Excel関数・マクロ（VBA）作成

Excelの関数やVBAは、成績集計、学籍番号検索、出欠統計などを効率化する手段です。学校においては、この内容を校内外の連絡、情報整理、会議準備などの共通業務の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、必要な条件を整理し、安全にコードを作成、確認する方法を説明します。

この文書の目的と使う場面#

この文書は、担任、学年主任、教務担当、事務職員などが、校内で承認されたExcelファイルを使い、成績・出欠・学籍情報などの集計や検索、転記を補助するために使用します。たとえば、学期末の集計前、職員会議の資料作成前、出欠統計の確認時などに、入力ミスや同じ作業の繰り返しを減らす目的で使います。

作成者は、最初に処理の目的、利用者、対象シート、入力項目、出力項目を整理します。児童生徒、学生、保護者、教職員の個人情報を扱う場合は、学校の情報管理担当者または管理職に、利用目的、保存場所、共有範囲、廃棄方法を確認します。AIに相談する場合も、実名、学籍番号、成績、出欠、住所、連絡先などを入力せず、架空データに置き換えます。

関数またはVBAを作成した後は、複製したテスト用ファイルで確認します。結果が合わない、意図しない上書きが起きる、警告の意味が分からない、個人情報が表示範囲を超える場合は、処理を止め、校内ICT担当【担当者名】または管理職へ連絡します。完成条件は、指定したテストで期待する結果になり、利用者・保存場所・更新日・見直し担当が記録されていることです。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、教育情報セキュリティポリシー

作るときのポイント#

1. 目的と範囲を固定します。 「学籍番号から所属を検索する」「月別の出欠数を計算する」など、計算・検索・転記に限定し、成績、出欠、合否、支援内容などの最終判断を自動化しません。判断が必要な場合は、担当教職員が原資料と照合します。
2. 入力と出力を確認します。 Excelの版とOS、シート名、見出し、データ開始行、空欄・重複・該当なしの扱い、並べ替えや削除の有無を明記します。列の追加や見出しの変更があると、関数の範囲やVBAの参照先がずれるため、変更時は再テストします。
3. 安全な試験環境を用意します。 元ファイルを複製し、架空データで正常系、空欄、重複、該当なし、異常な文字、欠席記録を試します。マクロは、出所と内容を確認できないファイルでは有効化しません。処理前にバックアップを作成し、上書き・削除・一括転記を含むコードは、確認画面または手動実行を設けます。
4. 権限と共有範囲を確認します。 保存先、閲覧・編集権限、印刷物の配布先、バックアップの保管方法を学校の規程に照らして確認します。個人情報を含むファイルを、私物端末、許可のないクラウド、メール添付、生成AIサービスへ移しません。
5. 失敗時の対応を決めます。 結果が不一致、処理が停止、意図しない削除・上書き、個人情報の誤表示、ウイルス対策ソフトの警告があった場合は、直ちに中止し、ファイルを閉じて校内ICT担当【担当者名】と管理職へ連絡します。更新日【実施日】、見直し担当【担当名】、使用したExcelの版を記録します。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、教育情報セキュリティポリシー

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

【架空校務手順書】
文書名：学籍番号から所属・氏名を検索するExcel処理
学校名：架空の青葉学園中学校
利用者：教務担当、学年主任、担任
目的：名簿シートから、入力した学籍番号に対応する所属と氏名を表示する。
利用時期：名簿更新後、会議資料の準備時、校内確認時
担当：教務担当【担当者名】
校内ICT確認：校内ICT担当【担当者名】
更新日：【実施日】　次回見直し日：【実施日】

1　準備
元の名簿ファイルを複製し、テスト用ファイルとして保存する。実在する児童生徒の情報は使わず、次の架空データを入力する。
学籍番号A001　氏名：青木花子　学年：2　組：1
学籍番号A002　氏名：石井太郎　学年：2　組：2
検索用シートのA2を入力欄、B2を所属、C2を氏名とする。名簿シートの見出しは「学籍番号、氏名、学年、組」とし、データ開始行は2行目とする。

