大学サークル公認申請書・活動継続願

大学サークル公認申請書・活動継続願は、学生団体の活動内容と運営体制を大学に届ける書類です。学校においては、この内容を学校行事、特別活動、部活動の計画と運営の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、公認、施設利用、助成金申請に必要な項目の整理方法が分かります。

この文書の目的と使う場面#

大学サークル公認申請書・活動継続願は、学生団体の代表者が、学生支援担当部署または大学が定める受付窓口に対し、新規の公認または次年度以降の活動継続を申請するために提出する書類です。新規団体は、公認の可否を審査するための基礎資料として、既存の公認団体は、活動実績、構成員、会計見込み、継続計画を確認する資料として用います。

大学は、年度当初の募集時期や、大学が別途定める更新時期までに提出を求めます。提出方法は、窓口提出、学内の申請システム、指定メールアドレスなど、大学の規程・案内に従います。公認後に部室その他の施設利用、学内掲示、学生団体向け助成金の申請を認めるかは、それぞれの制度の要件と審査手続に基づいて扱います。

関連語：個人情報、著作権、部活動、プロンプト

作るときのポイント#

1. 申請の種別と提出先を明確にします。 「新規公認申請」「活動継続願」「変更届」のいずれに当たるかを確認し、提出期限、提出先、添付書類を大学の案内と照合します。不明な場合は推測せず、「大学の規程で確認」と記載します。
2. 団体の目的と活動内容を具体的に示します。 「交流を深める」だけではなく、定期練習、作品制作、研究会、学内行事への参加など、実施する活動と対象を記します。政治活動、宗教活動、営利を主目的とする活動等の取扱いは、大学の規程で確認します。
3. 構成員・責任体制は必要最小限の情報で整理します。 構成員数は学年別等の集計で示し、名簿の提出が必要かは大学の定めに従います。代表、会計、連絡担当、顧問等の役割と連絡体制を明らかにします。
4. 活動場所と安全管理を実態に即して記します。 学内施設、学外施設、合宿、遠征、対外試合等の予定を分け、事故・けが・災害時の連絡方法、引率や保険の取扱いを記載します。施設予約や学外活動の事前届出の要否は別途確認します。
5. 会計計画と添付資料の整合を確認します。 会費、参加費、寄付等の収入見込みと、施設費、備品費、交通費等の支出見込みを対応させます。団体規約、役員名簿、活動計画、予算書、前年度決算書などは、大学が求めるものだけを添付します。

関連語：個人情報、著作権、部活動、プロンプト

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉未来大学　学生支援課長　宛

学生団体公認申請書・活動継続願
申請種別：☑ 活動継続願　□ 新規公認申請
提出日：【実施日】
提出期限：【大学の案内で確認】
提出方法：☑ 学内申請システム　□ 窓口提出　□ その他【　　　　　】

1　団体の概要
団体名：青葉未来大学アコースティック音楽サークル
活動目的：学生が楽器演奏と音楽発表の機会を得るとともに、
学内外の関係者と協力して文化的な交流を行うこと。
主な活動内容：
・週1回の合奏練習および演奏技術の学習
・学内行事における演奏発表への参加
・地域行事等から依頼を受けた演奏の検討
活動期間：【年度開始日】から【年度終了日】まで
活動頻度：授業期間中は原則週1回。行事前は必要に応じて追加練習を行う。
活動場所：学内の使用許可を受けた音楽練習室等
施設利用希望：音楽練習室の定期利用を希望する。
利用条件、予約方法および鍵の管理方法は大学の規程で確認する。

2　構成員および運営体制
構成員数：計【人数】人
内訳：1年生【人数】人、2年生【人数】人、3年生【人数】人、
      4年生以上【人数】人、その他【該当なし／人数】人
代表者：学生A（役割：団体運営の統括、大学との連絡）
会計担当：学生B（役割：会計記録、領収書等の保管）
連絡担当：学生C（役割：構成員への連絡、出欠確認）
顧問または担当教職員：担当教職員（役割：活動に関する相談対応）
構成員名簿の提出要否および記載事項は、大学の規程で確認する。

3　活動計画および安全対策
年間活動計画：
【月】　新入構成員への活動説明、安全上の注意の共有
【月】　定期練習、学内発表に向けた準備
【月】　学内行事での演奏発表【予定／未定】
【月】　活動の振り返り、次年度計画の作成

