教員海外研修・サバティカル（研究休暇）申請書

教員が一定期間、国内外の研究機関に滞在し、専任研究を行うための申請書です。学校においては、この内容を校務分掌、教職員研修、総務、学校・大学運営、校務DXの場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、研究計画、勤務上の整理、経費、帰任後の成果還元をまとめる方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

本申請書は、教員が国内外の大学、研究機関、教育機関等に一定期間滞在し、研究休暇、海外研修、サバティカルその他の研修制度の利用を申請する際に用います。申請者は、研究開始予定日の前に、所属長または制度上の提出先へ提出します。

学校・大学の管理職、研修担当部署、総務・人事担当部署は、申請内容を基に、研究の目的・期間・滞在先・実施可能性、授業や校務への影響、引継ぎ・代替体制、経費負担、帰任後の成果還元を確認します。小学校・中学校・高等学校・特別支援学校では、授業担当、学級・学年運営、分掌業務、保護者対応への影響を整理する資料として使用します。大学では、授業、学生指導、入試・委員会業務、研究室運営等の調整資料として使用します。

制度の対象者、提出期限、決裁経路、承認権者、旅費・研究費の取扱いは、各設置者・法人・学校の規程、就業に関する規則、研修制度要領等に従って確認します。

関連語：服務、校務分掌、個人情報、決裁

作るときのポイント#

1. 申請制度と服務上の位置付けを明記します。
   研究休暇、職務としての研修、休職、年次休暇等を混同せず、申請する制度名と根拠となる校内規程等を記載します。制度名や適用可否が不明な場合は、「要確認」とします。

1. 研究計画は期間・方法・成果物を対応させます。
   研究課題だけでなく、月別又は時期別の活動、資料収集・調査・共同研究等の方法、研究倫理上の確認事項、予定する成果物を具体的に示します。受入機関の承諾状況も区別して記載します。

1. 教育活動と校務への影響を分けて整理します。
   担当授業、学級・学生指導、校務分掌、委員会、入試等について、停止・代替・前倒し実施の別を明らかにします。「同僚が対応する」とだけ記さず、引継ぐ事項と責任者を記載します。

1. 経費は財源ごとに区分します。
   渡航費、滞在費、研究費、保険料その他の費目について、所属機関予算、外部資金、受入先負担、自己負担等の予定財源を分けます。支給・精算の可否は申請書で確定させず、担当部署への確認事項として扱います。

1. 個人情報と共有範囲を最小限にします。
   パスポート番号、詳細な住所、家族情報等、審査に不要な情報は記載しません。提出先、閲覧者、保存方法、帰任後の報告先を校内手続に合わせ、受入承諾書等の添付書類に含まれる情報にも注意します。

関連語：校務分掌、個人情報、決裁、著作権

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

教員海外研修・サバティカル（研究休暇）申請書

提出日：【提出日】
提出先：学校法人青葉学園　青葉未来大学　学長【氏名】
申請者：国際教育学部　准教授【氏名】
連絡先：学内連絡先【連絡先】
申請制度名：【制度名。制度上の位置付けは要確認】

1　申請の目的
海外の教育機関における多文化共生教育の実践と教員養成の取組を調査し、本学の教職課程及び国際理解教育に関する授業改善へ活用するため、下記の研究滞在を申請します。

2　研究期間・滞在先
研究期間：【開始年月日】から【終了年月日】まで
滞在国・地域：【国・地域】
受入機関：【受入機関名】
受入機関との調整状況：【承諾済み／申請中／要確認】
滞在中の連絡方法：【学内メール等】

3　研究課題・研究計画
研究課題：【研究課題】
研究の背景と目的：【国内の教育課題及び本研究の必要性】
研究方法：【文献調査、授業観察、関係者への聞取り等。必要な同意・研究倫理上の手続は別途確認する】
時期別計画：
【第1期】先行研究及び現地資料の収集・整理
【第2期】受入機関における教育実践の調査・分析
【第3期】調査結果の整理、成果報告書及び授業資料の作成
予定成果物：【報告書、研究発表、授業教材、紀要原稿等】

4　教育・校務への影響及び対応
担当授業：【科目名・時期・コマ数】
学生指導・研究室運営：【対応内容】
校務分掌・委員会等：【対応内容】
引継ぎ責任者：【所属長と調整の上で記載】
代替授業・補講等の対応：【担当予定者、実施方法、要確認事項】
学生及び関係者への周知時期・方法：【内容】
上記の調整は、所属長及び関係部署と協議の上、決定します。

