高校入試調査書（内申書）下書き作成支援

高校入試調査書は、中学校が高等学校へ提出する生徒の記録です。学校においては、この内容を進路指導、キャリア教育、入試、就職支援の場面で活用し、児童生徒・保護者・教職員に必要な情報や判断材料を分かりやすく示します。教職員は、個人を特定できる情報を扱わず、対象者、目的、校内手続、情報の共有範囲を確認して、学校の実態に合う内容へ整えます。

このページでは、評定、特別活動、出欠などを整理し、公式様式へ転記する下書きの作り方が分かります。

この文書の目的と使う場面#

高校入試調査書（内申書）の下書きは、中学校の学級担任、進路指導担当者、教科担当者等が、出願先高等学校の募集要項及び学校が定める調査書様式に沿って、記載内容を整理するために用います。主に第3学年の出願準備期に、評定、出欠、特別活動、部活動・表彰、所見欄等の根拠資料を集約し、正式な調査書を作成する前の照合資料として作成します。

下書きは、生徒本人や保護者へ入試結果を示す文書ではなく、校内で原資料との一致を確認し、記載漏れ、転記誤り、様式ごとの記載範囲の違いを防ぐための作業資料です。評定の決定、出欠日数の確定、文章欄の最終表現、正式様式への記名・押印等は、学校の校内規程と確認手順に従って担当者が行います。

関連語：調査書、評定、特別活動、個人情報

作るときのポイント#

1. 出願先ごとの様式と基準日を最初に確認します。
   公立・私立、推薦・一般等の入試区分によって、必要な項目、対象学年、記載基準日、提出方法が異なることがあります。募集要項、様式、校内の作成手順を確認し、下書きの項目順も使用様式に合わせます。

1. 評定は通知表、指導要録等の確認済み資料から転記します。
   教科名、評定、対象学年・学期等を明確にし、未確定の値は記入せず「要確認」とします。下書き作成時に評定を計算し直したり、入試上の有利不利を推測して変更したりしません。

1. 出欠は対象期間と区分をそろえて確認します。
   指導要録、出席簿その他の学校が定める原資料により、欠席、遅刻、早退等を確認します。欠席理由欄の要否や記載方法は様式・手引きに従い、健康情報や家庭事情を必要以上に記載しません。

1. 特別活動等は記録で確認できる事実を簡潔に整理します。
   学級・生徒会・委員会での役割、学校行事、部活動、表彰は、活動名、役割、時期、確認資料を対応させます。「積極的」「優秀」などの評価語だけで済ませず、事実に基づく記載候補を作ります。

1. 文章欄は事実・根拠・表現案を分け、複数で照合します。
   所見等の文章欄は、日常の記録、活動記録、担当者の確認内容と照合します。性格を断定する表現、他者比較、未確認の成果、合否に関する見通しは記載しません。作成者と確認者を校内で明らかにし、正式転記前に様式との一致を確認します。

関連語：特別活動、評定、調査書、個人情報

例文（対象校種に合う架空校の場合）#

青葉市立みなと中学校
高校入試調査書　校内確認用下書き
作成日：【実施日】
作成者：【担当者名】　確認者：【確認者名】

1　対象・出願情報
生徒氏名：【生徒氏名】
出願先：【高等学校名】
入試区分：【公立・私立／推薦・一般等】
使用様式：【様式名・年度】
作成基準日：【基準日】
対象学年・期間：【対象学年・期間】

2　学習の記録
国語：【確認済み評定】　社会：【確認済み評定】
数学：【確認済み評定】　理科：【確認済み評定】
音楽：【確認済み評定】　美術：【確認済み評定】
保健体育：【確認済み評定】　技術・家庭：【確認済み評定】
外国語：【確認済み評定】
確認資料：【通知表／指導要録／校内確認資料】
未確認事項：【評定の確定状況又は「なし」】

