長期休業中（夏休み・冬休み）の学校閉庁日のお知らせ

長期休業中に学校を閉じる期間と、その間の連絡方法を保護者へ知らせる文書です。学校においては、この内容を保護者対応、地域連携、PTA、学校広報の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

学校閉庁日の趣旨を説明し、緊急時の連絡先を分かりやすく示します。

この文書の目的と使う場面#

学校長または学校事務担当者が、長期休業（夏季・冬季）の開始前に、児童生徒・保護者・地域の関係者へ学校閉庁日を周知するために使用します。閉庁期間中は電話、窓口、証明書発行、各種相談等への通常対応ができないことをあらかじめ示し、保護者が必要な手続や相談を閉庁前後に行えるようにします。

あわせて、児童生徒の安全に関わる緊急事案が生じた場合の連絡先と、警察・消防・医療機関へ連絡すべき場面を明確にします。学校だより、保護者連絡システム、学校ウェブサイト、配付文書等で、同一内容を誤りなく発信します。

関連語：部活動、著作権、働き方改革、個人情報

作るときのポイント#

1. 閉庁日と対象範囲を確定します。
   夏季・冬季それぞれの開始日と終了日を、曜日を含めて正確に記載します。学校だけでなく、教育委員会、事務室、図書室、体育施設等の取扱いが異なる場合は、対象施設を分けて示します。

1. 閉庁中に停止する業務を具体的に示します。
   電話対応、来校受付、証明書発行、転出入手続、拾得物対応、施設開放の可否などについて、通常どおり対応できない業務を明記します。電子申請等を受け付ける場合も、回答・処理は閉庁後となることを示します。

1. 緊急連絡先は公開可否を確認したものだけを載せます。
   自治体・設置者が指定する緊急連絡窓口の名称、連絡方法、対応時間を確認します。未確定の電話番号、個人の携帯電話番号、内部用連絡先は記載せず、必要な箇所は【要確認】とします。

1. 緊急の意味を分けて案内します。
   事故、犯罪被害、火災、救急搬送など、直ちに人命・身体の安全に関わる場合は、学校への連絡を待たずに警察、消防、医療機関等へ連絡するよう案内します。欠席連絡や通常の相談は、閉庁後の学校対応となることを明確にします。

1. 行事・部活動等との整合を確認します。
   閉庁日に部活動、補習、進路関係の手続、学校施設利用、預かり事業等が予定されていないかを確認します。実施する活動がある場合は、実施日時、集合場所、引率者からの連絡方法を別途確定したうえで案内します。

関連語：部活動、著作権、働き方改革、個人情報

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

20XX年【実施日】

保護者の皆様

みらい市立みらい小学校
校長　【校長氏名】

長期休業中（夏休み・冬休み）の学校閉庁日のお知らせ

　日頃から、本校の教育活動に御理解と御協力をいただき、ありがとうございます。
　教職員の健康保持と業務の見直しを進めるため、次のとおり学校閉庁日を設けます。閉庁期間中は、原則として教職員が勤務せず、電話・窓口等の通常対応を行いません。
　保護者の皆様には御不便をおかけしますが、御理解と御協力をお願いいたします。

1　学校閉庁日
（1）夏季
　【開始日（曜日）】から【終了日（曜日）】まで

（2）冬季
　【開始日（曜日）】から【終了日（曜日）】まで

2　閉庁期間中の学校の対応
　閉庁期間中は、原則として次の対応を行いません。
・学校代表電話での電話対応
・事務室窓口での受付および来校者対応
・証明書の発行、各種届出の受領・確認
・忘れ物、教材、配付物等の受渡し
・その他、通常の学校業務

　閉庁期間中に学校へいただいた連絡や申請については、原則として閉庁終了後に順次確認します。お急ぎでない御用件は、閉庁日前または閉庁終了後に学校へ御連絡ください。

3　緊急時の連絡について
　児童の安全に関わる事故、重大な被害、行方不明その他、学校への報告が必要な緊急事案が発生した場合は、次の窓口へ御連絡ください。

【緊急連絡先の名称】　【要確認】
連絡先　　　　　　　【確定した公開用連絡先】
対応時間　　　　　　【対応時間】

　火災、救急を要するけがや急病、犯罪被害など、直ちに対応が必要な場合は、まず警察、消防、医療機関等へ連絡してください。その後、必要に応じて上記窓口へ御連絡ください。

4　部活動等の取扱い
　学校閉庁日における部活動、学習会、学校施設の利用等の取扱いは、【学校閉庁日との関係を記載】します。実施する活動がある場合は、対象者へ別途連絡します。

5　問合せ先
　閉庁日以外のお問合せは、みらい市立みらい小学校
　電話：【学校代表電話】
　受付時間：【受付時間】
　までお願いいたします。

関連語：部活動、著作権、働き方改革、個人情報

良い文章の条件#

• 保護者が、件名と冒頭で「学校が閉まる日」「通常の電話・窓口対応がないこと」「緊急時の連絡方法」を把握できる構成になっています。
• 夏季・冬季の閉庁期間について、学校・設置者が確定した年間行事予定、勤務計画、学校ウェブサイト掲載予定と日付・曜日が一致しています。
• 緊急連絡先は、設置者または関係機関が公開を認めた窓口名、連絡方法、対応時間だけを記載し、教職員個人の連絡先や未確認の番号を載せていません。
• 「学校に連絡すべき事案」と「警察・消防・医療機関等への連絡を優先すべき事案」を混同させず、人命や身体の安全に関わる対応を遅らせない表現になっています。
• 部活動、補習、施設開放、証明書発行、転出入手続など、閉庁日に実施の可能性がある業務について、担当者・事務室・管理職との確認結果が反映されています。
• 発信前に、校長、教頭、事務担当者、緊急連絡体制の担当者が、閉庁日、連絡先、公開媒体ごとの表記、保護者への送信時期を確認しています。

