教職員退職・異動時チェックリスト

教職員の退職や異動に伴う事務を、漏れなく確認するための一覧表です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

返却物、引き継ぎ、個人情報の消去を分けて整理する方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

このチェックリストは、教職員の退職・異動が決まった時点から最終勤務日までに、管理職、事務職員、情報担当者、所属部署の担当者、本人が使用します。返却物の確認、担当業務の引き継ぎ、校務上の情報や記録媒体の整理、アカウントの取扱いを順に確認し、手続の漏れや情報の残置を防ぐことが目的です。

原則として、本人と確認担当者が項目ごとに実施日を記録します。本人が不在の場合、紛失や破損がある場合、規程上の取扱いが分からない場合は、処理を独断で進めず、管理職、事務担当、情報セキュリティ担当など、学校が定める連絡先へ報告します。パスワード、個人情報、児童生徒・学生の名簿そのものは、この一覧表に記載しません。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、匿名化

作るときのポイント#

1. 開始条件と対象者を明確にします。 退職・異動の区分、最終勤務日、所属、確認担当者、確認を開始する日を記載し、本人だけでなく管理職と関係担当者が確認できる構成にします。
2. 返却物を現物単位で整理します。 鍵、入退室カード、校務端末、記録媒体、貸与備品、紙資料などを分け、数量、返却先、返却日、紛失・破損時の連絡先を確認します。
3. 引き継ぎは後任者が実行できる情報にします。 担当業務、進行中の案件、期限、保管場所、関係する校内担当、未処理事項を整理します。児童生徒・学生や保護者の個人情報を一覧表へ転載せず、保管場所と閲覧権限だけを確認します。
4. 情報消去とアカウントを混同しません。 端末内、共有フォルダー、記録媒体、クラウド等の確認対象を分け、消去や停止は学校・自治体の規程と管理者の手順に従います。本人の判断で初期化、転送、削除を行わせない項目を明示します。
5. 例外と完了条件を設けます。 欠席、紛失、故障、通信不能、引き継ぎ相手の未定、判断に迷う場合の連絡先を示し、全項目の確認日、未完了事項、管理職の最終確認、更新日、見直し担当を記録します。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、匿名化

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉学園高等部　教職員退職・異動時チェックリスト
対象者：　　　　　　　　　所属・担当：　　　　　　　　　
区分：【退職・異動・その他】　最終勤務日：【実施日】
確認開始日：【実施日】　主な確認担当：【管理職・事務担当・情報担当・本人】
※学校・設置者の規程、貸与品台帳、情報システム管理者の手順を確認して使用する。
※パスワード、個人情報、認証情報はこの表に記載しない。

【1　返却】
□ 鍵・入退室カードを返却し、返却先と返却日を記録した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 校務端末、充電器、記録媒体、その他の貸与備品を現物確認した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 紙資料、ファイル、校務用媒体を、指定された保管場所へ戻した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
※紛失・破損・数量不一致がある場合は、処理を中止し、直ちに管理職と事務担当へ報告する。

【2　引き継ぎ】
□ 担当業務、進行中の案件、未処理事項、期限を引き継ぎ資料に整理した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 後任者または指定された確認者に、保管場所と校内の連絡先を伝えた。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 個人情報を含む資料は、指定保管場所と閲覧権限のみを確認した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
※後任者が未定、本人が欠席、資料の所在が不明な場合は、管理職へ報告し、仮の確認担当を定める。

【3　情報消去】
□ 校務端末、共有フォルダー、記録媒体等について、対象と処理方法を情報担当に確認した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 保存が必要な記録を、指定された場所へ移管した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 消去・初期化・廃棄は、承認された手順を実施した担当者が記録した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
※本人の判断による削除、私物媒体へのコピー、無断転送、端末の独断の初期化は禁止する。

【4　アカウント】
□ 校務システム、クラウド、共有サービス等の対象を情報担当者と照合した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 権限変更、利用停止、共有設定の変更の要否を管理者が確認した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
※認証情報は聞き取って記録せず、学校・設置者の管理手順で処理する。

【5　最終確認】
□ 返却、引き継ぎ、情報消去、アカウントの未完了項目を確認した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 事故、紛失、欠席、通信障害、判断保留の有無と報告先を確認した。
　担当：　　　　　　期限：【実施日】　確認日：　　　　　　備考：
□ 管理職が内容を確認し、未完了事項の対応担当と期限を記録した。
　管理職確認：　　　　　　確認日：【実施日】

完了条件：各項目に確認日があり、未完了事項の担当・期限・報告先が明確であること。
判断に迷う場合の連絡先：管理職【担当名・連絡先】／事務担当【担当名・連絡先】／情報担当【担当名・連絡先】
更新日：【実施日】　見直し担当：【担当名・部署】

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、匿名化

良い文章の条件#

• 読み手が管理職、本人、事務職員、情報担当者のいずれであっても、自分の担当項目、確認期限、報告先を判断できる書き方になっている。
• 「返却」「引き継ぎ」「情報消去」「アカウント」「最終確認」の順に分かれ、各項目に担当者、期限、確認日、備考欄がある。
• 貸与品台帳、鍵の管理記録、校務端末の管理記録、共有フォルダーの管理手順、学校・設置者の情報管理規程を原資料として確認している。
• 個人情報や認証情報を表へ転記せず、紛失・故障・未返却・無断コピー・権限の残置を見逃さない。端末の初期化やデータ削除を本人の判断で行わせない。
• 本人の欠席、後任者未定、通信障害、所在不明、規程との不一致が生じた場合の連絡先と、処理を中止する条件が明記されている。
• 管理職が未完了事項を確認し、更新日と見直し担当を記録して、学校の設備・権限・規程に合わない項目を修正している。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、匿名化

