入学式用コサージュ手配・祝電掲示レイアウト

入学式で使用するコサージュの数量や仕様を整理し、発注しやすい資料を作ります。学校においては、この内容を学校行事、特別活動、部活動の計画と運営の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

祝電を見やすく掲示する台紙案も示し、会場準備を円滑に進めます。

この文書の目的と使う場面#

この文書は、入学式担当者、来賓受付担当者及び会場担当者が、入学式前の準備会議から当日までに使用する手配書・掲示案です。新入生、来賓、保護者及び教職員にとって落ち着いた式典環境を整えるため、コサージュの対象者別数量、仕様、納品・配付方法を明確にします。あわせて、祝電を来場者が見やすく、安全に閲覧できるよう、掲示場所、台紙、配置順、追加分の余白及び撤去方法を示します。

作成後は、管理職による確認を受け、事務担当、式典進行担当、会場設営担当、来賓受付担当へ共有します。実施日、会場の使用条件、消防・避難動線に関する校内の確認事項及び施設管理上の指示は、学校の実情に応じて最終確認します。

関連語：学校行事、個人情報、著作権、プロンプト

作るときのポイント#

1. コサージュは、来賓、新入生、教職員等の対象区分ごとに人数の根拠を確認し、欠席や当日追加に対応する予備分を分けて記載します。対象者に配慮が必要な場合は、着用の可否や代替方法を本人・保護者の意向と校内方針により確認します。
2. 色、花材、サイズ、留め具、包装は、式服を傷めにくいこと、児童が安全に扱えること、香りや素材への配慮が必要な参加者がいることを踏まえて決めます。ピンを用いる場合は、配付・着用を補助する担当者を定めます。
3. 発注前に、納品希望日、納品先、受取担当者、不在時の対応、検品方法及び支払手続を事務担当と確認します。数量や単価は、見積書・発注書等の原資料と照合します。
4. 祝電は、差出人の表記、掲示の可否、到着予定及び読み上げの扱いを確認します。台紙への転記や要約はせず、原文の取扱い、個人情報及び学校が定める掲示範囲に配慮します。
5. 掲示場所は、受付や出入口の混雑、車椅子等の通行、避難経路、転倒・落下のおそれを確認して選びます。当日到着分を追加できる余白を確保し、掲示・見守り・撤去・保管の担当と時刻を決めます。

関連語：個人情報、学校行事、著作権、プロンプト

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和○年度　青空小学校入学式
コサージュ手配・祝電掲示計画
作成日：【作成日】　最終確認者：【実施責任者】

1　行事の概要
実施日：【実施日】
式典会場：【会場名】
対象：新入生、保護者、来賓、教職員
目的：新入生の入学を祝う式典に合わせ、対象者へのコサージュ配付と祝電の安全で見やすい掲示を行う。

2　コサージュ手配表
対象　　　　　　数量　　　　　　仕様・配付方法
来賓　　　　　　【　】個　　　　【色・素材】、受付で配付
新入生　　　　　【　】個　　　　【色・素材】、教室で担任が確認して配付
予備　　　　　　【　】個　　　　受付担当が保管し、実施責任者の確認後に使用
合計発注数　　　【　】個　　　　数量根拠：【名簿等の確認資料】

留め具・包装：【安全面を確認した留め具、個別包装の要否】
納品希望日：【納品希望日】　納品先：【納品先】
受取担当：【担当者名又は担当区分】　検品担当：【担当者名又は担当区分】
検品内容：数量、色・仕様、破損、留め具、包装、納品書を確認する。
不足・破損時：受取担当が実施責任者と事務担当へ報告し、使用する予備分及び業者への連絡を判断する。

3　祝電掲示レイアウト案
掲示場所：【会場内の掲示場所】
掲示可能寸法：幅【　】cm×高さ【　】cm
見出し：「ご入学を祝して　お祝いのことば」
台紙：背景【色】、祝電1通ごとの台紙【色・大きさ】、固定方法【方法】
配置：上段に見出し、中段から祝電を到着順又は学校で確認した順に配置する。
追加余白：【右側・下段等に確保する範囲】
閲覧動線：掲示前に立ち止まる位置を確保し、出入口、受付列及び避難経路をふさがない。
掲示担当：【担当区分】　追加分対応：【担当区分】
撤去・保管：式典終了後に掲示担当が枚数を確認して撤去し、祝電は【保管場所・取扱方法】に従い引き継ぐ。

4　当日の準備手順
【時刻】会場担当が掲示場所、固定具及び避難動線を確認する。
【時刻】受取担当がコサージュを受付・各学級へ必要数を搬送する。
【時刻】担任又は配付担当が新入生分を確認し、必要に応じて着用を補助する。
【時刻】掲示担当が祝電を掲示し、見出し、追加余白、落下の有無を確認する。
【時刻】実施責任者が会場全体を確認し、配置変更の要否を最終判断する。
式典終了後、配付残数、予備使用数、祝電枚数及び破損等を記録し、次年度の参考資料として引き継ぐ。

5　変更時の対応
荒天その他の事情で会場又は動線を変更する場合は、実施責任者が代替掲示場所とコサージュ配付場所を決定し、関係担当へ連絡する。
欠席者分は、担任と実施責任者が取扱いを確認し、無断で他者へ転用しない。
写真・動画に祝電の差出人情報が写る可能性があるため、撮影・公開の扱いは学校の方針と確認する。

