教職員名簿・内線番号表レイアウト

教職員名簿・内線番号表は、校内の連絡先や所属、座席を確認するための表です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、生成AIを使って見やすいレイアウト案を作る方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

教職員名簿・内線番号表は、年度始めに校内の教職員、所属、校務分掌、座席、内線番号を一つの様式で確認できるようにするための文書です。校長、副校長・教頭、事務職員、校務分掌の担当者などが、【対象年度】の開始前後に、異動者、着任者、退職者、担当変更、座席移動、電話機の変更を確認して更新します。

職員室の教職員が、校内電話をかけるとき、来訪者や保護者からの取次ぎ先を確認するとき、会議資料を準備するときに使用します。必要に応じて、校長室、職員室、事務室、保健室、各研究室など、校内の連絡を受ける場所にも配付します。校外に配付する場合は、掲載項目と配付範囲を別途確認し、私用電話、私用メール、住所などは掲載しません。

表には、対象期間、更新日、管理担当、所属、氏名、校務分掌、主な担当業務、座席または勤務場所、内線番号を示します。在席時間や担当場所を載せる場合は、【始業時刻】から【終業時刻】までなど、学校で確認済みの情報だけを記載します。日ごとの不在、出張、代替連絡先は、名簿本体と混同しないよう、別欄または別紙で管理します。

関連語：校務分掌、個人情報、生成AI、著作権

作るときのポイント#

1. 利用者と掲載範囲を先に決めます。 職員室だけで使うのか、全校の教職員に配付するのかを明記し、掲載可否を確認します。氏名の表示、座席、内線番号、担当業務などは、校内の取扱いに合わせます。

1. 原資料と照合して基礎情報を確定します。 発令・着任状況、校務分掌表、校内組織図、座席配置、電話機一覧、年度当初の校内予定を照合し、氏名、所属、担当、場所、番号を確認します。生成AIには仮データだけを入力し、最終的な正しさは担当者が確認します。

1. 検索しやすい構成と表記にそろえます。 所属別、氏名順、内線番号順などの並び順を一つに決め、年度、適用期間、更新日、曜日、時刻の表記を統一します。座席や勤務場所は校内図の名称と合わせ、主な担当業務を短く記載します。会議予定と併用する場合は、開始・終了時刻、準備・移動時間、担当場所を予定表側に明記し、名簿の在席情報と重複させません。

1. 変更・不在・代替・未確定の表示を決めます。 変更は「変更日」と「変更後」を示し、不在は「出張」「年休」など校内で定めた表示にします。代替連絡先は確認済みの内線だけを記載し、未確定は「未確認」と表示して空欄にしません。訂正を見つけた人は【連絡先・担当】へ連絡し、管理担当が原資料と照合して最新版を再保存します。

1. 保存場所と更新手順を明記します。 更新日、更新者、確認者、ファイル名、保存場所、配付範囲を記録します。紙版は旧版を回収し、共有フォルダーの最新版と一致させます。更新時には、異動、着任、分掌、座席、内線、在席時間、配付範囲の確認欄を順に点検します。

関連語：個人情報、校務分掌、生成AI、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

ひかりの丘学園中学校　教職員名簿・内線番号表

対象年度：令和【対象年度】年度
適用期間：【適用開始日】～【適用終了日】
更新日：【更新日】
管理担当：【担当部署・担当者】
確認者：【確認者】
保存場所：【校内共有フォルダー名／紙ファイルの保管場所】
配付範囲：【職員室・事務室・校長室など】
利用目的：校内連絡、来訪者の取次ぎ、会議準備、座席確認

