教員用TODOリスト・タスク細分化

教員用TODOリストは、行事準備や学期末処理を細かな作業に分ける文書です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、期限、担当、所要時間を整理し、実行しやすい形にする方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

教員用TODOリストは、行事準備、学期末処理、保護者への案内、会議の運営、外部機関との調整など、複数の作業が関係する校務を、実行できる大きさに分解するための計画書です。主担当者が、関係する教職員や管理職に、作業の順序、期限、確認者、必要な準備物を共有するために使います。

作成時期は、最終的な実施日や提出期限が決まった直後が基本です。行事の場合は、企画の承認前、案内文の作成前、会場準備前など、次の作業に影響する時点で更新します。学期末処理では、成績、通知、記録、返却物、保護者連絡などを一つの作業にまとめず、校内の確認手順に合わせて分けます。

この文書は、担当者が「次に何をするか」を迷わないようにするだけでなく、担当の重複や空白、確認漏れ、締切直前への作業集中を見つけるためにも使います。児童生徒、保護者、外部関係者への連絡がある場合は、誰が、どの方法で、いつ連絡するかを明記します。最終的な実施、変更、中止、安全上の判断は、校内の権限者が行います。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、校務分掌

作るときのポイント#

1. 完了の状態を具体化します。
   「行事を準備する」ではなく、「実施要項を作成し、担当者の確認を受け、校内共有場所に掲載する」のように、完了したかどうかを確認できる行動へ分けます。最終期限だけでなく、案の作成、確認、修正、配布、実施後の整理まで含めます。

1. 最終期限から逆算して、途中の締切を置きます。
   印刷、配信、物品の準備、会場の確認など、他の作業に先行するものを先に置きます。前の作業が終わらないと進められない作業には「先行作業」を記載し、同日に集中しないよう所要時間も見積もります。

1. 担当、確認者、判断者を分けます。
   実際に作業する人、内容を確認する人、校内手続や実施可否を判断する人を区別します。学年、分掌、事務担当、養護担当、管理職など、担当の種類で示し、個人名は校内の取扱いに応じて記載します。

1. 安全と変更時の手順をTODOに入れます。
   天候、欠席、遅延、事故、会場使用不可、機器不具合などを想定し、誰が情報を集め、誰に報告し、どの条件で代替案へ移るかを確認します。避難経路、集合・解散、引継ぎ、緊急連絡の方法は、安全に関する校内資料と照合します。

1. 個人情報と対外連絡を確認してから共有します。
   写真・動画、名簿、健康や配慮に関する情報を扱う作業には、閲覧範囲、保管場所、廃棄方法、保護者への説明の要否を付記します。未確定事項は「要確認」とし、AIや担当者が合否、評価、処分、診断、支援方針を最終決定しないようにします。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、校務分掌

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

【教員用TODOリスト】
文書名：青葉丘中学校（架空校）校外学習・実施準備
対象業務：第2学年校外学習
目的：生徒が班で協力して見学・記録を行い、学習内容を事後の授業につなげる。
対象者：第2学年生徒、引率教職員、保護者、訪問先の担当者
最終実施日：【実施日】
集合・解散：【集合時刻・場所】／【解散時刻・場所】
実施責任者：【校内で確認した役職または担当】
最終更新日：【更新日】

【作業計画】
1　【実施日】の前まで
・学年担当：学習のねらい、見学先、班活動、当日の流れの案を作成する。
・行事担当：訪問先の受入条件、利用時間、雨天時の扱い、連絡方法を確認する。
・実施責任者：実施要項、校内手続、安全面を確認し、承認の要否を判断する。
・期限：【企画案の期限】　確認者：【確認者】　状態：未着手
・先行作業：訪問先の受入可否の確認。

2　【実施日の一定期間前】
・学年担当：参加者、引率者、班編成、配慮が必要な生徒への確認事項を整理する。
・養護担当等：必要な健康・安全上の情報を、校内で定めた方法と範囲で確認する。
・行事担当：集合、移動、見学、昼食、トイレ、休憩、解散、引継ぎの動線を図にする。
・要確認：欠席者が出た場合の班編成と保護者への連絡方法。
・期限：【計画確認の期限】　確認者：【確認者】　状態：未着手

