自然災害時の教職員安否確認システム送信文面

この文書は、大規模地震などの発生時に、教職員の安否と勤務可否を確認するメール文です。学校においては、この内容を学校保健、給食、安全管理、危機対応の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

緊急時でも回答しやすく、管理職が状況を集約しやすい文面の作り方を説明します。

この文書の目的と使う場面#

この文書は、校長または校長があらかじめ指定した災害対策担当者が、大規模地震、風水害その他の自然災害の発生後、全教職員に対して送信する安否確認メールの文面です。発災直後の第一報として、教職員本人と同居家族等の安全状況、負傷の有無、住居周辺の被害状況、現時点での勤務・参集の可否を、必要最小限の範囲で把握するために用います。

送信は、まず教職員自身の安全確保を前提とします。学校は、災害対策本部または管理職が回答を集約し、校内の初動対応、児童生徒等の安全確認、施設点検、避難所運営への協力の要否、今後の勤務体制の検討に活用します。回答がない教職員には、学校の連絡網や代替手段により、状況を見ながら確認を行います。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、危機管理マニュアル

作るときのポイント#

1. 安全確保を最初に明記します。 「返信より安全確保を優先してください」と示し、危険な場所からの移動、無理な参集、運転中の操作を求めない文面にします。負傷又は危険がある場合は、周囲への救助要請や公的機関への通報を優先するよう案内します。

1. 回答項目を絞り、選択式を基本にします。 安否、負傷の有無、住居・周辺の被害による生活上の支障、勤務・参集の見込み、学校からの連絡受信の可否を基本項目とします。家族の氏名、詳細な症状、正確な住所などは原則として求めません。

1. 送信段階と回答期限を明確にします。 第一報では短時間で回答できる項目に限定し、「【回答期限】まで」又は「安全が確保でき次第」と記載します。通信障害を想定し、期限内に返信できない場合に不利益が生じないことも示します。

1. 代替連絡方法と報告順序を定めます。 システムやメールが使えない場合の連絡先、所属長への連絡方法、管理職への集約経路を、学校の危機管理計画と一致させます。緊急の救助要請は学校ではなく、まず関係機関等へ行うよう区別します。

1. 回答情報の取扱いを限定します。 回答内容は、校長、教頭、災害対策担当者など、あらかじめ定めた担当者が必要な範囲で共有します。集約結果を全教職員へ共有する場合も、個人の負傷や家庭状況が分かる情報は掲載しません。送信前に、宛先、配信対象、代替連絡先、次回連絡予定を確認します。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、危機管理マニュアル

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

件名：【安否確認・要回答】大規模地震発生に伴う教職員の状況確認（【実施日】）

青葉市立みどり中学校　教職員各位

【実施日・発生時刻】に発生した地震に伴い、教職員の安否及び勤務・参集の見込みを確認します。

返信よりも、御自身と周囲の方の安全確保を最優先にしてください。建物の安全が確認できない場所にいる場合、負傷している場合、避難中の場合又は通信が不安定な場合は、無理に回答する必要はありません。安全が確保でき次第、可能な方法で回答してください。

けがをしている、閉じ込められている、火災その他の危険がある場合は、まず周囲に助けを求め、必要に応じて関係機関へ通報してください。

【回答期限】
【回答期限】
※期限までの回答が難しい場合も、不利益にはなりません。通信が回復し、安全を確保できた時点で回答してください。

【回答方法】
安否確認システムの回答画面で、次の項目を選択してください。
1　本人の状況
　ア　無事
　イ　軽いけががある
　ウ　けが又は体調不良があり、支援が必要
　エ　回答時点では詳しく答えられない

2　現在の安全状況
　ア　安全な場所にいる
　イ　避難中又は移動中
　ウ　安全の確認が必要
　エ　回答時点では詳しく答えられない

3　勤務・参集の見込み
　ア　学校からの連絡を待てる
　イ　自宅待機が必要
　ウ　当面、勤務・参集は難しい
　エ　現時点では判断できない

4　学校への連絡受信
　ア　メール・安否確認システムを確認できる
　イ　一部確認できる
　ウ　確認が難しい

自由記述欄には、勤務・参集に関して学校が配慮すべき事情がある場合のみ、必要最小限で記入してください。家族の氏名、詳細な健康情報、正確な住所等の入力は不要です。

【システムが利用できない場合】
安否確認システムに回答できない場合は、安全を確保した後、【代替連絡方法】により所属長へ連絡してください。所属長は、把握した内容を【集約担当者】へ報告してください。

【今後の連絡】
学校の開校・休校、出勤・参集、施設の状況その他の連絡は、【次回連絡予定】を目安に、安否確認システム及び【学校が定める連絡手段】でお知らせします。
学校から個別に参集を依頼するまで、自己判断で危険な移動や登校・出勤をしないでください。

青葉市立みどり中学校
校長　【氏名】
災害対策担当　【担当者又は連絡窓口】

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、危機管理マニュアル

良い文章の条件#

• 宛先が全教職員、非常勤職員等を含む対象範囲のどこまでかを明示し、配信漏れを防ぐための学校の連絡網・安否確認システムの登録状況と照合しています。
• 件名、発災情報、最優先事項、回答期限、回答項目、代替連絡方法、次回連絡予定が、画面上で探しやすい順に配置されています。
• 地震情報、避難情報、休校・施設利用等の判断は、学校が確認した自治体・気象機関等の公表情報及び学校の危機管理計画に基づき、未確認情報を記載していません。
• 「出勤してください」「必ず直ちに返信してください」など、被災状況や避難行動を考慮せず参集・回答を強いる表現を用いていません。
• 安否確認に不要な家族の氏名、詳細な病名、住所、被害写真等を求めず、健康情報を含む回答の閲覧者・共有範囲を必要最小限にしています。
• 送信前に、校長又は指定管理職が送信時刻、回答期限、配信先、代替連絡先、集約担当者、児童生徒等への対応との優先順位を確認しています。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、危機管理マニュアル