2　関数の入力
検索用シートのB2に次の式を入力する。
=IFERROR(INDEX(名簿!$C$2:$C$100,MATCH($A$2,名簿!$A$2:$A$100,0))&"年"&INDEX(名簿!$D$2:$D$100,MATCH($A$2,名簿!$A$2:$A$100,0))&"組","該当なし")
C2に次の式を入力する。
=IFERROR(INDEX(名簿!$B$2:$B$100,MATCH($A$2,名簿!$A$2:$A$100,0)),"該当なし")
空欄の場合は「該当なし」と表示する。重複が見つかった場合は結果を採用せず、名簿を確認して教務担当へ連絡する。

3　確認
A2にA001を入力し、B2が「2年1組」、C2が「青木花子」になることを確認する。A2に存在しないA999を入力し、両方が「該当なし」になることを確認する。A2を空欄にし、意図しない氏名が表示されないことを確認する。名簿の列を追加した場合は、範囲と式を再確認する。

4　運用上の注意
この処理は検索と表示だけに使い、成績、出欠、合否、進級、支援内容の判断には使わない。元の名簿を直接編集せず、変更前にバックアップを作成する。共有時は必要な範囲の利用者だけに限定し、印刷物を机上に放置しない。個人情報が意図しないセル、印刷範囲、共有先に表示された場合、または式の結果が原資料と一致しない場合は、直ちに利用を止め、校内ICT担当【担当者名】と管理職へ連絡する。

5　完了条件
正常系、空欄、該当なし、重複の確認結果を記録し、原資料との照合を終える。利用者【担当名】、保存場所【校内で承認された保存場所】、確認日【実施日】、見直し担当【担当名】を記録してから運用を開始する。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、教育情報セキュリティポリシー

良い文章の条件#

• 読み手が明確です。 教務担当、担任、学年主任など、誰がどの場面で使う文書かが分かり、Excelの知識が異なる職員でも操作できる表現になっています。
• 構成が実行順です。 目的、準備、入力、操作、テスト、異常時の連絡、完了条件の順に並び、コードだけでなく「どこに入れるか」「何を確認するか」まで書かれています。
• 原資料を特定しています。 名簿、出欠簿、成績原簿など、照合する資料の名称、見出し、データ開始行、更新日を記録し、関数の結果を原資料と比較できるようにしています。
• この処理特有の誤りを扱っています。 学籍番号の重複、空欄、該当なし、列の追加、範囲外データ、意図しない上書き・削除を例示し、成績や出欠の判断を自動化しないと明記しています。
• 個人情報とマクロの危険を具体化しています。 架空データで試すこと、未確認のマクロを有効化しないこと、共有範囲を限定すること、誤表示時に中止することが書かれています。
• 校内確認と更新管理ができます。 学校の端末、Excelの版、保存先、権限で実行できるかを試し、校内ICT担当・管理職への連絡先、更新日、見直し担当、テスト結果を記録できます。

関連語：個人情報、プロンプト、著作権、教育情報セキュリティポリシー

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

次の項目を、個人が特定できない形で整理して渡します。

• 作りたい処理の目的と、利用する担当者
• Excelの版、OS、マクロを使用できる環境
• シート名、表の見出し、データの開始行
• 入力例と期待する出力例
• 空欄、重複、該当なし、エラーの扱い
• 処理対象の範囲と、上書きや削除の可否
• 関数だけで作るか、VBAを使うか
• 操作手順、注意事項、テスト項目

児童生徒の実名、学籍番号、成績、出欠、住所、連絡先は入力しません。
氏名は「児童A」、学籍番号は「ID001」のように置き換えます。
生年月日や所属など、組み合わせで個人が分かる情報も伏せます。
実際の表をAIに送信せず、個人を特定できない架空データを用います。必要な加工方法や利用可否は、学校の規程で確認します。
AIには、元データを送らず、列名と少数の架空データだけを示します。

関連語：匿名化、個人情報、著作権、プロンプト

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトをコピーし、角括弧の項目を置き換えます。
実データではなく、架空データを使って依頼してください。

学校業務で使うExcelの処理を作成してください。

目的：【例：学籍番号から所属と氏名を検索する】
Excelの版とOS：【入力】
マクロ使用の可否：【可・不可】
シート名：【入力】
表の見出し：【例：学籍番号、氏名、学年、組】
データ開始行：【入力】
入力例：【個人を特定できない架空データ】
期待する出力：【入力】
空欄・重複・該当なしの扱い：【入力】
上書き・削除・並べ替えの有無：【入力】

