大学GPA・成績不振者抽出アラートリスト

大学GPA・成績不振者抽出アラートリストは、卒業要件の充足が難しくなる可能性のある学生を把握する基準表です。学校においては、この内容をテスト、学習評価、成績処理、所見作成の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、抽出基準の整理、AIへの安全な指示、面談につなげる表の作り方を説明します。

この文書の目的と使う場面#

「大学GPA・成績不振者抽出アラートリスト」は、学部・研究科の教務担当者やアカデミック・アドバイザー等が、学期末や成績確定後に、単位修得状況、必修科目の未修得、GPA、進級条件などを確認するための基準表です。目的は、修業年限内の卒業が難しくなる可能性のある学生を早期に把握し、本人との面談、履修計画の確認、学習支援の案内につなげることです。

リストは、教務担当者が規程・成績資料と照合して作成し、学部長等が定めた校内手続に従って、担当教員、学生支援担当部署など必要な範囲で共有します。学生には、アラート区分をそのまま不利益な評価として伝えるのではなく、未修得科目、卒業要件との距離、履修上の確認事項を説明し、面談の機会を案内します。

抽出は「卒業不可」や「支援不要」を決めるものではありません。成績確定、認定単位、休学・復学、転学部、編入、資格課程などの個別事情を確認したうえで、最終的な卒業見込みや支援内容は、所属大学の規程と担当部署の判断に基づいて決定します。

関連語：GPA、個人情報、単位認定、仮名化

作るときのポイント#

1. 対象時点と原資料を固定します。
   「【確認時点】」を明記し、成績確定後の成績一覧、履修登録情報、単位認定記録、卒業要件表、進級条件など、照合した資料名と更新日を記録します。速報値や未確定成績を使う場合は、その旨を明示します。

1. 抽出基準を、学内規程と対応させます。
   GPAの算出方法、必修科目の未修得、累積単位、学年ごとの進級条件、卒業要件までの不足単位を確認します。数値や条件が未確認の場合は推測せず、「所属大学・学部の規程で確認」と表示します。GPAだけで機械的に抽出しないことも重要です。

1. アラート区分と次の行動を分けて示します。
   「確認」「面談検討」「至急確認」などの区分を設ける場合も、区分は確認の優先度を示すものとします。各行に、確認担当、面談の目安時期、学生への連絡方法、確認後の記録欄を置き、合否や処分を自動判定しません。

1. 個人情報を最小限にします。
   AIで案を作る際は「学生A」などの仮名を用い、学籍番号、氏名、住所、病歴、詳細な相談内容などを入力しません。実データへの置換、アクセス権、保管場所、共有範囲、保存期間は、大学の情報管理手続に従って教職員が行います。

1. 面談前後の確認を記録します。
   面談では、履修予定、学習上の困難、再履修の可能性、休学等の状況、本人の希望を確認します。支援方針をAIに決めさせず、本人、授業担当者、教務担当、学生支援担当等が必要な範囲で協議します。出力は原資料と照合し、担当者が承認してから使用します。

関連語：個人情報、GPA、単位認定、仮名化

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

星丘大学　教育支援部
大学GPA・成績不振者抽出アラートリスト（案）

1　目的
本リストは、星丘大学の各学部教務担当者が、【確認時点】の成績確定後に、卒業要件の充足が難しくなる可能性のある学生を確認し、本人との面談や学習支援の案内につなげるために使用します。本リストによって、卒業可否、進級可否、処分、診断、支援方針を自動的に決定しません。

2　対象と確認資料
対象課程：【学部・課程】
修業年限：【学内規程で確認】
確認時点：【実施日】
確認担当：学部教務担当、履修・成績担当者
確認資料：成績一覧、履修登録情報、単位認定記録、卒業要件表、進級条件、休学・復学等の学籍情報
確認先：所属学部の教務担当、教育支援部、最新の学則・履修要項・学部規程
※修業年限、卒業要件、GPA算出方法、抽出基準の数値は、使用時点の学内規程で確認して記入します。

