学校行事における写真・動画撮影業者選定仕様書

学校行事の写真や動画を委託する際、業者に求める業務内容と条件を示す文書です。学校においては、この内容を学校行事、特別活動、部活動の計画と運営の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

募集条件、撮影方法、個人情報の管理、納品、選定方法を整理できます。

この文書の目的と使う場面#

本仕様書は、学校行事における写真・動画撮影、卒業アルバム制作、写真等の販売を外部事業者へ委託する際に、学校または設置者が応募事業者に業務内容、履行条件、情報管理上の留意事項を示すために用います。管理職、行事担当者、学年主任、学校事務担当者等が、委託の募集・見積徴収・企画提案の依頼・契約手続の前に作成します。

対象となる行事の目的、撮影日時・場所、撮影範囲、立入り可能区域、撮影を望まない児童生徒等への配慮、納品物、販売の有無を明確にし、学校・保護者・事業者の認識の違いを防ぎます。選定及び契約に当たっては、設置者及び学校の規程に従い、必要な校内決裁を経て使用します。

関連語：個人情報、学校行事、著作権、合理的配慮

作るときのポイント#

1. 委託範囲を分けて記載します。 写真撮影、動画撮影、編集、アルバム制作、オンライン閲覧、保護者への販売、データ保管・消去のうち、委託する業務だけを明記します。
2. 撮影可能な対象と場所を具体化します。 行事ごとの撮影日時、会場、撮影位置、入退場動線、立入り禁止区域、撮影しない場面を、行事計画及び会場図と照合します。
3. 撮影を望まない対象者への対応を定めます。 学校が把握している意思表示や必要な配慮を、必要な範囲で事業者へ伝える方法、識別方法、確認担当者を定めます。
4. 個人情報と著作物の取扱いを確認します。 撮影データの目的外利用、第三者提供、事業者の広報利用、再委託、保管期間及び消去方法について、学校の取扱いに適合する条件を示します。
5. 選定・契約事務と切り分けます。 評価項目、見積書等の提出書類、選定方法、契約手続は、所属する自治体・学校の規程を確認して定め、仕様書にない条件を口頭だけで追加しないようにします。

関連語：学校行事、個人情報、著作権、合理的配慮

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

20XX年度 学校行事における写真・動画撮影業務委託仕様書
みらい市立ひかり中学校

1　目的
本仕様書は、本校が実施する学校行事の記録及び保護者への写真販売等に係る撮影業務について、受託事業者に求める業務内容及び履行条件を定めるものです。生徒の安全、プライバシー及び教育活動の円滑な実施を最優先とします。

2　委託業務
(1) 対象行事
ア　【行事名】　【実施日】　【会場】
イ　【行事名】　【実施日】　【会場】
具体的な時程、撮影場所及び撮影可能区域は、行事ごとに本校が事前に提示します。
(2) 業務内容
写真撮影、学校が指定する場合の動画撮影、写真データの整理、【卒業アルバム制作／保護者向け写真販売／その他の業務】を行います。
(3) 撮影対象
生徒、教職員、来賓、会場及び活動の様子とします。ただし、本校が事前に指定する生徒、場面、区域及び保健室その他の撮影を適当としない場所は撮影しません。

3　実施条件
(1) 受託事業者は、行事開始前に本校担当者へ到着及び撮影体制を報告し、本校の指示に従って入退場します。
(2) 撮影者は、学校が確認できるよう社名又は撮影者であることを表示します。生徒の移動、避難経路及び観覧者の通行を妨げない位置で撮影します。
(3) 体調不良、天候不良、事故その他の事情により行事内容が変更された場合は、本校の実施責任者が撮影の継続、中止又は代替日の取扱いを判断します。
(4) 撮影を望まない生徒等への対応は、本校担当者の指示によります。事業者は、当該情報を撮影及び納品に必要な範囲を超えて利用しません。

