入学式来賓案内状・出席確認票

入学式に招く来賓へ送る案内状と、出席を確認する票を作ります。学校においては、この内容を学校行事、特別活動、部活動の計画と運営の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

来賓受付の手順もまとめ、当日の案内を担当する教職員が使える形にします。

この文書の目的と使う場面#

入学式の担当者は、招待を決定した来賓に対し、開催日時、会場、受付方法、回答期限などを正確に伝えるために「来賓案内状」を使用します。案内状は、原則として招待者名、式典内容、来賓席、駐車場・入口の案内が確定した後、発送前の校内確認を経て送付します。

来賓担当者は、回答期限までに返送・入力された「出席確認票」を用いて、出席者数、代理出席の有無、祝辞・紹介・記念撮影への参加予定などを整理します。代理出席者の取扱い、祝辞の依頼、来賓紹介の範囲は、学校長または行事責任者に確認して決定します。

受付担当・誘導担当の教職員は、式当日に「受付マニュアル」を用いて、来賓の受付、名簿確認、控室・来賓席への案内、欠席・遅刻・予定外の来校への対応を行います。来賓の氏名、所属、連絡先、回答内容は必要な担当者だけで取り扱い、行事終了後は学校の定めに従って保管・廃棄します。

関連語：個人情報、学校行事、プロンプト、著作権

作るときのポイント#

1. 開催日、受付開始時刻、式開始時刻、会場、受付場所、控室、来賓席を、入学式実施要項と会場図で照合します。時刻変更があり得る場合は、確定後に送付するか、変更時の連絡方法を明記します。
2. 招待者の区分と宛名は、学校長が確認した招待者一覧を原資料とします。敬称、役職名、団体名は、古い名簿や過去の案内文をそのまま転記せず、最新情報を確認します。
3. 出席確認票には、出席・欠席・代理出席、代理出席者の所属・氏名、連絡事項、回答期限、回答先を設けます。ただし、食物アレルギーや健康情報など、式典運営に不要な情報は収集しません。
4. 受付マニュアルでは、受付簿の確認、名札・式次第の手渡し、控室と座席への誘導、祝辞等の予定確認を時系列で示します。名簿を受付台に放置したり、来賓以外から見える状態にしたりしてはいけません。
5. 欠席、代理出席、遅刻、予定外の来校者、体調不良、事故・災害時の対応は、担当者だけで判断せず、行事責任者または学校長へ直ちに報告します。安全確保が必要な場合は受付・誘導を中止し、校内の緊急時対応に従います。

関連語：個人情報、学校行事、プロンプト、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

令和【年度】年【月】日

【来賓氏名】様

【架空市立さくら小学校】
校長　【校長氏名】

令和【年度】年度入学式の御案内

春暖の候、ますます御清祥のこととお喜び申し上げます。
平素より本校の教育活動に御理解と御協力を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび、令和【年度】年度入学式を下記のとおり挙行いたします。
御多用のところ誠に恐縮ですが、御臨席を賜りますよう御案内申し上げます。

記
1　日時　【実施日】　受付開始【受付開始時刻】　式開始【式開始時刻】
2　会場　【会場】
3　受付　【受付場所】へお越しください。
4　控室　【来賓控室】
5　座席　【来賓席】に御案内します。
6　当日の予定　【祝辞・紹介・記念撮影の予定】
7　御来校に当たってのお願い
　【入口、駐車場、公共交通機関、持ち物等の案内】
　安全上の理由により、校内では受付担当者の案内に従ってください。

恐れ入りますが、御出欠を【回答期限】までに【回答方法】によりお知らせください。
なお、代理出席を希望される場合は、事前に学校へお申し出ください。取扱いは学校長に確認の上、御連絡します。

――――――――――――――――――――
入学式来賓出席確認票

御所属：【所属・役職】
御芳名：【氏名】

該当する項目に印を付けてください。
□ 出席します
□ 欠席します
□ 代理出席を希望します
　代理出席予定者　所属・役職：【　　　　　　】
　　　　　　　　　氏名：【　　　　　　　　　】