5　経費及び財源
渡航費：【財源区分・要確認】
滞在費：【財源区分・要確認】
研究活動に要する経費：【財源区分・要確認】
自己負担予定額：【金額又は要確認】
旅費の支給、精算及び保険加入の取扱いは、関係規程等を確認します。

6　帰任後の成果還元
帰任後【期限】までに、所属長及び指定部署へ研究実施報告書を提出します。
また、【報告会名】での報告、関連授業での教材活用、学内研修又は研究会での共有を予定します。

7　添付書類
【研究計画書】
【受入機関からの招へい状又は承諾書】
【経費見積又は資金計画書】
【授業・校務引継ぎ計画書】
【その他、制度上必要な書類】

申請者署名：【氏名】
所属長確認欄：【確認日・所属長名・確認事項】
担当部署確認欄：【受付日・確認者・不足書類等】
承認欄：【承認権者が規程に基づき記載】

関連語：校務分掌、個人情報、決裁、著作権

良い文章の条件#

• 申請者、所属長、研修・人事担当者が、申請制度、研究期間、決裁前に必要な調整事項を冒頭で把握できる構成になっています。
• 研究課題、背景、方法、時期別計画、成果物が対応しており、滞在期間中に何を実施するかが確認できます。
• 受入機関の招へい状・承諾書、研究計画書、授業時間割、校務分掌表、旅費・研究費関係資料など、記載内容を裏付ける原資料が示されています。
• 受入承諾が未取得であること、調査対象者への同意や研究倫理上の手続が未確認であることを、承諾済みであるかのように記載していません。
• 代替授業、学生・児童生徒への対応、校務の引継ぎについて、担当者や対応時期が未調整のまま確定事項として扱われていません。
• 休暇・研修の承認、給与・旅費の取扱い、外部資金の使用可否、帰任後の報告先を、所属機関の規程と決裁経路に照らして校内確認できる内容になっています。

関連語：校務分掌、個人情報、決裁、著作権

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を、所属機関の様式に合わせて整理します。

• 申請する制度名と対象期間
• 研究課題、背景、目的、期待する成果
• 滞在国、地域、受入機関、研究室の役割
• 研究方法、月別日程、研究成果の公表方法
• 授業、学生指導、校務分掌などの引継ぎ案
• 研究費、旅費、滞在費、自己負担の区分
• 渡航前、滞在中、帰任後の連絡方法
• 所属機関への報告、成果還元、公開授業や報告会の案
• 添付する承諾書、推薦書、見積書などの種類
• 文字数、提出先、様式、締切などの作成条件

氏名、職員番号、住所、個人の連絡先、旅券番号は入力しません。受入担当者の氏名やメールアドレスも伏せます。「海外大学X」「受入担当者Y」のように置き換えます。研究対象者や学生が関係する場合は、個人を特定できる情報を削除します。

AIには、制度の採否、休暇の可否、経費支給の可否を決めさせません。規程、所属機関の担当部署、任命権者の確認を前提に使います。

関連語：匿名化、個人情報、校務分掌、著作権

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトを使います。入力欄には、個人を特定できない情報だけを入れます。

あなたは、学校または大学の教員研修申請書を整える編集者です。
次の条件で、教員海外研修・サバティカル申請書の下書きを作成してください。

【所属機関の校種・機関種別】：【例：大学】
【申請制度名】：【制度名】
【研究期間】：【開始年月日から終了年月日まで】
【研究滞在先】：【国・地域・受入機関名は匿名化可】
【研究課題】：【課題】
【研究の背景と目的】：【内容】
【研究方法】：【内容】
【月別の研究計画】：【内容】
【受入機関との調整状況】：【承諾済み、申請中など】
【教育・校務への影響】：【授業、学生指導、校務など】
【引継ぎと代替体制】：【内容】
【経費の区分】：【所属機関予算、外部資金、自己負担など】
【帰任後の成果還元】：【報告会、授業、紀要、研修など】
【添付書類】：【書類名】
【指定の文字数・様式】：【条件】

