教職員の私有自動車通勤許可申請書

教職員が私有自動車で通勤するために提出する申請書です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

公共交通機関の利用状況、通勤経路、安全管理、駐車場所などを整理します。
このページでは、学校の規程に合う申請書の作り方が分かります。

この文書の目的と使う場面#

この申請書は、私有自動車を利用して通勤しようとする教職員が、学校長その他の規程上の承認権者に対し、通勤方法の許可を申請するために使用します。新規に自動車通勤を希望する場合のほか、勤務場所、通勤経路、車両、駐車場所、保険加入状況などに変更が生じた場合や、年度更新時の確認にも用います。

申請者は、原則として自動車通勤を開始する前に、所属長または学校事務担当へ提出します。学校側は、通勤上の必要性、校内・設置者管理の駐車場所の利用条件、通勤経路の安全上の留意点、運転免許および任意保険の確認状況を、所属する自治体・学校の規程に照らして確認します。申請書は許可の申出に用いるものであり、申請書だけで自動車通勤が認められるものではありません。

記載した情報は、通勤許可の審査、駐車場所の管理、緊急時の連絡・確認など、所属する自治体・学校が定める利用目的の範囲で取り扱います。

関連語：個人情報、決裁、生成AI、著作権

作るときのポイント#

1. 申請の目的と対象を冒頭で示します。
   「私有自動車による通勤許可の申請」であること、新規・更新・変更の別、対象となる教職員、提出期限、提出先、提出方法を明記します。変更申請では、何が変更されたかを一項目ずつ選べるようにします。

1. 通勤の必要性と公共交通機関の利用状況を分けて確認します。
   自動車通勤を希望する理由と、公共交通機関の利用可否・利用上の事情は別欄にします。「利用可能だが勤務時間との調整が必要」など、単純な可否では表せない場合も記入できるようにします。

1. 通勤経路と駐車場所を具体的に確認します。
   自宅の詳細住所を申請書に記載させるのではなく、出発地の地区名程度、主な経路、学校敷地内外の駐車場所、駐車場使用の申請要否を確認します。通学路、校門付近、送迎車両の動線への影響も校内で確認します。

1. 運転免許・保険・車両は「確認状況」を記載します。
   免許証番号、車両登録番号、保険証券番号などの写しや番号をむやみに収集せず、有効な運転免許および必要な任意保険について、学校の定める方法で確認を受けた事実を記載します。必要書類は規程に基づき別添とします。

1. 申請、確認、決定の欄を明確に分けます。
   申請者の申告・誓約欄、所属長や事務担当者の確認欄、承認権者の決定欄を混在させません。事故時の責任や補償の取扱いは申請書内で断定せず、就業規則、服務規程、保険契約その他の定めを確認する旨を記します。

関連語：個人情報、決裁、生成AI、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

私有自動車通勤許可申請書

【提出先】学校長 【役職名】
【提出期限】自動車通勤を開始又は変更する日の前に、所属する自治体・学校の規程で定める期限まで
【提出方法】所属長を経由し、【提出先部署】へ提出してください。
【利用目的】本申請書は、私有自動車による通勤許可の審査、駐車場所の管理及び通勤に関する校内連絡のために使用します。
【情報の取扱い】記載内容は、上記目的の範囲で、申請者、所属長、学校事務担当者、承認権者その他規程上必要な者が確認します。保存期間、共有範囲及び問い合わせ先は、所属する自治体・学校の規程で確認してください。

虹ヶ丘高等学校長 様

申請日：【実施日】
所属：【所属・分掌】
職名：【職名】
申請者氏名：【氏名】

次のとおり、私有自動車による通勤の許可を申請します。

1　申請区分（必須）
□ 新規　□ 更新　□ 変更　□ 自動車通勤の終了
変更又は終了の場合の内容（該当するものを記入）：
□ 勤務場所　□ 通勤経路　□ 車両　□ 駐車場所　□ 保険等の確認状況
□ その他【内容】

2　許可を希望する期間（必須）
【開始日】から【終了日】まで
※許可期間の取扱いは、所属する自治体・学校の規程で確認してください。

3　自動車通勤を希望する理由（必須）
【公共交通機関の運行状況、勤務時間、家庭事情その他、必要な範囲で具体的に記入】

4　公共交通機関の利用状況（必須）
□ 利用が困難である　□ 利用可能であるが通勤に支障がある
□ 利用可能であり、事情を記入する　□ その他【内容】
利用路線・事情の概要：【記入欄】

5　通勤経路及び距離（必須）
出発地の地区名：【地区名まで】
主な通勤経路：【主要な道路、目印等】
片道のおおよその距離：【　】km
通学路、校門周辺又は送迎車両の動線で特に留意する場所：
【記入欄】

6　車両及び駐車場所の確認（必須）
使用車両の区分：□ 普通乗用車　□ 軽自動車　□ その他【内容】
駐車場所：□ 校内指定場所　□ 学校外の契約・私有駐車場　□ その他【内容】
駐車場所の使用条件及び手続：□ 確認済み　□ 確認予定
※車両登録番号は、所属する自治体・学校が必要とする場合のみ、別途定める方法で取り扱ってください。

7　運転免許・任意保険の確認（必須）
□ 有効な運転免許を確認した
□ 任意保険への加入状況を、所属する自治体・学校の定める方法で確認した
□ 添付書類を提出する　□ 添付書類の要否を確認する
添付書類の名称：【書類名。規程で確認】

8　申請者確認（必須）
私は、記載内容に変更が生じた場合、速やかに所属長へ申し出ます。
また、通勤中の安全確保、駐車場所の使用条件及び学校の定める手続を確認します。
申請者署名：【署名又は記名】