3　案内と提出物
・学年担当：保護者向け案内を作成し、日時、場所、持ち物、服装、費用、緊急時の連絡方法を記載する。
・管理担当：案内の内容、配布方法、提出物の回収方法を確認する。
・担任：生徒への説明、保護者への配布または配信、提出状況の確認を行う。
・写真・動画：撮影者、使用目的、保管場所、共有範囲を要確認とし、必要な確認を終えるまで外部掲載を行わない。
・期限：【案内配布の期限】　確認者：【確認者】　状態：未着手

4　物品と会場
・学年担当：名簿、班別資料、学習カード、緊急連絡先、筆記具、救急用品等の準備状況を確認する。
・会場担当：集合場所、出入口、トイレ、避難経路、雨天時の待機場所を確認する。
・事務担当等：交通手段、予約、支払い、必要書類の状態を確認する。
・期限：【物品確認の期限】　担当：【担当】　確認者：【確認者】　状態：未着手
・先行作業：参加人数と訪問先の受入条件の確定。

5　前日確認
・実施責任者：天候、交通、訪問先の状況、参加人数、引率体制を確認する。
・行事担当：中止・延期・行程変更の判断手順と連絡順を確認する。
・担任：生徒へ集合場所、時刻、持ち物、緊急時の行動を再確認する。
・要確認：変更時に保護者、訪問先、関係教職員へ連絡する担当と連絡手段。
・期限：【前日確認の期限】　状態：未着手

6　当日
・集合担当：出欠と健康状態を確認し、未集合者を実施責任者へ報告する。
・班担当：班ごとの移動、見学、休憩、集合、解散を確認する。
・引率責任者：予定変更、事故、体調不良等が生じた場合、校内の手順に従い報告・連絡する。
・全担当：児童生徒の引渡しまたは解散を確認し、必要な情報を次の担当へ引き継ぐ。

【変更時の案】
雨天、交通事情、訪問先の都合、事故その他の事態が生じた場合は、実施責任者が関係情報を確認し、校内の安全計画に基づいて継続、短縮、延期、中止等を判断する。各担当は独自に対外発表せず、指定された連絡順で共有する。

【実施後】
・学年担当：参加状況、学習成果、未提出物、保護者連絡の要否を整理する。
・物品担当：借用品、資料、個人情報を確認し、定められた場所へ返却・保管する。
・実施責任者：反省事項と次回への改善案を確認し、校内共有する。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、校務分掌

良い文章の条件#

• 読み手である主担当者、分担する教職員、確認者が、最終期限、次の行動、担当、確認先を短時間で把握できます。
• 「企画」「案内」「物品」「会場」「当日」「実施後」が時系列に並び、各作業に着手日、期限、所要時間、状態、先行作業が対応しています。
• 行事要項、安全計画、校内の危機対応手順、会場使用条件、訪問先からの案内など、判断の根拠となる原資料を確認したことが分かります。
• 集合・解散、欠席者、引率、班活動、会場動線、引渡し・引継ぎの担当に空白がなく、天候、事故、交通事情、訪問先の変更への代替手順があります。
• 写真・動画、名簿、健康情報、保護者連絡などの取扱いについて、目的、共有範囲、保管、廃棄、外部案内の確認事項が明記されています。
• 未確定事項は「要確認」として残し、校内の実施責任者が安全、変更、中止、対外連絡の最終判断を行う構成になっています。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、校務分掌

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を整理してから、AIに入力します。

• 対象となる業務や行事の名称
• 最終的な完了日と、途中の締切
• 現在分かっている作業
• 関係する校務分掌や担当の種類
• 他者の確認、印刷、配付が必要な作業
• 作業に使える時間帯や曜日
• 優先度を決める基準
• 休日や会議など、作業できない期間
• 表に必要な列と、表示したい状態