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、学校の実情に合わせて、次の情報を整理して渡します。

• 対象校種と、退職または異動の区分
• 最終勤務日、異動日などの確認に必要な日程
• 返却対象となる鍵、端末、カード、備品、書類
• 引き継ぐ担当業務、進行中の案件、保管場所
• 利用している校務システム、共有フォルダー、クラウドサービス
• 情報消去を担当する部署と、確認を行う担当者
• 学校や自治体が定める様式、期限、保管方法
• 出力形式、列名、印刷サイズ、使用する場面

児童生徒、保護者、教職員の実名は入力しません。
氏名は「児童A」「保護者B」「担当者C」のように置き換えます。
学級名、住所、成績、相談内容など、個人を特定できる情報も伏せます。
実際のアカウント名、パスワード、鍵番号、端末番号も入力しません。
AIに入力する情報は必要最小限にし、所属先の規程を確認します。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、プロンプト

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、学校の実情に合わせて入力欄を置き換えます。
個人名、識別番号、認証情報、具体的な個人情報は入力しません。
AIには、判断や承認ではなく、確認項目の整理を依頼します。

あなたは学校事務と情報管理に詳しい文書作成支援者です。
次の条件で、教職員退職・異動時チェックリストの案を作成してください。

【対象校種】：【小学校・中学校・高等学校・大学・特別支援学校】
【区分】：【退職・異動・その他】
【確認する時期】：【最終勤務日の何日前から確認するか】
【返却対象】：【鍵、端末、カード、備品、書類など】
【引き継ぎ対象】：【担当業務、進行中の案件、保管場所など】
【情報消去の対象】：【校務端末、記録媒体、共有フォルダーなど】
【アカウント確認の対象】：【校務システム、クラウドなど】
【確認担当】：【管理職、情報担当、事務職員、本人など】
【学校・自治体の規程上の注意】：【分かる範囲で記載】
【出力形式】：Markdownの表

次の条件を守ってください。
・項目を、返却、引き継ぎ、情報消去、アカウント、最終確認に分類する。
・各項目に、担当者、期限、確認欄、確認日、備考欄を設ける。
・不明な事項は推測せず、「所属する自治体・学校の規程で確認」と記載する。
・個人情報や認証情報を表に入れない。
・評価、処分、承認の判断は行わず、確認項目の整理にとどめる。
・出力後に、管理職と担当者が内容を確認するよう注意書きを付ける。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 読み手が管理職、本人、事務職員、情報担当者のいずれであっても、自分の担当項目、確認期限、報告先を判断できる書き方になっている。  
- 「返却」「引き継ぎ」「情報消去」「アカウント」「最終確認」の順に分かれ、各項目に担当者、期限、確認日、備考欄がある。  
- 貸与品台帳、鍵の管理記録、校務端末の管理記録、共有フォルダーの管理手順、学校・設置者の情報管理規程を原資料として確認している。  
- 個人情報や認証情報を表へ転記せず、紛失・故障・未返却・無断コピー・権限の残置を見逃さない。端末の初期化やデータ削除を本人の判断で行わせない。  
- 本人の欠席、後任者未定、通信障害、所在不明、規程との不一致が生じた場合の連絡先と、処理を中止する条件が明記されている。  
- 管理職が未完了事項を確認し、更新日と見直し担当を記録して、学校の設備・権限・規程に合わない項目を修正している。  

関連語：プロンプト、匿名化、個人情報、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

退職・異動時には、児童生徒、学生、保護者、教職員の情報を扱います。
氏名、住所、成績、健康情報、相談記録、連絡先をAIに入力してはいけません。
画像、名簿、画面のスクリーンショットにも個人情報が含まれます。
入力前に、匿名化または削除ができているか確認します。
パスワード、認証コード、端末番号、鍵番号も入力しません。

返却や消去の方法は、学校や自治体の規程を優先します。
端末を初期化する場合は、必要な記録を学校・自治体の文書保存規程等に従い、承認された保存先へ移管・保全したことを確認します。
保存、廃棄、移管の扱いは、担当部署に確認して決めます。
個人情報を含む資料を廃棄するときは、指定された方法を使います。
著作物を含む引き継ぎ資料は、利用範囲と保管方法を確認します。

AIの出力には、誤りや不足が含まれる可能性があります。
管理職、情報管理担当者、事務職員が必ず内容を確認します。
返却の完了、アカウント停止、データ消去は、人が実施して判断します。
AIに退職の承認、処分、責任の判断をさせてはいけません。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、匿名化

関連する文書#

退職・異動時の確認では、返却、情報管理、文書保存を関連文書と組み合わせます。
それぞれの文書の役割を確認し、同じ項目を重複して管理しないようにします。

• 0056 児童生徒の個人情報取り扱い誓約書：個人情報の取扱いを確認します。
• 0077 児童生徒の個人情報持ち出し許可申請書：校外持ち出しの記録を確認します。
• 0088 児童生徒用タブレット初期設定マニュアル：端末の返却や初期化手順を確認します。
• 0090 教育関連クラウド利用申請・審査票：クラウドの権限や利用状況を確認します。
• 0097 学校文書の保存年限・ファイリング区分表：引き継ぎ資料の保存方法を確認します。
• 0039 教員間申し送りノート・連絡メモ：担当業務の引き継ぎ内容を整理します。

関連語：保存年限、個人情報、著作権、プロンプト

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式