9　所属長・事務担当者確認欄
確認日：【実施日】
確認者：【役職・氏名】
確認内容：□ 申請事項　□ 添付書類　□ 駐車場所　□ 規程上の手続
備考：【記入欄】

10　決定欄（承認権者使用欄）
□ 許可　□ 不許可　□ 継続審査　□ 変更内容の確認
決定日：【実施日】
承認権者：【役職・氏名】
条件・連絡事項：【所属する自治体・学校の規程に基づき記載】

関連語：個人情報、決裁、生成AI、著作権

良い文章の条件#

• 申請者、所属長、学校事務担当者、承認権者が、それぞれどの欄を記入・確認・決定するのかを区別して記載しています。
• 新規、更新、変更、終了の申請区分を示し、変更時には通勤経路、車両、駐車場所、保険確認状況などの変更内容を特定できます。
• 通勤に関する校内規程、設置者の服務・通勤手当関係の定め、駐車場使用条件、提出を求める添付書類を、作成前に原資料で確認しています。
• 自宅の詳細住所、免許証番号、車両登録番号、保険証券番号を、通勤許可に不要な形で本文へ収集しない構成にしています。
• 「任意保険に加入している」との申告と、学校が確認する書類・確認方法を混同せず、確認の基準は所属する自治体・学校の規程によることを示しています。
• 許可の有効期間、提出期限、変更時の届出先、駐車場所の割当て、事故発生時の連絡方法について、実際の校内手続と学校事務担当者が照合しています。

関連語：個人情報、決裁、生成AI、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す情報は、次の項目に整理します。

• 対象校種と学校設置者の区分
• 申請書の提出先と決裁者の役職
• 申請の新規、更新、変更の区分
• 許可期間と提出期限
• 自動車通勤を希望する一般的な理由
• 公共交通機関の利用状況
• 通勤経路とおおよその距離
• 車両、駐車場所、保険確認の項目
• 添付書類と学校独自の注意事項

実際の氏名、職員番号、住所、車両登録番号、免許証番号、保険証券番号、病名などは入力しません。「教諭A」「自宅付近」「車両情報は原本確認済み」のように置き換えます。AIには審査結果を決めさせず、必要項目の整理や文面作成だけを依頼します。

関連語：匿名化、個人情報、決裁、生成AI

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトを使います。入力欄には、個人を特定できない情報だけを入れます。

あなたは学校事務文書の編集者です。
次の条件で「教職員の私有自動車通勤許可申請書」の案を作ってください。

【対象校種】：
【設置者の区分】：
【提出先の役職】：
【申請区分】新規・更新・変更：
【許可を希望する期間】：
【申請理由の概要】：
【公共交通機関の利用状況】：
【通勤経路の概要】：
【おおよその距離】：
【車両・駐車場所の確認項目】：
【運転免許・任意保険の確認項目】：
【必要な添付書類】：
【所属する自治体・学校の規程上の注意】：

個人名、住所、職員番号、車両登録番号、免許証番号、
保険証券番号などは記載しないでください。
許可、不許可、事故責任、保険の適否を決めず、
申請者欄、確認欄、審査欄を分けてください。
不足情報は推測せず、「所属する自治体・学校の規程で確認」と示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 申請者、所属長、学校事務担当者、承認権者が、それぞれどの欄を記入・確認・決定するのかを区別して記載しています。
- 新規、更新、変更、終了の申請区分を示し、変更時には通勤経路、車両、駐車場所、保険確認状況などの変更内容を特定できます。
- 通勤に関する校内規程、設置者の服務・通勤手当関係の定め、駐車場使用条件、提出を求める添付書類を、作成前に原資料で確認しています。
- 自宅の詳細住所、免許証番号、車両登録番号、保険証券番号を、通勤許可に不要な形で本文へ収集しない構成にしています。
- 「任意保険に加入している」との申告と、学校が確認する書類・確認方法を混同せず、確認の基準は所属する自治体・学校の規程によることを示しています。
- 許可の有効期間、提出期限、変更時の届出先、駐車場所の割当て、事故発生時の連絡方法について、実際の校内手続と学校事務担当者が照合しています。

関連語：生成AI、匿名化、個人情報、決裁

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

申請書には、住所、通勤経路、車両情報、免許、保険などの個人情報が含まれます。作成や保管では、個人情報の保護に関する法律と、所属する自治体・学校の規程を確認します。AIには実名、住所、車両登録番号、免許証番号、保険証券番号を入力しません。
申請理由に健康情報や家庭事情を書く場合も、必要最小限にします。詳細な診断名や家族の情報は、別の適切な手続で扱います。
AIの出力は、教職員が規程、提出先、添付書類、表現を確認します。許可、不許可、保険の適否、事故責任をAIに決めさせません。既存様式を使う場合は、著作権や利用条件も確認します。

関連語：個人情報、決裁、生成AI、著作権

関連する文書#

• 0905 教職員働き方改革推進計画・時間外勤務縮減目標：通勤負担や勤務時間の改善を検討する際に関係します。
• 0912 学校公文書施行伺い・起案決裁文書フォーマット：申請書の制定や改定を決裁する際に使います。
• 0920 情報セキュリティ研修資料（教職員向け）：申請書を電子保存・共有する際の情報管理に関係します。
• 0922 教職員出張命令伺い・復命書（出張報告書）：通勤と公務上の移動を区別して管理する際に役立ちます。
• 0961 教員研修用「生成AI利用ガイドライン（校内版）」：申請書案を生成AIで作る際の入力・確認方法に関係します。

関連語：働き方改革、生成AI、個人情報、決裁

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 道路交通法↗
• 自動車損害賠償保障法↗
• 所属する自治体・学校の私有自動車通勤に関する規程・様式