学外活動：地域行事等への参加依頼があった場合は、内容、会場、
移動方法および責任者を確認し、必要な手続を行った上で実施する。
安全対策：活動前に参加者の体調を確認し、機材の安全な取扱いを共有する。
事故・けが等が生じた場合は、必要に応じて大学の定める連絡先へ報告する。
保険加入：加入の要否および補償内容は大学の規程で確認する。

4　会計計画
収入見込み：構成員からの会費【金額】円、演奏参加費【金額】円、
その他【内容・金額】円。
支出見込み：楽器備品費【金額】円、消耗品費【金額】円、
会場使用に伴う費用【金額】円、交通費【金額】円。
助成金申請：□ 申請する　☑ 申請しない
助成金を申請する場合の使途：備品購入費および活動に必要な消耗品費。
対象経費、申請時期、精算書類は大学の規程で確認する。

5　添付書類・確認事項
添付書類：☑ 団体規約　☑ 年間活動計画　☑ 収支予算書
　　　　　□ 前年度活動報告書　□ 前年度決算書　□ その他【　　　　　】
個人情報の取扱い：提出された情報は、公認、活動継続、施設利用その他
大学が定める学生団体支援事務のために使用する。保存期間、閲覧範囲、
問い合わせ先は大学の個人情報取扱いに関する案内で確認する。

6　申請後の流れ
受付後、大学が記載事項および添付書類を確認する。修正または追加資料が
必要な場合は、代表者または連絡担当に連絡する。公認、継続承認、施設利用
および助成金の取扱いは、それぞれ大学の所定の手続により決定される。

申請者確認欄
代表者：学生A　確認日：【実施日】
会計担当：学生B　確認日：【実施日】
担当教職員確認欄：大学の規程で確認
受付・承認欄：大学使用欄

関連語：個人情報、著作権、部活動、プロンプト

良い文章の条件#

• 学生団体の代表者が記入し、学生支援担当部署が公認・継続審査の受付資料として読むことを前提に、申請種別、新規・継続の区分、提出期限、提出先を冒頭に置いています。
• 団体名、活動目的、活動内容、構成員、役員、顧問等、活動場所、活動頻度、会計計画を分け、一つの入力欄で複数の異なる事項を尋ねない構成にしています。
• 団体規約、年間活動計画、前年度活動報告書・決算書、施設利用案内、助成金募集要項など、大学が現に示した原資料と記載内容・添付書類を照合できるようにしています。
• 「部室を使用する」「助成金を受ける」と断定せず、公認、施設利用、助成金はそれぞれ別の要件・手続により扱われることを明記しています。
• 構成員の氏名、学籍番号、連絡先を本文に不必要に列記せず、人数集計と役割を中心に記載し、名簿提出の要否は大学の定めに従うようにしています。
• 受付後の照会、修正、承認に関する欄を設け、代表者確認、担当教職員の関与の要否、大学側の受付・承認欄を、実際の学内規程と照合して整えています。

関連語：個人情報、著作権、部活動、プロンプト

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の情報を項目ごとに渡します。大学の規程や指定様式がある場合は、様式の見出しも入力します。

• 新規公認か、活動継続か
• 団体名、活動目的、主な活動内容
• 構成員数、学年別の人数、所属の内訳
• 代表者、会計担当者、連絡担当者の役割
• 顧問または担当教職員の有無
• 年間活動計画、活動場所、活動頻度
• 学外活動、参加費、保険、安全対策の有無
• 年間の収入見込み、支出見込み、助成金の使途
• 添付する規約、名簿、前年度の活動報告や決算

実名、学籍番号、住所、電話番号、個人のメールアドレスは入力しません。代表者は「学生A」、構成員は「構成員1」のように置き換えます。人数が少ない団体では、学年や所属の組合せだけで個人を特定できることがあります。必要に応じて人数をまとめて示します。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、部活動

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトを使い、大学の様式や規程に合わせて内容を調整します。AIには、申請の承認や助成額の決定を求めません。

