中学校定期テスト問題校外流出防止管理簿

中学校定期テスト問題校外流出防止管理簿は、印刷後の問題用紙を安全に管理する記録票です。学校においては、この内容をテスト、学習評価、成績処理、所見作成の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、対象者、目的、実施時期、校内手続を確認し、事実と提案を区別して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、金庫への保管から試験会場への配布までを記録する方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

「中学校定期テスト問題校外流出防止管理簿」は、定期テスト問題を印刷した後、金庫等へ搬入し、保管し、試験会場または担当者へ配布するまでの所在と受渡しを記録する簿冊です。教科担当者は印刷完了時に部数と封筒の状態を確認し、保管担当者へ渡します。保管担当者は搬入・搬出の時刻、保管場所、施錠の状態を記録します。配布担当者は受領時に封筒の状態と部数を確認し、必要に応じて確認者とダブルチェックを行います。

校長、副校長、教頭などの管理職または定められた責任者は、記録の漏れ、未確認の受渡し、異常発生の有無を確認します。問題用紙を扱う教職員が、印刷後から配布直前までの管理状況を同じ様式で確認できるようにすることが目的です。保存期間、保管責任者、休日や緊急時を含む例外時の対応は、所属する自治体・学校の規程で確認します。

関連語： 問題用紙管理、金庫保管、受渡し記録、校外流出防止

作るときのポイント#

1. 基本情報を先に確定します。
   学校名、学年、テスト名、教科、実施日時、印刷予定部数、予備部数、保管場所を記入します。実施日時や部数が未確定の場合は、推測せず【実施日】【予定部数】のように明示します。

1. 受渡しの区切りごとに記録します。
   「印刷完了」「金庫への搬入」「保管中の確認」「金庫からの搬出」「教室または担当者への受渡し」を別欄にし、年月日、時刻、渡した者、受け取った者、確認者を記録します。記録者の表記は校内で統一します。

1. 部数と封筒の状態を照合します。
   問題用紙と予備の部数を分けて確認し、封筒の封、封印、破損、開封痕、汚れの有無を記録します。複数の封筒がある場合は、学級・試験会場・教科など、校内で定めた識別方法を用います。

1. 鍵と保管場所の確認を残します。
   搬入時・搬出時に金庫の施錠を確認し、保管中に点検した場合は点検日時、点検者、状態を記録します。鍵や暗証情報を管理簿に記載したり、問題内容を転記したりしないようにします。

1. 異常時は事実と報告経路を記録します。
   部数不足、封筒の破損、開封痕、所在不明、受渡し時刻の遅れなどがあった場合は、発見時刻、確認した事実、連絡先の役職、指示、処置を記録します。責任者の判断を経ずに廃棄・再印刷・持ち出しを行わない扱いは、校内規程で確認します。

関連語： 部数照合、封筒確認、施錠点検、異常時記録、ダブルチェック

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

中学校定期テスト問題校外流出防止管理簿

学校名：朝凪市立朝凪中学校（架空）
対象学年：第【学年】
テスト名：【学期・テスト名】
教科：【教科名】
実施日時：【実施日】 【開始時刻】～【終了時刻】
印刷予定部数：【問題用紙の予定部数】部
予備部数：【予備部数】部
保管場所：【金庫名または保管場所】
管理簿の記録者：【担当者Aなどの校内表記】

1　印刷完了の確認
印刷完了日時：【年月日・時刻】
印刷担当者：【担当者表記】
確認者：【確認者表記】
問題用紙の部数：【　　　】部　　予備：【　　　】部
印刷後の封入数と予定部数：□一致　□不一致
封筒・封印の状態：□異常なし　□要確認
備考：【印刷機の不具合、再印刷の有無など。なければ「なし」】

2　金庫への搬入記録
搬入日時：【年月日・時刻】
搬入した者：【担当者表記】
受け取った者：【担当者表記】
確認者：【確認者表記】
搬入後の保管場所：【金庫名または保管区画】
部数：【　　　】部　　予備：【　　　】部
封筒の状態：□封・封印に異常なし　□異常あり
金庫の施錠：□確認済み　□未確認
備考：【確認事項。なければ「なし」】

3　保管中の確認
確認日時：【年月日・時刻】
確認した者：【担当者表記】
立会い・確認者：【担当者表記】
保管物の所在：□指定場所　□指定場所外
封筒・封印の状態：□異常なし　□異常あり
金庫の施錠：□確認済み　□未確認
部数の確認：□予定どおり　□差異あり
備考：【確認事項。なければ「なし」】

