卒業アルバム制作委員会進行マニュアル

卒業アルバム制作委員会の役割、作業手順、確認事項をまとめる文書です。学校においては、この内容を学校行事、特別活動、部活動の計画と運営の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、写真選定から印刷会社への入稿、納品までの進め方が分かります。

この文書の目的と使う場面#

本マニュアルは、卒業アルバム制作委員会の担当教職員、委員となる児童生徒、学年教員、管理職及び必要に応じて事務担当者が使用します。制作開始の打合せから、写真・原稿の収集、掲載内容の確認、印刷会社との調整、校正、最終承認、納品・配付までの担当と手順を共有するための文書です。

主に、卒業予定者の在籍する学年で、卒業アルバムの制作を開始する前、委員会の初回会議、写真選定会議、校正依頼時及び最終確認時に用います。児童生徒が制作に参加する場合も、写真掲載の可否、個人情報の取扱い、掲載内容の最終判断及び印刷会社への確定連絡は、学校が定めた担当教職員と承認者が行います。

関連語：個人情報、著作権、学校行事、プロンプト

作るときのポイント#

1. 制作委員会、学年主任、写真担当、原稿担当、印刷会社連絡担当及び最終承認者を明記し、代理対応者も校内で確認します。
2. 印刷会社との契約書、発注内容、入稿形式、校正回数、締切、納品場所及び変更時の取扱いを、担当者だけでなく承認者も確認します。
3. 写真は撮影日時・行事名・撮影者・保存場所を確認し、掲載候補を選ぶ前に、学校の規程及び保護者への案内内容に照らして掲載可否を確認します。
4. 個人ページ、氏名表記、所属、文章、寄せ書き等は、元資料との照合担当と校正担当を分け、欠席者や転出入者の扱いを事前に定めます。
5. 本人・保護者・教職員から掲載内容の修正又は削除の申出があった場合、事故、紛失、誤送信又は不適切な画像の発見時は、作業を直ちに中止し、管理職及び学校が定める担当者へ報告します。

関連語：個人情報、著作権、学校行事、プロンプト

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉市立みらい中学校
卒業アルバム制作委員会進行マニュアル
更新日：【更新日】　見直し担当：【学年主任又は担当部署】

1　目的
本校の卒業アルバムを、卒業予定者及び保護者への配付予定日【配付予定日】までに、正確かつ適切に制作するため、写真選定、原稿作成、校正、入稿、納品及び配付準備の手順を定めます。

2　役割分担
制作委員会は、教職員の指導の下で写真候補及び掲載案を整理します。
写真担当教員は、写真データの保管、撮影者及び行事名の確認を行います。
原稿担当教員は、個人ページ及び各ページの原稿を元資料と照合します。
印刷会社連絡担当は、締切、入稿方法及び校正データの受領・返送を管理します。
最終承認者【役職又は担当者】は、印刷確定前に全体を確認し、印刷会社への確定連絡を行います。

3　全体スケジュール
【制作開始日】に初回会議を開き、掲載内容、担当、締切及び校内確認の方法を決定します。
各担当は【写真選定締切】までに掲載候補を提出します。
【初校確認期間】に、原稿・氏名表記・写真・ページ順を確認します。
【再校締切】までに修正をまとめ、印刷会社へ返送します。
【最終承認日】に承認者が印刷用データを確認し、確定連絡を行います。
納品後は、部数、破損の有無及び納品内容を確認し、【配付日】の配付準備を行います。

4　写真選定の手順と基準
写真担当教員は、写真候補ごとに行事名、撮影時期及び保存場所を確認します。
制作委員会は、学校生活の様子が分かり、特定の児童生徒に偏り過ぎない候補を整理します。
掲載前に、写り込み、不適切な表情・行為、第三者の著作物、個人情報が分かる掲示物等がないかを確認します。
掲載可否に迷う写真、本人又は保護者から申出があった写真は、掲載を保留し、学年主任及び管理職に報告します。
写真を私物端末、個人用オンラインストレージ又は承認されていない外部サービスへ保存・送信してはいけません。誤送信、紛失又は不正閲覧のおそれがある場合は、作業を中止して直ちに管理職へ報告します。

5　個人ページの作成手順
原稿担当教員は、学校が保有する確認済みの名簿等を原資料として、氏名表記及び掲載項目を作成します。
個人ページの項目は【個人ページの項目】とし、掲載しない項目は空欄にせず、学校の規程や契約で確認します。
欠席、転出入その他の事情により確認ができない場合は、担当教員が本人又は保護者への確認方法を校内で協議し、推測で補いません。
校正担当者は、原資料と照合した結果及び修正箇所を記録します。

6　印刷会社との確認事項
印刷会社連絡担当は、入稿データの形式、入稿期限、色校正の有無、修正方法、納品日、納品先及び予備部数を契約内容により確認します。
印刷会社へ送るデータは、学校が認めた方法で送付し、送付日時、データ名及び受領確認を記録します。
締切に遅れる見込みがある場合、又は印刷会社から仕様変更の連絡があった場合は、独自に決定せず、承認者へ報告します。

7　校正と最終承認
初校では、氏名、写真、原稿、ページ番号、見出し及び掲載漏れを確認します。
修正箇所は、印刷会社が指定する方法で一元管理し、重複又は矛盾する修正指示を出さないようにします。
最終承認者は、修正反映後のデータを確認し、校内承認後にのみ印刷確定を連絡します。
印刷確定後の変更は、学校の規程や契約で確認し、必要な手続を経ます。

8　個人情報・著作権に関する注意
児童生徒の写真、氏名、文章その他の掲載情報は、卒業アルバム制作の目的に必要な範囲で取り扱います。
インターネット上の画像、楽曲の歌詞、書籍・漫画の文章、他者が撮影した写真等を無断で掲載してはいけません。
掲載可否、利用許諾及び保存期間は、学校の規程、保護者への案内及び印刷会社との契約で確認します。

