大学就職課求人情報検索システム操作マニュアル

大学の就職課が提供する求人情報検索システムの操作手順を示す文書です。学校においては、この内容を進路指導、キャリア教育、入試、就職支援の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

学生が求人票や先輩の就職活動報告書を、安全に検索できる内容にします。

この文書の目的と使う場面#

この文書は、大学の就職課・キャリアセンターの担当者が、在学生に対し、学内ポータル上で求人票及び就職活動報告書を検索・確認する方法を案内するために使用します。主に、就職活動を開始する時期のガイダンス、個別相談、求人紹介、ゼミ・学部での就職支援の際に配布又は画面共有します。

学生は、希望する業種・職種・勤務地等に応じて求人票を探し、応募条件、応募方法、応募期限及び大学への手続を確認します。また、公開対象となっている就職活動報告書を参照し、選考の時期や準備の進め方を検討する材料とします。担当者は、実際のシステム画面、求人票の公開範囲及び大学内の取扱規程を確認した上で、学生向けに案内します。

関連語：求人票、個人情報、著作権、生成AI

作るときのポイント#

1. 利用対象と認証方法を確認します。 対象学年、卒業生の利用可否、利用開始日、学生番号等によるログイン方法、初回利用時の手続を、情報システム担当部署又は就職課の案内と照合します。
2. 画面上の正式な名称を用います。 メニュー名、検索項目名、ボタン名及び表示順は、実際の画面を確認して記載します。「絞り込み」「保存」等の機能は、画面に存在すると確認できた場合だけ案内します。
3. 求人票で確認する項目を明確にします。 企業名だけで応募の可否を判断させず、募集対象、雇用形態、勤務地、仕事内容、応募書類、応募期限、選考方法、大学を経由する手続の有無を確認する流れにします。
4. 就職活動報告書の取扱いを示します。 報告書は作成者の経験であり、選考内容や結果を保証する情報ではないことを明記します。画面の撮影、転載、学外への共有等については、大学の定める閲覧・利用上の注意に従うよう案内します。
5. 相談先と更新責任を記載します。 システム障害、ログイン不能、求人票の内容確認、応募手続の相談を区別し、担当窓口を示します。作成者、確認者、最終確認日、次回見直し時期を記録し、画面変更時に改訂できるようにします。

関連語：求人票、個人情報、著作権、生成AI

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

光陵大学キャリアセンター
求人情報検索システム操作マニュアル
対象：【対象学年・学部】
作成日：【実施日】　確認者：【確認者名】　次回確認予定：【確認予定日】

1　目的
本マニュアルは、学内ポータル「【システム名】」で求人票及び就職活動報告書を検索し、応募又は就職活動の準備に必要な情報を確認するための手順を示すものです。求人票の内容や応募手続に不明な点がある場合は、自己判断で応募せず、キャリアセンターに相談してください。

2　操作手順
(1) 学内ポータルにアクセスし、【ログイン手順】に従ってログインします。
(2) メニューから【求人情報のメニュー名】を選択します。
(3) 【検索項目】を入力又は選択し、検索を実行します。条件を指定しない場合は、表示件数が多くなることがあります。
(4) 一覧から確認したい求人を選び、求人票を表示します。
(5) 求人票では、募集対象、仕事内容、勤務地、応募期限、応募方法及び大学への提出物を確認します。
(6) 就職活動報告書を確認する場合は、【報告書のメニュー名】を選び、【報告書の表示手順】に従って表示します。

3　検索のコツ
希望する条件を一度に多く指定すると、該当する求人が表示されない場合があります。はじめに業種、職種又は勤務地など主要な条件で検索し、必要に応じて条件を追加してください。
求人票の掲載日だけでなく、応募期限と募集対象を必ず確認してください。公開中と表示されていても、応募期限が過ぎている求人には応募できません。
就職活動報告書は、作成者の経験を記録した資料です。記載された選考時期や質問内容が、現在の選考でも同じであるとは限りません。

4　応募前の確認
応募前に、求人票の応募条件、提出書類、応募期限及び応募方法を確認してください。【大学を通じた推薦・応募手続の有無】は、求人票及びキャリアセンターの案内で確認します。
求人票を保存又は印刷する場合は、【保存等の手順】に従ってください。求人票及び報告書を、許可なく第三者や学外へ送信・転載しないでください。

5　困ったときの対応
ログインできない場合は、表示されたエラー内容、発生日時及び利用した端末等を確認し、【システム担当窓口】へ連絡してください。
求人票の内容、応募可否又は応募手続については、【窓口名・利用方法】に相談してください。求人票の内容を変更したり、企業へ直接問い合わせたりする前に、必要な校内手続を確認してください。

6　注意事項
求人情報及び就職活動報告書の閲覧は、就職活動及び進路検討のために行います。閲覧中に知り得た個人に関する情報や、大学内でのみ提供される情報を、SNS、生成AIサービス、外部サイトその他の学外へ入力・共有してはいけません。
本マニュアルは【確認した画面・資料名】を基に作成しています。画面又は運用が変更された場合は、キャリアセンターが内容を確認して改訂します。

確認記録
決定事項：学生向けの基本操作と応募前の確認事項を本書で案内する。
未決事項：【未決の画面名称・運用事項】
担当者：【担当部署・担当者名】
期限：【確認期限】
次に確認すること：実際の画面、求人票の公開条件、報告書の閲覧上の注意及び相談窓口。
共有範囲：対象学生、キャリアセンター担当者及び関係教職員。