祝辞・紹介・記念撮影に関する連絡事項：
【　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　】

返信期限：【回答期限】
返信方法：【回答方法】

※この確認票に記載された情報は、入学式の招待、受付および席次案内に必要な範囲で使用します。

――――――――――――――――――――
入学式来賓受付マニュアル
対象：受付担当・誘導担当
報告先：行事責任者【役職・氏名】、学校長【役職・氏名】

1　受付開始前
(1) 受付担当は、来賓出席者一覧、式次第、名札、会場案内、筆記具を準備します。
(2) 誘導担当は、受付場所から控室、会場、来賓席までの経路と安全上の支障を確認します。
(3) 出席者一覧は受付担当が管理し、来賓以外から見えない位置に置きます。

2　来賓到着時
(1) 来賓に挨拶し、所属・氏名を伺って出席者一覧で確認します。
(2) 名札、式次第その他の配付物をお渡しします。
(3) 祝辞、紹介、記念撮影の予定がある来賓には、行事責任者へ到着を連絡します。
(4) 誘導担当が控室または来賓席まで案内します。

3　欠席・代理出席・遅刻時
(1) 欠席の連絡を受けた場合は、受信時刻と内容を記録し、行事責任者へ報告します。
(2) 代理出席者が来校した場合は、事前連絡の有無を確認し、独自に可否を決めず行事責任者へ連絡します。
(3) 式開始後に到着した来賓は、式の進行を妨げない経路・タイミングを行事責任者に確認してから案内します。

4　予定外の事案への対応
(1) 名簿にない来校者、座席や祝辞に関する要望、判断に迷う申出は、その場で約束せず行事責任者へ報告します。
(2) 体調不良、けが、火災・地震その他の安全確保が必要な状況では、受付・誘導を中止し、校内の緊急時対応に従います。
(3) 終了後は、出席者一覧と確認票を回収し、行事責任者へ引き継ぎます。

関連語：個人情報、学校行事、プロンプト、著作権

良い文章の条件#

• 招待を受ける来賓が、日時・会場・受付場所・回答期限・回答方法を、問い合わせを要せず確認できる構成になっています。
• 案内状、出席確認票、受付マニュアルの役割が分かれ、確認票には出席・欠席・代理出席の選択肢と必要最小限の記入欄があります。
• 開催日時、会場、式次第、来賓席、駐車場・入口、祝辞・紹介の予定は、入学式実施要項、会場図、学校長確認済みの招待者一覧と照合しています。
• 宛名、役職、所属、敬称の誤記、旧役職の使用、回答先の誤記がないよう、発送直前に複数の担当者で確認しています。
• 出席者一覧や確認票に含まれる個人情報について、閲覧者、保管場所、回収後の取扱いが校内の定めに沿って明確になっています。
• 代理出席、遅刻、名簿にない来校者、体調不良・災害時の報告先が明記され、文案は学校長または行事責任者の確認後に使用します。

関連語：個人情報、学校行事、プロンプト、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

生成AIには、次の項目を整理して渡します。実名や連絡先は入力せず、役割名や記号に置き換えます。

• 学校種と学校名の仮名
• 入学式の開催日、受付時刻、開始時刻
• 会場名、受付場所、来賓控室、来賓席
• 招待する来賓の区分
• 祝辞、紹介、記念撮影などの予定
• 出欠の回答期限と回答方法
• 駐車場、入口、上履きなどの案内事項
• 受付担当、誘導担当、責任者の役割
• 欠席、代理出席、遅刻があった場合の対応
• 学校や自治体の指定様式、文体、送付方法

「自治会長」「教育委員」「近隣校長」のように、役職だけを入力できます。個人名は「来賓A」「教育委員B」とし、電話番号、メールアドレス、住所は伏せます。出席者名簿を入力する場合も、必要な項目だけを抽出し、氏名を記号化します。AIの出力は、教職員が原案として確認し、管理職が最終判断します。

関連語：匿名化、仮名化、個人情報、学校行事

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧の項目を学校の情報に置き換えて使います。個人名や連絡先は入力しないでください。

