年間タスクリマインダー設計

年間タスクリマインダーは、月ごとに必要な校務を整理する一覧です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、校務の洗い出し方、期限の設定、AIへの依頼方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

年間タスクリマインダーは、教務主任、学年主任、事務職員、保健担当、施設担当などが、年度当初または学期の切替え時に、月ごとの校務を一覧で確認するために使います。管理職は、業務の重なり、提出期限の見落とし、担当の偏り、確認者の不在がないかを確認します。各担当者は、準備開始時期、実施時期、提出先、完了確認の方法を確認し、必要な時期に自分の担当業務を実行します。

対象は、教育課程、行事、成績処理、健康・安全、施設・備品、調査・報告、引継ぎなど、学校全体で時期を共有する業務です。児童生徒、学生、保護者などに知らせる予定と、教職員だけで管理する内部業務は分けて記載します。個人の成績、健康情報、家庭状況などは一覧に記載せず、必要な情報を扱う正式な校務システムや保管場所を示します。

利用開始時には、年間行事予定、校内分掌、前年度の引継ぎ、設置者や関係機関から受けた通知、校内規程を確認します。期限が確定していない業務は推測で日付を入れず、「通知受領後に確認」などと記載します。完成後は、管理職または指定された確認担当者が承認し、共有先と更新日を明示します。

関連語：個人情報、校務分掌、職員会議、生成AI

作るときのポイント#

1. 対象と資料を確定します。 対象年度、校種、対象範囲、利用者、共有媒体を決め、年間行事予定、校内分掌、通知、前年度の引継ぎ、備品点検記録などの原資料を集めます。

1. 業務を月単位で洗い出します。 各業務を「準備」「実施」「確認」「提出」に分け、準備開始時期、提出・実施時期、担当の役割、確認先、完了確認を記載します。担当者の氏名ではなく、原則として「教務担当」「学年主任」などの役割名を使います。

1. 期限の根拠を確認します。 確定した日付には、通知名、校内決定、会議記録などの確認先を付けます。未確定の期限は日付を補わず、「通知受領後に確認」「管理職確認後に確定」と記載し、学校固有の締切りを外部制度の期限と混同しません。

1. 例外時の動きを入れます。 担当者が欠席した場合の代替役割、通知が届かない場合の照会先、期限変更時の更新者、事故・設備不良・個人情報の誤共有が起きた場合の第一報先を定めます。判断に迷うときは作業を進めず、管理職または校務分掌上の責任者に確認します。

1. 試行・承認・更新を行います。 実際の共有媒体で閲覧権限、編集権限、通知方法、印刷時の見え方を試し、管理職または見直し担当者が確認してから運用します。個人情報を一覧に載せないこと、AIの案だけで期限や担当を確定しないこと、事故や誤送信が疑われる場合は直ちに共有・配布を中止することを明記します。

関連語：個人情報、校務分掌、職員会議、生成AI

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉台市立みどり丘中学校　年間タスクリマインダー
対象年度：【年度】　作成日：【作成日】　更新日：【更新日】
作成担当：教務担当　見直し担当：教頭
共有場所：【校務システム名・共有フォルダ名】
承認者：校長　次回確認日：【確認日】

【利用目的】
教職員が月ごとの校務、準備開始時期、提出・実施時期、確認先を共有し、期限の見落としや担当の重複を防ぐために使用する。児童生徒、保護者、教職員へ周知する内容は、必要に応じて別の案内文書を作成する。

【運用手順】
1　教務担当は、年間行事予定、校内分掌、前年度の引継ぎ、受領済みの通知を確認する。
2　各担当は、自分の業務を準備・実施・確認・提出に分け、確定した期限と確認先を教務担当へ提出する。
3　教務担当は、期限の根拠が確認できない項目に日付を入れず、「通知受領後に確認」と記載する。
4　教頭は、業務の重複、未割当て、確認者不在、共有範囲の誤りを確認する。
5　教務担当は、承認後の版を共有場所へ保存し、更新日と変更内容を記録する。