児童生徒、保護者、教職員の実名は入力しません。
学級名や個別の事情も、必要な範囲で一般化します。
「小学五年一組」は「高学年の一学級」と置き換えます。
個別の成績、健康、家庭状況は、TODO作成に不要なら省きます。

AIには、作業案の作成を依頼します。
担当の決定、優先順位、締切の最終判断は教職員が行います。

関連語：匿名化、著作権、個人情報、プロンプト

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧の項目を置き換えて使います。
学校の様式に合わせて、列の追加や削除を指示してください。

あなたは学校業務の整理を支援するアシスタントです。
次の情報をもとに、実行可能なTODOリストを作成してください。

【対象業務・行事】：
【最終的な完了日】：
【途中の締切】：
【現在分かっている作業】：
【関係する担当の種類】：
【確認や承認が必要な作業】：
【作業できない日や時間帯】：
【重視する条件】：
【希望する表の列】：

依頼内容：
1. 大きな作業を、具体的な行動単位に分解してください。
2. 締切から逆算し、着手日と期限の案を示してください。
3. 担当、確認者、所要時間、優先度、状態を整理してください。
4. 前の作業が終わらないと進められない作業を示してください。
5. 判断が必要な点は「要確認」と書いてください。
6. 個人の評価、処分、合否、診断を決めないでください。
7. 最後に、教職員が確認すべき事項を箇条書きで示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 読み手である主担当者、分担する教職員、確認者が、最終期限、次の行動、担当、確認先を短時間で把握できます。
- 「企画」「案内」「物品」「会場」「当日」「実施後」が時系列に並び、各作業に着手日、期限、所要時間、状態、先行作業が対応しています。
- 行事要項、安全計画、校内の危機対応手順、会場使用条件、訪問先からの案内など、判断の根拠となる原資料を確認したことが分かります。
- 集合・解散、欠席者、引率、班活動、会場動線、引渡し・引継ぎの担当に空白がなく、天候、事故、交通事情、訪問先の変更への代替手順があります。
- 写真・動画、名簿、健康情報、保護者連絡などの取扱いについて、目的、共有範囲、保管、廃棄、外部案内の確認事項が明記されています。
- 未確定事項は「要確認」として残し、校内の実施責任者が安全、変更、中止、対外連絡の最終判断を行う構成になっています。

関連語：プロンプト、著作権、個人情報、校務分掌

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

TODOリストに児童生徒の実名や、個別の配慮事項を書きすぎないようにします。
共有が必要な場合も、必要最小限の情報にします。
健康情報、家庭状況、成績情報は、通常の作業一覧から分けて管理します。
AIの入力欄には、個人を特定できる情報を入れません。

AIが示す締切、担当、作業順には誤りがある場合があります。
校内行事の予定、勤務時間、学校の規程と照合してください。
安全に関わる作業は、担当者と管理職が確認して決めます。
AIに優先順位や人員配置の最終決定をさせてはいけません。

他校の様式や資料を参考にする場合は、著作権に注意します。
文章や表をそのまま転載せず、利用条件と校内ルールを確認します。
完成したリストは、教職員が内容を確認し、最終判断してから使います。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、校務分掌

関連する文書#

• 0024 年間タスクリマインダー設計：年間の時期ごとの業務を整理します。
• 0044 教務手帳・週案簿の記入フォーマット：日ごとの予定と作業を記録します。
• 0054 学年団打合せアジェンダ・レジュメ：作業分担や進捗を話し合います。
• 0039 教員間申し送りノート・連絡メモ：未完了作業や注意点を共有します。
• 0057 教員用スケジュール調整メール：会議や確認の時間を調整します。

TODOリスト単独で使うこともできます。
複数の文書を組み合わせる場合は、更新する場所を決めます。
同じ作業を複数の表に重複して記録しないことが大切です。

関連語：著作権、個人情報、プロンプト、校務分掌

参考資料#

• 所属する自治体・学校の規程・様式
• 学校行事の実施要項↗
• 校務分掌表↗
• 年間行事予定表↗