教育関連クラウド利用申請・審査票

教育関連クラウド利用申請・審査票は、授業で外部のWebツールやアプリを使う前に、安全性や運用方法を確認する文書です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、申請内容の整理、審査項目、AIへの安全な指示方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

この票は、教職員が授業で外部のWebツールやアプリを利用する前に、利用目的、対象者、入力データ、認証、保存、削除、広告・課金、第三者提供などを整理し、校内の担当者が確認するために使います。授業担当者は、利用開始前の校内提出期限までに作成し、情報管理担当者または校内で定めた審査担当者へ提出します。提出方法は、校内で指定された共有フォルダ、申請システム、または紙のいずれかに統一します。

申請の対象は、児童生徒、教職員、保護者などが学校の授業に関連して利用する外部サービスです。無料サービスであっても、アカウント作成、データ保存、広告表示、外部連携がある場合は対象にします。申請後は、担当者が利用規約、プライバシーに関する説明、学校の規程、事業者からの回答などを確認し、必要な修正や追加資料を申請者に求めます。利用可否や条件の最終判断は、校内の権限者が行います。

関連語：個人情報、著作権、教育情報セキュリティポリシー、アクセシビリティ

作るときのポイント#

1. 利用場面と範囲を先に特定します。
   学校種、授業名、利用目的、実施期間、利用者の範囲、予定人数を分けて記載します。「授業で使う」だけでなく、提出物の作成、共同編集、アンケートなど具体的な活動を書き、授業外利用を含むかも示します。

1. 入力する情報を最小限に分けて確認します。
   氏名、学年、作品、音声、画像、連絡先など、入力予定のデータを種類ごとに記載します。入力しない情報は「入力しない」と明示し、個人を特定できる情報を扱う場合は、目的、共有範囲、本人等への説明、校内手続の確認欄を設けます。AIには実在の児童生徒情報を入力しません。

1. サービスの仕組みを原資料で確認します。
   利用規約、プライバシー説明、管理者向け資料、事業者の回答を確認し、アカウントの方式、認証、保存場所、保存期間、削除方法、第三者提供、広告、課金、外部連携を「確認済み」「未確認」「要確認」に分けます。推測で「安全」「問題なし」と断定しません。

1. 運用上の対策と代替手段を記載します。
   共有リンクの範囲、パスワード管理、端末の利用場所、画面表示、作品公開の設定、利用終了後の削除、障害時の紙や校内システムなどを具体化します。サービスを使わない場合の代替手段も記載し、利用できない児童生徒が不利益を受けない方法を確認します。

1. AIの役割と校内の判断欄を分離します。
   AIには、確認済み情報の整理、表現の統一、要確認事項の抽出だけを依頼します。AIに承認、合否、処分、法的評価、リスクの最終判断をさせません。申請者、情報管理担当者、管理職などの確認者、確認日、差戻し・修正履歴、最終判断欄は校内手続と照合して設けます。

関連語：個人情報、著作権、教育情報セキュリティポリシー、アクセシビリティ

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

教育関連クラウド利用申請・審査票
学校名：架空校立みどり台中学校
申請者：［教職員名を記入］
提出期限：【提出期限】
提出方法：校内指定の申請システムへ提出
対象：第1学年の技術・家庭科で利用する外部Webツール
利用開始予定日：【利用開始日】　利用終了予定日：【利用終了日】

【申請概要】
授業名・利用場面：技術分野で、班ごとに防災情報を整理し、発表資料を作成する。
利用目的：共同編集の操作を学び、調査結果を発表資料にまとめる。
利用者：第1学年の生徒、担当教員、必要な管理者
利用人数の範囲：【予定人数】
サービスの一般名称：【サービス名】
提供事業者の種別：【事業者の種別】
利用する機能：共同編集、ファイル共有、発表用画面の表示
利用期間：上記の利用開始予定日から利用終了予定日まで
授業外での利用：［なし／あり（内容を記入）］