関連語：学校行事、個人情報、著作権、プロンプト

良い文章の条件#

• 入学式担当、事務担当、受付担当及び会場担当が、それぞれ必要な数量、時刻、持ち場及び引継ぎ先を読み取れる構成になっています。
• コサージュ手配、発注前確認、祝電配置、当日準備、撤去・保管の順に記載され、担当の空白や重複がないことを確認します。
• 新入生数・来賓予定数の確認資料、見積書・納品条件、会場図、祝電の到着状況及び学校内の掲示・撮影に関する取扱いを原資料として照合します。
• 対象者別数量と予備数を混同しないこと、留め具によるけがや衣服の損傷を防ぐこと、香り・素材への配慮を確認することが必要です。
• 祝電の掲示が受付列、出入口、避難経路及び車椅子等の通行を妨げず、固定具の落下や台紙の転倒を防げる配置になっています。
• 発注内容、掲示する祝電の範囲、会場変更時の代替場所及び写真等の取扱いについて、実施責任者と管理職が最終確認できる記載になっています。

関連語：学校行事、個人情報、著作権、プロンプト

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を、分かる範囲で入力します。

• 学校種と入学式の開催日
• コサージュの対象者と人数
• 予備の考え方と必要数
• 希望する色、雰囲気、素材、留め具
• 受取場所、納品希望日、検品担当
• 祝電の予定数と掲示する場所
• 台紙の大きさ、使用できる壁面の幅と高さ
• 掲示の見出し、並べる順番、追加分の余白
• 会場の出入口、避難経路、配慮が必要な設備
• 校内で使う様式や発注手続の条件

児童や来賓の実名は入力しません。人数だけを使い、必要なら「来賓A」「新入生1組」のように置き換えます。祝電の本文や差出人名は、AIに渡さず、掲示欄の数や配置だけを相談します。

関連語：匿名化、学校行事、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

あなたは学校行事の準備を補助する編集者です。
次の条件を基に、入学式用コサージュの手配表と祝電掲示レイアウト案を作成してください。

【学校種】小学校
【入学式の日】［　］
【コサージュの対象者と人数】［来賓：　人、新入生：　人、予備：　個］
【希望する色・雰囲気・素材】［　］
【留め具や包装の希望】［　］
【納品希望日・受取場所】［　］
【祝電の予定数】［　］通
【掲示場所の大きさ】［幅　cm、高さ　cm］
【台紙の色・見出しの希望】［　］
【追加掲示のための余白】［　］
【避ける場所や安全上の条件】［　］

出力は、①手配表、②発注前の確認事項、③祝電掲示の配置案、
④当日の準備手順の順にしてください。
個人名や連絡先は作成せず、不明な点は「要確認」と示してください。
数量、日付、会場寸法の正しさは判断せず、教職員が確認する前提で書いてください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 入学式担当、事務担当、受付担当及び会場担当が、それぞれ必要な数量、時刻、持ち場及び引継ぎ先を読み取れる構成になっています。  
- コサージュ手配、発注前確認、祝電配置、当日準備、撤去・保管の順に記載され、担当の空白や重複がないことを確認します。  
- 新入生数・来賓予定数の確認資料、見積書・納品条件、会場図、祝電の到着状況及び学校内の掲示・撮影に関する取扱いを原資料として照合します。  
- 対象者別数量と予備数を混同しないこと、留め具によるけがや衣服の損傷を防ぐこと、香り・素材への配慮を確認することが必要です。  
- 祝電の掲示が受付列、出入口、避難経路及び車椅子等の通行を妨げず、固定具の落下や台紙の転倒を防げる配置になっています。  
- 発注内容、掲示する祝電の範囲、会場変更時の代替場所及び写真等の取扱いについて、実施責任者と管理職が最終確認できる記載になっています。  

関連語：プロンプト、学校行事、個人情報、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

児童の氏名、組、住所、配慮事項などは、所属する自治体・学校の規程と情報管理上の安全措置を確認し、必要性がない限りAIに入力しないでください。
来賓の氏名や所属も、必要がなければ「来賓A」などに置き換えます。
業者に渡す資料では、校内規程に従い、必要な情報だけを記載します。

祝電の本文やロゴ、画像を複製する場合は、利用条件を確認します。
受け取った祝電を掲示するだけか、加工して印刷するかも区別します。
学校外から提供された画像は、無断で編集や転載をしないでください。

AIの出力には、誤った数量、日付、寸法が含まれることがあります。
発注前に、担当者と管理職が内容を確認し、最終判断を行います。
学校の購入手続、会計処理、掲示場所の規程は、所属する自治体・学校の規程で確認します。

関連語：個人情報、著作権、学校行事、プロンプト

関連する文書#

• 0601 年間学校行事計画カレンダー（全校用）：入学式の日程と準備時期を確認します。
• 0610 入学式式辞（校長・学長用スピーチ）：式典全体の趣旨や表現を確認します。
• 0611 入学式進行シナリオ（教頭・司会用詳細台本）：当日の進行と担当をそろえます。
• 0682 入学式来賓案内状・出席確認票：来賓数や案内状況を確認します。
• 0683 障害のある児童生徒・学生の行事参加支援依頼書（手話通訳・ノートテイク）：参加に必要な支援を確認します。
• 0684 学校行事におけるバリアフリー対応計画書：掲示場所や動線の安全を確認します。

関連語：式辞、学校行事、個人情報、著作権

参考資料#

• 所属する自治体・学校の規程・様式