児童生徒の個人情報持ち出し許可申請書

児童生徒の個人情報を含む紙媒体や記録媒体を、校外へ持ち出す際の申請書です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、持ち出しの必要性、対象情報、管理方法、返却確認を整理する方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

この申請書は、校長、教員、養護教諭、事務職員、大学の教職員などが、児童生徒の個人情報を含む資料を校外で扱う必要が生じたときに、校内の定められた手続に従って提出する文書です。例えば、校外での会議、関係機関との協議、出張先での授業準備、答案や記録の整理などが想定されます。

申請時には、なぜ校外で扱う必要があるのか、どの児童生徒のどの資料を扱うのか、いつからいつまで持ち出すのか、誰が管理するのか、どのように返却または廃棄確認を行うのかを明らかにします。申請書は持ち出しを自動的に認める文書ではなく、学校の情報管理規程、校内の決裁経路、管理職等の確認を受けるための記録です。申請者は、不要な情報を持ち出さず、対象範囲を限定して記載します。

関連語：決裁、個人情報、指導要録、著作権

作るときのポイント#

1. 持ち出しの必要性を具体化します。 校外でなければできない業務なのか、校内で代替できないのかを記載します。「業務のため」だけで終わらせず、会議資料の確認、答案の採点整理など、実際の作業を示します。
2. 対象情報を必要最小限にします。 指導要録、テスト答案、成績資料、支援記録、連絡記録など、資料の種類と範囲、部数または件数を明示します。氏名、学籍番号、住所などを例文や下書きに実名で記載せず、必要な範囲が不明な場合は「要確認」とします。
3. 期間と管理方法を分けて書きます。 持ち出し日、使用期間、返却予定日、持ち出し先の種類、使用する媒体、保管場所や閲覧者をそれぞれ確認します。暗号化、パスワード、施錠などは、学校の規程に定められた方法だけを記載し、独自の方法を追加しません。
4. 返却または処理の証跡を残します。 紙資料は返却先と確認者、電子データは返却・削除・媒体回収など、学校で定めた処理方法を記載します。返却日が未定の場合は空欄にせず「要確認」とし、実施後に返却確認欄を更新します。
5. 決裁前後の確認を分けます。 申請者は資料の範囲、紛失時の連絡、共有範囲を確認し、決裁者は学校の規程や校内手続に照らして判断します。AIや申請書の作成者が、持ち出しの可否、処分、評価、成績や合否の最終判断を行うことはありません。

関連語：個人情報、決裁、指導要録、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

児童生徒の個人情報持ち出し許可申請書

申請日：【申請日】
学校名：青葉市立みどり中学校（架空）
申請者：【所属・職名・氏名】
校種：中学校
学校種別：公立

1　持ち出しの目的
【校外で行う業務】
校外で実施される関係者会議において、児童生徒Aの学習状況に関する資料を確認し、校内での記録整理に必要な事項を整理するため。

【校外で扱う必要性】
会議で資料の照合が必要なため。ただし、校内での代替が可能かどうかは【要確認】。

2　持ち出す資料
【資料の種類】
・生徒Aのテスト答案の写し
・生徒Aに関する指導記録のうち、会議で確認が必要な部分
【資料の範囲】
生徒Aに関する【対象教科・対象期間：要確認】の資料。不要な児童生徒の情報は含めない。
【部数または件数】
紙資料【部数：要確認】部、電子データ【件数：要確認】件
【氏名等の表示】
学校の規程に従い、可能な範囲で対象者を仮名または識別番号で表示する。実名表示の必要性は【要確認】。

3　持ち出しと使用の期間
【持ち出し日】：【実施日】
【持ち出し時刻】：【時刻】
【使用期間】：【実施日】から【実施日】まで
【返却予定日】：【返却予定日】
【持ち出し先の種類】：校外の会議会場
【会議名・業務名】：【会議名：要確認】
【資料を閲覧する者】：【会議の出席者の範囲：要確認】