3　出欠の記録
対象期間：【対象期間】
欠席：【件数】　遅刻：【件数】　早退：【件数】
確認資料：【出席簿等の資料名】
様式上の理由記載：【要・不要・要確認】
留意事項：【対象期間・集計区分の確認内容】

4　特別活動・その他の活動
【活動期間】　【活動名】　【役割又は参加内容】
【活動期間】　【委員会・係名】　【役割又は参加内容】
【活動期間】　【学校行事名】　【担当又は参加内容】
確認資料：【学級記録／生徒会記録／行事記録等】

5　文章欄の事実メモ
・【実施日】、【活動場面】において、【本人が行った行動・発言・成果】を確認した。
・【実施日】、【課題又は役割】に対し、【取り組みの過程又は結果】が記録されている。
・文章欄案は、上記の確認済み事実の範囲で作成する。
・性格の断定、他者との比較、未確認の受賞・資格、合否に関する記載はしない。

6　正式転記前の確認
□ 出願先の様式、項目順、文字数等を確認した。
□ 評定、出欠、活動内容を原資料と照合した。
□ 表記（氏名、教科名、年月日、活動名）を統一した。
□ 要確認事項を解消し、校内の確認者による確認を受けた。

関連語：評定、調査書、特別活動、個人情報

良い文章の条件#

• 出願先高等学校に提出する正式な調査書ではなく、教職員が原資料と照合するための下書きであることが、表題、用途、確認欄から明確に分かります。
• 読み手となる作成担当者・確認担当者が、どの項目をどの原資料で確認するかを追えるよう、評定、出欠、特別活動、文章欄の根拠資料を対応させています。
• 使用する募集要項・調査書様式の項目順、対象学年、基準日、入試区分に合わせ、他の出願先用の項目や不要な個人情報を混在させていません。
• 評定は確認済みの数値のみ、出欠は対象期間を明示した集計値のみを扱い、未確定の評定、推測した日数、独自計算した値を記載していません。
• 特別活動及び文章欄は、役割、行動、成果等の確認可能な事実に基づき、性格の決め付け、過度な美化、他者比較、家庭事情・健康情報の不用意な記載を避けています。
• 正式転記前に、作成者以外を含む校内確認、原資料との再照合、氏名・年月日・活動名等の表記確認を行う欄を設け、転記誤りや様式違いを防いでいます。

関連語：調査書、個人情報、評定、特別活動

AIに渡す情報（入力項目のチェックリスト）#

AIには、個人が特定できない形に加工した情報だけを渡します。児童生徒の実名、住所、生年月日、受験番号、顔写真、連絡先、病歴、障害名、家庭状況などは入力しません。学校名や出願先名も、必要がなければ伏せます。

入力項目は、次のように整理します。

• 文書の種類：公立用、私立用、推薦用、一般用など
• 使用する様式：様式名、項目名、行数、文字数
• 記載対象：学年、教科、対象期間、作成基準日
• 評定情報：教科名と評定を、生徒Aなどの仮名で入力
• 出欠情報：期間別の欠席、遅刻、早退の件数
• 特別活動：係、委員会、学校行事などの事実
• 部活動・表彰：確認済みの名称と期間
• 文章欄：事実を短く整理したメモ
• 校内確認事項：照合済みか、未確認か

数値は、仮の値や集計例に置き換えます。実データを使う場合は、学校が承認した環境と手順を使います。入力後は、AIが作った内容を原資料と照合します。

関連語：匿名化、校務支援システム、調査書、評定

コピーして使えるプロンプト#

次のプロンプトは、個人を特定できない情報に置き換えて使います。AIには、評価の決定や事実の補完をさせません。入力されていない情報は「未確認」と表示させます。

あなたは中学校の進路事務を補助する編集者です。
以下の情報を使い、高校入試調査書の「下書き」を整理してください。
正式な提出様式への転記、評定の決定、合否の予測はしないでください。