あなたは学校行事の文書作成を補助する編集者です。
次の条件で、入学式の「来賓案内状」「出席確認票」「受付マニュアル」の原案を作成してください。

【学校種】小学校・中学校・高等学校・大学・特別支援学校から選択
【学校名】仮名で記載
【入学式の名称】　
【開催日】　
【受付開始時刻】　
【式の開始時刻】　
【会場】　
【受付場所】　
【来賓控室】　
【来賓席】　
【招待する来賓の区分】自治会長、教育委員、近隣校長など
【祝辞・紹介・記念撮影の予定】　
【出席回答の期限】　
【回答方法】　
【駐車・入口・持ち物などの案内】　
【受付担当と誘導担当の役割】　
【欠席・代理出席・遅刻時の対応】　
【学校や自治体の指定事項】　

案内状は、丁寧で簡潔なです・ます体にしてください。
出席確認票には、出席、欠席、代理出席の欄を設けてください。
受付マニュアルには、時系列の手順と、判断に迷った場合の報告先を示してください。
不明な情報は推測せず、「所属する自治体・学校の規程で確認」と記してください。
実在の個人名、住所、電話番号、メールアドレスは作らないでください。
評価、出席者の選定、代理出席の承認などは判断せず、確認事項として示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 招待を受ける来賓が、日時・会場・受付場所・回答期限・回答方法を、問い合わせを要せず確認できる構成になっています。  
- 案内状、出席確認票、受付マニュアルの役割が分かれ、確認票には出席・欠席・代理出席の選択肢と必要最小限の記入欄があります。  
- 開催日時、会場、式次第、来賓席、駐車場・入口、祝辞・紹介の予定は、入学式実施要項、会場図、学校長確認済みの招待者一覧と照合しています。  
- 宛名、役職、所属、敬称の誤記、旧役職の使用、回答先の誤記がないよう、発送直前に複数の担当者で確認しています。  
- 出席者一覧や確認票に含まれる個人情報について、閲覧者、保管場所、回収後の取扱いが校内の定めに沿って明確になっています。  
- 代理出席、遅刻、名簿にない来校者、体調不良・災害時の報告先が明記され、文案は学校長または行事責任者の確認後に使用します。  

関連語：プロンプト、個人情報、学校行事、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

来賓の氏名、所属、役職、出欠、同行者、配慮事項は個人情報に当たる場合があります。出席確認票や来賓名簿は、利用目的を入学式の運営に限定し、必要な教職員だけが扱います。保管方法、保存期間、廃棄方法は、所属する自治体・学校の規程で確認します。

生成AIには、実在の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを入力しません。来賓名簿をそのまま貼り付けず、役職名や記号に置き換えます。配慮事項も、必要な範囲に絞って抽象化します。

案内状の敬語、日付、曜日、会場名、受付時刻、回答期限は、送付前に複数人で確認します。AIが作った肩書、祝辞の有無、自治体の慣例をそのまま採用してはいけません。出席者の選定、代理出席の承認、席順の最終決定は、管理職や担当者が行います。

写真撮影や名簿の共有を行う場合は、学校の個人情報及び著作物の取扱いに関する規程を確認します。既存の案内文をAIに入力する場合も、利用許諾や校内利用の範囲を確認します。

関連語：個人情報、著作権、学校行事、プロンプト

関連する文書#

• 0601 年間学校行事計画カレンダー（全校用）： 入学式の日程や準備時期を確認します。
• 0610 入学式式辞（校長・学長用スピーチ）： 式典の趣旨や来賓への敬意をそろえます。
• 0611 入学式進行シナリオ（教頭・司会用詳細台本）： 来賓紹介や祝辞の順序を確認します。
• 0652 入学式用コサージュ手配・祝電掲示レイアウト： 来賓対応や会場準備を調整します。
• 0683 障害のある児童生徒・学生の行事参加支援依頼書（手話通訳・ノートテイク）： 来賓や参加者の支援方法を検討します。
• 0684 学校行事におけるバリアフリー対応計画書： 会場への移動や受付の配慮を確認します。

関連語：式辞、個人情報、学校行事、著作権

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式