4　管理方法
【使用する媒体】：紙媒体／学校が認めた記録媒体（該当するものを確認）
【保管方法】：学校の情報セキュリティ規程に定める方法で管理する。具体的な施錠、暗号化、パスワード等は【校内規程の確認が必要】。
【持ち運び方法】：資料を放置せず、申請者が携行する。移動中の車内や会議会場で第三者が閲覧できないようにする。
【共有範囲】：会議の目的に必要な範囲に限る。複製、撮影、転送は【学校の規程に従う】。

5　返却・処理
【返却方法】：会議終了後、持ち出した紙資料および記録媒体を【返却先：要確認】へ返却する。
【返却確認者】：【確認者の所属・職名・氏名】
【返却日】：【返却日】
【電子データの処理】：学校の規程に定める方法で返却、削除または媒体回収を行う。処理方法は【要確認】。
【紛失・漏えい時の連絡】：直ちに【校内の連絡先・連絡手順：要確認】へ報告する。

6　校内手続
【学校の様式・決裁経路】：青葉市立みどり中学校の情報管理に関する規程および校内の決裁経路を確認して記載する。
【申請者確認】：資料の必要性、対象範囲、使用期間、保管方法、返却方法を確認した。
【管理職等確認欄】：【確認日・確認者・判断：学校所定欄】
【返却確認欄】：【返却日・確認者・確認結果：実施後に記載】

※この申請書は、持ち出しの必要性と管理方法を校内で確認するためのものであり、持ち出しの可否を申請者やAIが決定するものではない。

関連語：個人情報、決裁、指導要録、著作権

良い文章の条件#

• 読み手が明確です。 申請者、決裁者、資料の返却確認者が、それぞれ自分の確認箇所を判断できる表現になっています。児童生徒や保護者に共有する場合にも、実名や不要な個人情報を含めない構成です。
• 申請書の構成が実務順です。 目的、対象資料、期間、持ち出し先、管理方法、返却方法、校内手続の順に並び、申請前の確認と返却後の記録を分けています。空欄には【実施日】などの記入指示があり、空の欄を残していません。
• 原資料との照合箇所が分かります。 学校の情報管理規程、個人情報を含む資料の原本、校内の決裁様式、記録媒体の管理方法、返却・削除の手順と照合できる記載になっています。
• この文書特有の誤りを防いでいます。 対象者の範囲を広げすぎない、不要な答案や指導記録を含めない、持ち出し期間を曖昧にしない、第三者への共有や複製を無制限にしない、返却確認を「返したつもり」で終わらせないことを確認します。
• 情報セキュリティ上のリスクを具体的に扱っています。 紙資料の放置、移動中の紛失、記録媒体の未施錠、誤送信、会議参加者以外への閲覧などを想定し、学校で定めた保管・報告方法を記載しています。独自の暗号化方式や保管場所を創作していません。
• 校内確認の責任範囲が適切です。 申請者は事実と必要性を整理し、管理職等は学校の規程と決裁経路に基づいて確認します。AIは下書きや不足情報の表示にとどめ、持ち出しの許可、懲戒・処分、成績・合否、支援方針などの最終判断を行っていません。

関連語：個人情報、決裁、指導要録、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIへ渡す情報は、次の項目に整理します。

• 文書名と用途
• 持ち出しの理由と校外で行う業務
• 資料の種類、年度、学年、教科、部数
• 持ち出し日、使用期間、返却予定日
• 持ち出し先の種類と保管場所
• 使用する媒体の種類
• 鍵、暗号化、常時携行などの管理方法
• 返却方法と返却確認者の役割
• 所属する自治体・学校の様式や決裁経路
• 申請書に必要な欄、不要な欄

児童生徒の実名、学籍番号、住所、電話番号、顔写真、病歴、家庭状況は入力しません。個人が特定される情報は、「児童A」「生徒B」「小学六年生」などに置き換えます。資料の画像や答案そのものも、原則としてAIへ渡しません。

学校名を伏せる場合は、「公立小学校」「高等学校」などに置き換えます。AIに入力した内容と出力結果は、学校の情報管理規程に従って扱います。

関連語：匿名化、仮名化、個人情報、決裁

コピーして使えるプロンプト#

児童生徒の個人情報持ち出し許可申請書の下書きを作成してください。
次の条件を守ってください。

- 持ち出しの可否や許可者の判断はしないでください。
- 不足している情報は、推測せず「要確認」と表示してください。
- 個人情報は「児童A」「生徒B」などの仮名で表してください。
- 実名、学籍番号、住所、電話番号、メールアドレスは書かないでください。
- 持ち出しの必要性、対象資料、期間、保管方法、返却方法を整理してください。
- 学校の規程と異なる暗号化方法や保管方法を新たに決めないでください。
- 最後に、教職員が確認する項目を箇条書きで示してください。