【月別一覧】
| 月 | 業務分野 | タスク | 準備開始時期 | 提出・実施時期 | 担当の役割 | 確認先 | 完了確認 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4月 | 教務 | 年間行事予定と校内分掌の確認 | 年度開始前 | 【実施日】 | 教務担当 | 教頭 | 教頭確認済みの版を保存 | 変更時は更新日を記録 |
| 5月 | 保健 | 健康診断関係の校内準備 | 通知受領後に確認 | 通知受領後に確認 | 保健担当 | 管理職・関係担当 | 必要書類と実施状況を確認 | 個別の健康情報は一覧に記載しない |
| 6月 | 施設 | 防災・備品の点検 | 【準備開始日】 | 【点検日】 | 施設担当 | 教頭 | 点検記録を所定場所に保存 | 不具合は使用を中止して報告 |
| 7月 | 成績処理 | 成績処理の手順と校内締切りの確認 | 【準備開始日】 | 【校内締切日】 | 教務担当・学年主任 | 管理職 | 校内確認済みの記録を残す | 成績の最終判断をAIにさせない |
| 9月 | 行事 | 学校行事の実施準備と案内確認 | 【準備開始日】 | 【実施日】 | 行事担当 | 管理職 | 会場・安全・連絡手段を確認 | 変更は関係担当へ周知 |
| 12月 | 引継ぎ | 次年度へ引き継ぐ業務と記録の整理 | 【準備開始日】 | 【提出日】 | 各分掌担当 | 教務担当 | 引継ぎ資料を共有場所に保存 | 個人情報は定められた場所で管理 |
| 3月 | 施設・事務 | 備品、鍵、保管資料の確認 | 【準備開始日】 | 【確認日】 | 施設担当・事務担当 | 教頭 | 点検結果と未処理事項を記録 | 未処理事項は次年度担当へ引継ぐ |

【期限不明・変更時の扱い】
通知が届かない場合は、通知を待つだけにせず、教務担当が確認先を管理職に確認する。担当者が欠席した場合は、学年主任または分掌内の代替担当が引継ぎ状況を確認する。事故、設備の危険、誤送信、個人情報の誤共有が疑われる場合は、作業と配布を直ちに中止し、管理職へ第一報を入れる。判断に迷う場合は、独断で期限や担当を変更しない。

【管理職・担当者の確認項目】
・期限の根拠が原資料で確認できるか
・担当と代替担当が明確か
・提出先、確認先、完了確認の方法があるか
・共有範囲と編集権限が適切か
・学校の規程、設備、権限で実行できるか
・更新日、変更内容、次回見直し日が記録されているか

関連語：個人情報、校務分掌、職員会議、生成AI

良い文章の条件#

• 読み手が明確です。 教務担当、各分掌担当、管理職、代替担当のそれぞれが、自分の確認箇所と行動を読み取れます。
• 文書の構成が実務順です。 対象年度と利用目的、原資料、月別タスク、期限確認、例外時の対応、承認・更新の順に並び、準備から完了まで追跡できます。
• 原資料を照合できます。 年間行事予定、校内分掌、受領通知、引継ぎ資料、点検記録など、期限や担当の根拠を確認する資料が示されています。
• この文書特有の誤りを防いでいます。 未確認の期限を創作しない、準備開始時期と実施時期を混同しない、個人情報を一覧に載せない、氏名を不用意に共有しないという注意があります。
• 例外と中止条件が具体的です。 担当者の欠席、通知未着、期限変更、設備不良、事故、誤送信、判断困難時の連絡先と対応が明記され、危険や情報漏えいの疑いがある場合は直ちに中止できます。
• 校内確認と更新管理ができます。 実際の共有媒体、閲覧・編集権限、保存場所、承認者、見直し担当、更新日、次回確認日を記録し、学校の規程と設備で実行可能か確認できます。

関連語：個人情報、校務分掌、職員会議、生成AI

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の情報を箇条書きで渡します。入力前に、学校内で共有してよい情報か確認します。

• 対象年度と対象校種
• 年間行事予定の大まかな区分
• 校務の分野と、洗い出したい業務
• 業務ごとの提出先や確認先
• 期限が確定しているか、未確定か
• 準備開始の目安
• 担当部署や役割名
• 完了を確認する方法
• リマインダーを設定する媒体
• 表に必要な列と並べ方

児童生徒の実名、学籍番号、住所、成績、健康情報、進路情報は入力しません。教職員の実名や個人の連絡先も避けます。氏名は「担当A」「教務担当」のように役割名へ置き換えます。学校名、自治体名、通知の固有番号なども、不要なら一般化します。

