大学同窓会（校友会）維持会費納入依頼状

大学同窓会や校友会が、卒業生に維持会費や寄付を依頼する文書です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、依頼の趣旨、使途、納入方法を分かりやすく示す方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

大学同窓会（校友会）の会長、会計担当者又は大学の同窓会担当部署が、卒業生・修了生等に対し、維持会費又は教育奨学基金への寄付について協力を依頼するために使用します。総会や役員会で承認された募集方針、予算、基金規程等に基づき、会費納入の案内時期、周年事業、奨学生募集の前などに発送します。

文書では、依頼の趣旨、基金の使途、納入額又は任意の寄付であること、期限、納入方法、問合せ先を明確に示します。会費と寄付金を同時に案内する場合は、それぞれの名称、金額、使途及び取扱いを混同しないよう分けて記載します。大学名を用いて発送する際は、同窓会と大学のどちらが発信主体・問合せ先となるかを明確にします。

関連語：個人情報、決裁、学校法人、著作権

作るときのポイント#

1. 依頼主体と決定手続を確認します。 同窓会、校友会、大学基金担当部署など、募集を行う主体を明記します。会費額、基金の使途、募集期間が総会議決、規程、予算又は決裁内容と一致しているか確認します。

1. 会費と寄付を明確に区別します。 維持会費が定額であるのか、教育奨学基金への寄付が任意であるのかを整理します。「会費」「協力金」「寄付金」を曖昧に併記せず、振込先や領収書の名義もそれぞれ確認します。

1. 使途は具体的かつ確定した範囲で示します。 例えば、奨学生への給付、学生の学修支援、教育環境の充実など、承認済みの使途を記載します。寄付による成果や支援人数を保証する表現、根拠のない説明は避けます。

1. 納入者の負担と手続を分かりやすくします。 納入期限、金融機関名、口座名義、手数料負担、同封の払込票の有無、受領通知の方法を確認します。任意の協力である場合は、未納による不利益がないことを含め、圧迫感のない表現にします。

1. 個人情報と発送情報を点検します。 宛名・住所の出所、発送代行の有無、問合せ窓口、住所変更の連絡方法を確認します。卒業生名簿の利用目的や取扱いは、同窓会・大学の定めに沿って確認し、必要に応じて案内します。

関連語：個人情報、決裁、学校法人、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

【実施日】

青葉未来大学同窓会
会員　【氏名】様

青葉未来大学同窓会
会長　【会長氏名】

教育奨学基金へのご協力及び維持会費納入のお願い

　平素より青葉未来大学同窓会の活動にご理解とご支援を賜り、心より御礼申し上げます。

　本会では、卒業生・修了生の皆様とのつながりを大切にしながら、在学生の学びを支える取組を進めております。このたび、教育奨学基金の充実を図るため、皆様にご協力をお願いすることといたしました。

　お寄せいただいたご寄付は、【教育奨学基金の承認済みの使途】に活用する予定です。また、維持会費は、【同窓会活動の承認済みの使途】に充てます。具体的な収支及び事業内容は、【確認方法（例：同窓会総会資料・会報）】によりお知らせします。

　ご協力は任意です。ご無理のない範囲で、趣旨にご賛同いただける場合には、下記によりお納めくださいますようお願い申し上げます。

記

1　会費又は寄付金の名称
　【維持会費／教育奨学基金寄付金】

2　金額
　維持会費　【金額】
　教育奨学基金へのご寄付　【任意の金額又は金額の案内】

3　納入期限
　【納入期限】

4　納入方法
　【同封の払込票の利用方法】
　【振込先・口座名義】
　※振込手数料の取扱い：【要確認】

5　受領通知・領収書
　【受領通知又は領収書の発行方法・時期】
　※税務上の取扱いに関する説明：【要確認】

6　お問い合わせ先
　青葉未来大学同窓会事務局
　【所在地】
　電話：【電話番号】
　電子メール：【メールアドレス】
　受付時間：【受付時間】

　なお、住所・氏名その他の登録情報に変更がある場合は、上記窓口までお知らせください。

　皆様からの温かいご支援を、在学生の学びと大学の発展に生かしてまいります。ご理解とご協力を賜りますよう、お願い申し上げます。

以上

同封物：【払込票／基金案内／事業・会計資料等】

関連語：個人情報、決裁、学校法人、著作権

良い文章の条件#

• 宛名が卒業生・修了生等の対象範囲と一致し、同窓会会員向けの維持会費案内なのか、広く卒業生に依頼する教育奨学基金の寄付案内なのかが件名と冒頭で分かります。
• 発信者が同窓会、校友会又は大学のいずれか明確であり、会長名、事務局名、問合せ先、口座名義及び領収書の発行主体に不一致がありません。
• 維持会費と教育奨学基金への寄付を併記する場合、それぞれの金額、任意性、使途、納入先及び受領通知の取扱いを区別して記載しています。
• 基金の使途は、基金規程、募集要項、総会・役員会資料、予算書又は決裁文書で確認できる範囲にとどめ、奨学金給付や事業成果を確約する表現がありません。
• 納入期限、払込票の有無、振込先、手数料負担、同封資料及び住所変更の連絡先が、発送物と会計担当者の管理資料に照らして確認されています。
• 発送前に、同窓会事務局、会計担当者、大学の担当部署及び必要な決裁者が、会員名簿の利用、文面、金額、送信方法、個人情報の取扱いを確認しています。