【校種】
【学校種別】
【持ち出しの目的】
【校外で行う業務】
【資料の種類】
【資料の範囲】
【部数または件数】
【持ち出し日】
【使用期間】
【返却予定日】
【持ち出し先の種類】
【保管方法】
【使用する媒体】
【返却方法】
【学校の様式・決裁経路】


【この文書に必要な良い文章の条件】
- **読み手が明確です。** 申請者、決裁者、資料の返却確認者が、それぞれ自分の確認箇所を判断できる表現になっています。児童生徒や保護者に共有する場合にも、実名や不要な個人情報を含めない構成です。  
- **申請書の構成が実務順です。** 目的、対象資料、期間、持ち出し先、管理方法、返却方法、校内手続の順に並び、申請前の確認と返却後の記録を分けています。空欄には【実施日】などの記入指示があり、空の欄を残していません。  
- **原資料との照合箇所が分かります。** 学校の情報管理規程、個人情報を含む資料の原本、校内の決裁様式、記録媒体の管理方法、返却・削除の手順と照合できる記載になっています。  
- **この文書特有の誤りを防いでいます。** 対象者の範囲を広げすぎない、不要な答案や指導記録を含めない、持ち出し期間を曖昧にしない、第三者への共有や複製を無制限にしない、返却確認を「返したつもり」で終わらせないことを確認します。  
- **情報セキュリティ上のリスクを具体的に扱っています。** 紙資料の放置、移動中の紛失、記録媒体の未施錠、誤送信、会議参加者以外への閲覧などを想定し、学校で定めた保管・報告方法を記載しています。独自の暗号化方式や保管場所を創作していません。  
- **校内確認の責任範囲が適切です。** 申請者は事実と必要性を整理し、管理職等は学校の規程と決裁経路に基づいて確認します。AIは下書きや不足情報の表示にとどめ、持ち出しの許可、懲戒・処分、成績・合否、支援方針などの最終判断を行っていません。  

関連語：プロンプト、匿名化、個人情報、決裁

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

児童生徒の個人情報は、必要な範囲を超えて持ち出しません。指導要録、答案、相談記録などは、内容に応じて特に慎重な管理が必要です。校外での保管場所、移動方法、使用後の返却を具体的に確認します。

AIへ実名、学籍番号、住所、健康情報、家庭状況、画像、答案本文を入力しません。匿名化しても、組合せにより個人が特定されることがあります。学年、性別、出来事などの情報も、必要最小限にします。

申請書の様式、決裁者、許可の条件、事故時の報告先は、所属する自治体・学校の規程で確認します。AIの出力に誤りや不足がないか、申請者と管理職が確認します。AIに持ち出しの可否、危険性の評価、処分を決めさせません。

資料に児童生徒の著作物や教材の複製物が含まれる場合は、利用目的と複製・配布の範囲を確認します。必要に応じて、著作権担当者や管理職に相談します。

関連語：著作権、個人情報、決裁、指導要録

関連する文書#

• 0056 児童生徒の個人情報取り扱い誓約書：個人情報を扱う教職員の基本的な遵守事項を確認します。
• 0090 教育関係クラウド利用申請・審査票：電子データをクラウドで扱う場合の申請や確認に関係します。
• 0097 学校文書の保存年限・ファイリング区分表：申請書や関連記録の保存方法を確認します。
• 0098 教職員退職・異動時チェックリスト：保管資料や記録媒体の返却漏れを点検します。
• 0062 生成AI出力のファクトチェック・出典確認シート：AIが作成した下書きの誤りや不足を確認します。

関連語：保存年限、個人情報、決裁、著作権

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン↗
• 所属する自治体・学校の個人情報保護規程
• 所属する自治体・学校の情報セキュリティポリシー
• 所属する自治体・学校の文書管理規程・申請様式