【データの取扱い】
入力するデータ：班番号、作成した文章、図、公開情報をもとにした資料
入力しないデータ：氏名、顔写真、音声、住所、連絡先、成績、健康に関する情報
アカウント・認証方法：【学校アカウント／個人アカウント／アカウント不要／要確認】
表示名の扱い：【班番号等の仮名／氏名を表示／要確認】
保存場所・保存期間：【確認済みの保存場所と期間を記入】
利用終了後の削除方法：【申請者が削除／管理者が削除／事業者へ依頼／要確認】
第三者提供：［確認済み・なし／あり／要確認］
確認資料：【利用規約の名称・確認日】【プライバシー説明の名称・確認日】

【セキュリティ確認】
通信時の保護：【確認済みの内容／要確認】
パスワード・多要素認証：【確認済みの内容／要確認】
共有範囲：班内または授業参加者に限定する設定を確認する。
公開設定：一般公開にしない。公開が必要な場合は、別途校内確認を行う。
広告・課金：［広告なし・課金なしを確認／広告あり／課金あり／要確認］
外部連携：［なし／あり（連携先を記入）／要確認］

【運用上の対策】
生徒には、実在の個人情報を入力しないこと、共有リンクを校外へ転送しないこと、他者の作品を無断で編集・公開しないことを説明する。
教員は、共有範囲と公開設定を授業前に確認し、授業終了後にファイルとアカウントの扱いを確認する。
利用できない生徒には、校内端末の別機能または紙の資料作成を用意する。
障害・誤公開・不正アクセスが疑われる場合は、利用を止め、【校内の報告先】へ報告する。

【要確認事項】
・保存場所と保存期間は、事業者の回答で確認する。
・利用終了後に生徒が作成したファイルを確実に削除できるか確認する。
・利用規約の改定を誰が確認し、変更時に再申請するか確認する。
・広告、課金、第三者提供、外部連携の有無を確認する。
・学校の情報セキュリティ規程および校内の申請手順と照合する。

【審査者記入欄】
申請内容の確認者：【担当者名】　確認日：【確認日】
追加資料の依頼：［なし／あり（内容を記入）］
申請者への修正依頼：［なし／あり（修正内容を記入）］
最終判断者：【校内で定めた権限者】　判断日：【判断日】
判断欄：［校内手続に基づき記入］
備考：【備考】

関連語：個人情報、著作権、教育情報セキュリティポリシー、アクセシビリティ

良い文章の条件#

• 授業担当者が、提出期限、提出先、対象サービス、利用開始日、利用目的を冒頭で確認でき、情報管理担当者や権限者が次の確認手順を追える構成になっています。
• 「申請概要」「データの取扱い」「セキュリティ確認」「運用上の対策」「要確認事項」「審査者記入欄」が分かれ、利用目的、利用者、入力情報、保存、削除、承認を重複なく記載しています。
• 利用規約、プライバシーに関する説明、管理者向け資料、事業者への照会回答、学校の情報セキュリティ規程など、実際に確認した原資料と確認日を記録できます。
• 氏名や連絡先を不要に入力する設計、初期設定の一般公開、共有リンクの拡散、広告や課金、第三者提供、サービス終了時に削除できない状態を具体的に見つけられます。
• 「確認済み」「未確認」「要確認」「該当なし」を区別し、確認できない事項を安全と断定せず、事業者への質問、代替手段、利用停止時の対応まで記録できます。
• AIの出力は下書きと確認事項の整理に限定し、申請者・情報管理担当者・管理職など、実際の校内手続で定めた担当者が修正、承認、再申請の要否を確認します。

関連語：個人情報、著作権、教育情報セキュリティポリシー、アクセシビリティ

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

• サービスの一般名称と、提供事業者の種別
• 学校種、授業名、利用学年、利用人数
• 利用目的、学習活動、利用予定期間
• 児童生徒、教職員、保護者のどの立場が使うか
• 入力するデータの種類と、データを入力しない項目
• アカウント作成、ログイン方法、アクセス権限
• データの保存場所、保存期間、削除方法の確認状況
• 広告、課金、第三者提供、利用規約の確認状況
• 校内の承認者、情報担当者、事業者への確認事項

児童生徒の実名、住所、顔写真、音声、成績、健康情報は入力しません。
学校名や担当者名も、必要に応じて「公立小学校」「担当教員」と伏せます。
サービス名を伏せると判断できない場合は、一般名称に置き換えます。
AIには、公開情報だけを使い、不明点を推測しないよう指示します。
入力内容とAIの出力は、教職員が確認して最終判断します。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、教育情報セキュリティポリシー