関連語：個人情報、決裁、学校法人、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、次の項目を整理して入力します。

• 文書の発信主体と代表者の役職
• 同窓会や校友会の正式名称
• 依頼する費目の名称と、維持会費・寄付金の区分
• 教育奨学基金の目的と、認められた使途
• 協力を依頼する対象者と発送範囲
• 会費または寄付の金額、納入期限、納入方法
• 領収書、受領通知、税務上の扱いに関する確定情報
• 問い合わせ窓口、担当部署、受付時間
• 前年度の活動報告や基金活用実績
• 文体、用紙、差出人、同封物などの指定

卒業生の氏名、住所、卒業年、会員番号、寄付履歴は入力しません。必要な場合は「卒業生A」「卒業年度X」「対象者一覧」などに置き換えます。振込口座情報は、公開してよい確定情報だけを入力します。未確定の金額や期限は空欄にし、AIに推測させません。

関連語：匿名化、学校法人、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

大学同窓会（校友会）の維持会費納入依頼状を、日本語のです・ます体で作成してください。

【発信主体】
【代表者の役職】
【同窓会・校友会の名称】
【依頼の目的】
【教育奨学基金の使途】
【依頼対象】
【会費または寄付金の名称】
【金額】
【納入期限】
【納入方法】
【領収書・受領通知の扱い】
【問い合わせ先】
【同封物】
【発送時期】
【文字数・用紙・文体の指定】

卒業生への感謝を示し、協力が任意である場合は任意性を明記してください。
根拠のない効果、義務、不利益、税務上の説明は追加しないでください。
未入力の事項は推測せず、【要確認】と表示してください。
本文、納入方法、問い合わせ先、注意事項の順に整理してください。
出力後、担当者が会計資料、規程、決裁内容と照合するよう注意書きを付けてください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 宛名が卒業生・修了生等の対象範囲と一致し、同窓会会員向けの維持会費案内なのか、広く卒業生に依頼する教育奨学基金の寄付案内なのかが件名と冒頭で分かります。  
- 発信者が同窓会、校友会又は大学のいずれか明確であり、会長名、事務局名、問合せ先、口座名義及び領収書の発行主体に不一致がありません。  
- 維持会費と教育奨学基金への寄付を併記する場合、それぞれの金額、任意性、使途、納入先及び受領通知の取扱いを区別して記載しています。  
- 基金の使途は、基金規程、募集要項、総会・役員会資料、予算書又は決裁文書で確認できる範囲にとどめ、奨学金給付や事業成果を確約する表現がありません。  
- 納入期限、払込票の有無、振込先、手数料負担、同封資料及び住所変更の連絡先が、発送物と会計担当者の管理資料に照らして確認されています。  
- 発送前に、同窓会事務局、会計担当者、大学の担当部署及び必要な決裁者が、会員名簿の利用、文面、金額、送信方法、個人情報の取扱いを確認しています。  

関連語：生成AI、学校法人、個人情報、著作権

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

卒業生名簿を使う場合は、利用目的、管理者、発送範囲、委託先を学校法人や同窓会の規程に従って確認します。AIには、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、卒業年度と氏名の組合せなど、個人を特定できる情報を入力しません。宛名印刷用の名簿を、そのままAIに貼り付けることも避けます。

基金の使途、会費の金額、納入期限、口座情報は、会計担当者と決裁者が確認します。税務上の扱いや領収書の表示は、学校法人、同窓会、会計担当の正式な案内と一致させます。AIに寄付の適格性や税務処理を判断させません。

他団体の依頼状を無断で転載せず、文章、写真、ロゴ、図表の利用許諾を確認します。AIの出力には誤りや不適切な勧誘表現が含まれることがあります。発信前に、担当者が事実、表現、個人情報、会計処理を確認し、最終判断を行います。

関連語：個人情報、著作権、学校法人、決裁

関連する文書#

• 0926 大学中長期戦略計画書（ビジョン・KPI設定）：基金を大学の教育方針や中長期計画と結び付ける際に参照します。
• 0943 大学ブランディング・広報戦略マスタープラン：卒業生への伝え方や広報媒体の統一に役立ちます。
• 0976 学校法人監事監査チェックシート（業務・会計監査）：会費の受入れや使途の確認項目を整理できます。
• 0989 大学基金（エンダウメント）運用方針書：基金の管理、運用、活用方針を確認できます。
• 0998 大学公開講座受講料・施設利用料収入会計管理簿：大学における収入管理の考え方を確認する資料になります。

関連語：学校法人、個人情報、著作権、決裁

参考資料#

• 所属する大学・学校法人・同窓会の規程・会計処理基準・承認済み様式
• 教育奨学基金の運用方針・事業報告↗
• 個人情報の利用目的と名簿管理に関する学内規程↗
• 所属する大学・学校法人の寄付金・維持会費に関する案内