研究の必要性と実現可能性が伝わる構成にしてください。
不明な情報は推測せず、「要確認」と表示してください。
休暇の承認、経費の採否、研究倫理上の適否は判断しないでください。
最後に、事実確認が必要な項目と規程確認が必要な項目を分けて示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 申請者、所属長、研修・人事担当者が、申請制度、研究期間、決裁前に必要な調整事項を冒頭で把握できる構成になっています。  
- 研究課題、背景、方法、時期別計画、成果物が対応しており、滞在期間中に何を実施するかが確認できます。  
- 受入機関の招へい状・承諾書、研究計画書、授業時間割、校務分掌表、旅費・研究費関係資料など、記載内容を裏付ける原資料が示されています。  
- 受入承諾が未取得であること、調査対象者への同意や研究倫理上の手続が未確認であることを、承諾済みであるかのように記載していません。  
- 代替授業、学生・児童生徒への対応、校務の引継ぎについて、担当者や対応時期が未調整のまま確定事項として扱われていません。  
- 休暇・研修の承認、給与・旅費の取扱い、外部資金の使用可否、帰任後の報告先を、所属機関の規程と決裁経路に照らして校内確認できる内容になっています。  

関連語：プロンプト、個人情報、校務分掌、著作権

出力フォーマット#

# 教員海外研修・サバティカル申請書

## 1 申請者と制度
- 所属：
- 職名：
- 申請制度：
- 研究期間：

## 2 研究計画
- 研究課題：
- 背景と目的：
- 研究方法：
- 期待する成果：

## 3 研究滞在先
- 国・地域：
- 受入機関：
- 受入体制：
- 調整状況：

## 4 月別計画

| 期間 | 滞在先・活動 | 成果物 | 備考 |
|---|---|---|---|

## 5 教育・校務への対応
- 授業・学生指導：
- 校務分掌：
- 引継ぎ担当：
- 緊急時の連絡方法：

## 6 経費計画
- 所属機関負担：
- 外部資金：
- 自己負担：
- 詳細確認が必要な事項：

## 7 帰任後の成果還元
- 報告方法：
- 教育への活用：
- 研究成果の公表：

## 8 添付書類と確認事項
- 添付書類：
- 規程確認事項：
- 未確定事項：

注意点（個人情報・著作権・確認）#

申請書には、本人の勤務情報、渡航計画、経費情報、研究対象者に関する情報が含まれます。生成AIには、実名、職員番号、住所、個人の連絡先、旅券情報を入力しません。受入機関の担当者や研究協力者も、匿名化して扱います。

研究対象者から得る情報を扱う場合は、所属機関の研究倫理審査や、受入機関の手続を確認します。AIに研究倫理上の適否を判定させてはいけません。必要な申請や同意の要否は、研究倫理担当部署に相談します。

研究機関の資料、写真、図表、他者の文章を申請書へ転載する場合は、著作権や利用条件を確認します。AIが作った文章にも、事実と異なる記述が混ざることがあります。研究期間、受入状況、経費、引継ぎ内容は、教職員が原資料と照合します。

最終的な承認、休暇の可否、代替体制、旅費支給は、所属機関の規程に定める権限者・担当部署が決定します。研究倫理上の適否は、適用される指針・規程に基づき、研究倫理審査委員会等の所定の審査機関に確認します。申請者と管理職は、学校や大学の規程、様式、決裁手順を確認して提出します。

関連語：著作権、匿名化、決裁、個人情報

関連する文書#

• 0922 教職員出張命令伺い・復命書（出張報告書）： 渡航や出張に関する命令と、帰任後の報告を整理できます。
• 0925 教育論文・実践研究紀要原稿作成プロンプト： 研究成果の報告書や紀要原稿を作成するときに役立ちます。
• 0932 科研費（日本学術振興会）申請書（基盤研究・若手研究）： 研究費の目的や研究計画を整理するときに関係します。
• 0933 研究倫理審査申請書（人を対象とする生命科学・医学系）： 人を対象とする研究の倫理手続を確認できます。
• 0938 海外協定校との大学間学術交流協定書（MOU）： 海外の受入機関との交流条件を確認するときに関係します。
• 0987 大学教員任期制規程・テニュアトラック審査基準： 大学教員の任期や審査との関係を確認できます。

関連語：個人情報、校務分掌、著作権、研究倫理審査

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する自治体・学校・大学の研究休暇規程、海外研修規程、服務規程
• 所属する自治体・学校・大学の旅費規程、研究費取扱規程
• 所属する自治体・学校・大学の研究倫理審査規程・申請様式
• 所属する自治体・学校・大学の情報セキュリティ規程・生成AI利用ガイドライン