4　成果物及び納期
成果物は、【写真データ／動画データ／卒業アルバム／写真販売用データ】とし、形式、数量、納品方法、納期及び検収方法は【学校の指定内容】によります。納品前に、学校が指定した撮影除外対象が含まれていないことを確認します。販売を行う場合の価格、申込方法、問合せ窓口及び販売期間は、事前に本校の確認を受けます。

5　個人情報等の管理
受託事業者は、撮影データ及び申込情報を本業務の目的以外に使用しません。本校の事前承諾なく、ウェブサイト、SNS、営業資料その他に掲載し、又は第三者へ提供してはなりません。再委託の要否は事前に申し出て、本校及び設置者の取扱いに従います。業務終了後のデータ保管期間及び消去方法は、契約時に確認します。

6　応募条件及び提出書類
応募事業者は、学校行事又はこれに類する撮影業務の実績、撮影体制、安全管理及び情報管理の方法を示してください。提出書類は、見積書、企画提案書、業務実施体制、実績概要、個人情報管理に関する書類その他本校が指定する書類とします。

7　選定方法
本校又は設置者は、提出書類を基に、委託範囲への適合性、撮影体制、安全への配慮、情報管理、費用及び必要な実績を確認し、所属する自治体・学校の規程に適合する方法で事業者を決定します。

8　契約上の留意事項
受託事業者は、学校運営上必要な指示に従うものとします。契約条件、費用の支払方法、事故発生時の連絡及び責任分担は、所属する自治体・学校の規程を確認の上、契約書等で定めます。

関連語：学校行事、個人情報、著作権、合理的配慮

良い文章の条件#

• 募集する事業者が、対象行事、撮影日、会場、委託範囲及び学校担当者を読んで把握できる構成になっています。
• 行事実施計画、会場図、保護者への案内、写真・動画に関する学校の取扱い及び契約・調達関係の規程を原資料として確認しています。
• 写真撮影と動画撮影、記録用データ納品と保護者向け販売、アルバム制作の範囲を混同せず、委託の有無を明記しています。
• 撮影不可の区域・場面、撮影を望まない児童生徒等への対応、学校から事業者への連絡方法が具体的に示されています。
• 事業者によるデータの目的外利用、無断の広報掲載、再委託、保管期限不明のままのデータ保持といったリスクを防ぐ条件があります。
• 行事担当、管理職、学校事務担当者及び必要に応じて設置者が、仕様、選定方法、費用、契約条件を確認し、最終的に決定する手順が明記されています。

関連語：学校行事、個人情報、著作権、合理的配慮

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の項目を整理して渡します。未定の項目は「未定」とし、AIに事実を補わせないようにします。

• 学校種、学校の区分、対象となる学年や人数の概数
• 委託する行事名、撮影日、会場、撮影時間の予定
• 写真、動画、卒業アルバムなどの委託範囲
• 必要な納品物、仕様、納期、校正や確認の回数
• 費用の負担者、見積書の提出方法、販売の有無
• 撮影禁止区域、撮影しない対象、配慮が必要な場面
• 業者に求める実績、体制、個人情報管理の確認事項
• 所属する自治体・学校の契約規程、様式、選定手続

児童生徒の実名、顔写真、住所、連絡先、名簿、配慮事項は入力しません。学校名を「みらい市立みらい小学校」、対象者を「児童A」のように置き換えます。実際の見積額や業者名も、必要がなければ伏せます。

関連語：匿名化、個人情報、学校行事、著作権

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校事務と教育活動に詳しい編集者です。
次の条件を基に、「学校行事における写真・動画撮影業者選定仕様書」の原案を作成してください。

【学校種】小学校・中学校・高等学校・大学・特別支援学校のいずれか
【学校名】みらい市立みらい小学校
【委託年度】20XX年度
【対象行事】卒業式、運動会、校外学習など
【撮影日・会場】未定の場合は未定と表示
【委託範囲】写真撮影、動画撮影、卒業アルバム制作、販売など
【納品物・納期】学校の指定内容
【撮影対象】児童生徒、教職員、会場の様子など
【撮影しない対象・区域】学校が指定する内容
【業者に求める条件】実績、撮影体制、安全管理、個人情報管理など
【選定方法】所属する自治体・学校の規程に適合する方法
【費用・提出書類】見積書、企画提案書など
【特に配慮する事項】合理的配慮、撮影を望まない児童生徒への対応など

