修学旅行緊急時家族連絡網・安否確認フロー

修学旅行中に地震や列車遅延などが起きたとき、学校が行う確認と連絡の手順をまとめる文書です。学校においては、この内容を学校行事、特別活動、部活動の計画と運営の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、情報の整理、保護者への一斉メール、安否確認の進め方を作成できます。

この文書の目的と使う場面#

本書は、修学旅行中に地震、気象警報、列車・バスの大幅な遅延、事故、体調不良者の発生その他の緊急事態が起きた際に、引率教職員、学校管理職及び連絡担当者が、児童生徒の安全確保と安否確認を進め、保護者へ必要な情報を一斉連絡するために使用します。

実施前に、引率者間の役割、宿泊先・旅行業者・交通機関との連絡方法、学校側の受信担当、教育委員会等への報告先を確認します。発生時は、現地では安全確保を最優先とし、学校側では確認済みの事実と確認中の事項を整理して、保護者が過度に不安にならないよう、連絡時刻及び次回の情報提供予定を示します。

個別の健康情報、支援上の配慮及び家族の連絡先は、必要な担当者だけで取り扱い、一斉メールには記載しません。

関連語：修学旅行、教育委員会、個人情報、プロンプト

作るときのポイント#

1. 判断・連絡の担当を分けます。 現地での安全確保責任者、点呼担当、学校での情報集約担当、保護者向けメールの作成・送信担当、管理職への報告担当を、実施前に役職で定めます。担当者が連絡不能となる場合に備え、代行者も確認します。
2. 安否確認の基準を統一します。 「全員確認済み」「一部確認中」「負傷者等への対応中」などの表現をあらかじめ定め、未確認者を「無事」と扱わないようにします。班別行動中は、班責任者からの報告時刻と確認方法を明確にします。
3. 連絡の順序を明記します。 危険が切迫する場合は、避難・救護・関係機関への通報を優先します。その後、現地責任者から学校の管理職等へ報告し、学校側が必要に応じて教育委員会、旅行業者等と情報を共有します。
4. 一斉メールは事実と予定に限定します。 発生場所は必要な範囲にとどめ、児童生徒個人、けがや受診の詳細、憶測による原因は書きません。確認中の事項は「確認中」とし、次回連絡の目安と保護者に求める行動を記載します。
5. 配慮が必要な児童生徒への対応を別に確認します。 移動、避難、服薬、食事、感覚面の配慮等について、本人・保護者から事前に共有された内容及び学校の個別の計画を、必要最小限の引率者で確認します。緊急時の対応は、医療機関、専門職及び保護者への確認を踏まえて判断します。

関連語：個人情報、修学旅行、教育委員会、プロンプト

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

私立青葉中学校
【実施日】修学旅行緊急時家族連絡網・安否確認フロー

1　対象・連絡体制
対象：第【学年】学年参加生徒及び引率教職員
実施地域：【地域名】
主な移動手段：【鉄道・バス等】
現地安全確保責任者：【引率責任者の役職】
学校側受信・情報集約担当：【管理職又は連絡担当の役職】
保護者連絡担当：【役職】
報告先：【教育委員会、旅行業者等の連絡先を校内資料で確認】

2　発生時の対応順序
（1）現地安全確保責任者は、周囲の危険、交通機関及び宿泊先の案内を確認し、生徒を安全な場所へ誘導します。切迫した危険、負傷又は救急対応が必要な場合は、現地の関係機関及び施設担当者へ連絡します。
（2）引率者は、学級・班ごとに点呼を行い、「確認済み」「確認中」「対応中」を記録します。班別行動中は、班責任者又は連絡手段を通じて所在を確認します。
（3）現地安全確保責任者は、確認できた事実、未確認者の有無、現在地、安全確保の状況及び今後の移動見通しを、学校側受信担当へ報告します。
（4）学校側受信担当は、管理職へ報告し、必要に応じて【報告先】へ連絡します。情報が錯綜する場合も、未確認情報を保護者へ断定して送信しません。
（5）保護者連絡担当は、管理職の確認後、一斉メールを送信します。次回連絡は【時刻】を目安とし、状況に変化があれば予定を待たずに連絡します。

3　保護者向け一斉メール案
件名：【実施日】修学旅行中の【想定事態】について

保護者の皆様

【発生時刻】頃、【地域名】において【想定事態】が発生しました。
本校は現在、引率教職員が参加生徒の安全確認を進めています。

【確認済みの事実を記載。例：生徒は施設内の安全な場所で待機しています。】
【未確認事項を記載。例：交通機関の運行状況は確認中です。】

学校は、現地の案内、旅行業者及び関係機関からの情報を確認し、今後の行程を検討します。個別の状況に関するお問い合わせには、確認に時間を要する場合があります。

次回の状況は、【次回連絡の予定】を目安にお知らせします。保護者の皆様には、学校からの連絡をお待ちくださいますようお願いいたします。
【返信不要／緊急連絡がある場合のみ学校指定の方法で連絡】とします。

【学校名】

関連語：修学旅行、教育委員会、個人情報、プロンプト

良い文章の条件#

• 引率教職員、学校管理職、保護者が読む場面を分け、現地対応者が最初に行う安全確保と点呼の手順を冒頭で確認できる構成になっています。
• 実施日、行程上の地域、宿泊先・交通機関、引率責任者、学校側受信担当、代行者及び連絡手段が、旅行要項や緊急連絡先一覧の最新版と一致しています。
• 「全員確認済み」「確認中」「対応中」の区別、報告時刻、情報集約先及び保護者への次回連絡予定が明記され、安否不明者を含むような曖昧な表現がありません。
• 地震時の避難先、交通障害時の待機場所及び代替移動の判断は、現地施設・交通機関・関係機関の案内と学校の旅行計画を確認して記載し、独自の安全判断を断定していません。
• けが、受診、アレルギー、障害に関する配慮等は、一斉メールに個人が特定される形で記載せず、必要な引率者・管理職・保護者との個別連絡に限定しています。
• 送信前に、現地責任者、学校側受信担当及び管理職が、事実関係、共有範囲、教育委員会等への報告の要否、保護者向け文面を校内の規程に照らして確認できる内容になっています。