4　金庫からの搬出記録
搬出日時：【年月日・時刻】
搬出した者：【担当者表記】
受け取った者：【担当者表記】
確認者：【担当者表記】
搬出後の部数：【　　　】部　　予備：【　　　】部
封筒・封印の状態：□異常なし　□異常あり
金庫の施錠：□確認済み
備考：【確認事項。なければ「なし」】

5　教室または担当者への受渡し記録
受渡し日時：【年月日・時刻】
受渡し場所：【教室名または校内場所】
渡した者：【担当者表記】
受け取った者：【担当者表記】
ダブルチェック担当者：【担当者表記】
受渡し時の部数：【　　　】部　　予備：【　　　】部
封筒・封印の状態：□異常なし　□異常あり
配布開始前の保管方法：【担当者または指定場所】
備考：【確認事項。なければ「なし」】

6　異常時の対応記録
発見日時：【年月日・時刻】
発見者：【担当者表記】
異常の事実：【部数差異、破損、開封痕、所在不明などを具体的に記入】
連絡した責任者の役職・表記：【役職または担当者表記】
受けた指示・実施した処置：【校内規程に基づく内容を記入】
対応完了日時：【年月日・時刻】
再確認者：【担当者表記】
※異常がなければ「異常なし」と記入します。

7　管理職または責任者の確認
確認日：【年月日】
確認者の役職・表記：【校長・副校長・教頭等の役職または担当者表記】
確認結果：□記録に不足なし　□要補記　□異常時対応を確認
確認・指示事項：【確認内容。なければ「なし」】
確認者署名または押印：【校内規程で定める方法】

注記：保存期間、責任者、鍵・暗証情報の管理、例外時の対応、
廃棄・再印刷その他の取扱いは、所属する自治体・学校の規程で確認します。
問題文、解答、生徒名、担当者の実名、住所、電話番号、メールアドレスは記載しません。

関連語： 記入例、搬入搬出、封印確認、異常時対応、責任者確認

良い文章の条件#

• 読み手が明確です。 教科担当者、印刷担当者、保管担当者、配布担当者、管理職が、自分の欄と確認責任を迷わず判断できます。生徒や保護者向けの説明文と混在していません。
• 時系列の構成になっています。 印刷完了、搬入、保管中、搬出、受渡し、異常時、責任者確認の順に並び、問題用紙の所在が途切れず追跡できます。
• 原資料と照合できます。 テスト実施計画、印刷依頼または印刷部数の記録、学級編制、試験会場一覧、校内の鍵・金庫管理手順と、学年・教科・実施日時・部数を照合できます。問題内容は管理簿に複写しません。
• 文書固有の誤りを防いでいます。 問題用紙と予備の合計を取り違えず、封筒の開封痕や破損を「異常なし」と一括記入せず、受渡し者と確認者を同一欄で曖昧にしていません。
• 情報漏えいのリスクを抑えています。 問題文、解答、生徒名、実名の連絡先、鍵や暗証情報を記載せず、管理簿自体も校内規程に従って保管できます。
• 校内確認が完結しています。 異常があった場合の報告先、指示、処置、再確認者を記録でき、保存期間や責任者、例外時の扱いを自治体・学校の規程と照合できます。テストの範囲や評価規準との整合は、別途承認された試験問題・出題範囲資料で教職員が確認し、成績等の最終判断をAIに任せません。

関連語： 時系列管理、原資料照合、情報管理、校内承認、最終確認

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

生成AIには、管理簿の目的と運用条件を先に伝えます。
実際の問題文、解答、学校の所在地は入力しないでください。

• 対象校種を「中学校」と入力します。
• 対象文書を「定期テスト問題の受渡し管理簿」と入力します。
• 必要な場面を「印刷後、金庫保管、配布直前」と示します。
• 記録項目として、日時、教科、部数、受渡し者を指定します。
• 確認項目として、施錠、封筒の状態、部数確認を指定します。
• 学校の規程に合わせる欄として、保存期間を示します。
• 出力形式を、印刷できる表またはMarkdown表で指定します。

氏名は「担当者A」「確認者B」のような仮名に置き換えます。
学校名は「みらい市立みらい中学校」のような架空名にします。

生徒の氏名、出席番号、住所、成績、答案、保護者情報は入力しません。
担当者の実名、個人用メールアドレス、内線番号も入力を避けます。

AIには、管理責任者や保存期間を決めさせないでください。
不明な事項は、「所属する自治体・学校の規程で確認する」と指示します。

関連語：匿名化、仮名化、個人情報、著作権

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトを使うと、定期テスト問題の受渡し記録を作成できます。
学校の運用に合わせて、【 】の入力欄を置き換えてください。