【対象】生徒【仮名】
【入試区分】公立・私立／推薦・一般：【　】
【使用する様式の項目】（項目名と順番を入力）
【対象学年・期間】 【　】
【作成基準日】 【　】
【評定】教科名と確認済みの評定：【　】
【出欠】欠席・遅刻・早退の期間別件数：【　】
【特別活動】係、委員会、学校行事：【　】
【部活動・表彰】確認済みの事実：【　】
【文章欄の事実メモ】 【　】
【校内規程・自治体の手引きで確認する事項】 【　】

次の形式で出力してください。
1. 項目別の下書き
2. 入力情報にないため未確認の項目
3. 原資料との照合が必要な項目
4. 公式様式へ転記する際の注意
5. 事実と推測を分けた確認表

数値や事実を推測して補わないでください。
不明な点は「要確認」と書いてください。
表記ゆれだけを整え、内容を変更しないでください。
出力は教職員が原資料と照合し、最終判断します。


【この文書に必要な良い文章の条件】
- 出願先高等学校に提出する正式な調査書ではなく、教職員が原資料と照合するための**下書き**であることが、表題、用途、確認欄から明確に分かります。
- 読み手となる作成担当者・確認担当者が、どの項目をどの原資料で確認するかを追えるよう、評定、出欠、特別活動、文章欄の根拠資料を対応させています。
- 使用する募集要項・調査書様式の項目順、対象学年、基準日、入試区分に合わせ、他の出願先用の項目や不要な個人情報を混在させていません。
- 評定は確認済みの数値のみ、出欠は対象期間を明示した集計値のみを扱い、未確定の評定、推測した日数、独自計算した値を記載していません。
- 特別活動及び文章欄は、役割、行動、成果等の確認可能な事実に基づき、性格の決め付け、過度な美化、他者比較、家庭事情・健康情報の不用意な記載を避けています。
- 正式転記前に、作成者以外を含む校内確認、原資料との再照合、氏名・年月日・活動名等の表記確認を行う欄を設け、転記誤りや様式違いを防いでいます。

関連語：プロンプト、調査書、評定、特別活動

出力フォーマット#

注意点（個人情報・著作権・確認）#

調査書には、成績、出欠、活動歴など、個人情報が多く含まれます。生成AIに、実名、住所、生年月日、連絡先、受験番号、病歴、障害名、家庭の事情などを入力しません。仮名や記号に置き換え、情報を必要な範囲に限定します。

出願先の様式や自治体の手引きを、許可なくAIへ全文入力しないでください。必要な項目だけを整理し、著作権や学校の利用規程を確認します。公開されている様式でも、利用条件がある場合があります。

AIは、評定、出欠の理由、活動実績、人物評価を決められません。入力にない内容を推測させず、誤記や転記漏れを教職員が確認します。合否や受験校の適否も、AIに判断させません。

最終的には、原資料、公式様式、募集要項、校内手順を照合します。訂正方法、保存期間、閲覧権限、提出経路は、所属する自治体・学校の規程で確認します。

関連語：個人情報、著作権、調査書、評定

関連する文書#

• 0502 公立高校推薦入試推薦理由書（中学校長印用）：推薦理由の整理と、調査書との事実確認に関係します。
• 0507 高校入試模擬面接想定問答集（中学校版）：調査書の活動記録と面接指導の確認に関係します。
• 0516 高校入試制度説明会スライド資料（保護者向け）：出願制度や調査書の説明内容に関係します。
• 0533 公立高校入試自己申告書・自己表現書添削：調査書と自己申告書の記載内容を確認する際に関係します。
• 0546 進路希望調査票（年3回実施用）：調査書作成前の進路希望の把握に関係します。
• 0547 三者面談用進路検討シート（成績模試データ連動）：成績資料を進路面談で整理する際に関係します。

関連語：調査書、評定、特別活動、個人情報

参考資料#

• 学校教育法施行規則↗
• 個人情報の保護に関する法律↗
• 著作権法↗
• 所属する自治体・学校の規程・様式