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校の情報セキュリティ審査票を整える編集者です。
次の公開情報と確認済み情報だけを使い、
教育関連クラウド利用申請・審査票の下書きを作成してください。

目的は、授業で外部サービスを使う際の確認事項を整理することです。
利用可否、承認、評価、処分、個人情報の適法性を決めないでください。
不明な点は「要確認」と記載し、推測で補わないでください。
児童生徒の個人が特定できる情報は出力に含めないでください。
出力後は、教職員が利用規約、学校の規程、事業者への回答を確認します。

【学校種】
【授業名・利用場面】
【利用予定期間】
【サービスの一般名称】
【提供事業者の種別】
【利用目的】
【利用者と人数の範囲】
【入力するデータの種類】
【アカウント・認証方法】
【保存場所・保存期間】
【削除方法】
【広告・課金の有無】
【第三者提供の確認状況】
【代替手段】
【事業者や管理者への確認事項】

次の見出しで、表を使って作成してください。
申請概要、データの取扱い、セキュリティ確認、
運用上の対策、要確認事項、審査者記入欄


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 授業担当者が、提出期限、提出先、対象サービス、利用開始日、利用目的を冒頭で確認でき、情報管理担当者や権限者が次の確認手順を追える構成になっています。
- 「申請概要」「データの取扱い」「セキュリティ確認」「運用上の対策」「要確認事項」「審査者記入欄」が分かれ、利用目的、利用者、入力情報、保存、削除、承認を重複なく記載しています。
- 利用規約、プライバシーに関する説明、管理者向け資料、事業者への照会回答、学校の情報セキュリティ規程など、実際に確認した原資料と確認日を記録できます。
- 氏名や連絡先を不要に入力する設計、初期設定の一般公開、共有リンクの拡散、広告や課金、第三者提供、サービス終了時に削除できない状態を具体的に見つけられます。
- 「確認済み」「未確認」「要確認」「該当なし」を区別し、確認できない事項を安全と断定せず、事業者への質問、代替手段、利用停止時の対応まで記録できます。
- AIの出力は下書きと確認事項の整理に限定し、申請者・情報管理担当者・管理職など、実際の校内手続で定めた担当者が修正、承認、再申請の要否を確認します。

関連語：プロンプト、個人情報、著作権、教育情報セキュリティポリシー

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

児童生徒の実名や作品を外部サービスへ送る必要があるか、慎重に検討します。
班番号や仮名に置き換えても個人情報に該当する場合があるため、識別可能性を確認し、必要な安全管理や利用手続を行います。
顔画像、音声、成績、健康情報は、特に慎重な確認が必要です。

サービスの利用規約、プライバシーに関する説明、データ削除方法を確認します。
説明が日本語でない場合や、学校利用の条件が不明な場合も要確認とします。
広告表示や自動公開があるサービスは、授業での設定を確認します。

児童生徒の作品や画像には、著作権、肖像、第三者の権利が関わります。
教材をアップロードする場合は、利用許諾や校内利用の範囲を確認します。
法令やガイドラインだけで判断せず、学校の規程と契約を確認します。

AIの出力は、サービスの安全性を保証するものではありません。
教職員が一次情報と校内手続を確認し、承認者が最終判断します。

関連語：匿名化、著作権、個人情報、教育情報セキュリティポリシー

関連する文書#

• 0056 児童生徒の個人情報取り扱い誓約書：個人情報を扱う職員の確認に使います。
• 0077 児童生徒の個人情報持ち出し許可申請書：校外サービスへの情報提供を検討するときに関係します。
• 0088 児童生徒用タブレット初期設定マニュアル：端末やアカウントの利用条件を確認できます。
• 0089 学校Webアクセシビリティチェック：外部サービスの使いやすさや支援機器への対応を確認します。
• 0019 著作権クリアランス確認ガイド：教材や作品をアップロードする際に参照します。
• 0062 生成AI出力のファクトチェック・出典確認シート：AIを併用した場合の出力確認に使います。

関連語：個人情報、アクセシビリティ、著作権、教育情報セキュリティポリシー

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式