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す情報は、次の項目に整理します。

• 対象者：全教職員、当日の勤務予定者など
• 災害の種類：大規模地震、津波、暴風など
• 送信の段階：第一報、再確認、勤務体制の連絡など
• 回答期限：何時までに回答するか
• 確認項目：安否、けが、家族、住居、通信、出勤可能性
• 回答方法：選択式、自由記述、電話など
• 代替連絡：システムが使えない場合の連絡先や経路
• 次の連絡：学校から再度知らせる時期
• 文体：簡潔、落ち着いた表現、携帯端末で読みやすい形式

児童生徒、教職員、家族などの実名は入力しません。個人を特定できる住所、電話番号、メールアドレス、医療情報、被害の詳しい場所も入力しないでください。必要な場合は、「教職員A」「みらい市内」などに置き換えます。

学校名、担当者名、連絡先は、AIには「【学校名】」「【担当部署】」と入力します。完成後に、権限のある教職員が正式な情報へ差し替えます。AIへ入力する情報の範囲は、所属する自治体・学校の情報管理規程で確認します。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、プロンプト

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧内を置き換えて使います。個人が特定できる情報は入力しません。

【大規模災害時の教職員安否確認メール】を作成してください。

対象校種：【小学校・中学校・高等学校・大学・特別支援学校】
対象者：【全教職員など】
災害の種類：【大規模地震など】
送信段階：【第一報など】
回答期限：【回答期限】
確認項目：【安否、けがの有無、家族の状況、住居の被害、出勤可能性】
回答方法：【選択式・自由記述など】
システムが使えない場合の連絡方法：【代替連絡方法】
次の連絡予定：【次回連絡の予定】
文体：【短く、落ち着いた表現】
文字数：【目安の文字数】

安全確保を最優先にし、出勤を強制する印象を避けてください。
個人情報を過度に尋ねないでください。
件名、本文、回答項目、注意書きを分けて示してください。
不明な情報は推測せず、【要確認】と表示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 宛先が全教職員、非常勤職員等を含む対象範囲のどこまでかを明示し、配信漏れを防ぐための学校の連絡網・安否確認システムの登録状況と照合しています。  
- 件名、発災情報、最優先事項、回答期限、回答項目、代替連絡方法、次回連絡予定が、画面上で探しやすい順に配置されています。  
- 地震情報、避難情報、休校・施設利用等の判断は、学校が確認した自治体・気象機関等の公表情報及び学校の危機管理計画に基づき、未確認情報を記載していません。  
- 「出勤してください」「必ず直ちに返信してください」など、被災状況や避難行動を考慮せず参集・回答を強いる表現を用いていません。  
- 安否確認に不要な家族の氏名、詳細な病名、住所、被害写真等を求めず、健康情報を含む回答の閲覧者・共有範囲を必要最小限にしています。  
- 送信前に、校長又は指定管理職が送信時刻、回答期限、配信先、代替連絡先、集約担当者、児童生徒等への対応との優先順位を確認しています。  

AIには、回答の催促や出勤の可否を決定させません。学校の実情に合う文面を作る補助として使います。

関連語：生成AI、プロンプト、個人情報、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

安否情報には、健康状態、家族の状況、住居の被害、移動経路などの個人情報が含まれます。回答を閲覧できる者を限定し、保管期間、利用目的、共有範囲を学校の規程に合わせます。回答内容を通常の一斉メールで返信させる方法は、宛先間違いに注意が必要です。

児童生徒や教職員の実名、住所、電話番号、病名、被災場所の詳細を生成AIに入力しません。集計結果を外部サービスへ転載する場合も、個人が特定されない形にします。

地図、自治体の文例、通信サービスの説明などを引用する場合は、著作権や利用条件を確認します。既存の危機管理マニュアルをそのまま貼り付けず、必要な部分だけを整理します。

AIは、教職員の安否、出勤の可否、勤務体制、救援の必要性を判断できません。AIの出力は、管理職と危機管理担当者が、学校の規程、自治体の指示、実際の被害状況に照らして確認します。送信前には、宛先、期限、選択肢、代替連絡方法を必ず確認します。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、危機管理マニュアル

関連する文書#

• 0820 学校防災マニュアル・BCP（業務継続計画）：災害時の役割、連絡、業務継続の基準を確認します。
• 0822 学校危機管理マニュアル（事件・事故・災害発生時）：災害発生直後の指揮命令系統を確認します。
• 0840 緊急地震速報機訓練放送マニュアル：地震発生時の校内放送と初動対応を確認します。
• 0895 学校避難所開設時の教職員初動アクションカード：避難所開設時の教職員の動きを確認します。
• 0887 学校安全計画に基づく教職員校内安全パトロール日誌：校内の安全確認と記録の方法を確認します。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、危機管理マニュアル

参考資料#

• 災害対策基本法↗
• 学校保健安全法↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式