■ 教職員名簿・内線番号表
| 区分 | 氏名 | 所属 | 校務分掌・役割 | 主な担当業務 | 座席・勤務場所 | 内線番号 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 管理職 | 教員A | 校長室 | 校長 | 学校運営 | 校長室 | 内線1 |  |
| 管理職 | 教員B | 職員室 | 教頭 | 校内調整・連絡 | 職員室 | 内線2 |  |
| 教員 | 教員C | 1学年 | 学年主任 | 1学年運営 | 職員室・1学年席 | 内線3 |  |
| 教員 | 教員D | 保健体育 | 保健主事 | 保健・安全 | 職員室 | 内線4 |  |
| 事務職員 | 職員A | 事務室 | 事務担当 | 学校事務・窓口 | 事務室 | 内線5 |  |
| 養護担当 | 職員B | 保健室 | 養護担当 | 保健室対応 | 保健室 | 内線6 |  |

■ 時間・場所に関する補足
通常の在席時間：【始業時刻】～【終業時刻】
職員打合せ場所：【場所】
定例会議の開始・終了時刻：【開始時刻】～【終了時刻】
準備・移動時間：必要な場合は校内予定表に記載し、本表の在席時間と混同しない。
日別の出張、会議、欠席、代替担当：別紙「【予定表名】」で管理する。

■ 表示と連絡のルール
・人事異動、分掌変更、座席移動、内線変更は、変更日と変更後の内容を記録する。
・当日の不在は、名簿本体を書き換えず、「【不在表示の方法】」で予定表に表示する。
・代替担当は、確認済みの氏名と内線番号だけを記載する。
・未確認の情報は「未確認」と表示し、推測で補わない。
・誤りを見つけた場合は【連絡先・担当】へ連絡する。管理担当は【原資料名】と照合し、確認後に最新版を保存する。
・紙で配付した旧版は【回収・廃棄方法】に従って回収し、最新版と差し替える。
・私用電話、私用メール、住所その他の不要な個人情報は掲載しない。

■ 更新時の確認欄
異動・着任：【確認者・確認日】
校務分掌：【確認者・確認日】
座席・勤務場所：【確認者・確認日】
内線番号：【確認者・確認日】
在席時間・予定表との整合：【確認者・確認日】
配付範囲・保存場所：【確認者・確認日】

関連語：校務分掌、個人情報、生成AI、著作権

良い文章の条件#

• 職員室で内線番号や座席を探す教職員、取次ぎを行う事務職員、更新を担当する管理職が、必要な情報をすぐ見つけられる構成になっています。
• 冒頭に対象年度、適用期間、更新日、管理担当、保存場所、配付範囲があり、本文に名簿、分掌、担当業務、座席、内線番号、変更時の扱いが整理されています。
• 校務分掌表、着任・異動の確認資料、座席配置、電話機一覧、年度当初の校内予定表と照合でき、どの資料を確認したかが分かります。
• 氏名の誤記、所属や分掌の旧情報、座席移動後の未更新、内線番号の重複、退職者の残存、不在者と代替担当の取り違えを防ぐ表示になっています。
• 未確定情報を空欄や推測で埋めず、「未確認」などの統一表記を用い、変更日、確認者、連絡先、最新版の保存場所が明示されています。
• 個人情報の掲載範囲を校内利用の目的に限定し、紙版の回収、共有フォルダーの権限、配付前の校内確認を含め、管理担当が最終確認できる内容になっています。

関連語：校務分掌、個人情報、生成AI、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

生成AIには、実際の氏名や番号を渡さず、表の構成を考えさせます。
次の項目を、必要な範囲で入力してください。

• 対象校種と校内での使用場所
• 表の種類（名簿、座席表、内線番号表など）
• 掲載する列名
• 分掌や所属の分類
• 用紙サイズと向き
• 印刷するか、画面だけで使うか
• 更新日を表示する位置
• 管理職用、教職員用などの配付範囲
• Word、Excel、スプレッドシートなどの作成形式

氏名は「教員A」「事務職員B」のように置き換えます。
内線番号は「内線1」「番号A」などの仮記号にします。
座席位置は「窓側1列目」「出入口側2番」など、仮の表現にします。

児童生徒、学生、保護者、教職員を特定できる情報は入力しません。
実データを扱う場合は、所属する自治体・学校の生成AI利用規程を確認します。

関連語：匿名化、生成AI、個人情報、校務分掌

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧の部分を入力してください。
実在の氏名、内線番号、住所、私用連絡先は入力しないでください。

