務担当者、学籍担当者、保健担当者、会計担当者などが、文書を受け入れた時点、年度末の整理時点、保存期間の満了を確認する時点で使用します。文書の種類ごとに、ファイル区分、保存年限、根拠規程、紙または電子の保管場所、閲覧権限、廃棄の確認者と手順を一覧にし、誤廃棄、所在不明、無断閲覧を防ぐことが目的です。

作成前に、所属する自治体、学校法人、大学その他の設置者が定める文書管理規程、保存年限表、情報セキュリティ規程、個人情報の取扱いに関する規程を確認します。指導要録、出席簿、成績関係資料、健康情報、起案文書、会計関係文書などは、名称が似ていても保存年限や管理方法が異なる場合があるため、表の作成者が独自に期間を決めてはいけません。

利用者は、表を基に文書を所定のファイルへ登録し、保管場所と保存開始日を記録します。廃棄時は、保存年限を満了したように見える文書であっても、管理職の確認と規程上の承認を経るまで処分しません。

関連語：保存年限、個人情報、指導要録、起案

作るときのポイント#

1. 対象と原資料を確定します。 対象校種、設置者の区分、対象年度、紙文書と電子文書の範囲を記入し、設置者または学校の現行規程、保存年限表、電子保存の運用手順を原資料としてそろえます。不明な保存年限は「所属する自治体・学校の規程で確認」と記載します。
2. 文書を区分します。 教務、学籍、保健、会計、庶務などのファイル区分を定め、指導要録、出席簿、起案文書などを実際の文書名で登録します。個人名、学籍番号、住所、成績、健康情報は表や作成例に記載しません。
3. 保管と権限を対応させます。 紙書庫の場所、電子保存先の区分、閲覧・編集できる担当を記載します。共有フォルダーの誤設定、私物端末への保存、紙と電子の二重管理による最新版の取り違えがないか確認します。
4. 廃棄手順を段階化します。 保存満了の確認者、承認者、廃棄方法、廃棄日、対象範囲、記録の保管先を定めます。廃棄の可否を自動で決定せず、管理職の確認が必要です。欠席者がいる場合は確認期限を延ばし、紛失、誤廃棄、情報漏えい、事故が疑われる場合は直ちに作業を中止して、校長または文書管理担当へ連絡します。
5. 試行と更新を行います。 実際の書庫、電子保存先、担当者の権限で登録から廃棄記録までを試し、規程改定、保存場所の変更、監査や照会の有無を反映します。表には更新日【更新日】と見直し担当【担当名・役職】を記載します。

関連語：保存年限、個人情報、指導要録、起案

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉学園高等学校
学校文書の保存年限・ファイリング区分表

対象校種：高等学校
設置者の区分：法人立
対象年度：【対象年度】
作成日：【作成日】
更新日：【更新日】
見直し担当：【文書管理担当の役職】
適用する規程：青葉学園高等学校の文書管理規程、情報管理に関する校内規程その他の現行規程
※保存年限、電子保存の可否、廃棄方法は、必ず現行規程と照合する。不明な項目は「所属する自治体・学校の規程で確認」とする。

| 文書名 | ファイル区分 | 保存年限 | 保存開始日・起算点 | 紙の保管場所 | 電子保存先の区分 | 閲覧権限 | 廃棄手順・記録 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 指導要録 | 学籍 | 【規程確認】 | 【規程確認】 | 学籍関係書庫・施錠区画 | 【規程確認】 | 校長が指定した学籍担当者 | 保存満了を担当者が確認し、校長が承認した後、規程に定める方法で廃棄し、廃棄記録を所定の場所に保存 |
| 出席簿 | 学籍・教務 | 【規程確認】 | 【規程確認】 | 教務関係書庫・施錠区画 | 【規程確認】 | 教務担当者、校長が指定する者 | 指導要録等との関連を確認し、校長の承認後に規程に定める方法で廃棄 |
| 起案文書 | 庶務 | 【規程確認】 | 【規程確認】 | 起案文書ファイル・施錠区画 | 【規程確認】 | 起案・決裁に関係する職員 | 決裁済みか、保存延長や係争・照会の対象でないかを確認し、校長の承認後に処理 |
| 健康診断関係文書 | 保健 | 【規程確認】 | 【規程確認】 | 保健関係書庫・施錠区画 | 【規程確認】 | 校長が指定した養護担当者等 | 閲覧範囲を確認し、保存満了と廃棄可否を校長が確認した後、規程に定める方法で廃棄 |
| 会計関係文書 | 会計 | 【規程確認】 | 【規程確認】 | 会計関係書庫・施錠区画 | 【規程確認】 | 事務担当者、校長が指定する者 | 会計担当者が対象年度と保存年限を照合し、校長の承認後に規程に定める方法で廃棄 |