構成は、目的、委託業務、実施条件、成果物、個人情報管理、
応募条件、提出書類、選定方法、契約上の留意事項としてください。
不明な日付、金額、条文、数値基準は推測せず、「所属する自治体・学校の規程で確認する」と書いてください。
評価・選定をAIが決定する表現は使わず、学校または設置者が確認して決定する表現にしてください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 募集する事業者が、対象行事、撮影日、会場、委託範囲及び学校担当者を読んで把握できる構成になっています。  
- 行事実施計画、会場図、保護者への案内、写真・動画に関する学校の取扱い及び契約・調達関係の規程を原資料として確認しています。  
- 写真撮影と動画撮影、記録用データ納品と保護者向け販売、アルバム制作の範囲を混同せず、委託の有無を明記しています。  
- 撮影不可の区域・場面、撮影を望まない児童生徒等への対応、学校から事業者への連絡方法が具体的に示されています。  
- 事業者によるデータの目的外利用、無断の広報掲載、再委託、保管期限不明のままのデータ保持といったリスクを防ぐ条件があります。  
- 行事担当、管理職、学校事務担当者及び必要に応じて設置者が、仕様、選定方法、費用、契約条件を確認し、最終的に決定する手順が明記されています。  

関連語：プロンプト、個人情報、学校行事、著作権

出力フォーマット#

# 学校行事における写真・動画撮影業者選定仕様書

## 1 目的
## 2 委託業務の概要
## 3 対象行事・実施場所・実施時期
## 4 撮影および制作の条件
## 5 納品物・校正・納期
## 6 個人情報、肖像、著作権その他の管理
## 7 安全管理と学校との連絡体制
## 8 応募資格・提出書類
## 9 選定方法・確認項目
## 10 費用・契約・その他の事項

注意点（個人情報・著作権・確認）#

児童生徒の顔や行動が分かる写真・動画は、個人情報として慎重に扱います。実名、名簿、住所、連絡先、健康情報などを業者へ渡す場合は、必要性と方法を学校で確認します。AIには、これらの情報を入力しません。

撮影を望まない児童生徒や、公開範囲に配慮が必要な児童生徒を把握します。ただし、配慮事項を業者へ伝える方法は、所属する自治体・学校の規程と本人・保護者への説明に基づいて決めます。

写真や動画に含まれる著作物、BGM、作品、掲示物の扱いも確認します。卒業アルバムや動画を学校外へ配布する場合は、利用目的と範囲を明確にします。契約書には、二次利用、再委託、データ保管、事故時の連絡を記載します。

AIの出力は原案です。法令、契約規程、学校の実態、募集条件を教職員が確認し、管理職や設置者が最終判断します。

関連語：個人情報、著作権、学校行事、合理的配慮

関連する文書#

• 0601 年間学校行事計画カレンダー（全校用）：撮影対象となる行事の日程を確認します。
• 0612 卒業式式辞・告辞（校長・学長用スピーチ）：卒業式の撮影計画と関係します。
• 0642 卒業アルバム制作委員会進行マニュアル：アルバム制作の校内確認に使います。
• 0683 障害のある児童生徒・学生の行事参加支援依頼書（手話通訳・ノートテイク）：行事参加時の配慮を確認します。
• 0684 学校行事におけるバリアフリー対応計画書：撮影場所や移動時の配慮に関係します。
• 0653 卒業記念品選定・記念植樹計画書：卒業関連の委託や選定の進め方を参考にします。

関連語：合理的配慮、個人情報、学校行事、著作権

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 著作権法↗
• 所属する自治体・学校の契約規程・様式