関連語：求人票、個人情報、著作権、生成AI

良い文章の条件#

• 対象学生が、ログイン前の準備から求人票・就職活動報告書の確認、相談先までを、自分の利用場面に沿ってたどれる構成になっています。
• 学内ポータルの実画面と照合し、システム名、メニュー名、検索項目、表示手順及び保存・印刷機能の有無を正確に記載しています。
• 求人票の原資料を基に、募集対象、応募期限、応募方法、大学を経由する手続の有無を確認するよう示し、掲載情報だけで応募可否を断定していません。
• 就職活動報告書について、作成者の個人的経験であること、現在の選考内容を保証しないこと、閲覧情報を転載・再配布しないことを明記しています。
• 求人情報、報告書、学生の閲覧履歴その他の情報について、共有範囲、保存方法及び学外への持出しに関する校内ルールを確認しています。
• 就職課、キャリアセンター、情報システム担当部署及び必要な関係教職員が、窓口分担、改訂担当、確認日及び未決事項を確認できる記録を残しています。

関連語：求人票、個人情報、著作権、生成AI

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

• システムの正式名称と、利用できる対象者
• ログインから検索結果表示までの操作順
• 検索項目、絞り込み条件、並べ替え方法
• 求人票と就職活動報告書の掲載場所
• 保存、印刷、問い合わせの方法
• 操作に困った場合の相談先と対応時間
• 作成日、確認日、システムのバージョン

学生名、学籍番号、企業担当者名、連絡先、応募履歴は入力しません。
就職活動報告書の本文や個人の体験は、原則として生成AIに入力しません。必要な場合は、所属する大学の情報セキュリティ規程と個人情報保護の手続を確認し、承認された環境で必要最小限の情報だけを扱います。
「学生A」「企業B」「業界C」のように置き換えて入力します。
画面画像や求人票・報告書の原本は、原則として生成AIに入力しません。必要な場合は、大学が承認した環境で、個人情報、企業の非公開情報、認証情報、固有の識別情報を含まない抽象化した例だけを使用します。
入力内容とAIの出力は、就職課の担当者が必ず確認します。

関連語：匿名化、求人票、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

大学生向けの「求人情報検索システム操作マニュアル」を作成してください。
対象は【対象学年・学部】です。
システム名は【システム名】です。
利用開始からログインする手順は【ログイン手順】です。
検索できる項目は【検索項目】です。
求人票の確認手順は【求人票の表示手順】です。
就職活動報告書の確認手順は【報告書の表示手順】です。
保存・印刷・問い合わせの方法は【保存等の手順】です。
応募前の確認事項は【確認事項】です。
相談窓口は【窓口名・利用方法】です。

「目的」「操作手順」「検索のコツ」「応募前の確認」
「困ったときの対応」「注意事項」の見出しで整理してください。
画面上にない機能を推測して追加しないでください。
個人情報や企業の非公開情報は例に使わないでください。
大学の担当者が、実際の画面と規程を確認して修正する前提で作成してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 対象学生が、ログイン前の準備から求人票・就職活動報告書の確認、相談先までを、自分の利用場面に沿ってたどれる構成になっています。  
- 学内ポータルの実画面と照合し、システム名、メニュー名、検索項目、表示手順及び保存・印刷機能の有無を正確に記載しています。  
- 求人票の原資料を基に、募集対象、応募期限、応募方法、大学を経由する手続の有無を確認するよう示し、掲載情報だけで応募可否を断定していません。  
- 就職活動報告書について、作成者の個人的経験であること、現在の選考内容を保証しないこと、閲覧情報を転載・再配布しないことを明記しています。  
- 求人情報、報告書、学生の閲覧履歴その他の情報について、共有範囲、保存方法及び学外への持出しに関する校内ルールを確認しています。  
- 就職課、キャリアセンター、情報システム担当部署及び必要な関係教職員が、窓口分担、改訂担当、確認日及び未決事項を確認できる記録を残しています。  

関連語：生成AI、プロンプト、求人票、個人情報

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

求人票には、企業の担当者情報や応募に関する情報が含まれます。
学外への転送、無断転載、SNSへの掲載をしないよう明記します。
就職活動報告書には、先輩の経験や企業に関する記述があります。
閲覧範囲、保存方法、引用の可否は大学の規程で確認します。
画面画像や企業資料を掲載する場合は、著作権にも配慮します。
求人内容、応募期限、選考方法は変更されることがあります。
学生には、応募前に最新の求人票と就職課の案内を確認させます。
AIの出力は、就職課の担当者が画面、規程、運用と照合します。
AIに応募先の適否や内定可能性を判断させてはいけません。

関連語：個人情報、著作権、求人票、生成AI

関連する文書#

• 0540 大学キャリアセンター個別面談カルテ：検索した求人を相談記録につなげます。
• 0550 大学合同企業説明会（学内合説）参加ガイドブック：企業研究の機会を案内します。
• 0523 大学新卒就職エントリーシート（ES）添削：求人応募書類の準備に使います。
• 0569 進路指導室利用案内・進路図書貸出ルール：就職課の利用方法を補います。
• 0597 就職先定着確認アンケート（就職1年目OB/OG）：卒業後の状況確認に関係します。

関連語：求人票、個人情報、著作権、生成AI

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 著作権法↗
• 所属する大学の情報セキュリティ規程
• 所属する大学の就職情報利用規程・操作案内