大学キャリアセンター個別面談カルテ

大学キャリアセンター個別面談カルテは、学生との相談内容と就職活動の進捗を記録する文書です。学校においては、この内容を進路指導、キャリア教育、入試、就職支援の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、面談で確認する項目、AIへの入力方法、記録の確認方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

大学キャリアセンターの担当職員、就職支援を担当する教職員等が、学生本人との個別面談の当日又は面談後速やかに作成し、就職活動の進捗、学生の発言、確認した資料、次回までの行動を継続して記録するために使います。主な対象は、就職活動を行う学部生・大学院生です。

このカルテは、担当者が変わった場合でも支援の経過を確認し、学生に同じ説明や課題を繰り返し求めることを避けるための基礎資料になります。また、学生の同意及び学内の取扱基準に従い、必要な範囲で関係担当者と状況を共有し、応募書類の作成、面接準備、求人情報の案内、進路決定後の確認につなげます。企業名、選考結果、健康情報その他の取扱いに注意を要する情報は、記録の必要性と共有範囲を個別に確認します。

関連語：個人情報、匿名化、プロンプト、著作権

作るときのポイント#

1. 面談の基本情報を特定します。 実施日・時刻、場所又はオンライン実施の別、担当者、参加者、面談回数、対象学生の学年・所属分野を記録します。代理面談や複数職員による対応の場合も、その役割を記します。

1. 事実・学生の発言・担当者の対応を分けます。 ESの提出件数、面接予定日、応募先の種別などは確認できた事実として記録し、就活軸や困りごとは「学生の発言」として要旨又は引用で記録します。担当者の助言は提案として区別します。

1. 応募・選考の状況は根拠を確認します。 学生が持参・画面共有した応募管理表、提出済みES、面接案内等を確認した場合は、確認した資料の種類と確認日を記します。口頭申告のみの場合は、その旨を明らかにします。

1. 面接結果を断定的に解釈しません。 不通過や辞退について「敗因」「適性不足」などと記載せず、学生自身の振り返り、確認できた事実、次回扱う練習課題を分けます。合否や内定可能性を予測しません。

1. 次回までの対応を対応者・期限付きで残します。 学生が行うこと、担当者が行うこと、未決事項、次回確認事項を分け、期限又は確認予定日を記します。保存、閲覧、共有は大学の個人情報取扱い及び記録管理のルールに従います。

関連語：個人情報、匿名化、プロンプト、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

大学キャリアセンター個別面談カルテ
作成：青葉未来大学 キャリア支援室

【対象学生】学部3年・情報系分野の学生A（匿名化）
【実施日時】202X年【実施日】 【開始時刻】～【終了時刻】
【実施場所】キャリア支援室個別相談ブース
【面談回数】第2回
【参加者】学生A、キャリア支援担当者B
【記録者】担当者B
【共有範囲】キャリア支援室内での継続支援に必要な担当者。その他への共有は学生本人への確認及び学内手続による。

1．今回の相談目的
学生Aから、志望業界の整理、ES提出後の予定確認及び一次面接後の振り返りについて相談希望があった。

2．確認できた事実
・学生Aが応募管理表の画面を提示した。
・提出済みESは2件、提出期限前の作成中ESは1件であった。
・一次面接を1件受けた。結果連絡の予定日は未確認である。
・次回の応募書類提出期限は【期限】と学生Aから説明があった。提出先の企業名は本記録には記載しない。

3．学生Aの発言
・就活軸について、「技術を使って利用者の困りごとを減らせる仕事を重視したい」と話した。
・志望業界はIT関連を中心に検討しているが、職種の違いを十分に整理できていないとのことであった。
・一次面接では、経験を説明する際に結論から話せなかったと本人は振り返った。
・複数の締切が重なり、ESの優先順位付けに困っていると話した。

4．担当者が行った対応・提案
・応募管理表を用い、締切日、選考段階、作成状況を分けて確認する方法を案内した。
・面接の振り返りは、質問、本人の回答、本人が次回改善したい点の順にメモするよう提案した。
・職種理解のため、大学で閲覧できる業界・職種資料を確認し、次回までに比較項目を整理するよう案内した。
・面接結果及び選考上の評価については、現時点では判断しないことを確認した。

5．決定事項と次回までの対応
【学生A】 【期限】までに応募管理表を更新し、作成中ESの優先順位を整理する。
【学生A】 次回面談までに、志望職種ごとの仕事内容と希望理由をメモにまとめる。
【担当者B】 【期限】までに、職種研究に用いる学内資料の閲覧方法を学生Aへ案内する。
【未決事項】一次面接の結果連絡日、次回応募先の最終決定。

6．次回確認事項
応募管理表の更新状況、作成中ESの進捗、職種比較メモ、一次面接後に学生Aが整理した振り返りを確認する。
【次回面談予定】202X年【実施日】 【時刻】（予定）

関連語：個人情報、匿名化、プロンプト、著作権

良い文章の条件#

• 面談を担当する職員及び引継ぎを受ける担当者が、学生の現状、今回扱った相談、次回の対応を読み分けられる記録になっています。
• 実施日時・場所・参加者・面談回数・記録者に加え、相談目的、確認事実、学生の発言、担当者の対応、次回対応の順に構成されています。
• ES提出状況は応募管理表や提出控え、面接日程は案内メールや学生の提示画面など、何を根拠に確認したかをたどれる記載になっています。
• 「内定に近い」「面接で落ちた原因はこれである」などの推測、合否予測、学生の能力・性格に関する断定を記載していません。
• 学生が話した志望業界、就活軸、困りごとと、担当者が案内した資料・提案を混同せず、学生の口頭申告のみである事項は明示しています。
• 企業名、選考結果、連絡先等の記載の必要性を確認し、閲覧者、共有範囲、保存及び廃棄の取扱いを大学の定めに沿って校内で確認しています。