中学校の定期テスト問題について、印刷後から配布直前までの受渡しを記録する管理簿を作成してください。

目的：
・問題用紙を施錠できる場所で管理する
・金庫への搬入から搬出までの所在を記録する
・受渡し者と確認者を明確にする
・部数、封筒の状態、施錠確認を記録する

学校名：【みらい市立みらい中学校】
対象学年：【第○学年】
テスト名：【○学期中間テスト】
教科：【教科名】
実施日時：【年月日・時間】
印刷予定部数：【部】
予備部数：【部】
保管場所：【金庫名または保管場所】
記録者の表記：【担当者Aなどの仮名】

次の欄を含めてください。
・テストの基本情報
・印刷完了の確認
・金庫への搬入記録
・保管中の確認
・金庫からの搬出記録
・教室または担当者への受渡し記録
・部数確認
・封筒や保管物の状態
・異常時の対応記録
・管理職または責任者の確認欄

問題文、解答、生徒名、担当者の実名、住所、電話番号、
メールアドレスは作成・記載しないでください。
保存期間、責任者、例外時の対応は、
所属する自治体・学校の規程で確認するよう注記してください。
印刷しやすい表形式で、簡潔に作成してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- **読み手が明確です。** 教科担当者、印刷担当者、保管担当者、配布担当者、管理職が、自分の欄と確認責任を迷わず判断できます。生徒や保護者向けの説明文と混在していません。
- **時系列の構成になっています。** 印刷完了、搬入、保管中、搬出、受渡し、異常時、責任者確認の順に並び、問題用紙の所在が途切れず追跡できます。
- **原資料と照合できます。** テスト実施計画、印刷依頼または印刷部数の記録、学級編制、試験会場一覧、校内の鍵・金庫管理手順と、学年・教科・実施日時・部数を照合できます。問題内容は管理簿に複写しません。
- **文書固有の誤りを防いでいます。** 問題用紙と予備の合計を取り違えず、封筒の開封痕や破損を「異常なし」と一括記入せず、受渡し者と確認者を同一欄で曖昧にしていません。
- **情報漏えいのリスクを抑えています。** 問題文、解答、生徒名、実名の連絡先、鍵や暗証情報を記載せず、管理簿自体も校内規程に従って保管できます。
- **校内確認が完結しています。** 異常があった場合の報告先、指示、処置、再確認者を記録でき、保存期間や責任者、例外時の扱いを自治体・学校の規程と照合できます。テストの範囲や評価規準との整合は、別途承認された試験問題・出題範囲資料で教職員が確認し、成績等の最終判断をAIに任せません。

AIの出力は、そのまま正式な様式にしません。
管理職や学校の情報管理担当者が内容を確認し、最終判断します。

関連語：プロンプト、個人情報、著作権、評定

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

定期テスト問題は、実施前には児童生徒へ知られてはならない情報です。
個人情報に当たらない場合でも、学校の重要な非公開情報として扱います。

生成AIには、実際の問題文、解答、図版、出典情報を入力しません。
校名、担当者名、保管場所の詳しい位置も、必要がなければ伏せます。

問題に教科書や市販教材の文章、画像、著作物を使う場合があります。
AIに転載させず、利用許諾や引用の条件を教職員が確認します。

管理簿に生徒の氏名や成績を書く必要はありません。
受験者数を記録する場合も、個人が分からない集計情報にします。

AIは、保管方法の適法性や学校の責任分担を判断できません。
出力内容は、校長、教頭、教務主任などが確認して使用します。

実際の運用では、印刷機の放置、複合機の履歴、廃棄紙にも注意します。
誤印刷物は、学校の規程に従い、内容が読めない方法で廃棄します。

関連語：著作権、個人情報、プロンプト、評定

関連する文書#

定期テストの作成、校正、成績処理には、複数の確認文書が関係します。
管理簿だけでなく、作成から実施後までの手順を組み合わせます。

• 0351 出題計画表（ブループリント）： テストの範囲や出題構成を確認します。
• 0360 テスト問題校正用チェックリスト： 問題文や配点の誤りを確認します。
• 0374 成績入力ミス防止ダブルチェックシート： 実施後の入力を確認します。
• 0383 成績疑義申し立て対応マニュアル・回答書： 成績に関する問い合わせに対応します。
• 0390 学年末評定決定会議アジェンダ： 評定決定に関する会議を整理します。

各文書の担当者、閲覧範囲、保存方法は学校の規程に合わせます。
問題用紙の管理簿と成績関係の記録は、必要に応じて分けて保管します。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、評定

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式