次の順で示してください。
1. 関数またはVBAのコード
2. コードを入れる場所と操作手順
3. 各行の役割を説明した解説
4. 正常系と異常系のテスト例
5. 互換性、権限、セキュリティ上の注意
6. 関数で作れる場合の代替案

成績、出欠、合否などの判断は行わず、計算や転記だけを補助してください。
不明な条件は推測せず、確認が必要な点として示してください。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- **読み手が明確です。** 教務担当、担任、学年主任など、誰がどの場面で使う文書かが分かり、Excelの知識が異なる職員でも操作できる表現になっています。  
- **構成が実行順です。** 目的、準備、入力、操作、テスト、異常時の連絡、完了条件の順に並び、コードだけでなく「どこに入れるか」「何を確認するか」まで書かれています。  
- **原資料を特定しています。** 名簿、出欠簿、成績原簿など、照合する資料の名称、見出し、データ開始行、更新日を記録し、関数の結果を原資料と比較できるようにしています。  
- **この処理特有の誤りを扱っています。** 学籍番号の重複、空欄、該当なし、列の追加、範囲外データ、意図しない上書き・削除を例示し、成績や出欠の判断を自動化しないと明記しています。  
- **個人情報とマクロの危険を具体化しています。** 架空データで試すこと、未確認のマクロを有効化しないこと、共有範囲を限定すること、誤表示時に中止することが書かれています。  
- **校内確認と更新管理ができます。** 学校の端末、Excelの版、保存先、権限で実行できるかを試し、校内ICT担当・管理職への連絡先、更新日、見直し担当、テスト結果を記録できます。  

関連語：プロンプト、個人情報、著作権、教育情報セキュリティポリシー

出力フォーマット#

## 目的
- 処理内容：
- 対象シート：
- 対象範囲：

## 使用する関数またはVBA

## 導入手順
1. ファイルを複製する。
2. 指定された場所にコードを入れる。
3. 架空データで実行する。

## 処理の説明
| 部分 | 役割 |
|---|---|
| 部分A | 処理の説明 |
| 部分B | 処理の説明 |

## テスト結果の確認
| 条件 | 期待する結果 | 実際の結果 |
|---|---|---|
| 該当する場合 | 表示内容 | 記入欄 |
| 該当しない場合 | エラー表示など | 記入欄 |

## 注意事項
- 元ファイルを保存してから実行する。
- 判断や確定処理は人が行う。

注意点（個人情報・著作権・確認）#

成績、出欠、学籍番号は、児童生徒に関する個人情報です。
生成AIに実名や実際のデータを入力してはいけません。
クラウドサービスに入力できる情報の範囲は、学校の規程で確認します。
ファイルの保存先、共有範囲、アクセス権限も点検します。

VBAは、ファイルの変更や外部接続を行うことがあります。
出所が不明なコードや、不要な権限を求めるコードは使いません。
マクロを有効にする前に、処理内容と参照先を確認します。
元ファイルを複製し、実行前後の差分を確認してください。

AIの出力には、構文エラーや誤った列指定が含まれることがあります。
教職員がコード、計算結果、操作手順を確認し、最終判断を行います。
成績評価、出欠認定、合否、処分などをAIやマクロに決めさせません。
著作権のあるコードを転載する場合は、利用条件を確認します。
トラブル時は、所属する自治体・学校のICT担当者へ相談します。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、教育情報セキュリティポリシー

関連する文書#

• 0001 教育総合対話アシスタント：業務の目的や条件をAIに整理させるときに使います。
• 0013 教育データ統計解析支援：集計結果の整理や統計処理の考え方を確認できます。
• 0021 表組みデータのMarkdown/HTML変換：表の構造を別形式に変換するときに使います。
• 0025 ICT活用トラブルシューティングガイド：Excelや端末の不具合を切り分けるときに使います。
• 0042 Google Apps Script（GAS）生成：Googleスプレッドシートなどの自動化を検討するときに使います。
• 0062 生成AI出力のファクトチェック・出典確認シート：AIが作ったコードや説明を確認するときに使います。

関連語：個人情報、著作権、プロンプト、教育情報セキュリティポリシー

参考資料#

• 個人情報の保護に関する法律↗
• 教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン↗
• 所属する自治体・学校の情報セキュリティ規程、個人情報取扱規程、Excel利用手順