関連語：修学旅行、教育委員会、個人情報、プロンプト

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の項目を整理して入力します。未定の項目は「未定」と書き、AIに推測させません。

• 対象校種、学年、参加人数、引率教職員数
• 修学旅行の実施地域、主な移動手段、宿泊の有無
• 想定する事態と、学校としての対応方針
• 現地で安全確認を行う担当者と、学校で受ける担当者
• 管理職、教育委員会、旅行業者への報告手順
• 保護者への配信手段と、次回連絡の予定
• 保護者が取る行動と、問い合わせ先の案内方法
• 一斉メールの件名、本文、配信条件

児童生徒の実名、住所、電話番号、メールアドレス、顔写真、病名、服薬情報は入力しません。人数や集団名に置き換え、「児童A」「班1」「生徒B」のように伏せます。詳細な名簿や緊急連絡先は、学校が管理する安全な台帳で扱います。AIの出力は教職員が確認し、最終的な配信を管理職が判断します。

関連語：匿名化、修学旅行、個人情報、教育委員会

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、学校の規程に合う情報だけを入力します。個人が特定できる情報は入力しません。

あなたは学校危機管理文書の編集補助者です。
修学旅行中に【想定事態】が発生した場合の、
「安否確認フロー」と「保護者向け一斉メール案」を作成してください。

対象校種：【小学校・中学校・高等学校のいずれか】
対象学年：【学年】
参加人数：【人数。実名は書かない】
実施地域：【都道府県名または地域名まで】
主な移動手段：【鉄道・バスなど】
現地の安全確保担当：【引率責任者などの役職】
学校側の受信担当：【管理職・連絡担当などの役職】
報告先：【教育委員会・旅行業者など】
保護者への連絡手段：【一斉メールなど】
次回連絡の予定：【時刻または「確認後」】
保護者に求める行動：【返信不要、情報を待つなど】
学校の方針・規程：【ここに入力】

作成条件：
- 安全確保、安否確認、報告、保護者連絡の順に整理する。
- 未確認の内容は断定せず、「確認中」と表現する。
- 児童生徒の氏名、連絡先、病名などは記載しない。
- 評価、処分、診断、連絡の最終判断はしない。
- メールは簡潔で、不安をあおらない表現にする。
- 学校の規程と事実関係を教職員が確認してから使う。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 引率教職員、学校管理職、保護者が読む場面を分け、現地対応者が最初に行う安全確保と点呼の手順を冒頭で確認できる構成になっています。  
- 実施日、行程上の地域、宿泊先・交通機関、引率責任者、学校側受信担当、代行者及び連絡手段が、旅行要項や緊急連絡先一覧の最新版と一致しています。  
- 「全員確認済み」「確認中」「対応中」の区別、報告時刻、情報集約先及び保護者への次回連絡予定が明記され、安否不明者を含むような曖昧な表現がありません。  
- 地震時の避難先、交通障害時の待機場所及び代替移動の判断は、現地施設・交通機関・関係機関の案内と学校の旅行計画を確認して記載し、独自の安全判断を断定していません。  
- けが、受診、アレルギー、障害に関する配慮等は、一斉メールに個人が特定される形で記載せず、必要な引率者・管理職・保護者との個別連絡に限定しています。  
- 送信前に、現地責任者、学校側受信担当及び管理職が、事実関係、共有範囲、教育委員会等への報告の要否、保護者向け文面を校内の規程に照らして確認できる内容になっています。  

関連語：生成AI、プロンプト、修学旅行、個人情報

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

一斉メールでは、宛先の保護者同士にメールアドレスが表示されない設定を使います。配信システムの設定は、所属する自治体・学校の規程で確認します。児童生徒の氏名、班の詳細、負傷状況、医療情報を一斉メールに書く場合は、必要性と安全性を慎重に確認します。個別情報は、適切な方法で個別に伝えます。

地震の震度、運休状況、施設の被害などは、公式発表や現地確認と照合します。SNSの投稿や未確認の噂を、そのまま保護者へ伝えてはいけません。列車遅延では、運行会社の最新情報と代替移動の安全性を確認します。

メールの文面は、学校の既存様式や自治体の危機管理資料を参考にします。文章や画像を無断転載せず、利用条件を確認します。AIの出力には誤りがあるため、教職員が事実、個人情報、表現、配信先を確認します。配信の最終判断は管理職が行います。

関連語：個人情報、著作権、修学旅行、教育委員会

関連する文書#

• 0605 修学旅行実施要項（教員用詳細マニュアル）： 引率体制、緊急時の役割、行程を確認します。
• 0606 修学旅行のしおり（児童生徒用配付原稿）： 行程、集合方法、緊急時の行動を確認します。
• 0607 修学旅行下見（実踏）報告書・安全確認シート： 移動経路、施設、連絡手段の危険箇所を確認します。
• 0630 避難訓練実施計画書（地震・火災・津波想定）： 避難誘導や点呼の基本手順を確認します。
• 0651 学校行事雨天順延・中止連絡メール文面： 保護者向けメールの構成と表現を参考にします。

関連語：避難訓練、修学旅行、個人情報、教育委員会

参考資料#

• 学校保健安全法↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式