大学の学生団体が提出する「【新規公認申請／活動継続願】」の下書きを作成してください。
大学の指定項目は【指定項目】です。
団体名は【団体名】、活動目的は【活動目的】、主な活動内容は【活動内容】です。
構成員は【人数と学年別の人数】です。
役割は、代表者【学生A】、会計担当【学生B】、連絡担当【学生C】です。
顧問または担当教職員は【役割のみ。氏名は伏せる】です。
活動期間は【期間】、活動場所は【場所】、活動頻度は【頻度】です。
学外活動、安全対策、保険加入は【内容】です。
収入見込みは【内容】、支出見込みは【内容】、助成金の使途は【内容】です。
大学の規程に不明な点がある場合は、推測せず「大学の規程で確認」と書いてください。
申請を承認したり、助成額を決めたりせず、申請者が確認する下書きとして作成してください。
個人情報を含めず、見出しと表を使って整理してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 学生団体の代表者が記入し、学生支援担当部署が公認・継続審査の受付資料として読むことを前提に、申請種別、新規・継続の区分、提出期限、提出先を冒頭に置いています。  
- 団体名、活動目的、活動内容、構成員、役員、顧問等、活動場所、活動頻度、会計計画を分け、一つの入力欄で複数の異なる事項を尋ねない構成にしています。  
- 団体規約、年間活動計画、前年度活動報告書・決算書、施設利用案内、助成金募集要項など、大学が現に示した原資料と記載内容・添付書類を照合できるようにしています。  
- 「部室を使用する」「助成金を受ける」と断定せず、公認、施設利用、助成金はそれぞれ別の要件・手続により扱われることを明記しています。  
- 構成員の氏名、学籍番号、連絡先を本文に不必要に列記せず、人数集計と役割を中心に記載し、名簿提出の要否は大学の定めに従うようにしています。  
- 受付後の照会、修正、承認に関する欄を設け、代表者確認、担当教職員の関与の要否、大学側の受付・承認欄を、実際の学内規程と照合して整えています。  

関連語：生成AI、個人情報、著作権、部活動

出力フォーマット#

# 大学サークル公認申請書・活動継続願

## 1. 申請区分
- 新規公認申請／活動継続願：
- 申請年度：
- 提出日：

## 2. 団体の概要
|項目|内容|
|---|---|
|団体名| |
|活動目的| |
|主な活動内容| |
|構成員数| |
|顧問・担当教職員| |

## 3. 運営体制
|役割|担当者の表示|主な責任|
|---|---|---|
|代表者|学生A| |
|会計担当|学生B| |
|連絡担当|学生C| |

## 4. 年間活動計画
|時期|活動内容|場所|安全対策|
|---|---|---|---|

## 5. 収支計画
|区分|項目|金額または見込み|備考|
|---|---|---|---|

## 6. 誓約・確認事項
- 大学の規程を守って活動します。
- 施設、備品、鍵を適切に管理します。
- 事故やトラブルが起きた場合は、大学へ報告します。

## 7. 添付書類
- 団体規約
- 構成員一覧
- 年間活動計画
- 収支予算または前年度決算

注意点（個人情報・著作権・確認）#

構成員一覧には、大学が必要とする情報だけを書きます。実名、学籍番号、住所、電話番号、個人のメールアドレスは、大学の規程や利用する生成AIの設定・契約を確認し、許可なく入力しません。提出書類を共有するときも、閲覧できる人を限定します。個人情報の取扱いは、大学の規程と個人情報の保護に関する法律を確認します。

活動計画に、写真、ロゴ、音楽、文章などを掲載する場合は、著作権や利用許諾を確認します。他団体の規約や申請書をそのまま複製しません。著作権法と大学の資料利用ルールに従います。

AIの出力には、存在しない制度、金額、提出期限が含まれることがあります。担当部署の最新様式、学生団体規程、施設利用規程、助成金要項と照合します。入力内容の正確さ、収支の計算、役割分担、添付書類を教職員と申請者が確認します。公認や助成の可否は、大学が最終判断します。

関連語：個人情報、著作権、部活動、プロンプト

関連する文書#

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• 0645 大学学園祭（大学祭）実行委員会運営マニュアル：大学行事に参加する際の役割や運営方法を整理できます。
• 0654 部活動部費徴収・執行管理簿：団体費や助成金の収支を記録する際に役立ちます。
• 0683 障害のある児童生徒・学生の行事参加支援依頼書（手話通訳・ノートテイク）：学生の参加に支援が必要な場合の依頼内容を整理できます。
• 0700 部活動退部・転部届出書：構成員の加入、退会、所属変更を管理する際の参考になります。

関連語：個人情報、著作権、部活動、プロンプト

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 著作権法↗
• 所属する大学の学生団体規程・施設利用規程・助成金要項・指定様式