9　作業チェックリスト
□ 担当者、承認者及び締切を共有した。
□ 写真と原稿の原資料を確認した。
□ 掲載保留の案件を学年主任及び管理職へ報告した。
□ 印刷会社への送付データと受領確認を記録した。
□ 最終承認後に印刷確定を連絡した。
□ 納品部数と内容を確認し、配付準備を完了した。

関連語：個人情報、著作権、学校行事、プロンプト

良い文章の条件#

• 制作委員会の児童生徒向けの作業と、教職員・管理職が行う掲載可否及び最終承認を明確に分けている。
• 写真選定、原稿作成、校正、入稿、納品確認の順に、担当者、締切、完了の確認方法が記載されている。
• 写真データ、確認済み名簿等の原資料、保護者への案内、学校の情報管理に関する規程、印刷会社との契約内容を確認対象としている。
• 氏名の誤記、写真の取り違え、掲載漏れ、写り込み、無断利用、誤送信及び締切超過のリスクに対する確認手順がある。
• 欠席、転出入、掲載についての申出、校正データの不備、納品物の破損が生じた場合の報告先と作業停止条件が示されている。
• 印刷確定前の校内確認者、最終承認者、更新日及び見直し担当が、学校の実際の分掌と権限に合わせて記載されている。

関連語：個人情報、著作権、学校行事、プロンプト

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を整理してから、生成AIに入力します。

• 対象校種、対象学年、卒業予定時期
• 制作委員会の構成と、教職員の担当
• アルバムの予定部数、ページ構成、配付対象
• 掲載する行事、学級、部活動、係活動
• 写真選定の基準と、掲載を避ける写真の条件
• 個人ページの項目と、原稿の提出方法
• 印刷会社から示された締切と校正回数
• 校内で行う確認、承認、保管の手順
• 学校の個人情報保護、写真撮影、配付に関する規程

児童生徒や保護者の実名は入力しません。
顔写真、住所、連絡先、個別の配慮事項も入力しません。
「児童A」「生徒B」「学級X」などに置き換えます。
印刷会社名や担当者名も、必要がなければ伏せます。

AIには、作業の整理や文章の下書きを依頼します。
掲載の可否、個人の評価、写真の最終選定は依頼しません。
出力は教職員が確認し、学校の責任で最終判断します。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、学校行事

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、学校の実情に合わせて入力します。

あなたは学校事務と行事運営に詳しい編集者です。
次の条件を基に、卒業アルバム制作委員会進行マニュアルの案を作成してください。

【対象校種】小学校・中学校・高等学校・特別支援学校のいずれか
【対象学年】卒業する学年
【制作開始時期】　　　　　　　　
【配付予定時期】　　　　　　　　
【制作委員会の構成】　　　　　　
【掲載する主な内容】　　　　　　
【個人ページの項目】　　　　　　
【写真選定の基準】　　　　　　　
【印刷会社との主な締切】　　　　
【校内の確認者と承認者】　　　　
【学校独自の規程・注意事項】　　

次の見出しで、教職員が実務に使える形で作成してください。
1. 目的
2. 役割分担
3. 全体スケジュール
4. 写真選定の手順と基準
5. 個人ページの作成手順
6. 印刷会社との確認事項
7. 校正と最終承認
8. 個人情報・著作権に関する注意
9. 作業チェックリスト

児童生徒の実名や個人を特定できる情報は使わないでください。
不明な事項は推測せず、「学校の規程や契約で確認」と書いてください。
写真の掲載可否や個人に関する最終判断は、教職員が行う前提にしてください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 制作委員会の児童生徒向けの作業と、教職員・管理職が行う掲載可否及び最終承認を明確に分けている。  
- 写真選定、原稿作成、校正、入稿、納品確認の順に、担当者、締切、完了の確認方法が記載されている。  
- 写真データ、確認済み名簿等の原資料、保護者への案内、学校の情報管理に関する規程、印刷会社との契約内容を確認対象としている。  
- 氏名の誤記、写真の取り違え、掲載漏れ、写り込み、無断利用、誤送信及び締切超過のリスクに対する確認手順がある。  
- 欠席、転出入、掲載についての申出、校正データの不備、納品物の破損が生じた場合の報告先と作業停止条件が示されている。  
- 印刷確定前の校内確認者、最終承認者、更新日及び見直し担当が、学校の実際の分掌と権限に合わせて記載されている。  

関連語：プロンプト、匿名化、個人情報、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

卒業アルバムには、氏名、顔写真、所属学級などが載ります。
個人情報の保護に関する法律と、学校の規程を踏まえて扱います。
写真の撮影、掲載、配付について、学校の確認方法を整理します。
同意書などの有無や保管方法は、所属する自治体・学校の規程で確認します。

写真データは、担当者を限定して取り扱います。
共有フォルダーの権限、保存場所、削除時期を決めておきます。
印刷会社へのデータ提供方法も、契約や学校の手順で確認します。

インターネット上の画像や、市販教材のイラストを無断で使いません。
著作権法を確認し、必要な許諾や利用条件を確認します。
生徒が作成した文章や作品を載せる場合も、利用範囲を確認します。

生成AIの出力には、誤った氏名や不適切な表現が含まれることがあります。
AIの出力をそのまま印刷会社へ渡してはいけません。
写真の掲載、個人ページの内容、最終校正は教職員が確認します。

関連語：個人情報、著作権、学校行事、プロンプト

関連する文書#

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関連語：個人情報、著作権、学校行事、プロンプト

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 著作権法↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式