関連語：部活動、著作権、働き方改革、個人情報

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を整理してから、生成AIに入力します。

• 文書の対象者：保護者、児童生徒、地域住民など
• 対象となる休業：夏季、冬季、その他の長期休業
• 学校閉庁日：開始日、終了日、年度
• 閉庁中に行わない業務：電話、窓口、証明書発行など
• 緊急時の連絡先：窓口名、電話番号、対応時間
• 生命や安全に関わる場合の連絡先
• 部活動、学童保育、地域活動の運営主体と案内
• 文書の配布方法、文字数、文体
• 学校や自治体が定める定型表現

児童生徒、保護者、教職員の実名は入力しません。個別の相談内容も入力しません。電話番号やメールアドレスは、公開用の確定情報だけを入力します。確認前の仮番号は、【緊急連絡先】のような欄に置き換えます。

関連語：個人情報、著作権、部活動、働き方改革

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校文書の編集者です。
保護者向けの「長期休業中の学校閉庁日のお知らせ」を作成してください。

【学校種】小学校・中学校・高等学校・大学・特別支援学校のいずれか
【学校名】みらい市立みらい小学校
【対象年度】20XX年度
【対象となる休業】夏季・冬季
【学校閉庁日】夏季：【開始日】から【終了日】まで
冬季：【開始日】から【終了日】まで
【閉庁中に行わない業務】【電話・窓口・証明書発行など】
【緊急連絡先の名称】【自治体が指定した窓口名】
【緊急連絡先】確定した公開用の連絡先だけを記載
【対応時間】【対応時間】
【安全に関わる緊急時の案内】【警察・消防・医療機関等への案内】
【部活動等の扱い】【学校閉庁日との関係】
【文体】丁寧で、保護者に分かりやすい表現
【分量】A4用紙1枚程度

日程、連絡先、閉庁中の対応範囲を見出しで整理してください。
不明な情報は推測せず、【要確認】と表示してください。
評価、処分、合否、診断などの判断は行わないでください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 保護者が、件名と冒頭で「学校が閉まる日」「通常の電話・窓口対応がないこと」「緊急時の連絡方法」を把握できる構成になっています。
- 夏季・冬季の閉庁期間について、学校・設置者が確定した年間行事予定、勤務計画、学校ウェブサイト掲載予定と日付・曜日が一致しています。
- 緊急連絡先は、設置者または関係機関が公開を認めた窓口名、連絡方法、対応時間だけを記載し、教職員個人の連絡先や未確認の番号を載せていません。
- 「学校に連絡すべき事案」と「警察・消防・医療機関等への連絡を優先すべき事案」を混同させず、人命や身体の安全に関わる対応を遅らせない表現になっています。
- 部活動、補習、施設開放、証明書発行、転出入手続など、閉庁日に実施の可能性がある業務について、担当者・事務室・管理職との確認結果が反映されています。
- 発信前に、校長、教頭、事務担当者、緊急連絡体制の担当者が、閉庁日、連絡先、公開媒体ごとの表記、保護者への送信時期を確認しています。

関連語：生成AI、プロンプト、個人情報、著作権

出力フォーマット#

# 長期休業中の学校閉庁日のお知らせ

保護者の皆様へ

## 1　学校閉庁日
- 夏季：【年月日】から【年月日】まで
- 冬季：【年月日】から【年月日】まで

## 2　閉庁中の学校対応
学校は閉庁し、【行わない業務】を行いません。

## 3　緊急時の連絡
- 連絡先：【窓口名】
- 電話番号等：【確定した連絡先】
- 対応時間：【時間】
- 相談できる内容：【内容】

生命や安全に関わる場合は、警察、消防、医療機関等へ連絡してください。

## 4　部活動・学童保育等
【学校閉庁日との関係、運営主体、問い合わせ先】

## 5　お願い
閉庁期間を確認し、学校への相談や手続きは早めに行ってください。

注意点（個人情報・著作権・確認）#

閉庁日の日付は、学校の年間行事予定や自治体の決定と一致させます。曜日、年度、休業期間の表記も確認します。閉庁日と、学校施設の利用停止日が同じとは限りません。施設開放や地域活動の扱いは、担当部署に確認して書き分けます。

緊急連絡先は、誤りがあると安全に関わります。電話番号、窓口名、対応時間、休日の扱いを、公開前に複数の担当者で確認します。緊急時の連絡先を多数載せすぎると、かえって迷うため、役割を整理します。

生成AIには、児童生徒の実名、住所、相談内容、健康情報などを入力しません。個人が特定できる情報も避けます。AIが作った文章をそのまま公開せず、所属する自治体・学校の規程に基づく決裁者が最終確認・承認します。自治体の文例、ロゴ、画像を使う場合は、利用許可や著作権を確認します。

関連語：個人情報、著作権、部活動、働き方改革

関連する文書#

• 0797 教職員の「働き方改革」への理解と協力のお願い：学校閉庁日の趣旨を説明するときに関係します。
• 0756 学校安心メール・連絡アプリ導入説明書：お知らせの配信方法や緊急連絡の周知に関係します。
• 0740 台風・大雪等の悪天候に伴う登校遅延・臨時休校判断基準：臨時休校と学校閉庁日の違いを整理できます。
• 0762 不審者出没情報に関する保護者・地域への緊急防犯メール：緊急時に保護者へ伝える情報の整理に関係します。

関連語：働き方改革、個人情報、著作権、部活動

参考資料#

• 所属する自治体・学校の規程・様式
• 所属する自治体の学校閉庁日に関する決定資料
• 所属する自治体の緊急連絡体制に関する資料