関連語：個人情報、匿名化、プロンプト、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す情報は、次の項目に整理します。

• 面談日、面談回数、面談方法
• 学年、学部・学科、卒業予定時期
• 学生が話した就活軸と優先順位
• 志望する業界、職種、企業の分類
• 志望度と、その理由
• ESの提出状況、提出予定、修正課題
• 面接の実施状況、学生が振り返った内容
• 次回までの行動、担当者が提供する支援
• 学生が希望する配慮や連絡方法
• 面談者の確認事項と次回面談予定

氏名等の識別子を削除・置換するだけでは個人情報に該当し得るため、所属大学が承認した環境・入力範囲・利用目的・保存設定に従います。病歴、障害、配慮希望などの要配慮個人情報や、個人を特定し得る情報は、必要性、本人への説明・同意その他の適法な取扱いを確認できない限り入力しません。

AIには「記録案の整理」を依頼します。
評価、採用可能性、内定可能性、心身の診断は依頼しません。
入力前に、所属大学のAI利用規程と情報管理方法を確認します。

関連語：匿名化、仮名化、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧の項目を置き換えて使います。
学生を評価せず、面談記録を整理するよう指示します。

あなたは大学キャリアセンターの記録整理を支援する編集者です。
以下の匿名化した面談メモを、個別面談カルテの案に整理してください。

【面談日】：
【面談回数】：
【学年・分野】：
【学生が話した就活軸】：
【志望業界・職種】：
【志望度と理由】：
【ES提出状況】：
【面接の実施状況】：
【学生自身の振り返り】：
【学生が困っていること】：
【次回までの学生の行動】：
【担当者が行う支援】：
【次回確認事項】：

次の条件を守ってください。
・氏名、学籍番号、企業名などは匿名化したままにする。
・事実、学生の発言、担当者の提案を分けて書く。
・面接の「敗因」は断定せず、本人の振り返りと改善課題として整理する。
・合否、適性、内定可能性、診断を推測しない。
・不明な事項は「未確認」と書き、補わない。
・記録は簡潔で、次回支援に役立つ表現にする。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 面談を担当する職員及び引継ぎを受ける担当者が、学生の現状、今回扱った相談、次回の対応を読み分けられる記録になっています。  
- 実施日時・場所・参加者・面談回数・記録者に加え、相談目的、確認事実、学生の発言、担当者の対応、次回対応の順に構成されています。  
- ES提出状況は応募管理表や提出控え、面接日程は案内メールや学生の提示画面など、何を根拠に確認したかをたどれる記載になっています。  
- 「内定に近い」「面接で落ちた原因はこれである」などの推測、合否予測、学生の能力・性格に関する断定を記載していません。  
- 学生が話した志望業界、就活軸、困りごとと、担当者が案内した資料・提案を混同せず、学生の口頭申告のみである事項は明示しています。  
- 企業名、選考結果、連絡先等の記載の必要性を確認し、閲覧者、共有範囲、保存及び廃棄の取扱いを大学の定めに沿って校内で確認しています。  

出力後は、担当者が原メモと照合します。
AIの文章をそのまま正式記録にはしません。

関連語：プロンプト、匿名化、個人情報、著作権

出力フォーマット#

# 大学キャリアセンター個別面談カルテ

## 1. 基本情報
|項目|内容|
|---|---|
|面談日| |
|面談回数| |
|学年・分野| |
|面談方法| |
|次回面談予定| |

## 2. 就活軸と志望
|項目|内容|
|---|---|
|就活軸| |
|優先順位| |
|志望業界・職種| |
|志望度と理由| |

## 3. 就職活動の進捗
|項目|内容|
|---|---|
|ES提出状況| |
|面接状況| |
|今後の予定| |

## 4. 面接の振り返り
|項目|内容|
|---|---|
|本人ができたと考える点| |
|難しかった点| |
|確認できた改善課題| |

## 5. 支援内容と次回行動
|項目|担当|期限|
|---|---|---|
|学生の行動| | |
|担当者の支援| | |
|次回の確認事項| | |

注意点（個人情報・著作権・確認）#

面談カルテには、学生の進路希望や選考状況が含まれます。
学生の実名、学籍番号、連絡先、住所は、生成AIに入力しません。
病気、障害、家庭事情などは、支援に必要な範囲で慎重に扱います。

企業から受け取った選考情報やES本文を、そのままAIに入力しません。
利用許諾のない文章や画像を、面談記録の資料として転載しません。
文章を扱う場合は、要点を匿名化して入力します。

AIの出力には、誤りや事実と異なる補足が含まれることがあります。
担当者は原メモ、学生の発言、面談日時と照合します。
学生に不利益となる記録は、表現の必要性と根拠を再確認します。

保存場所、閲覧権限、保存期間、廃棄方法は、所属大学の規程で確認します。
学生から記録の確認や訂正を求められた場合も、学内手続に従います。
採否や適性をAIに判断させず、支援の最終判断は教職員が行います。

関連語：個人情報、著作権、匿名化、プロンプト

関連する文書#

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関連語：個人情報、匿名化、著作権、プロンプト

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する大学の個人情報保護規程
• 所属する大学の生成AI利用規程・情報セキュリティ規程
• 所属する大学のキャリアセンター面談記録様式・保存規程