3　抽出の確認項目
次のいずれかに該当する場合は、教務担当者が原資料と照合し、アラート候補として確認します。
・卒業要件に必要な単位区分または必修科目に未充足がある。
・進級条件または履修上の前提条件に未確認事項がある。
・修業年限内に必要な単位を修得できる見込みについて確認が必要である。
・GPAが大学または所属学部の定める確認基準に該当する。
・休学、復学、転学部、編入、単位認定等により、通常の履修計画との照合が必要である。
基準が不明な場合は、数値を推測せず「所属大学・学部の規程で確認」と記載します。

4　アラート区分と対応
「確認」：資料間の差異、未確定成績、単位認定等を教務担当者が確認します。
「面談検討」：卒業要件、履修計画、学習上の困難について、本人との面談を検討します。
「至急確認」：卒業・進級に関わる期限や履修登録上の確認があるため、担当者が【連絡期限】までに確認し、必要に応じて面談を案内します。
区分は支援の優先度を示すものであり、学生の能力や人格を評価するものではありません。

5　記録例
| 学生 | 所属・学年 | 確認項目 | アラート区分 | 次の行動 | 担当 | 状況 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 学生A | 星丘大学○○学部・【学年】 | 必修科目の未修得と卒業要件表を照合 | 面談検討 | 【面談候補日】を案内し、履修計画を確認 | 学部教務担当 | 成績確定・規程照合中 |
| 学生B | 星丘大学○○学部・【学年】 | GPAおよび累積単位を学内基準と照合 | 確認 | 算出方法と成績一覧を再確認 | 教育支援部 | 基準は所属学部に確認 |
| 学生C | 星丘大学○○学部・【学年】 | 進級条件と履修登録状況を照合 | 至急確認 | 【連絡期限】までに本人へ面談を案内 | 学部教務担当 | 学籍上の事情を確認 |

6　面談時の確認事項
本人に、現在の修得単位、未修得科目、今後の履修予定、授業参加や学習上の困難、相談したいことを確認します。必要に応じて、授業担当者、アドバイザー、学生支援担当部署への相談を案内します。面談記録には、事実、本人の発言、確認した規程、次回確認日を分けて記載します。

7　承認・情報管理
作成者は、成績資料と規程を照合して案を作成します。運用担当者は、対象者、目的、共有範囲、保管場所を確認し、【承認者】の確認後に使用します。AIを利用した場合も、出力を原資料と照合し、未確認の数値や判断を残しません。実際の学生情報をAIへ入力せず、仮名化した情報で案を作成します。

関連語：GPA、個人情報、単位認定、仮名化

良い文章の条件#

• 読み手と使用場面が明確です。 学部教務担当者、学生支援担当者、面談担当教員の誰が、成績確定後のどの時点で使う文書かが冒頭で分かります。
• 構成が実務順になっています。 目的、対象資料、抽出項目、区分、次の行動、面談、承認・保管の順に並び、リストを見た後の担当者の動きまで確認できます。
• 原資料の確認先が特定されています。 卒業要件表、履修要項、学部規程、成績一覧、単位認定記録などを示し、GPAの算出方法や基準値を未確認のまま記載していません。
• この文書固有の誤りを防いでいます。 GPAのみで卒業見込みを判断せず、必修科目、進級条件、累積単位、修業年限、休学・編入等の影響を照合しています。
• アラートの意味と限界が明記されています。 「確認」「面談検討」「至急確認」を優先度として扱い、卒業可否、処分、診断、支援方針の最終判断をAIや表だけに委ねていません。
• 校内確認と情報管理が具体的です。 作成者、承認者、共有範囲、面談記録、個人情報の仮名化、AI出力と原資料の照合を示し、大学の規程に反する運用を避けています。

関連語：GPA、個人情報、単位認定、仮名化

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIに渡す情報は、次の項目に整理します。

• 対象課程、学年、入学年度、修業年限
• 卒業に必要な単位の区分と確認方法
• 必修科目、選択必修科目、進級条件
• GPAの算出方法と学内で定めた確認基準
• 成績確定日、抽出日、確認担当部署
• アラート区分と、面談につなぐ手順
• 表に必要な列、並べ替え、確認者の欄