作成と確認の手順：
1. 文書管理担当者は、対象年度、文書名、ファイル区分、保管場所を記入する。
2. 各担当者は、保存年限と起算点を現行規程で確認し、確認できない場合は記入を保留する。
3. 文書管理担当者は、紙書庫と電子保存先の実在、施錠、アクセス権限を確認する。
4. 保存満了候補を抽出しても、自動的に廃棄せず、校長の確認と承認を受ける。
5. 校長が不在、確認者が欠席、または判断に迷う場合は、廃棄を延期し、文書管理担当者から校長または設置者の文書管理窓口へ連絡する。
6. 紛失、誤廃棄、誤送信、無断閲覧などの事故が判明した場合は、作業を直ちに中止し、校長へ報告して、校内の事故対応手順に従う。
7. 廃棄後は、文書名、対象年度、廃棄日、確認者、承認者、方法、記録の保存場所を廃棄記録に残す。

確認欄：
規程照合者：【氏名は校内様式の指定に従う】
確認日：【確認日】
管理職確認日：【確認日】
次回見直し日：【見直し日】

関連語：指導要録、保存年限、個人情報、起案

良い文章の条件#

• 読み手が明確であること。 校長、文書管理担当者、教務・学籍・保健・会計担当者が、自分の担当文書について何を確認し、誰に承認を求めるかを読んで判断できます。
• 表の構成が実務に対応していること。 文書名、ファイル区分、保存年限、起算点、紙と電子の保管場所、閲覧権限、廃棄手順、記録方法が分かれており、空欄を残さず、未確認部分は「規程で確認」と表示されています。
• 原資料との照合先が示されていること。 文書管理規程、保存年限表、情報管理規程、電子保存手順など、保存期間と廃棄方法を確認する原資料が特定されています。
• 固有の誤り・リスクを防いでいること。 指導要録と出席簿の区分間違い、紙と電子の保存先の取り違え、保存満了前の廃棄、個人情報の記載、共有フォルダーの過剰な権限設定を防ぐ記述があります。
• 廃棄の判断を人が行うこと。 保存満了候補を自動処理せず、確認者と管理職の承認者を明記し、照会、監査、事故対応などにより保存を延長する場合の扱いが示されています。
• 校内で実行できるか確認できること。 書庫の施錠、電子保存先への権限、担当者の在席、欠席時の連絡先、事故時の中止条件を確認でき、更新日と見直し担当が記載されています。

関連語：個人情報、保存年限、指導要録、起案

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の情報を個人が特定されない形で渡します。

• 対象校種と学校の設置者の区分
• 表を使う目的と対象年度
• 文書の大分類と具体的な文書名
• 自治体や学校の保存年限の規程
• 紙文書と電子文書の保管場所
• 廃棄の承認者、確認者、記録方法
• 表に必要な列と、使用するファイル形式
• 規程で判断できない文書の扱い

児童生徒の氏名、学籍番号、住所、成績、病歴、家庭状況は入力しません。文書の実例を示す場合は、「児童A」「生徒B」「保護者C」に置き換えます。学校名、担当者名、書庫の具体的な位置も、必要がなければ伏せます。