あなたは学校事務を支援する編集者です。
【対象校種】の【表の種類】を作るため、
見やすく更新しやすいレイアウト案を作成してください。

使用目的は【使用目的】です。
利用者は【利用者】です。
掲載する列は【列名】です。
分類は【所属・分掌の分類】です。
用紙は【A4縦・A4横など】で、利用方法は【印刷・画面表示】です。
【更新日や管理担当を表示するか】も反映してください。

氏名は「教員A」、番号は「内線1」のような仮データを使ってください。
個人の住所、私用電話、私用メールアドレスは扱わないでください。
表の見出し、並び順、注意事項、更新時の確認項目を示してください。
個人の掲載可否、配付範囲、最終的な番号の正しさは判断しないでください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 職員室で内線番号や座席を探す教職員、取次ぎを行う事務職員、更新を担当する管理職が、必要な情報をすぐ見つけられる構成になっています。
- 冒頭に対象年度、適用期間、更新日、管理担当、保存場所、配付範囲があり、本文に名簿、分掌、担当業務、座席、内線番号、変更時の扱いが整理されています。
- 校務分掌表、着任・異動の確認資料、座席配置、電話機一覧、年度当初の校内予定表と照合でき、どの資料を確認したかが分かります。
- 氏名の誤記、所属や分掌の旧情報、座席移動後の未更新、内線番号の重複、退職者の残存、不在者と代替担当の取り違えを防ぐ表示になっています。
- 未確定情報を空欄や推測で埋めず、「未確認」などの統一表記を用い、変更日、確認者、連絡先、最新版の保存場所が明示されています。
- 個人情報の掲載範囲を校内利用の目的に限定し、紙版の回収、共有フォルダーの権限、配付前の校内確認を含め、管理担当が最終確認できる内容になっています。

AIの回答は、そのまま校内で配付しないでください。
実際の表に置き換える作業と確認は、担当者が行います。

関連語：プロンプト、個人情報、生成AI、校務分掌

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

教職員名簿・内線番号表には、氏名、所属、担当、座席などが含まれます。
組み合わせによって個人を特定できるため、個人情報として慎重に扱います。
内線番号や座席情報も、公開範囲を限定する必要があります。

生成AIには、実在する氏名や個人の連絡先を入力しません。
異動、休職、兼務などの情報も、個人を特定できる形では渡しません。
入力画面や生成AIサービスの保存・学習設定も確認します。

AIの出力には、存在しない内線番号や誤った所属が含まれることがあります。
担当者は、発令資料、校務分掌表、電話機の表示と照合してください。
管理職は、掲載内容、配付範囲、掲示場所を最終確認します。

表の配色や罫線は、既存の校内様式と著作権上の問題がないか確認します。
他校の名簿や画像を無断で複製しないでください。
保存場所と廃棄方法は、所属する自治体・学校の規程で確認します。

関連語：個人情報、著作権、生成AI、校務分掌

関連する文書#

教職員名簿・内線番号表は、校内文書の様式整備や保存管理と関係します。
次の文書を組み合わせると、作成から更新、保存までを整理できます。

• 0082 校内文書テンプレート（Word・Googleドキュメント）整備：表の様式を統一します。
• 0021 表組みデータのMarkdown/HTML変換：表データを別形式に変換します。
• 0097 学校文書の保存年限・ファイリング区分表：保存場所や分類を確認します。
• 0098 教職員退職・異動時チェックリスト：異動時の名簿更新を確認します。
• 0062 生成AI出力のファクトチェック・出典確認シート：AIの誤りを点検します。

関連文書を使う場合も、個人情報を含む実データの取扱いに注意します。
各文書の様式や運用は、所属する自治体・学校の規程に合わせてください。

関連語：ファクトチェック、個人情報、生成AI、校務分掌

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する自治体・学校の個人情報保護規程
• 所属する自治体・学校の文書管理規程
• 所属する自治体・学校の生成AI利用規程・様式