学生の氏名、学籍番号、住所、連絡先、病歴、障害に関する情報は入力しません。
学生は「学生A」、科目は「必修科目1」のように置き換えます。
少人数の情報や特徴の組合せで特定できる場合も、抽象化します。
実データの処理は、大学が承認した環境と手順で行います。

関連語：匿名化、仮名化、要配慮個人情報、GPA

コピーして使えるプロンプト#

大学の「GPA・成績不振者抽出アラートリスト」の案を作成してください。
目的は、修業年限内の卒業が危ぶまれる学生を早期に把握し、
教職員の面談や学習支援につなげることです。

対象課程：【学部・課程】
修業年限：【年数】
確認時点：【学期末など】
卒業要件の概要：【単位区分と必要条件】
必修・進級条件：【条件】
GPAの算出方法：【学内の方法】
大学が定める抽出基準：【基準。未定なら「要確認」と表示】
アラート区分：【例：確認、面談検討、至急確認】
表に必要な列：【列名】
運用担当：【部署または役職】
学生情報は「学生A」などに置き換え、個人を特定できる情報は使わないでください。
卒業可否や支援の要否を自動判定せず、確認事項と面談案を示してください。
不明な基準は推測せず、「所属大学・学部の規程で確認」と記してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- **読み手と使用場面が明確です。** 学部教務担当者、学生支援担当者、面談担当教員の誰が、成績確定後のどの時点で使う文書かが冒頭で分かります。
- **構成が実務順になっています。** 目的、対象資料、抽出項目、区分、次の行動、面談、承認・保管の順に並び、リストを見た後の担当者の動きまで確認できます。
- **原資料の確認先が特定されています。** 卒業要件表、履修要項、学部規程、成績一覧、単位認定記録などを示し、GPAの算出方法や基準値を未確認のまま記載していません。
- **この文書固有の誤りを防いでいます。** GPAのみで卒業見込みを判断せず、必修科目、進級条件、累積単位、修業年限、休学・編入等の影響を照合しています。
- **アラートの意味と限界が明記されています。** 「確認」「面談検討」「至急確認」を優先度として扱い、卒業可否、処分、診断、支援方針の最終判断をAIや表だけに委ねていません。
- **校内確認と情報管理が具体的です。** 作成者、承認者、共有範囲、面談記録、個人情報の仮名化、AI出力と原資料の照合を示し、大学の規程に反する運用を避けています。

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

成績、履修状況、面談記録は、学生の個人情報です。
利用目的と閲覧権限を明確にし、必要な範囲で共有します。
AIには原則として実名、学籍番号、連絡先、病歴などを入力せず、匿名化・抽象化して利用します。やむを得ず個人情報を扱う場合は、利用目的、大学の規程、委託先・サービスの安全管理措置を確認し、大学が承認した環境と手順に限ります。
個人が推測できる組合せも、匿名化したとは限りません。

GPAの計算方法、卒業要件、進級条件は、大学ごとに異なります。
学則、学部規程、履修要項、内規を確認して確定します。
AIが作った基準、抽出結果、面談案は、教職員が必ず確認します。
AIに卒業可否、処分、支援の要否を決めさせてはいけません。

表計算の式や成績データの転記も、人が再点検します。
著作物の様式や他大学の基準を、そのまま転載しないようにします。

関連語：個人情報、著作権、GPA、匿名化

関連する文書#

• 0367 学習カルテ・個別指導履歴シート：面談後の支援履歴を記録します。
• 0372 大学ディプロマ・ポリシー（DP）達成度評価シート：学修成果の確認に使います。
• 0354 大学ナンバリング・カリキュラムツリー対応評価票：科目の体系と履修状況を確認します。
• 0363 高校単位認定・履修判定会議審議資料：単位や履修判定の整理方法を参照します。
• 0383 成績疑義申し立て対応マニュアル・回答書：成績に関する問い合わせへの対応を確認します。

参考資料#

• 学校教育法↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 所属する大学の学則、学部規程、履修要項、内規
• 所属する大学の成績評価、GPA、卒業判定に関する規程・様式