校内限定の資料を使う場合は、生成AIサービスの利用規程を確認します。入力した資料の保存や学習利用の扱いも、所属先の規程で確認します。

関連語：匿名化、個人情報、校務分掌、職員会議

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧の内容を置き換えて使います。日付が不明な項目は推測せず、確認欄に回すよう指示します。

あなたは学校の校務整理を支援するアシスタントです。
次の情報をもとに、年間タスクリマインダーの案を作成してください。

【対象校種】[小学校・中学校・高等学校・大学・特別支援学校]
【対象年度】[年度]
【学校行事の区分】[学期、長期休業、主な行事など]
【校務分野】[教務、保健、施設など]
【洗い出したい業務】[業務名を列挙]
【確定している期限】[期限と業務]
【期限が未確定の業務】[業務名]
【担当の表し方】[役割名のみ]
【利用する媒体】[表計算ソフト、校務システムなど]

月、業務分野、タスク、準備開始時期、提出・実施時期、
担当の役割、確認先、完了確認、備考の列で表にしてください。
業務を準備・実施・確認・提出に分解してください。
期限が不明な項目は日付を作らず、「通知受領後に確認」と書いてください。
法令や学校固有の期限を推測せず、確認が必要な項目を明示してください。
最後に、管理職または担当者が確認する項目を列挙してください。
個人情報を含む例や、個人の評価につながる表現は使わないでください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- **読み手が明確です。** 教務担当、各分掌担当、管理職、代替担当のそれぞれが、自分の確認箇所と行動を読み取れます。
- **文書の構成が実務順です。** 対象年度と利用目的、原資料、月別タスク、期限確認、例外時の対応、承認・更新の順に並び、準備から完了まで追跡できます。
- **原資料を照合できます。** 年間行事予定、校内分掌、受領通知、引継ぎ資料、点検記録など、期限や担当の根拠を確認する資料が示されています。
- **この文書特有の誤りを防いでいます。** 未確認の期限を創作しない、準備開始時期と実施時期を混同しない、個人情報を一覧に載せない、氏名を不用意に共有しないという注意があります。
- **例外と中止条件が具体的です。** 担当者の欠席、通知未着、期限変更、設備不良、事故、誤送信、判断困難時の連絡先と対応が明記され、危険や情報漏えいの疑いがある場合は直ちに中止できます。
- **校内確認と更新管理ができます。** 実際の共有媒体、閲覧・編集権限、保存場所、承認者、見直し担当、更新日、次回確認日を記録し、学校の規程と設備で実行可能か確認できます。

関連語：プロンプト、個人情報、校務分掌、職員会議

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

年間タスクリマインダーに、児童生徒の氏名、成績、出欠、健康情報、家庭状況を載せないでください。調査書や成績提出を管理する場合も、一覧には業務名、役割、確認方法だけを載せます。個別案件の進捗は、学校が定めた安全な校務システムで管理します。

AIが示した業務、期限、提出先、保存方法は、必ず教職員が確認します。AIに校務の優先順位、担当者の評価、処分の要否、提出の最終判断をさせません。期限が不明な場合は、担当者が通知や規程を確認して確定します。

自治体の様式、校内文書、業者の資料をAIに入力する場合は、利用許諾と校内ルールを確認します。著作物をそのまま転載せず、必要な項目を要約して使います。完成後は、日付、曜日、重複、抜け、担当分担、年度表記を点検します。

関連語：個人情報、著作権、校務分掌、職員会議

関連する文書#

• 0020 教員用TODOリスト・タスク細分化：年間業務を日単位の作業へ分けるときに使います。
• 0039 教員間申し送りノート・連絡メモ：担当交代や未完了業務を共有するときに使います。
• 0044 教務手帳・週案簿の記入フォーマット：年間予定を週ごとの実務へ落とし込むときに使います。
• 0062 生成AI出力のファクトチェック・出典確認シート：AIが示した期限や業務内容を確認するときに使います。
• 0097 学校文書の保存年限・ファイリング区分表：年度末の保存や整理のタスクを設計するときに使います。
• 0098 教職員退職・異動時チェックリスト：異動期の引継ぎ業務を追加するときに使います。

関連語：ファクトチェック、個人情報、校務分掌、職員会議

参考資料#

• 所属する自治体・学校の規程・様式
• 所属する学校の年間行事予定
• 所属する学校の校務分掌表
• 所属する学校の文書管理規程
• 所属する学校の生成AI利用に関する規程