規程本文を入力する場合も、個人情報や内部の認証情報を除きます。AIには、保存年限を推測させず、「規程に記載がない場合は要確認」と表示させます。

関連語：匿名化、個人情報、保存年限、指導要録

コピーして使えるプロンプト#

学校文書の保存年限・ファイリング区分表のたたき台を作成してください。

対象校種：【小学校・中学校・高等学校・大学・特別支援学校】
設置者の区分：【自治体立・法人立など】
対象年度：【年度】
対象文書：【文書名を列挙】
ファイル区分：【教務、学籍、保健、会計、庶務など】
根拠となる規程の記載：【保存年限と管理方法を記載】
保管場所：【紙書庫、電子保存先の区分】
廃棄手順：【確認者、承認者、廃棄方法、記録方法】
必要な列：【列名を列挙】

次の条件を守ってください。
- 規程にない保存年限や廃棄方法を推測しない。
- 不明な項目は「所属する自治体・学校の規程で確認」と記載する。
- 個人名、学籍番号、住所、成績、健康情報は扱わない。
- 表の後に、確認が必要な項目を箇条書きで示す。
- 廃棄の可否を自動で決定せず、管理職の確認が必要と明記する。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- **読み手が明確であること。** 校長、文書管理担当者、教務・学籍・保健・会計担当者が、自分の担当文書について何を確認し、誰に承認を求めるかを読んで判断できます。  
- **表の構成が実務に対応していること。** 文書名、ファイル区分、保存年限、起算点、紙と電子の保管場所、閲覧権限、廃棄手順、記録方法が分かれており、空欄を残さず、未確認部分は「規程で確認」と表示されています。  
- **原資料との照合先が示されていること。** 文書管理規程、保存年限表、情報管理規程、電子保存手順など、保存期間と廃棄方法を確認する原資料が特定されています。  
- **固有の誤り・リスクを防いでいること。** 指導要録と出席簿の区分間違い、紙と電子の保存先の取り違え、保存満了前の廃棄、個人情報の記載、共有フォルダーの過剰な権限設定を防ぐ記述があります。  
- **廃棄の判断を人が行うこと。** 保存満了候補を自動処理せず、確認者と管理職の承認者を明記し、照会、監査、事故対応などにより保存を延長する場合の扱いが示されています。  
- **校内で実行できるか確認できること。** 書庫の施錠、電子保存先への権限、担当者の在席、欠席時の連絡先、事故時の中止条件を確認でき、更新日と見直し担当が記載されています。  

関連語：プロンプト、保存年限、個人情報、指導要録

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

指導要録、出席簿、健康診断関係書類、成績資料には、個人情報が含まれます。保管場所、鍵、閲覧権限、持ち出し方法を明確にします。電子文書では、共有範囲や誤送信防止の設定も確認します。パスワードや認証情報は、AIに入力しません。

保存年限は、AIの一般知識だけで確定できません。所属する自治体・学校の文書管理規程、保存規程、教育委員会の通知、契約や会計の規程を確認します。文書の内容によって扱いが変わる場合もあります。

廃棄は、AIに判断させません。管理職または文書管理の責任者が、保存年限、未処理の案件、監査、調査、情報公開請求などを確認します。廃棄業者を利用する場合は、適切な処理と証明書の扱いを確認します。AIの出力は、教職員が規程と現物に照らして確認し、最終判断します。

関連語：個人情報、保存年限、指導要録、起案

関連する文書#

• 0039 教員間申し送りノート・連絡メモ：担当者交代時の文書の所在や処理状況を共有します。
• 0062 生成AI出力のファクトチェック・出典確認シート：AIが示した保存年限や根拠を確認します。
• 0082 校内文書テンプレート（Word・Googleドキュメント）整備：管理表の様式と改訂方法をそろえます。
• 0090 教育関連クラウド利用申請・審査票：電子保存先やクラウドの利用条件を確認します。
• 0098 教職員退職・異動時チェックリスト：文書の引継ぎ、返却、保存場所の確認に使います。

関連語：ファクトチェック、保存年限、個人情報、指導要録

参考資料#

• 学校教育法施行規則↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する自治体・学校の文書管理規程、保存規程、廃棄手順、様式